3.2.2 Hoe verloopt de waarschuwingsprocedure?
*Gemeenten vrijgesteld van adviesvereiste vragen geen advies aan Wonen in Vlaanderen, maar volgen de interne afspraken over ‘advies aan de burgemeester’ om te komen tot een besluit.
Stap 1 : Melding bij de burgemeester
Het startpunt van een dossier is de melding van een woningkwaliteitsprobleem. Iedereen kan zich tot de gemeente wenden om een woningkwaliteitsprobleem te melden en daaraan zijn geen vormvereisten verbonden. Het kan gaan om een schriftelijke melding van een belanghebbende, iemand die mondeling aan het woonloket een woningkwaliteitsprobleem aankaart, een melding van de wijkagent of welzijnswerker,…. Men kan in de melding ook wel of niet vragen om de procedure ongeschikt- en onbewoonbaarheid op te starten.
Elke melding, op welke wijze ook, volstaat om de waarschuwingsprocedure op te starten.
Belangrijk: In VLOK is een eenvoudige en overzichtelijke werkwijze ingebouwd om een waarschuwingsprocedure of een procedure tot ongeschikt- en onbewoonbaarverklaring op te starten. Schakelen tussen beide procedures kan als volgt:
-
als u in VLOK initieel een procedure OO opstart, kunt u overschakelen naar een waarschuwingsprocedure als de nodige stappen daartoe snel genoeg kunnen worden gezet;
-
als u in VLOK initieel een waarschuwingsprocedure opstart maar niet tijdig de nodige stappen kon zetten, zal VLOK u automatisch vragen of er alsnog een procedure OO moet worden opgestart.
Stap 2 : Afgifte ontvangstbewijs + informatie
Belangrijk is dat de gemeente aan de melder een ontvangstbewijs afgeeft met de datum van de melding en hem informeert over zowel de waarschuwingsprocedure als over de procedure ongeschiktheid en onbewoonbaarheid.
Opmerking:
De melder goed informeren en hem een ontvangstbewijs geven is belangrijk voor het verdere procedureverloop. De datum van de melding geldt immers als startdatum van de waarschuwingsprocedure of van de procedure ongeschikt- en onbewoonbaarheid.
Bij een schriftelijke melding stuurt u het ontvangstbewijs (
DT002_ontvangstbewijs_melding.docx) naar de afzender. Bij een mondeling melding levert u het ontvangstbewijs gewoon aan de betrokkene af aan het loket.
Stap 3a: De gemeente controleert de woning
De eerstvolgende logische stap na een melding van gebrekkige woningkwaliteit is een beoordeling van de situatie ter plaatse. Dit gebeurt met een conformiteitsonderzoek aan de hand van het model van technisch verslag.
Gemeenten die aan de slag willen gaan met de waarschuwingsprocedure, moeten die stap wel snel kunnen zetten. Het conformiteitsonderzoek moet immers binnen de maand worden uitgevoerd.
Belangrijk: VLOK voorziet daarna nog zeven dagen om het een tijdig uitgevoerd onderzoek in te voeren.
Als het conformiteitsonderzoek niet tijdig gebeurt kunt u de waarschuwingsprocedure niet meer starten. Het verdere verloop hangt af van hoe de melding gebeurde en door wie (zie opmerking bij 3a en 3b).
Opmerking:
De gemeente kan voortaan onmiddellijk de waarschuwingsprocedure toepassen (middellange termijn decreet) - na een melding van een woningkwaliteitsprobleem - op basis van een technisch verslag van een erkende woningcontroleur. Op deze manier wint de gemeente tijd als er - voorafgaand aan de melding - al een conformiteitsonderzoek werd uitgevoerd. U kunt als gemeente dus meteen waarschuwen en een hersteltermijn opleggen. Zo wordt het vb. mogelijk om op basis van een conformiteitsonderzoek voor huursubsidie de waarschuwingsprocedure op te starten.
Na een advies naar aanleiding van een vraag huursubsidie of huurpremie kunt u er voor kiezen om in eerste instantie de waarschuwingsprocedure te doorlopen.
De Gewestelijk ambtenaar kan de toepassing van de waarschuwingsprocedure wel uitsluiten. Dat kan uitzonderlijk aangewezen zijn, vb. bij zeer acute risico’s voor de bewoners.
Wat als er al een advies van Wonen in Vlaanderen is of een TV na een onderzoek voor bv een huursubsidie? Kan je de waarschuwingsprocedure opstarten?
