5.5.4 Hoe verloopt de procedure sociaal beheer?
Stap 0: Voorbereiding: selectie van potentiële woningen
Voor ze de feitelijke procedure opstart bepaalt de gemeente best de globale aanpak voor de uitvoering van het sociaal beheersrecht en de selectiecriteria voor de woningen die ervoor in aanmerking komen. Een gemeente moet immers consequent kunnen handelen in vergelijkbare situaties.
Mogelijke aanpak en selectiecriteria
De gemeente kan beslissen om systematisch het sociaal beheer op te starten voor elke woning die minstens twee jaar in een register of de inventaris staat. Ze kan ook bijkomende criteria bepalen, zoals de ligging, een extra aantal jaren op de lijst, de ernst van de gebreken, de verhuurbaarheid enz. Die criteria moeten doordacht en voldoende flexibel zijn, want elke situatie is verschillend. Zo vermijdt de gemeente dat ze tegen haar wil in het sociaal beheer moet opstarten omdat het nu eenmaal zo in de criteria is vastgelegd. Een visie uitwerken is dus belangrijk, maar mag tegelijk niet dogmatisch zijn: er moet voldoende ruimte blijven voor gemotiveerde afwijkingen.
Een gemeente die het sociaal beheer wil uitvoeren, start best met minder complexe dossiers. Het “al dan niet bewoond zijn” vormt daarbij een mogelijk selectiecriterium. Het is moeilijker om een bewoonde woning in sociaal beheer te nemen dan een leegstaande woning. Men kiest aanvankelijk dus best woningen die niet bewoond zijn.
De gemeente kan ervoor kiezen om voor de start van de formele procedure een voortraject af te leggen met de houder zakelijk recht.
In de visieontwikkeling wordt best ook nagedacht over de sociale verhuring. Zo kan de gemeente al bepalen met welke partner(s) ze in zee gaat om de woningen te verhuren.
Een woonmaatschappij kan wellicht vrij snel de noodzakelijke renovatiekosten1 inschatten en is een expert in sociale verhuring. Een nadeel is dat de inkomsten sterk kunnen variëren omdat de huurprijs afhangt van het inkomen van de huurder. Meer concreet lijkt het systeem van onderverhuring via de woonmaatschappij (de vroegere SVK-werking) hiervoor de aanbevolen piste.
Bij de uitwerking van het plan van aanpak en de selectiecriteria zal de gemeente ten slotte rekening moeten houden met de beschikbare budgetten en personeelscapaciteit. Ambitieus zijn mag, maar zoals vaak zullen de middelen mee bepalen hoeveel panden kunnen worden aangepakt.
Stap 1: kennisgeving en beoordeling toestand woning
Verzoek toegang tot de woning
De gemeente die het sociaal beheer wil toepassen, kan per aangetekende brief de houder(s) van het zakelijk recht verzoeken om toegang tot de woning en dit binnen een termijn van maximaal een maand. Bij weigering van de toegang of na het verstrijken van de termijn van een maand kan de burgemeester een machtiging verlenen om de woning zonder toestemming te bezoeken tussen 8 uur en 20 uur.
Zo kan de gemeente een woning vooraf bezoeken. Zeker voor leegstaande en verwaarloosde woningen is dat belangrijk. Omdat gemeenten leegstand en verwaarlozing vaststellen vanop het openbaar domein hebben ze meestal geen zicht op de woningkwaliteit binnenin. Ook voor woningen die al enige tijd ongeschikt of ongeschikt en onbewoonbaar zijn verklaard is een controle ter plaatse noodzakelijk om de huidige toestand van de woning te beoordelen. Als de gemeente de woning kan betreden kan ze de nood aan renovatiewerken, en daarmee ook de wenselijkheid en haalbaarheid van het sociaal beheer, inschatten.
Het kan nuttig zijn een sociale verhuurder te betrekken bij het woningbezoek. Die kan niet mee beslissen, maar kan vanuit zijn expertise wel advies geven rond verdere verhuring. Veel gemeenten zullen voor de verhuur immers een beroep (moeten) doen op een sociale verhuurder en dan is de verhuurbaarheid woning een belangrijk uitgangspunt.
Op www.vlaanderen.be/lokaal-woonbeleid/vlaamse-beleidsprioriteiten/beleidsprioriteit-2-de-gemeente-werkt-aan-de-kwaliteit-van-het-woningpatrimonium-en-de-woonomgeving/het-sociaal-beheer-toepassen vindt u een modelbrief om de houder zakelijk recht in te lichten over de mogelijke uitoefening van het sociaal beheer en om toegang tot de woning te vragen (DT SB_Toegang_woning_aan_HZR.docx).
