3.1 De melding van een woningkwaliteitsprobleem
Een burger moet zich in eerste instantie tot de gemeente richten om een woningkwaliteitsprobleem te melden. Die melding is het startpunt van de waarschuwingsprocedure of de procedure ongeschikt- en onbewoonbaarheid. Een melding van een woningkwaliteitsprobleem bij de gemeente kan op verschillende manieren, via een telefoontje, een e-mail, een intern meldingssysteem,… De burger kan zich naar het woonloket begeven en daar zijn probleem mondeling uit de doeken doen. Hij kan een aangetekende brief sturen naar de burgemeester waarin hij de gebrekkige woningkwaliteit beschrijft. Een melding kan de vorm krijgen van een verzoek, als ze aan bepaalde vormvereisten voldoet. We beschrijven hierna de formele vormvereisten waaraan een verzoek moet voldoen. Dit is in bepaalde stappen van de flow belangrijk om te kunnen oordelen wat de volgende mogelijke stappen zijn.
3.1.1 De melding
Iedereen (bewoner, buur, welzijnswerker, poetshulp, wijkagent,…) kan de gebrekkige toestand van een woning melden, zelfs als men geen belanghebbende is. Er zijn geen voorschriften over hoe dat moet gebeuren. Het kan bijvoorbeeld mondeling aan het loket of per telefoon, met een informeel briefje, via e-mail, een intern meldingssysteem van de gemeente,…
Een gemotiveerde melding van een belanghebbende formaliseert u best altijd, als de belanghebbende daarmee akkoord is. Eventueel gebruikt u daarvoor het standaardformulier (
DT001 formulier melding woningkwaliteit.docx). Als een mondelinge melding niet “geformaliseerd” wordt met een formulier dan blijft het een melding en geen verzoek om een procedure ongeschikt- en onbewoonbaarheid op te starten.
Bij een melding is er immers geen expliciete vraag om de procedure ongeschikt- en onbewoonbaarheid op te starten.
3.1.2 Het verzoek
Om te kunnen spreken van een verzoek om de procedure ongeschikt- en onbewoonbaarheid te starten, zijn de volgende drie vormvereisten van belang:
-
De melder is een belanghebbende.
-
De melding is gemotiveerd en gegrond.
-
De melding gebeurt schriftelijk via beveiligde zending (aangetekend brief/e-mail of tegen ontvangstbewijs)
Belanghebbende
In de praktijk is het vaak de bewoner die de woningkwaliteitsproblemen aankaart, of iemand die dat doet in naam van de bewoner. Het verzoek om een woning ongeschikt of onbewoonbaar te verklaren kan ook worden ingediend door het gemeentebestuur, de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn, de gewestelijk ambtenaar, een sociale woonorganisatie, de wooninspecteur of iedereen die blijk geeft van een belang. De burgemeester kan ook steeds op eigen initiatief de procedure starten.
Gemotiveerd
Het gaat duidelijk om een woningkwaliteitsprobleem. Een melding over het lawaai van de blaffende honden van de buurman valt daar dus niet onder. Ook het gebrek aan hoogrendementsbeglazing of zonnepanelen is geen woningkwaliteitsprobleem.
Beveiligde zending
Om een melding te kunnen beschouwen als een verzoek om een procedure ongeschikt- en onbewoonbaarheid op te starten moet ze voldoen aan een specifieke vormvereiste: ze wordt ingediend via beveiligde zending (aangetekende brief/aangetekende e-mail of schriftelijk tegen een ontvangstbewijs).
En hier knelt het schoentje vaak. Heel wat belanghebbenden, vaak bewoners, komen bij het woonloket terecht om de woningkwaliteitsproblemen mondeling te melden. In principe is dat geen verzoek. Of ze schrijven een brief, maar doen dat niet aangetekend.
Als het verzoek mondeling wordt ingediend aan het (woon)loket van de gemeente, dan kan aan de vormvereiste worden voldaan door het standaardformulier ( DT001 formulier melding woningkwaliteit.docx) in te vullen of te laten invullen door de melder. Dat formulier bevat alle nuttige informatie voor het verdere verloop van de procedure.
Doordat u als gemeente bij elke melding van een woningkwaliteitsprobleem een ontvangstbewijs geeft, voldoet het ingevulde standaardformulier of de niet aangetekende brief meteen ook aan de vormvereiste van de ‘beveiligde zending’.
Deze werkwijze sluit aan bij praktijk van de lokale besturen in de voorbije jaren. De meeste steden en gemeenten hebben meldingen van woningkwaliteitsproblemen altijd actief opgevolgd. Ook als een verzoek niet expliciet werd geformuleerd als een vraag om een woning ongeschikt of onbewoonbaar te verklaren, of als er geen aangetekende brief was verstuurd, gaven lokale besturen aan de melding adequaat gevolg. In de praktijk werden ontvangstbewijzen afgegeven. Het gevolg hiervan was dat meldingen konden beschouwd worden als een beveiligde zending (aangetekende brief of afgifte tegen ontvangstbewijs). Op die manier konden de gemeenten meldingen die niet aan de formele vormvereisten voldeden, behandelen als een verzoek om de procedure OO op te starten. Het is raadzaam om deze ruime interpretatie verder te hanteren.
Een verzoek hoeft geen expliciete vraag te bevatten om een woning ongeschikt/onbewoonbaar te verklaren of de procedure ongeschikt- en onbewoonbaarheid op te starten. In de praktijk wordt dit steeds ruim geïnterpreteerd.
Opmerking
Bij elke melding van een woningkwaliteitsprobleem geeft u de melder onmiddellijk een ontvangstbewijs ( DT002_ontvangstbewijs_melding.docx). Vervolgens moet u hem goed informeren over zowel de waarschuwingsprocedure als de procedure ongeschikt- en onbewoonbaarheid en de gevolgen ervan. U informeert ook over het gemeentelijke beleid rond de toepassing van de waarschuwingsprocedure. Die stap maakt deel uit van de nieuwe regeling voor de waarschuwingsprocedure, waar de decreetgever voortaan voorziet om een ontvangstbewijs af te leveren en informatie te verstrekken bij iedere melding, inclusief de verzoeken die voldoen aan de vormvereisten.
Sommige bewoners denken dat een ongeschikt- of onbewoonbaarheid automatisch recht geeft op voorrang bij de toewijzing van een sociale huurwoning of op een tegemoetkoming in de huurprijs. Dat is alleen zo bij ernstige kwaliteitsproblemen. U wijst hen daar best op.