Hoe vraag ik een conformiteitsonderzoek aan?

Opgepast! De kotlabelfunctionaliteit is voor alle lokale besturen pas beschikbaar vanaf 1/1/2025 (inwerkingtreding regelgeving).

U kunt de functionaliteit wel al uitproberen via de testomgeving https://vlok-aip.vlaanderen.be/ Rechten voor deze omgeving vraagt u aan via vlok@vlaanderen.be

Rechten - welke rollen?

De status hoofdprocedure = gestart en de status deelprocedure mag niet zijn Hersteld, CA Wie een woning in Vlaanderen verhuurt, moet ervoor zorgen dat deze volledig in orde is en voldoet aan bepaalde normen. Het conformiteitsattest (CA) is een officieel document dat de gemeente aflevert en dat aantoont dat uw woning aan de woningkwaliteitsnormen voldoet. In sommige gevallen kan ook Wonen in Vlaanderen een conformiteitsattest afleveren. Om na te gaan of een woning conform, veilig en gezond is, voert een woningcontroleur van de gemeente of van Wonen in Vlaanderen een conformiteitsonderzoek uit. Hij controleert de woning aan de hand van een technisch verslag.De woning krijgt een conformiteitsattest als ze niet ongeschikt of onbewoonbaar is en voldoende rookmelders heeft. verstuurd, CA te maken, CA toe te kennen of CA manueel te ondertekenen.

Procedure OO

dossierbeheerder (gemeente)
- voor zover geen open taak 406 vooronderzoek WS, taak 407 hercontrole WS, taak 3 vooronderzoek gekoppeld is aan de procedure
dossierbeheerder woningkwaliteit (Wonen)
- procedureinfo <> waarschuwingsprocedure
- geen open taak 7 gekoppeld aan de procedure
dossierbeheerder beroepsprocedure Een beroepsprocedure bevat alle beroepen op een pand die samen worden behandeld. De procedure loopt nog zolang ze niet is afgesloten. Er is maximum 1 lopende procedure mogelijk per pand. (Wonen)
- procedureinfo procedure OO <> waarschuwingsprocedure
- een beroep ingediend in de procedure (zie aanduiding op HP)
- geen open taak 18 gekoppeld aan de procedure
dossierbeheerder huursubsidie (Wonen)

Beroepsprocedure

Mogelijkheid beschikbaar na de beroepen optimalisatie op 3 september 2024:

dossierbeheerder beroepsprocedure (Wonen)
- in een lopende beroepsprocedure

Procedure CA

Procedure is gestart.

Procedure kotlabel

dossierbeheerder (gemeente)

Stappen om een onderzoek aan te vragen.

Locatie van waarop u een onderzoek kunt aanvragen

Afhankelijk van de reden van het onderzoek en de rol die u hebt, kunt u het onderzoek aanvragen op één van de twee volgende manieren:

Ofwel via de procedure:
- Pand Elk bebouwd onroerend goed dat zowel het hoofdgebouw als de bijgebouwen omvat (= gebouwen die als 1 geheel beschouwd kunnen worden), met uitzondering van bedrijfsruimten. Een pand kan één of meerdere zelfstandige en/of niet-zelfstandige entiteiten bevatten met of zonder woonfunctie. > Procedures (OO) > Detail
- Pand > Procedures (CA) > Detail
- Pand > Procedures (Kotlabel) > Detail
- Beroepsprocedure > Algemeen
De onderzoeken die binnen een procedure horen, vraagt u aan vanuit de procedure zodat VLOK het aangevraagde onderzoek kan koppelen met de procedure.

Enkel volgende rollen kunnen een onderzoek aanvragen
- dossierbeheerder (gemeente)
- dossierbeheerder woningkwaliteit (Wonen)
- dossierbeheerder beroepsprocedure (Wonen)
Zie verder Wie kan welke onderzoeken waar aanvragen?

Stappen:
- Start of klik op de referte van een bestaande procedure. De procedure mag nog niet zijn stopgezet.
- Klik op Onderzoek aanvragen binnen/i.o.v uw organisatie via De actie is pas zichtbaar indien het verzoek volledig is.
Merk op dat in een waarschuwingsprocedure VLOK automatisch een onderzoek aanvraagt en u daarom niet manueel een onderzoek kunt aanvragen zolang de onderzoekstaak openstaat.

