Hoe maak ik een kotlabel verslag en andere specifieke kotlabel documenten?

U kunt tijdens de procedure op verschillende momenten verslagen (DT520) maken voor de eigenaar (of syndicus, verhuurder) die per criterium een overzicht geven van de bewijsstukken en beoordelingen.

Rechten - welke rollen?

Dossierbeheerder (gemeente).

Omdat het verslag is afgestemd op de lay-out van Leuven, kan voorlopig enkel Leuven verslagen genereren.  

Het is de bedoeling om in 2025 een generieke versie van het kotlabelverslag te ontwikkelen die alle lokale besturen kunnen gebruiken.

Stappen om een kotlabel verslag te genereren?

  1. Ga naar Pand Elk bebouwd onroerend goed dat zowel het hoofdgebouw als de bijgebouwen omvat (= gebouwen die als 1 geheel beschouwd kunnen worden), met uitzondering van bedrijfsruimten. Een pand kan één of meerdere zelfstandige en/of niet-zelfstandige entiteiten bevatten met of zonder woonfunctie. > Procedures kotlabel (referte) > Detail en klik op de actie Verslag genereren via  De actie is enkel mogelijk in lopende procedures. VLOK opent een pop-up.

    1. Selecteer het type verslag:

      • Preventief onderzoek

      • Hercontrole

      • Eindverslag

      • Eindverslag administratief onderzoek

      • Ongunstig eindverslag

    2. Selecteer de deelprocedures (entiteiten Een entiteit is een deel van een pand. Er zijn 3 entiteitstypes: niet-woonfunctie (NWF), een niet-zelfstandige woning (NZW) en een zelfstandige woning (ZW). Zie voor uitgebreide definitie' Hoe voeg ik een nieuwe entiteit toe?') waarvoor u het verslag wilt maken. U kunt filteren op eigenaars.

  2. VLOK genereert het verslag.  Afhankelijk van het aantal deelprocedures kan dit even duren.  

  3. Klik op Bekijk om het verslag te openen in bewerkmodus.

Hoe is het kotlabelverslag samengesteld en kan ik de lay-out wijzigen?

Principes DT520 Verslag kotlabel - automatische lay-out

  • Ongeacht het geselecteerde type maakt VLOK altijd een documenttype DT520 Verslag kotlabel.  Het specifieke type van het verslag kunt u afleiden uit:

    • de naam van het document die als volgt is samengesteld: <refertehoofdprocedure> - verslag kotlabel <type>

    • de titel op het document zelf

  • VLOK maak het document automatisch aan via een actie.  Zie Hoe maak ik een nieuw document aan? Daarom is het niet mogelijk om zelf het sjabloon aan te passen aan de eigen huisstijl.

    • Op dit moment is het verslag aangepast aan de huisstijl van Leuven.  

    • Als uw gemeente de verslagfunctionaliteit wilt gebruiken, vraagt u via vlok@vlaanderen.be aan om voor uw gemeente een afzonderlijk verslagsjabloon toe te voegen.  Geeft een voorbeeld mee van uw gewenste huisstijl.

    • Na automatische aanmaak, kunt u het verslag nog wijzigen naar wens.

Samenstelling kotlabelverslag

De verslagen bevatten volgende secties:

Contactgegevens

  • Contactgegevens dienst = vaste tekst

  • Deskundige woontoezicht = gegevens van de gekoppelde woningcontroleur aan de procedure met prio voor het zelf ingegeven telefoonnummer

  • Administratief verantwoordelijke = gegevens van de gekoppelde dossierbeheerder. Indien geen woningcontroleur is gekoppeld, vult VLOK het telefoonnummer in van de gebruiker die het verslag aanmaakt met prio voor het zelf ingegeven telefoonnummer.

  • Dossiernummer = referte hoodprocedure

  • Datum onderzoek = datum van het gekoppelde onderzoek. Indien geen onderzoek gekoppeld wijzigt het label naar Laatste bewijsstuk en kunt u zelf een datum ingeven.

1. Identificatie gebouw

Bevat het adres, kadastraal perceel en de beschrijving van het gebouw

2. Overzicht beoordeling woonentiteiten

Het overzicht bevat per entiteit en per criterium het resultaat van de laatste beoordeling. Indien er nog geen beoordeling is, blijft het vakje leeg.

3 . Vaststellingen

Per criterium stelt VLOK zelf de vaststellingen samen op basis van de gekoppelde bewijsstukken en beoordelingen.

4. Oplossingen

Per criterium stelt VLOK zelf oplossingen samen op basis van de gekoppelde bewijsstukken en beoordelingen.

5. Besluit

Ongunstig type verslagen

  • Verslag preventief onderzoek

  • Verslag hercontrole

  • Ongunstig eindverslag

Gunstig type verslagen

  • Eindverslag

  • Eindverslag administratief onderzoek

Welke kotlabel documenten kan ik manueel aanmaken via de documentmodule?

Onder het nieuwe thema Procedure kotlabel vindt u volgende documenttypes om manueel aan te maken of op te laden:

Zie Documentmodule.