Hoe kan een indiener het dossier opvolgen via automatische communicatie?

De indiener is ofwel de aanvrager zelf of de vertegenwoordiger indien vertegenwoordiging HZR houder(s) zakelijk recht. Volgende rollen beschouwt VLOK als een houder zakelijk recht: volle eigenaar, vruchtgebruiker, opstalhouder, erfpachter..

De indiener kan zijn dossier opvolgen via:

• ontvangen e-mails (burger)

• het formulierenloket (burger en onderneming)

• Mijn burgerprofiel (burger)

• het E-loket ondernemers (onderneming)

De statussen, informatie en ontvangen e-mails zijn afhankelijk van de voortgang van de behandeling in VLOK door de dossierbeheerder. Een initiële aanvraag (die meerdere entiteiten Een entiteit is een deel van een pand. Er zijn 3 entiteitstypes: niet-woonfunctie (NWF), een niet-zelfstandige woning (NZW) en een zelfstandige woning (ZW). Zie voor uitgebreide definitie' Hoe voeg ik een nieuwe entiteit toe?' kan bevatten) splitst op naar verschillende dossiers (per entiteit) van zodra de dossierbeheerder een beslissing neemt over de entiteit.

Bij vertegenwoordiging van de HZR geldt het volgende:

• De vertegenwoordiger zal alle communicatie ontvangen en kan alle acties uitvoeren zoals een aanvrager zonder vertegenwoordiging. Zie:

  • Hoe kan een aanvrager zijn contactgegevens wijzigen en bijkomende info / documenten doorgeven?

  • Hoe kan een indiener het dossier opvolgen via automatische communicatie?

• De vertegenwoordigde HZR:

  • heeft in de verschillende loketten toegang tot de dossiers van entiteiten waar hij HZR van is.  Hij heeft geen toegang tot de overkoepelende aanvraag omdat deze entiteiten kan bevatten waar hij geen HZR van is.

  • kan zelf geen acties uitvoeren in het formulierenloket

  • zal onder bepaalde voorwaarden notificatiemails ontvangen voor zover ze een e-mailadres hebben opgegeven in Mijn burgerprofiel.  Zie Hoe informeert VLOK de niet indiener / houder zakelijk recht (HZR)?

Zie hieronder voor voorbeelden van automatische communicatie in de verschillende procedures.

• Hoe kan een indiener het dossier opvolgen via automatische communicatie?
  • Hoe open ik het overzicht in VLOK van alle automatische communicatie?
  • Aanvraag kotlabel: statussen en automatische communicatie
    • Overzicht
    • Formulierenloket (klant: burger en onderneming)
    • Mijn burgerprofiel (burger)
    • E-loket ondernemers (onderneming)
    • VLOK: status aanvraag (dossierbehandelaar)
  • Aanvraag conformiteitsattest: statussen en communicatie

Hoe open ik het overzicht in VLOK van alle automatische communicatie?

Om de dossierbeheerder (gemeente) te informeren over welke automatische communicatie is verstuurd, verzamelt VLOK de logginggegevens in een overzicht.

De dossierbeheerder (gemeente) opent het overzicht als volgt:

1. Open het detail van de aanvraag via de referte op het Aanvragenoverzicht

2. Klik op de tab Automatische communicatie
   

• VLOK toont alle automatische communicatie in chronologische volgorde.

• U kunt sorteren door te klikken op een kolomhoofd.

• Volgende bestemmingen zijn mogelijk:

  • Mail

  • WiV Formulierenloket

  • Burgerprofiel

  • Ondernemersloket

• Van zodra de dossierbeheerder een beslissing neemt over een entiteit splitst in het formulierenloket de initiële aanvraag, die meerdere entiteiten kan bevatten, op naar dossiers per entiteit. Klik op + om weer te geven welke dossiers zijn betrokken in de communicatie.

  Alle automatische communicatie voorafgegaan door een + is daarom communicatie over een specifiek dossier, onderdeel van de aanvraag maar niet over de overkoepelende aanvraag zelf.