Het ontvangen van een advies van Wonen in Vlaanderen brengt op zich geen verplichting met zich mee om onmiddellijk de procedure tot ongeschikt en onbewoonbaarverklaring op te starten. De waarschuwingsprocedure is mogelijk. Als de waarschuwingsprocedure niet met succes wordt afgerond, kan het advies nog steeds gebruikt worden om de procedure tot ongeschikt en onbewoonbaarverklaring op te starten. De gewestelijk ambtenaar heeft wel de mogelijkheid om in uitzonderlijke (ernstige) gevallen aan te geven dat er geen waarschuwingsprocedure opgestart kan worden.
Stap 3b: is bemiddeling mogelijk?
Als het conformiteitsonderzoek wel tijdig plaatsvond zult u moeten bepalen of het zinvol is om te bemiddelen en nagaan of een snel herstel van de gebreken mogelijk is:
-
Wat is de aard van de gebreken en zijn ze op korte tijd te herstellen? Denk bijvoorbeeld aan gevaar voor elektrocutie door blootliggende geleiders of ontbrekende afdekplaatjes aan de stopcontacten. Dat is mogelijk te verhelpen door een eenvoudige ingreep.
-
De mogelijkheid tot bemiddelen hangt ook af van de houding van de eigenaar. Is die bereid om de woning snel in orde te brengen? Hebt u al eerdere slechte ervaringen met deze eigenaar?
-
En natuurlijk is het ook mogelijk dat de woningcontroleur geen ernstige gebreken heeft vastgesteld en de woning conform is.
Beslist u de waarschuwingsprocedure niet te starten, dan is het verdere verloop ook hier afhankelijk van de aard van de melding (zie opmerking bij 3a en 3b).
Opmerking bij stap 3a en 3b:
Bij het niet uitvoeren van een conformiteitsonderzoek of het niet toekennen van een hersteltermijn binnen de maand is het verdere verloop van de procedure afhankelijk van de aard van de melding. Daarbij maken we dus een onderscheid tussen een verzoek om de procedure ongeschikt- en onbewoonbaarheid op te starten en elke andere melding.
De melding is een formeel verzoek als aan deze vormvereisten is voldaan:
-de melding komt van een belanghebbende (zoals bijvoorbeeld de bewoner)
-de melding gemotiveerd is
-de melding met beveiligde zending gebeurde.
Als een belanghebbende zoals een bewoner zich mondeling tot het loket richt om melding te maken van woningkwaliteitsproblemen kunt u samen met hem het standaardformulier ‘verzoek tot opstart procedure ongeschikt-en onbewoonbaarverklaring’ (DT001 formulier melding woningkwaliteitsprobleem) invullen, zodat zijn melding aan de formele vormvereisten van een verzoek voldoet.
Bij een verzoek:
-stap 3a: U kunt alsnog een conformiteitsonderzoek plannen of u vraagt onmiddellijk advies aan Wonen in Vlaanderen*. De startdatum van de procedure ongeschikt- en onbewoonbaarheid is de datum van de melding.
-stap 3b: U vraagt advies aan Wonen in Vlaanderen*. De startdatum van de procedure ongeschikt- en onbewoonbaarheid is de datum van de melding.
Bij elke andere melding:
-stap 3a en 3b: U overweegt om de procedure ongeschikt- en onbewoonbaarheid op te starten op initiatief van de burgemeester. Als u beslist om dit niet te doen, informeert u de burger vanuit behoorlijk bestuur over het niet opnemen van zijn melding. Bleek de woning conform te zijn na uitvoering van een conformiteitsonderzoek, dan kunt u een conformiteitsattest afleveren.
*Gemeenten vrijgesteld van adviesverplichting: Als uit het conformiteitsonderzoek blijkt dat de woning niet conform is en de kans op succes klein is, dan informeert u de betrokkenen en organiseert u de hoorplicht (zie 3.3 De betrokkenen informeren en horen).
Blijkt uit het conformiteitsonderzoek dat de woning conform is, dan neemt de burgemeester een besluit waarbij de woning niet ongeschikt en niet onbewoonbaar wordt verklaard. U levert ook meteen een conformiteitsattest af voor de woning en brengt de betrokkenen op de hoogte.
Stap 4 : Waarschuwing en toekennen van hersteltermijn
Als de woningcontroleur bij het conformiteitsonderzoek vaststelt dat de woning niet conform is (= gebreken van categorie II of III, of meer dan 6 gebreken in categorie I), maar de gebreken wel op korte termijn te herstellen zijn, dan kunt u de waarschuwingsprocedure starten door een hersteltermijn op te leggen aan de houder van het zakelijk recht. De gemeente brengt de houder van het zakelijk recht op de hoogte van de gebrekkige toestand en waarschuwt ook voor de mogelijke gevolgen bij gebrek aan tijdig herstel (DT185_melding_hersteltermijn_hzr.docx). U brengt ook de bewoner(s) op de hoogte van de toegestane hersteltermijn (DT185_melding_hersteltermijn_bewoner.docx).