Opmerking:
- We spreken niet over de ‘eigenaar’, maar wel over de ‘houder van het zakelijk recht’. Dat is de volle eigenaar, de houder van het recht van opstal of erfpacht, of de vruchtgebruiker. Als er naakte eigenaars zijn kan de gemeente ook hen schriftelijk informeren, al is dat niet verplicht. Naakte eigenaars vallen immers niet onder de definitie van ‘houder van het zakelijk recht’.
- Als er meerdere houders van het zakelijk recht zijn, moeten ze afzonderlijk een brief krijgen (ook samenwonende partners).
- Als er nog bewoners zijn, moet u ook hen op de hoogte brengen (zie aparte modelbrief).
- U moet alle brieven aangetekend versturen.
Als de woning bewoond is stelt de gemeente haar vraag om toegang per aangetekende brief aan de bewoner. Als de bewoner daar niet op ingaat is er een machtiging van de politierechter nodig om de woning te betreden. Als die machtiging geen datum of uur heeft is er een aanvullend bevel van de burgemeester nodig dat de datum en het uur expliciet vermeldt. Het spreekt voor zich dat de gemeente de bewoner tijdig en schriftelijk informeert (DT SB_toegang_woning_aan_bewoner.docx). Het is zinvol om naast de bewoner ook de houder(s) van het zakelijk recht te informeren.
Opmerking:
-Aangetekend te versturen
-Best ook de houder(s) zakelijk recht informeren over de geplande start van het sociaal beheer, ook al moet dat formeel nog niet in deze fase.
Het woningbezoek
Daarna vindt het woningbezoek plaats. De gemeente kan daarvoor de hulp inroepen van een eigen of externe deskundige (architect, ingenieur, aannemer, woningcontroleur, …) om de haalbaarheid en de kostprijs van de renovatie in te schatten. Bij een raming van de kosten en de minimaal vereiste renovatiewerken houdt men rekening met de minimale woningkwaliteitsnormen en de al gekende toekomstige wijzigingen daaraan. De renovatie moet garanderen dat de woning gedurende de hele termijn van de verhuring voor een conformiteitsattest in aanmerking komt. De woningkwaliteitsnormen zijn minimale normen. De kosten worden begrensd door de maxima uit de simulatietabel (zie verder) en bij de renovaties gelden uiteraard ook de principes van behoorlijk bestuur.
Gemeenten die actief willen inzetten op sociaal beheer en daarvoor regelmatig een beroep moeten doen op een externe deskundige kunnen eventueel werken met een raamcontract.
Stap 2: hoorplicht en bekendmaking van de beslissing
Het horen van de houder(s) van het zakelijk recht
De procedure van kennisgeving en hoorplicht is sterk vereenvoudigd.
De gemeente die een woning in sociaal beheer wil nemen deelt dat per aangetekende brief mee aan de houder van het zakelijk recht en nodigt hem uit zijn opmerkingen aan de gemeente te bezorgen binnen een termijn van een maand.
De houder van het zakelijk recht kan bij het overmaken van zijn bemerkingen vragen om mondeling te worden gehoord. Ook die vraag moet hij stellen binnen de maand.
Die hoorplicht waarborgt de rechten van de houder van het zakelijk recht (naar analogie met de procedure tot ongeschikt- en onbewoonbaarverklaring). Een termijn van een maand moet voor de houder van het zakelijk recht volstaan om concrete plannen te maken om de leegstand, verwaarlozing of ongeschikt- en eventueel onbewoonbaarheid van de woning te beëindigen. Tegelijk zorgt de termijn ervoor dat de houder van het zakelijk recht de zaak niet eindeloos kan rekken.
U kunt hiervoor de modelbrief met de uitnodiging voor de hoorplicht (DT SB_brief_hoorplicht.docx) gebruiken.
Opmerking:
-Als er meerdere houders van het zakelijk recht zijn moet elke houder van het zakelijk recht afzonderlijk een brief krijgen (ook samenwonende partners).
-De brieven zijn aangetekend te versturen.
Ook hier kan de gemeente ervoor opteren om met een aparte brief alle naakte eigenaars te informeren, maar strikt genomen hebben zij geen recht om gehoord te worden.
Beslissing van de gemeente
De gemeente, meer bepaald het college van burgemeester en schepenen, neemt na de hoorzitting een beslissing. Men houdt daarbij rekening met de ontvangen opmerkingen en met de bevindingen van de hoorzitting. Als de houder van het zakelijk recht niet reageert of geen opmerkingen heeft, beslist de gemeente na afloop van de termijn van een maand.
Het college van burgemeester en schepenen beslist om de woning in sociaal beheer te nemen of om dat niet te doen.