In een procedure CA is een onderzoek aanvragen pas mogelijk indien het verzoek volledig is. Zie Hoe zet ik een verzoek CA volledig?
Ofwel via het pand: Pand > Overzicht

Deze manier is voor onderzoeken die niet behoren tot een procedure die VLOK beheert.

Enkel voor rollen:
- dossierbeheerder (gemeente)
- dossierbeheerder woningkwaliteit (Wonen)
- dossierbeheerder huursubsidie (Wonen)
Klik op Onderzoek aanvragen binnen/i.o.v uw organisatie via 

Onderzoek aanvragen binnen/i.o.v uw organisatie

Selecteer de reden van het aan te vragen onderzoek. Zie verder Wie kan welke onderzoeken waar aanvragen?
Afhankelijk van de reden, kunt u kiezen bij welke organisatie u het onderzoek aanvraagt. VLOK selecteert standaard uw eigen organisatie en toont alle keuringsinstellingen die een lopende opdracht hebben met uw organisatie.
- Zie Welke woningcontroleurs kunnen welke reden onderzoek opgeven, met bijbehorende taken?
- Zie Opdrachten
U kunt een specifieke woningcontroleur selecteren die het onderzoek zal uitvoeren. VLOK toont alle woningcontroleurs van de geselecteerde organisatie die het type reden van onderzoek mogen uitvoeren.
Geef een deadline in. Spreek binnen uw organisatie af of dit de deadline is waartegen het onderzoek ter plaatse moet uitgevoerd zijn of dat het de deadline is tegen wanneer het onderzoek in VLOK moet ingevoerd zijn.
Als het verzoek in een procedure OO risico's bevat, kunt u kiezen om de risico's op te nemen in de onderzoekstaak zodat de woningcontroleur op de hoogte is.
Geef eventueel een externe referte in. VLOK neemt de referte op als extra info in de onderzoekstaak.
Selecteer de te onderzoeken entiteiten Een entiteit is een deel van een pand. Er zijn 3 entiteitstypes: niet-woonfunctie (NWF), een niet-zelfstandige woning (NZW) en een zelfstandige woning (ZW). Zie voor uitgebreide definitie' Hoe voeg ik een nieuwe entiteit toe?'.
- VLOK selecteert automatisch de entiteiten gekoppeld in de procedure
- Als er geen entiteiten zijn gekoppeld of u start de actie van op Pand > Overzicht, toont VLOK een lijst met alle actieve entiteiten.
Extra informatie is een vrij invulveld om te verduidelijken welke woningen moeten onderzocht worden. Als u geen entiteiten selecteert is het verplicht.

Gevolgen

VLOK maakt de onderzoekstaak toegekend aan de gekozen organisatie en woningcontroleur en sluit volgende taken af indien aanwezig:

taak 420 Automatisch OO na waarschuwingsprocedure
taak 6 verwerk adviesvraag

In een beroepsprocedure doet VLOK:

wijziging interne status naar 'Beroepsonderzoek aangevraagd'.
invullen Datum aanvraag en deadline onderzoek

Wie kan welke onderzoeken waar aanvragen?

Via procedure

Hier vindt u een overzicht van alle mogelijke redenen onderzoek en het nummer van de taak die VLOK aanmaakt voor de woningcontroleur. De beschikbare redenen onderzoek kunnen afhankelijk zijn van reeds gekoppelde onderzoeken in de procedure.

Via procedure OO (Pand > Procedures (OO) > Detail)

dossierbeheerder (gemeente)
- Vooronderzoek (taak 3): indien nog geen ander onderzoek van dezelfde organisatie gekoppeld aan de procedure. Merk op dat in een waarschuwingsprocedure VLOK automatisch een onderzoek aanvraagt (taak 406 vooronderzoek WS) en u daarom niet manueel een onderzoek kunt aanvragen zolang de onderzoekstaak openstaat.
- Hercontrole (taak 52): indien wel een ander onderzoek gekoppeld
dossierbeheerder woningkwaliteit (Wonen)
- Administratieve procedure (taak 7)
dossierbeheerder beroepsprocedure (Wonen)

