Hoe wijs ik een verzoek af of zet ik een procedure stop?

Procerdure OO

Procedure CA

• Hoe wijs ik een verzoek af of zet ik een procedure stop?
• Rollen en rechten
• Stappen voor het afwijzen of stopzetten zelf
• Stappen voor het wijzigen van de datum afwijzing/stopzetting en de reden:
• Gevolgen:
• Welke documenten kan ik aanmaken / opladen die te maken hebben met het afwijzen?
• Hoe kan ik een afgesloten, stopgezette of afgewezen procedure OO of CA heractiveren?

Rollen en rechten

Rollen dossierbeheerder (gemeente) en dossierbeheerder woningkwaliteit (Wonen)  kunnen een verzoek afwijzen of een procedure stopzetten als:

• de hoofdprocedure niet reeds is afgewezen of stopgezet

• door de rollen:

• dossierbeheerder woningkwaliteit (Wonen)

• door dossierbeheerder (gemeente) onder volgende voorwaarden:

  • voor een procedure OO:

  • enkel indien ze is opgestart op initiatief van de burgemeester of belanghebbende

    • EN de procedure een verzoek bevat (dus niet indien opgestart door Wonen in Vlaanderen omwille van een beroep)

    • EN er nog geen ander advies aanwezig is dan ‘geen advies mogelijk’ of ‘woning voldoet’

    • EN er nog geen beslissing is

  • enkel voor de procedures CA Wie een woning in Vlaanderen verhuurt, moet ervoor zorgen dat deze volledig in orde is en voldoet aan bepaalde normen. Het conformiteitsattest (CA) is een officieel document dat de gemeente aflevert en dat aantoont dat uw woning aan de woningkwaliteitsnormen voldoet. In sommige gevallen kan ook Wonen in Vlaanderen een conformiteitsattest afleveren. Om na te gaan of een woning conform, veilig en gezond is, voert een woningcontroleur van de gemeente of van Wonen in Vlaanderen een conformiteitsonderzoek uit. Hij controleert de woning aan de hand van een technisch verslag.De woning krijgt een conformiteitsattest als ze niet ongeschikt of onbewoonbaar is en voldoende rookmelders heeft. die een gemeente kan opstarten (eerste aanleg/initiatief burgemeester)

Stappen voor het afwijzen of stopzetten zelf

1. Klik op de actie Verzoek afwijzen / procedure stopzetten via    via Pand Elk bebouwd onroerend goed dat zowel het hoofdgebouw als de bijgebouwen omvat (= gebouwen die als 1 geheel beschouwd kunnen worden), met uitzondering van bedrijfsruimten. Een pand kan één of meerdere zelfstandige en/of niet-zelfstandige entiteiten bevatten met of zonder woonfunctie. > Procedures > Detail

2. Selecteer de reden:

U kunt het verzoek afwijzen of de procedure stopzetten voor volgende redenen:

• Procedure OO 

  • Verzoek afwijzen (enkel beschikbaar voor dossierbeheerder (gemeente)  indien de procedure een verzoek van een belanghebbende bevat):

    • Verzoek niet aangetekend (onontvankelijk)

    • Verzoek niet gemotiveerd (ongegrond)

    • Verzoek ongegrond

    • Geen toegang tot de woning verkregen

  • Procedure stopzetten:

    • Foutieve registratie (dit is de enige reden de beschikbaar is voor dossierbeheerder woningkwaliteit (Wonen)  )

    • Gebreken weggewerkt

    • Op vraag van bewoner

• Procedure CA 

  • Verzoek afwijzen:

    • Verzoek onvolledig (enkel indien datum volledigheid is nog leeg)

    • Niet ontvankelijk (enkel voor dossierbeheerder woningkwaliteit (Wonen)  in CA 2^de opinie)

  • Procedure stopzetten:

    • Foutieve registratie

    • Op vraag van aanvrager

    • CA afgeleverd door de burgemeester

    • Toegang 2x geweigerd (enkel eerste aanleg of tweede opinie)
    • Toegang geweigerd (enkel bezwaar)
    • Beslissing andere procedure (enkel dossierbeheerder(gemeente)

Zie deze logica Door dossierbeheerder lokaal bestuur:
       * eerste aanleg dan verzoek afwijzen = Verzoek onvolledig      
       * eerste aanleg dan procedure stopzetten =
            Foutieve registratie
            Op vraag van aanvrager
       * initiatief burgemeester dan procedure stopzetten = Foutieve registratie  (automatisch aangeduid)

Door dossierbeheerder Wonen in Vlaanderen:
       * tweede opinie dan verzoek afwijzen = Verzoek onvolledig of Niet ontvankelijk
       * tweede opinie dan procedure stopzetten=
            Foutieve registratie
            Op vraag van aanvrager
            CA afgeleverd door burgemeester
       * CA na HS/SVK dan procedure stopzetten =
            Foutieve registratie
            Op vraag van aanvrager
 om te achterhalen welke reden al dan niet zichtbaar is afhankelijk van de rol van uitvoerder en de opstart van de procedure.