Aanvraag kotlabel: statussen en automatische communicatie

Overzicht

Actie	Formulierenloket (aanvraag)	Formulierenloket (dossiers)	Mijn burgerprofiel / e-loket ondernemers (aanvraag)	Mijn burgerprofiel / e-loket ondernemers (dossier)	Kennisgevingsmail naar aanvrager
	Meerdere entiteiten mogelijk	Per entiteit
Na indienen via formulierenloket (klant)	Aanvraag verzonden / ingediend		/
Ontvangst in VLOK	Aanvraag verzonden / ingediend		Samenstelling - Ingediend		Ontvangstbevestiging
Vraag ontvangen voor extra info / documenten?	Status wijzigt niet. Actieknop wel zichtbaar.		Samenstelling - Dossier onvolledig Behandeling - Dossier onvolledig
Extra info / documenten opgeladen	Status wijzigt niet. Actieknop niet langer zichtbaar.
Aanvraag koppelen in procedure	In behandeling		Behandeling - In behandeling
Ontkoppelen aanvraag uit procedure	In behandeling		Behandeling - In behandeling
Kotlabel maken / weigeren (deelprocedure = 'Te beoordelen')	In behandeling	In behandeling	Behandeling - In behandeling	Behandeling - In behandeling
Kotlabel maken / weigeren (deelprocedure = Eindstatus)	In behandeling	Afgerond	Behandeling - In behandeling	Afgerond - Afgehandeld	Kennisgeving beslissing
Kotlabel maken / weigeren (hoofdprocedure = Afgerond)	Afgerond	Afgerond	Afgerond - Afgehandeld		Kennisgeving beslissing
Aanvraag stopzetten	Stopgezet	Geen dossier	Afgerond - Stopgezet		Kennisgeving stopzetting
Verval Vlaams kotlabel in een procedure met nog geen eindstatus	In behandeling of Afgerond	Stopgezet Vlaams kotlabel: Vervallen Gemeentelijke criteria: Stopgezet	Afgerond - Afgehandeld	Stopgezet	Kennisgeving stopzetting wegens verval

Formulierenloket (klant: burger en onderneming)

De klant navigeert naar het dashboard op https://formulieren-wonen.vlaanderen.be/#/

Een aanvraagt doorloopt volgende fases:

1. Zolang de aanvraag nog niet is verzonden bewaart het loket een voorlopige versie die u achteraf nog kan indienen via de actieknop 'Vraag kotlabel aan'
   

2. Aanvraag verzonden / ingediend
   

   • De aanvrager of vertegenwoordiger (indien vertegenwoordiging HZR) ontvangt een bevestigingsmail nadat VLOK de aanvraag heeft ontvangen:
     

     Komt overeen met VLOK > Automatische communicatie:
     

   • Klik op de aanvraag voor detail info:
     

   • Via het detail van de aanvraag kunt u opnieuw bekijken welke informatie u in de aanvraag hebt opgenomen:
     

   • De details van een kot zijn pas zichtbaar nadat de dossierbehandelaar een kotlabel aanmaakt of weigert voor het kot.
     

3. Dossier onvolledig

   Als een aanvraag onduidelijkheden bevat of als een document ontbreekt, kan de dossierbeheerder (gemeente) de burger / onderneming bijkomende info / documenten opvragen. Ze kunnen deze extra info doorgeven via een actie in het formulierenloket. Zie:

   • Hoe kan ik extra info en/of documenten opvragen bij de aanvrager?

   • Hoe geef ik bijkomende info / documenten door via het formulierenloket?

   VLOK > Automatische communicatie geeft als volgt weer:

   • Het opvragen van extra info:
     

   • Het annuleren van een vraag:
     

   • Het ontvangen van de extra info:

     

4. In behandeling - nog geen beslissing

   De aanvrager ontvangt geen kennisgevingsmail.