Enkel indien er reeds een beroep is geregistreerd in de procedure.
- Beroep VCW (taak 18),
- Gerechtelijke procedure beroep VCW (taak 414), enkel indien er reeds een onderzoek met reden gerechtelijke procedure is gekoppeld in dezelfde procedure. VLOK kent taak 414 niet toe aan de woningcontroleur zoals gebruikelijk maar wel aan de wooninspectie De Vlaamse Wooninspectie is onderdeel van de dienst Handhaving van het agentschap Wonen in Vlaanderen. De Vlaamse wooninspectie zorgt voor de strafrechtelijke handhaving van de woningkwaliteit. Zij treedt op tegen het verhuren van woningen met ernstige kwaliteitsproblemen, rekening houdend met vastgestelde prioriteiten.. Het WI-mailadres van de provincie van het pand ontvangt ook een notificatiemail voor deze taak:
  
  Onderwerp: Nieuwe taak 414 onderzoek gerechtelijke procedure beroep voor pand <referte pand> <adres pand>
  
  Beste,
  
  Er werd u een nieuwe taak toegekend 414 onderzoek gerechtelijke procedure beroep met uiterste uitvoeringsdatum <deadline onderzoek>
  
  voor pand <referte pand> <adres pand> met extra informatie:
  
  <extra informatie>

Via procedure CA eerste aanleg (Pand > Procedures (CA) > Detail)

dossierbeheerder (gemeente)
- Conformiteitsattest Wie een woning in Vlaanderen verhuurt, moet ervoor zorgen dat deze volledig in orde is en voldoet aan bepaalde normen. Het conformiteitsattest (CA) is een officieel document dat de gemeente aflevert en dat aantoont dat uw woning aan de woningkwaliteitsnormen voldoet. In sommige gevallen kan ook Wonen in Vlaanderen een conformiteitsattest afleveren. Om na te gaan of een woning conform, veilig en gezond is, voert een woningcontroleur van de gemeente of van Wonen in Vlaanderen een conformiteitsonderzoek uit. Hij controleert de woning aan de hand van een technisch verslag.De woning krijgt een conformiteitsattest als ze niet ongeschikt of onbewoonbaar is en voldoende rookmelders heeft. (taak 74)
- Alle gemeenten kunnen nu SVK Sociaal verhuurkantoor. Een Sociaal Verhuurkantoor (afgekort SVK) huurde woningen op de private woningmarkt om ze daarna tegen een redelijke huurprijs te verhuren aan woonbehoeftige gezinnen en alleenstaanden. Sinds eind juni 2023 vormen alle sociale huisvestingsmaatschappijen (SHM’s) en sociale verhuurkantoren (SVK’s) één woonactor met maar één speler per gemeente: de woonmaatschappij. Elke woonmaatschappij opereert in een uniek, niet-overlappend werkingsgebied./WM onderzoeken aanvragen ongeacht het al dan niet hebben van een SVK afsprakenkader.
  
  Een gemeente kan onderstaande onderzoeken wel niet langer aanvragen via Pand > Overzicht maar moet dit doen via procedure CA eerste aanleg met reden 'Nieuw inhuurname SVK/Woonmaatschappij Sinds eind juni 2023 vormen alle sociale huisvestingsmaatschappijen (SHM’s) en sociale verhuurkantoren (SVK’s) één woonactor met maar één speler per gemeente: de woonmaatschappij. Elke woonmaatschappij opereert in een uniek, niet-overlappend werkingsgebied.'
  - SVK nieuwe inhuurname (taak 146)
  - SVK nieuwe inhuurname hercontrole (taak 147)
  - WM nieuwe inhuurname (taak 441)
  - WM nieuwe inhuurname hercontrole (taak 442)

Via bezwaar tegen afgifte/weigering/stilzitten (Pand > Procedures (CA) > Detail)

dossierbeheerder woningkwaliteit (Wonen)
- Conformiteitsattest - bezwaar weigering (taak 484)
- Conformiteitsattest - bezwaar stilzitten (taak 486)
- Conformiteitsattest - hercontrole (taak 488)
- Uitgefaseerd sinds 9/6/23:
  - Conformiteitsattest – 2^de opinie stilzitten (taak 75): indien reden tweede opinie is ‘weigering burgemeester’
  - Conformiteitsattest – 2^de opinie weigering (taak 76): indien reden tweede opinie is ‘stilzitten burgemeester’