3. Vul de datum afwijzing/stopzetting in. 

4. Klik op opslaan.

Stappen voor het wijzigen van de datum afwijzing/stopzetting en de reden:

1. Navigeer naar Pand > Procedures > Detail

2. Wijzig de datum en/of de reden.  U kunt de redenen kiezen afhankelijk van uw rol en de manier waarop de procedure is opgestart (zie hierboven).

• VLOK houdt bij welke organisatie de procedure heeft afgewezen/stopgezet. U kunt de datum en reden enkel wijzigen als uw organisatie de procedure heeft afgewezen/stopgezet.

• Bij de afgewezen/stopgezette procedures van voor de release in maart 2019 kan nog iedereen dit aanpassen omdat VLOK de organisatie toen nog niet bijhield.

3. Sla op via  

Gevolgen:

• Hoofdprocedure:

• Status = Afgewezen of Stopgezet afhankelijk van de gekozen reden.

• Update van de datum afwijzing/stopzetting

• Update van de reden

• VLOK maakt volgende taken om andere betrokken organisaties te verwittigen:

1. Enkel in procedure OO:

   • taak 171 procedure stopgezet door LB toegekend aan rol dossierbeheerder woningkwaliteit (Wonen) gekoppeld aan pand en procedure, indien de actie uitgevoerd door dossierbeheerder (gemeente) en er reeds een taak gekoppeld is aan de HP toegekend aan Wonen

   • taak 172 procedure stopgezet door Wonen toegekend aan rol dossierbeheerder (gemeente) gekoppeld aan pand en procedure, indien uitgevoerd door dossierbeheerder woningkwaliteit (Wonen) en er reeds een taak is gekoppeld aan de HP toegekend aan LB

   • taak 195 stuur kennisgeving naar verzoeker toegekend aan rol dossierbeheerder (gemeente) gekoppeld aan pand en procedure indien de procedure is opgestart via een verzoek belanghebbende.

2. Zowel in procedure OO als CA:

   • taak 173 procedure stopgezet, onderzoek LB annuleren toegekend aan woningcontroleur (gemeente) en gekoppeld aan pand en procedure, indien er een openstaande taak voor woningcontroleur (gemeente)  voor de procedure is

   • taak 174 procedure stopgezet, onderzoek Wonen annuleren toegekend aan woningcontroleur (Wonen)  en gekpoppeld aan pand en procedure, indien er een openstaande taak voor woningcontroleur (Wonen), woningcontroleur + WI De Vlaamse Wooninspectie is onderdeel van de dienst Handhaving van het agentschap Wonen in Vlaanderen. De Vlaamse wooninspectie zorgt voor de strafrechtelijke handhaving van de woningkwaliteit. Zij treedt op tegen het verhuren van woningen met ernstige kwaliteitsproblemen, rekening houdend met vastgestelde prioriteiten. (Wonen)  of woningcontroleur + beroepen (Wonen)  voor de procedure is

• VLOK verstuurt een mail TO: <mailadres uit gebruikersparameters van gebruiker die onderzoek gevraagd heeft>
  Indien reden onderzoek :
  •          Subsidie-svk-woning
  •          Subsidie-svk-woning hercontrole
  •          Subsidie-svk-woning beroep
  •          SVK nieuwe inhuurname
  •          SVK nieuwe inhuurname hercontrole
  dan CC: <mailadres van SVK gekoppeld aan entiteit of pand>;<SVK-mailadres uit applicatieparameters>
  BCC:<vlok-mailadres>
  SUBJECT: VLOK: CA geweigerd voor pand <adres pand> met referte <externe referte>
  
  Beste,
  
  De procedure CA <referte procedure CA> werd stopgezet met reden <reden stopzetting>. Daarom wordt het CA geweigerd voor deze woning
  
  Met vriendelijke groeten
  Het Vlok-team
   naar het SVK Sociaal verhuurkantoor. Een Sociaal Verhuurkantoor (afgekort SVK) huurde woningen op de private woningmarkt om ze daarna tegen een redelijke huurprijs te verhuren aan woonbehoeftige gezinnen en alleenstaanden. Sinds eind juni 2023 vormen alle sociale huisvestingsmaatschappijen (SHM’s) en sociale verhuurkantoren (SVK’s) één woonactor met maar één speler per gemeente: de woonmaatschappij. Elke woonmaatschappij opereert in een uniek, niet-overlappend werkingsgebied. indien het gekoppelde onderzoek in de procedure CA een SVK onderzoek    Subsidie-svk-woning
  •          Subsidie-svk-woning hercontrole
  •          Subsidie-svk-woning beroep
  •          SVK nieuwe inhuurname
  •          SVK nieuwe inhuurname hercontrole
   betreft.