De beslissing om een woning in sociaal beheer te nemen is te motiveren met het feit dat de houder van het zakelijk recht geen of onvoldoende concrete plannen voorlegt voor de beëindiging van de leegstand, verwaarlozing of ongeschikt- en eventueel onbewoonbaarheid.
De beslissing om de woning niet in sociaal beheer te nemen is nodig voor de rechtsbescherming van de houder van het zakelijk recht, die daarmee weet dat de opgestarte procedure wordt stopgezet. Dat verhindert niet dat de gemeente later – bijvoorbeeld als de houder van het zakelijk recht zijn plannen toch niet uitvoert – de procedure opnieuw kan starten.
De gemeente brengt de houder van het zakelijk recht op de hoogte van haar beslissing binnen de zes maanden na de bekendmaking van haar intentie om het sociaal beheer toe te passen. Die termijn biedt de gemeente voldoende ruimte om bijvoorbeeld in het kader van de hoorplicht nog tot een minnelijk akkoord te komen met de houder van het zakelijk recht. U kunt hiervoor de modelbrief voor de kennisgeving van het al dan niet toepassen van het sociaal beheer gebruiken (DT SB_kennisgeving_sociaal_beheer.docx en DT SB_niet-uitoefening_sociaal_beheer.docx).
Opmerking:
-Als er meerdere houders van het zakelijk recht zijn moet elke houder van het zakelijk recht afzonderlijk een brief krijgen (ook samenwonende partners).
Als er nog bewoners zijn moet u ook hen op de hoogte brengen (zie aparte modelbrief).
-De brieven zijn aangetekend te versturen.
Bij de start van de procedure is een beslissing van het college van burgemeester en schepenen noodzakelijk.
Kennisgeving van de beslissing
De brief voor kennisgeving van de beslissing kan worden ondertekend door de burgemeester of door iemand van de dienst die delegatie heeft gekregen. Als het sociaal beheer effectief zal worden toegepast is het wel aangewezen dat de burgemeester die brief ondertekent, ook al is dat niet verplicht.
Stap 3: overschrijving in de registers van de hypothecaire openbaarmaking
Zowel de beslissing tot vestiging van het sociaal beheer als die tot beëindiging ervan wordt overgeschreven in de registers van de hypothecaire openbaarmaking. Die overschrijving gebeurt in het kantoor voor rechtszekerheid2 en met een akte die door de burgemeester is geauthentiseerd. De Vlaamse Regering heeft een model van die akte vastgesteld in het Besluit Vlaamse Codex Wonen, (DT SB_model_akte_uitvoering_sociaal_beheer.pdf).
Stap 4: uitvoering sociaal beheersrecht
Uitvoering van de werken
Na de schriftelijke kennisgeving van de beslissing tot uitoefening van het sociaal beheer heeft de gemeente negen jaar lang de bevoegdheid om de woning te beheren, met het recht ze te verhuren als sociale huurwoning volgens de bepalingen van het kaderbesluit sociale huur. Voor die verhuring zorgt de gemeente ervoor dat de woning minstens voldoet aan de woningkwaliteitsnormen. De gemeente kan daarvoor de nodige renovatiewerken uitvoeren. Zolang er geen werken zijn uitgevoerd kan de gemeente alsnog beslissen om het sociaal beheer te beëindigen.
De gemeente legt voor de uitvoering van de werken best een jaarbudget vast in de begroting. Voor dat budget kan men mogelijk putten uit de opbrengsten van heffingen op leegstand, verwaarlozing, ongeschikt- en onbewoonbaarheid.
Het spreekt voor zich dat men voor de uitvoering van de werken de wetgeving op de overheidsopdrachten moet respecteren. Dat kan met een offertevraag of met een raamcontract, als de gemeente op regelmatige basis het sociaal beheer wil inzetten.
Duur van het sociaal beheer
De normale duurtijd van het sociaal beheer is negen jaar.
Als de termijn van negen jaar niet volstaat om de kosten van de werken, de jaarlijkse vergoeding en de normale beheerskosten te recupereren, wordt hij verlengd met de termijn die de gemeente nodig acht om deze kosten te recupereren. De Vlaamse Regering bepaalt van welke werken de kosten in aanmerking komen voor de eventuele verlenging van de termijn en kan een nadere omschrijving vaststellen van het begrip “normale beheerskosten”. Als er daarentegen op het einde van de termijn, vermeld in het eerste lid, een batig saldo is, wordt dat saldo uitgekeerd aan de houder van het zakelijk recht.
Wat zijn de normale beheerskosten?
De normale beheerskosten worden in het Besluit Vlaamse Codex Wonen omschreven als:
1° de kosten van de ontruiming van de woning voor het beheer;
2° de kosten van het financieel, juridisch en administratief beheer;
3° de kosten van het technisch beheer;
4° de kosten van het beheer van nutsvoorzieningen, afvalverwijdering en schoonmaakdiensten.