Via de Kotlabelprocedure (Pand > Procedures Kotlabel) > Detail)
- dossierbeheerder (gemeente)
  - Conformiteitsattest (taak 473)
Via de Beroepsprocedure (Beroepsprocedure > Algemeen)

dossierbeheerder beroepsprocedure (Wonen)
- Beroep VCW (taak 18),
- Gerechtelijke procedure beroep VCW, standaard indien er reeds een onderzoek met reden gerechtelijke procedure is gekoppeld in dezelfde procedure:
  - taak 414 onderzoek gerechtelijke procedure beroep, toegekend aan de wooninspectie. Het WI-mailadres van de provincie van het pand ontvangt ook een notificatiemail voor deze taak:
  - taak 429 onderzoek gerechtelijke procedure beroep toegekend aan de woningcontroleur + WI De Vlaamse Wooninspectie is onderdeel van de dienst Handhaving van het agentschap Wonen in Vlaanderen. De Vlaamse wooninspectie zorgt voor de strafrechtelijke handhaving van de woningkwaliteit. Zij treedt op tegen het verhuren van woningen met ernstige kwaliteitsproblemen, rekening houdend met vastgestelde prioriteiten.. Deze taak is nieuw sinds de beroepenoptimalisatie op 3 september 2024

Via Pand > Overzicht

Hier vindt u een overzicht van alle mogelijke redenen onderzoek.

Het nummer van de eerste taak is de taak die VLOK toekent aan de woningcontroleur.

Voor de release van 02/23 maakte VLOK ook een termijntaak toegekend van degene die het onderzoek aanvroeg. VLOK maakt deze termijntaak niet langer omdat u de aangevraagde onderzoeken nu kunt opvolgen via Mijn verstuurde taken

Redenen onderzoek beschikbaar voor:

dossierbeheerder (gemeente)

Varia (taak 124)
Nieuw toegevoegd na release 01/23: Afwijkende normen (taak 446)
Alle gemeenten kunnen nu SVK/WM onderzoeken aanvragen ongeacht het al dan niet hebben van een SVK afsprakenkader.

Een gemeente kan onderstaande onderzoeken wel niet langer aanvragen via Pand > Overzicht maar moet dit doen via procedure CA eerste aanleg met reden 'Nieuw inhuurname SVK/Woonmaatschappij'
- SVK nieuwe inhuurname (taak 146)
- SVK nieuwe inhuurname hercontrole (taak 147)
- WM nieuwe inhuurname (taak 441)
- WM nieuwe inhuurname hercontrole (taak 442)

dossierbeheerder woningkwaliteit (Wonen)

Nieuw toegevoegd na release 11/23
- Administratieve procedure (taak 491)
Nieuw toegevoegd na release 01/23:
- WM-OV nieuwe inhuurname (taak 441)
- WM-OV nieuwe inhuurname hercontrole (taak 442)
- Afwijkende normen (taak 446)
Varia (taak 96)
SVK nieuwe inhuurname (taak 46)
SVK nieuwe inhuurname hercontrole (taak 47)

dossierbeheerder huursubsidie (Wonen)

Subsidie-verlaten woning (taak 40)
Subsidie-nieuwe woning (taak 41)
Subsidie-verlaten woning hercontrole (taak 42)
Subsidie-nieuwe woning hercontrole (taak 43)
Subsidie-verlaten woning beroep (taak 44)
Subsidie-nieuwe woning beroep (taak 45)
Huurpremie–woning (taak 79)
Huurpremie–woning hercontrole (taak 80)
Huurpremie–woning beroep (taak 81)
Subsidie-svk-woning (taak 48)
Subsidie-svk-woning hercontrole (taak 49)
Subsidie-svk-woning beroep (taak 50)
Nieuw toegevoegd na release 01/23:
- Subsidie - wm - woning (443)
- Subsidie - wm - woning hercontrole (444)
- Subsidie - wm - woning beroep (445)
- Subsidie - nieuwe woning (steekproef) (459)
Verwijderd na release 01/23
- Varia (taak 96)

Voor alle onderzoeken aangevraagd door dossierbeheerder huursubsidie (Wonen) maakt VLOK een taak 168 controles voorbereiding onderzoek toegekend aan dossierbeheerder woningkwaliteit (Wonen) om de administratieve controles uit te voeren en/of gegevens aan te vullen als voorbereiding van het onderzoek.