Het opleggen van de hersteltermijn gebeurt binnen de maand na de melding.
Belangrijk: in VLOK krijgt u zeven dagen tijd om een tijdig gegeven hersteltermijn in te voeren.
Opmerking:
De houder van het zakelijk recht moet de kennisgeving van de hersteltermijn binnen de maand ontvangen. Houd bij het opleggen van de hersteltermijn dus rekening met de tijd die nodig is voor die kennisgeving.
Er is geen verplichte formaliteit voor het informeren van de houder van het zakelijk recht over de hersteltermijn, maar een aangetekend schrijven geeft natuurlijk wel meer bewijskracht.
De opgelegde hersteltermijn eindigt in ieder geval binnen de drie maanden na de datum van de melding. Bij het bepalen van de termijn houdt u er best rekening mee dat de hercontrole ook binnen drie maanden na de melding moet gebeuren.
Opmerking:
Als u niet tijdig een hersteltermijn heeft opgelegd, dan stopt de waarschuwingsprocedure en keert u terug naar stap 3b. U volgt het daar beschreven verdere verloop.
Stap 5 : Melding herstel
De houder van het zakelijk recht moet de gemeente, binnen de toegekende hersteltermijn, op de hoogte brengen van het herstel van de vastgestelde gebreken in de woning. De wijze waarop de melding van het herstel moet gebeuren, is niet vastgelegd. Dat kan dus mondeling, schriftelijk, via e-mail,… .
Gebeurt de melding van het herstel niet op tijd, dan start de procedure ongeschikt- en onbewoonbaarheid. De startdatum van de procedure ongeschikt- en onbewoonbaarheid is dan de dag na het verstrijken van de hersteltermijn.
Belangrijk: in VLOK krijgt u zeven dagen tijd om een tijdig ontvangen melding in te voeren.
Gemeenten vrijgesteld van adviesverplichting: Als de melding van het herstel niet tijdig gebeurt, organiseert u onmiddellijk de hoorplicht (zie 3.3.2.6)
Stap 6: Gemeente controleert opnieuw de woning
Na de melding van het herstel voert de gemeente een nieuw conformiteitsonderzoek uit. Dat tweede conformiteitsonderzoek gebeurt binnen drie maanden na de melding . Dat is een termijn van orde. De waarschuwingsprocedure wordt een administratieve procedure ongeschikt- en onbewoonbaarheid bij het ontbreken van een vaststelling van conformiteit binnen 105 dagen na de melding. Dag 106 na de melding is de startdatum van een verzoek om de procedure ongeschikt en onbewoonbaar op te starten.
Belangrijk: in VLOK krijgt u zeven dagen tijd om een tijdig uitgevoerde hercontrole in te voeren. VLOK nodigt u een maand en zeven dagen na een melding, waarvoor een waarschuwingsprocedure is opgestart, automatisch uit om al dan niet voor een procedure OO te kiezen.
Opmerking:
Gemeenten die VLOK niet gebruiken (en die niet vrijgesteld zijn van de adviesverplichting) maken onmiddellijk een adviesvraag over aan Wonen in Vlaanderen.
Stap 7: Aflevering conformiteitsattest
Als de woningcontroleur vaststelt dat alle noodzakelijke herstellingen werden uitgevoerd en de woning conform is, levert de burgemeester een conformiteitsattest af voor de woning. Er staat geen tijd op het afleveren van dit conformiteitsattest, maar u doet dit best zo snel mogelijk. U brengt naast de houder van het zakelijk recht en de verhuurder ook de bewoner(s) op de hoogte van de aflevering van het conformiteitsattest (DT117 Melding toekenning CA na herstel WP). Aan de bewoner wordt het CA samen met het technisch verslag bezorgd via een beveiligde zending gezien de bewoner de mogelijkheid heeft om over de afgifte van een CA een nieuwe beoordeling te vragen aan het agentschap.
Opmerking:
Als de woning na het tweede conformiteitsonderzoek nog steeds niet voldoet aan de woningkwaliteitsnormen, start de administratieve procedure tot ongeschikt en/of onbewoonbaarverklaring. De startdatum van de administratieve procedure is dan drie maanden na het eerste conformiteitsonderzoek (= maximum drie maanden en veertien dagen na de melding).
Gemeenten die VLOK niet gebruiken, maken onmiddellijk een adviesvraag over aan Wonen in Vlaanderen.
Is bij studentenhuisvesting beroep mogelijk door de zittende huurder als deze niet ingeschreven is op het adres?
Er kan beroep ingesteld worden door de bewoners van de woning waarvoor het CA is afgeleverd. Dat kan ook een student zijn. Inschrijving in het bevolkingsregister is geen voorwaarde, effectieve bewoning wel.