Hoe bekijk ik een overzicht van documenten voor een specifiek VLOK-item?

Omdat VLOK documenten koppelt aan VLOK-items (pand Elk bebouwd onroerend goed dat zowel het hoofdgebouw als de bijgebouwen omvat (= gebouwen die als 1 geheel beschouwd kunnen worden), met uitzondering van bedrijfsruimten. Een pand kan één of meerdere zelfstandige en/of niet-zelfstandige entiteiten bevatten met of zonder woonfunctie., entiteit Een entiteit is een deel van een pand. Er zijn 3 entiteitstypes: niet-woonfunctie (NWF), een niet-zelfstandige woning (NZW) en een zelfstandige woning (ZW). Zie voor uitgebreide definitie' Hoe voeg ik een nieuwe entiteit toe?', persoon, onderzoek, procedures, procedurestappen) is het eenvoudig om alle documenten voor een specifiek item overzichtelijk weer te geven.

Open vanop het gewenste item het overzicht met documenten.  VLOK toont in het overzicht alle documenten die gekoppeld zijn aan het specifieke item. bv. openen vanop een procedure toont alle documenten van die procedure.

Hoe open ik het documentenoverzicht en pas ik de weergave aan naar mijn eigen voorkeur?

1. Navigeer naar het item waar u de documenten van wilt bekijken of bewerken.

2. Klik op Documenten overzicht via   

3. Klik op Weergave bewerken en selecteer de gewenste kolommen. U wijzigt de volgorde van de kolommen via de pijltjes.
   

   Standaard zijn alle kolommen zichtbaar.  VLOK bewaart uw wijzigingen op gebruikersniveau zodat VLOK dezelfde weergave toont bij het opnieuw openen van het overzicht over uw verschillende organisaties heen.

Welke documenten kan ik zien?

VLOK opent het overzicht aan de linkerkant en toont de documenten op basis van organisatie en filter.

Op basis van uw organisatie

U kunt alle documenten zien binnen de eigen organisatie en de ondertekende, opgeladen of ingetrokken documenten van andere organisaties als de zichtbaarheid dit toelaat.

Op basis van de filter en zoekveld

De locatie van waarop u het overzicht opent, bepaalt de standaardfilter.

U kunt de filter wijzigen:

1. Door op de trage filter te klikken, de filter aan te passen en dan Toon resultaten
   

   • Verwijder detailfilters via X detailfilters zoals bv. entiteit, procedure, deelprocedure, …  om meer documenten te zien.

   • Twee filters kunt u niet verwijderen: pand en persoon. Het is dus niet mogelijk om documenten weer te geven van verschillende panden of personen.

   • Filters toevoegen om het aantal documenten te beperken. Mogelijke extra filters indien geopend vanop het pand Entiteiten
     Onderzoeken
     Procedures
     Documenttype
     Status van het document
     Referte document
     Wijzigingsdatum  of vanop de persoon Pand
     Documenttype
     Status van het document
     Referte document
     Wijzigingsdatum.

2. Door via de snelle filters een specifiek thema, entiteit of procedure te selecteren.
   

Het zoekveld beperkt de documenten tot de gevonden zoekterm in de VLOK documentnaam en de eigen naam.

Welke acties zijn mogelijk op de documenten?

Vanuit het overzicht met documenten kunt u het document:

• bekijken.  Als u een mail bekijkt in VLOK zelf maakt VLOK een pdf versie van de mail.

• bewerken, zie Hoe maak ik een nieuwe document aan?

• snel downloaden

Via de documentreferte van documenten van de eigen organisatie kunt u:

• de metadata aanpassen Zie Hoe bewerk ik de metadata van een document?

• het document vervangen Zie Hoe vervang ik een document?