Hoe maak ik de verslagen gemeenschappelijke ruimten apart aan?

Omdat de verslagen voor kamerwoningen veel te uitgebreid zijn om af te drukken of te versturen en omdat het in VLOK lang duurt om de verslagen aan te maken met veel GR gemeenschappelijke ruimte”s, kunt u kiezen om de unieke delen van de gemeenschappelijke ruimten en de bijlagen berekening die herhaalde malen voorkomen, apart aan te maken.

U moet de de verslagen van de gemeenschappelijke ruimten eveneens ondertekenen.

Sinds de release van juni 2020 zal VLOK de optie automatisch aanzetten voor nieuwe onderzoeken en voor onderzoeken met meer dan vijf gemeenschappelijke ruimtes is de optie verplicht.

• Hoe maak ik de verslagen gemeenschappelijke ruimten apart aan?
  • Rechten - welke rollen?
  • Stappen voor aparte verslagen GR’s
  • Welke documenten maakt VLOK aan?

Rechten - welke rollen?

• woningcontroleur (gemeente)

• woningcontroleur + beroepen (Wonen)

• woningcontroleur (Wonen)

•  woningcontroleur + WI De Vlaamse Wooninspectie is onderdeel van de dienst Handhaving van het agentschap Wonen in Vlaanderen. De Vlaamse wooninspectie zorgt voor de strafrechtelijke handhaving van de woningkwaliteit. Zij treedt op tegen het verhuren van woningen met ernstige kwaliteitsproblemen, rekening houdend met vastgestelde prioriteiten. (Wonen)

Stappen voor aparte verslagen GR’s

1. Navigeer naar Onderzoek > Overzicht van het onderzoek dat u wenst te ondertekenen. 

2. Vink aan dat u de verslagen voor de gemeenschappelijkre ruimten apart wil aanmaken voor dit onderzoek en sla op via   

Standaard is deze parameter afgevinkt. Als u pas na validering het vinkje aanvinkt, beschouwt VLOK dit als een wijziging en moet u opnieuw valideren.

3. Maak de verslagen op de normale manier.  Zie Hoe maak ik de verslagen aan?

4. VLOK maakt naast de technische verslagen nu ook de afzonderlijke verslagen GR en de bijlages berekening. Zie verder voor meer uitleg.

U kunt de verslagen bekijken via de knop Verslagen GR of Bijlagen berekening. Deze knoppen vindt u op Onderzoek > Overzicht naast de vertrouwde knop van het omstandig versag. De knoppen openen links in documentmodule met de respectievelijke documenten na elkaar in 1 pdf.

5. Tijdens het ondertekenen moet de woningcontroleur die de gemeenschappelijke ruimte onderzocht heeft en is vemeld op Onderzoek < GR < Gegevens de veslagen GR ondertekenen. Het is niet nodig om de bijlagen te ondertekenen. Zie Hoe onderteken ik het onderzoek?

6. U zult bij het afdrukken de verslagen GR en bijlagen berekening kunnen selecteren.  Zie Hoe toon ik de verslagen en druk ze af?

Versturen via mail: overal waar VLOK een mail verstuurt met als bijlage het technisch verslag zal VLOK ook de respectievelijke verslagen GR en de bijlages berekening mee sturen.

Welke documenten maakt VLOK aan?

1. De technische verslagen voor kamers bevatten enkel deel A, B, C, E en F.

2. Daarnaast maakt VLOK de verslagen GR = documenttype DT018 verslag GR-functie.:

• Uit de documentnaam kunt u afleiden over welke gemeenschappelijke ruimte het juist gaat.  Naam = GR_ONJJ-NNNNNN_GRJJ-NNNNNN_F_KT

  • ONJJ-NNNNNN de referte van het onderzoek

  • GRJJ-NNNNNN de referte van de GR

  • F de functie (B/T/K/L) .(bad/toilet/keuken)

  • KT het kamertype (K/STUD/SA)

• VLOK maakt een verslag per GR en per functie en per aanwezig kamertype

• Het verslag bevat onderaan een lijst van eniteiten waarop het verslag van toepassing is.

• Het verslag moet ondertekend worden door de woningcontroleur die de gemeenschappelijke ruimte onderzocht heeft en is vemeld op Onderzoek < GR < Gegevens

• VLOK koppelt het document aan onderzoek, pand Elk bebouwd onroerend goed dat zowel het hoofdgebouw als de bijgebouwen omvat (= gebouwen die als 1 geheel beschouwd kunnen worden), met uitzondering van bedrijfsruimten. Een pand kan één of meerdere zelfstandige en/of niet-zelfstandige entiteiten bevatten met of zonder woonfunctie. en alle entiteiten Een entiteit is een deel van een pand. Er zijn 3 entiteitstypes: niet-woonfunctie (NWF), een niet-zelfstandige woning (NZW) en een zelfstandige woning (ZW). Zie voor uitgebreide definitie' Hoe voeg ik een nieuwe entiteit toe?' waarop het van toepassing is. Indien het onderzoek is gekoppeld aan een procedure ook aan deze procedure. U kunt het dus bekijken door het documentonverzicht te openen vanuit een gekoppeld object.

3. Daarnaast maakt VLOK de bijlages berekening = documenttype DT019 bijlage berekening TV

• de naam BB_ONJJ-NNNNNN_T is als volgt samengesteld:

  • ONJJ-NNNNNN de referte van het onderzoek

  • T het type bijlage (K,Stud,SA). (kamer,studentenkamer,seizoenarbeider)

• VLOK maakt een bijlage berekening per kamertype

• De bijlage bevat onderaan een lijst van de entiteiten waarom de bijlage van toepassing is

• VLOK koppelt het document aan onderzoek, pand en alle entiteiten waarop het van toepassing is. Indien het onderzoek is gekoppeld aan een procedure ook aan deze procedure. U kunt het dus bekijken door het documentonverzicht te openen vanuit een gekoppeld object.