Hoe registreer ik de archiveringscode voor het archief in Vilvoorde?

Wanneer een dossierbeheerder woningkwaliteit (Wonen) dossierstukken van een entiteit Een entiteit is een deel van een pand. Er zijn 3 entiteitstypes: niet-woonfunctie (NWF), een niet-zelfstandige woning (NZW) en een zelfstandige woning (ZW). Zie voor uitgebreide definitie' Hoe voeg ik een nieuwe entiteit toe?' overdraagt naar het archiefdepot van Vilvoorde kunt u een archiveringscode invoeren. Door een code in te voeren weten we enerzijds dat het archiefdepot dossierstukken bevat en anderzijds kunt u via de code deze dossierstukken opvragen.

Rechten en rollen

Dossierbeheerder woningkwaliteit (Wonen)

Klik op de actie Archiveringscode registreren via  via Pand Elk bebouwd onroerend goed dat zowel het hoofdgebouw als de bijgebouwen omvat (= gebouwen die als 1 geheel beschouwd kunnen worden), met uitzondering van bedrijfsruimten. Een pand kan één of meerdere zelfstandige en/of niet-zelfstandige entiteiten bevatten met of zonder woonfunctie. > Overzicht > Actueel
Selecteer de entiteiten en vul de archiveringscode in.

De code omvat idealiter de elementen van het etiket op de archiefdoos:
- het jaar van archivering,
- het nummer van de doos waarin het dossier zich bevindt
- het dossiernummer van de stukken zelf.
Een voorbeeld: OVERDRACHT 2021 DOOS 28 DOSSIER 70000-012343

Navigeer naar Entiteit > Detail en geef een nieuwe archiveringscode in of wijzig de bestaande.
Sla op via 

Zie voor de volledige handleiding.

Een aantal aandachtspunten:

Het archief legt geen vaste ‘code’ of string op voor de archivering.
De overdracht gebeurt in dozen waarbij elke doos (opeenvolgend) genummerd wordt.
Wel is het zo dat een overdracht van stukken op een bepaalde datum, steeds een afgerond geheel is. Je kan dus niet vandaag stukken overdragen en volgende maand aan dezelfde overdracht ‘bijkomende’ dozen toevoegen.
Bij de overdracht naar het archiefdepot wordt een ‘overdrachtslijst’ gevoegd, waarop de inhoud per doos vermeld is (dossier of dossiers).
Op elke doos komt ook een etiket, waarop eveneens de inhoud van de doos vermeld is (dossier of dossiers).
De overdracht wordt geregeld via facilipunt en ook een bevraging nadien moet gebeuren via facilipunt

Bij een opvraging nadien moet je ‘beschrijven’ welk dossier of deeldossier je opvraagt.
Daarom is het logisch om in de archiveringscode naast het dossiernummer ook een aantal elementen op te nemen die verwijzen naar de gegevens van het etiket van de doos waarin het bewuste dossier zich bevindt.