   De status wijzigt wel naar In behandeling van zodra een dossierbehandelaar uw aanvraag koppelt aan een kotlabel procedure in VLOK
   
   

   Komt overeen met VLOK > Automatische communicatie:
   
   

5. In behandeling - beslissing in een deelprocedure zonder eindstatus:

   Maken / weigeren van kotlabels

   Van zodra de dossierbeheerder een beslissing neemt over een entiteit splitst in het formulierenloket de initiële aanvraag, die meerdere entiteiten kan bevatten, op naar dossiers per entiteit.

   

   • Een initiële aanvraag (meerdere entiteiten mogelijk) herkent u aan KLA in de referte

   • Een dossier (slechts 1 entiteit) herkent u aan KL in de referte

   Het detail van de initiële aanvraag bevat een overzicht van de al genomen beslissingen onder Behandelde koten:

   

   Klik op het dossier voor een detail van het dossier met een overzicht van de al genomen beslissing over de verschillende criteria.

   

   De status van:

   • het dossier is In behandeling zolang de deelprocedure in VLOK nog geen eindstatus heeft. Zie Overzicht deelprocedures voor de criteria voor het bereiken van een eindstatus.

   • de initiële aanvraag blijft In behandeling totdat alle deelprocedures in VLOK een eindstatus hebben. 

   De aanvrager ontvangt nog geen kennisgevingsmail.

   Het opsplitsen in dossiers komt overeen met VLOK > Automatische communicatie:
   

6. Afgerond

   • Als de deelprocedure in VLOK wijzigt naar een eindstatus:

     • wijzigt de status van het dossier naar Afgerond

     • de aanvrager of vertegenwoordiger (indien vertegenwoordiging HZR) ontvangt een kennisgevingsmail:

       

     • de niet indiener / HZR ontvangt een kennisgevingsmail indien een e-mailadres is gekend in het burgerprofiel:
       Zie Hoe informeert VLOK de niet indiener / houder zakelijk recht (HZR)?

       

     • Het detail van de initiële aanvraag bevat een overzicht van alle beslissingen onder Behandelde koten. De aanvraag zelf is niet zichtbaar voor de niet indiener / HZR.
       

       Klik op het dossier voor een detail van het dossier met een overzicht van de beslissing over de verschillende criteria. Het dossier is ook zichtbaar voor de HZR / niet indiener via de link in de kennisgevingsmail.

       

     • Bovenstaande komt overeen met VLOK > Automatische communicatie:
       

   • Als de hoofdprocedure in VLOK wijzigt naar eindstatus Afgerond wijzigt de status van de initiële aanvraag naar Afgerond en ontvangt de aanvrager een kennisgevingsmail:

     

     Komt overeen met VLOK > Automatische communicatie:

     

7. Bij verval Vlaamse kotlabel indien nog geen beslissing over gemeentelijke criteria:

   • wijzigt de status van het dossier naar Stopgezet. Zie Hoe vervalt een kotlabel (afwijkingen tov andere bewijsstukken)?

     

   • de aanvrager of vertegenwoordiger (indien vertegenwoordiging HZR) ontvangt een kennisgevingsmail:

     

   • Komt overeen met VLOK > Automatische communicatie:

     

8. Stopzetting van de aanvraag. Zie Stopzetten hoofdprocedure

   • De status van de aanvraag wijzigt naar Stopgezet

     • in VLOK kan ze niet langer gekoppeld worden in een procedure.

     • in het formulierenloket informeert ze de klant met volgende rode melding:

       

   • De aanvrager krijgt een kennisgevingsmail van stopzetting met vermelding van de reden.

     

   • Komt overeen met VLOK > Automatische communicatie:
     

Mijn burgerprofiel (burger)

Navigeer naar https://www.burgerprofiel.be/ en meld aan.

Het dossier doorloopt volgende fases:

1. Na de bevestigingsmail, ziet u onder de tab Aanvragen en dossiers een nieuwe lopende aanvraag kotlabel met status Samenstelling - Ingediend
   
   Komt overeen met VLOK > Automatische communicatie:

   

   Klik op de aanvraag voor een detail:
   

2. Van zodra de procedure start in VLOK, wijzigt de status naar Behandeling - In behandeling:

   

   Komt overeen met VLOK > Automatische communicatie:
   
   

   Via Naar uw dossier navigeert u naar het dossier in het formulierenloket.