Sinds de release van midden juni 2019, stuurt VLOK geen mails meer indien de reden van stopzetting is foutieve registratie om verwarring te voorkomen. Het kan immers zijn dat de gebruiker toch nog een CA aflevert vanuit een andere , correcte procedure.

• VLOK brengt de uitvoerder van de actie op de hoogte via oranje melding:

• Indien taak 171 gemaakt: De procedure is stopgezet en Wonen in Vlaanderen is op de hoogte gebracht via een kennisgevingstaak

• Indien taak 172 gemaakt: De procedure is stopgezet en de gemeente is op de hoogte gebracht via een kennisgevingstaak

• Indien taak 173/174 is gemaakt: De procedure is stopgezet en de woningcontroleur is op de hoogte gebracht via een kennisgevingstaak

• Indien mail huursubsidie: De administratieve medewerker huursubsidie krijgt een mail over deze stopzetting

• Indien mail SVK: Het SVK krijgt een mail over deze stopzetting

• VLOK sluit alle andere open taken af die aan de procedure zijn gekoppeld en maakt geen vervolgtaken.

Welke documenten kan ik aanmaken / opladen die te maken hebben met het afwijzen?

Procedure OO 

Vanop de hoofdprocedure Pand > Procedures (OO) > Detail / verzoek kunt u DT004 afwijzing klacht via   aanmaken en/of opladen.

Procedure CA 

Vanop de hoofdprocedure Pand > Procedures (CA) > Detail / verzoek vindt u sjablonen voor afwijzing op DT 112 ontvangstbewijs vraag CA en DT 121 ontvangstbewijs vraag CA 2de opinie 

Hoe kan ik een afgesloten, stopgezette of afgewezen procedure OO of CA heractiveren?

Sinds de release van 03/24 kan de toepassingsbeheerder (Wonen) via een nieuwe actie procedures eenvoudig heractiveren.

Dit kan bijvoorbeeld nuttig zijn:

• in een procedure OO om alsnog:

  • een laattijdig ontvangen beroep te registreren of te laat ingediend beroep te registreren en onontvankelijk te verklaren.

  • een beslissing burgemeester mogelijk te maken na het verlopen van de beroepstermijn

  • ...

• in een procedure CA:

  • onterecht afgesloten wegens een vergissing

  • als u bent vergeten de weigering te versturen binnen de termijn

  • ...

In bovenstaande gevallen kunt u de toepassingsbeheerder (Wonen) vragen om de stopgezette/afgewezen of afgesloten procedure opnieuw te activeren.

Rollen een rechten

Enkel de toepassingsbeheerder (Wonen) kan procedures heractiveren.

Stappen om een procedure te heractiveren

1. Navigeer naar de afgesloten, stopgezette of afgewezen procedure OO of CA die u wilt activeren via Pand > Procedures > Afgesloten procedures > (klik op de referte)

2. Klik op de actie Procedure opnieuw actief zetten via  

   

3. Bevestig dat u zeker bent dat u deze procedure wilt activeren.

   Als de datum en reden stopzetting is ingevuld, kunt u in een procedure OO zelf aangeven of u deze wilt verwijderen.
   

Gevolgen van activeren van een procedure CA

• VLOK wijzigt de status van de procedure naar Gestart

• Indien de status deelprocedure niet gelijk is aan CA verstuurd, Advies verstuurd, Bevestiging verstuurd, Weigering verstuurd:

  • verwijdert VLOK de datum en reden stopzetting

  • wijzigt de status deelprocedure naar Te beoordelen

  • maakt volgende velden DatumBeslissing
    RedenWeigering
    DatumKennisgeving
    DatumAttest
    DatumAfgifteAttest
    DatumAttestGeldigTot
    DatumWeigering
    VoldoetRookmeldersVerplichtingen
    VoorHuisvestingStudenten
    VoorbehoudBrandweerattest
    RookmelderOpElkeBouwlaagVerplicht
    CaTekenenType
    Bezettingsnorm
    AttestType
    Studentenkamer
    GeldigheidstermijnCA
    SchendingVcro
    DatumBetekening leeg

  • verwijdert volgende gekoppelde documenten DT113 CA kamerwoning DT114 CA woning
    DT115 CA Seizoenarbeider
    DT140 weigeringsbeslissing CA ZW
    DT141 weigeringsbeslissing CA kamer
    DT143 weigeringsbeslissing CA SA
    DT600 CA Arbeidskrachten
    DT605 weigeringsbeslissing CA arbeidskrachten

Gevolgen van activeren van een procedure OO

• VLOK wijzigt de status van de procedure naar Gestart

• VLOK verwijdert de datum en reden stopzetting indien u dit hebt aangegeven