De kosten voor de ontruiming van de woning staan apart vermeld omdat die worden gemaakt voor de huurovereenkomst in werking treedt. Het gaat daarbij niet om de afbraakwerken die nodig zijn voor de renovatie, maar over de kosten die de gemeente moet maken om de woning te laten ontruimen. Het woord ontruimen is in de ruime zin op te vatten en kan zowel slaan op de opruiming van goederen als op de uithuiszetting van de personen die in de woning verblijven. Kosten die de gemeente in rekening kan brengen zijn bijvoorbeeld: de kosten voor de huur van een container, de kosten om achtergelaten goederen of rommel uit de woning weg te halen, de werkuren van het (gemeente)personeel, de kosten om de woning door de deurwaarder te laten ontruimen… De kosten voor de verwijdering van asbest vallen daar niet onder: de verwijdering van asbest behoort tot de renovatiewerken. Die kosten zijn opgenomen in de simulatietabel voor investeringsverrichtingen.
De kosten voor de brandverzekering vallen onder de noemer “kosten voor het administratief beheer”.
Begrenzing van de beheerskosten
Deze beheerskosten komen enkel in aanmerking voor de verlenging van de termijn van het sociaal beheersrecht voor zover ze niet buitensporig zijn. Dat staat niet expliciet in het Besluit Vlaamse Codex Wonen omdat het behoort tot de beginselen van behoorlijk bestuur. Volgens het evenredigheids- en het zuinigheidsbeginsel mogen de gemeenten geen buitensporige kosten maken of aanrekenen.
De werken waarvan de kosten in aanmerking komen voor een eventuele verlenging van de termijn worden begrensd door de normen en het maximale subsidiabele bedrag in de simulatietabel voor een investeringsverrichting. De simulatietabel met de beschrijvende tekst, een blanco rekenblad en een voorbeeldrekenblad vindt u op de website van de VMSW.
De sociale huisvestingsmaatschappij heeft ervaring met het gebruik van deze simulatietabel en zal de gemeente wellicht kunnen bijstaan bij de toepassing ervan. Ook Wonen in Vlaanderen kan de nodige ondersteuning bieden.
Als er tijdens de verhuring extra werken nodig zijn, dan moet de gemeente die steeds aftoetsen aan de maxima in de simulatietabel (uiteraard aan de op dat moment geldende, geactualiseerde bedragen). Het sociaal beheer kan dan worden verlengd.
Om de termijn van de huur te bepalen is ook de inschatting van de huurprijs belangrijk. De barema’s van de VMSW en de maxima voor de huursubsidie bepalen de bovengrens, maar de ondergrens ligt niet wettelijk vast. Extreem lage huurprijzen zijn te vermijden op basis van de principes van “behoorlijk bestuur”.
Als een verlenging noodzakelijk is, informeert de gemeente de houder van het zakelijk recht best meteen. Het is aangewezen om bij de initiële inschatting van de termijn van het sociaal beheer meteen ook aan te geven dat een verlenging mogelijk is.
Als de gemeente de termijn te lang heeft ingeschat, kan ze terugvallen op het batig saldo.
Stap 5: beëindiging van het sociaal beheer
Beëindiging na afloop van de termijn van het sociaal beheer
Na een termijn van negen jaar na de kennisgeving van de uitoefening van het sociaal beheersrecht eindigt het sociaal beheer, tenzij die termijn niet volstaat om de renovatiekosten terug te verdienen en er dus een verlenging nodig is.
Het BVCW bevat een modelakte voor de beëindiging van het sociaal beheersrecht (DT SB_model_akte_beeindiging_sociaal_beheer.pdf).
Ook die akte moet worden overgeschreven in de registers van hypothecaire openbaarmaking.
Vroegtijdige beëindiging van het sociaal beheer
-
door de gemeente
Zolang er geen werken zijn uitgevoerd kan het college van burgemeester en schepenen beslissen om voortijdig het sociaal beheer te beëindigen. Uiteraard brengt de gemeente ook de houder van het zakelijk recht op de hoogte van die beslissing.
-
door de houder van het zakelijk recht
Ook de houder van het zakelijk recht kan het sociaal beheersrecht beëindigen voor het einde van de termijn, maar enkel nadat hij alle kosten heeft betaald die door de gemeente terugvorderbaar zijn.
Als de houder van het zakelijk recht zelf het sociaal beheersrecht beëindigt moet hij aan de zittende huurder een huurovereenkomst aanbieden, met een huurprijs die hoogstens 120% bedraagt van de laatst betaalde huurprijs. Als de zittende huurder het aanbod weigert kan hij de woning vrij te huur aanbieden.