3. Dossier onvolledig

   Als een aanvraag onduidelijkheden bevat of als een document ontbreekt, kan de dossierbeheerder (gemeente) de burger / onderneming bijkomende info / documenten opvragen. Ze kunnen deze extra info doorgeven via een actie in het formulierenloket. Zie:

   • Hoe kan ik extra info en/of documenten opvragen bij de aanvrager?

   • Hoe geef ik bijkomende info / documenten door via het formulierenloket?

   VLOK > Automatische communicatie geeft als volgt weer:

   • Het opvragen van extra info:
     

   • Het annuleren van een vraag:
     

   • Het ontvangen van de extra info:

     

4. Afgerond

• Als de deelprocedure in VLOK wijzigt naar een eindstatus, wijzigt de status van het dossier naar Afgerond
  
  

• Als de hoofdprocedure in VLOK wijzigt naar eindstatus Afgerond wijzigt de status van de initiële aanvraag naar Afgerond - Afgehandeld
  

• Komt overeen met VLOK > Automatische communicatie:

  

5. Stopgezet. Als de hoofdprocedure in VLOK wijzigt naar eindstatus Stopgezet wijzigt de status van de initiële aanvraag naar Afgerond - Stopgezet
   

   Komt overeen met VLOK > Automatische communicatie:
   

E-loket ondernemers (onderneming)

Navigeer naar https://www.e-loketondernemers.be/ en meld aan.

Het dossier doorloopt volgende fases:

1. Na de bevestigingsmail, ziet u onder de tab Aanvragen en dossiers een nieuwe lopende aanvraag kotlabel met status Samenstelling - Ingediend. Klik op de aanvraag voor een detail:
   

   
   

2. Van zodra de procedure start in VLOK, wijzigt de status naar Behandeling - In behandeling:

   

   Via Naar uw dossier navigeert u naar het dossier in het formulierenloket.

3. Dossier onvolledig

   Als een aanvraag onduidelijkheden bevat of als een document ontbreekt, kan de dossierbeheerder (gemeente) de burger / onderneming bijkomende info / documenten opvragen. Ze kunnen deze extra info doorgeven via een actie in het formulierenloket. Zie:

   • Hoe kan ik extra info en/of documenten opvragen bij de aanvrager?

   • Hoe geef ik bijkomende info / documenten door via het formulierenloket?

   VLOK > Automatische communicatie geeft als volgt weer:

   • Het opvragen van extra info:
     

   • Het annuleren van een vraag:
     

   • Het ontvangen van de extra info:

     

4. Afgerond

• Als de deelprocedure in VLOK wijzigt naar een eindstatus, wijzigt de status van het dossier naar Afgerond
  
  

• Als de hoofdprocedure in VLOK wijzigt naar eindstatus Afgerond wijzigt de status van de initiële aanvraag naar Afgerond - Afgehandeld
  

5. Bij verval Vlaamse kotlabel indien nog geen beslissing over gemeentelijke criteria wijzigt de status van het dossier naar Stopgezet.

   

6. Stopgezet Als de hoofdprocedure in VLOK wijzigt naar eindstatus Afgerond wijzigt de status van de initiële aanvraag naar Afgerond - Stopgezet
   

VLOK: status aanvraag (dossierbehandelaar)

Zie Hoe behandel ik een aanvraag via het formulierenloket?

De aanvragen doorlopen in VLOK volgende statussen:

1. Nieuw ontvangen aanvragen krijgen de status nieuw. 
   
   VLOK verstuurt automatisch een bevestigingsmail en maakt een dossier aan in Mijn burgerprofiel of het e-loket ondernemers.

2. Na het koppelen van de aanvraag in een procedure wijzigt de status naar Procedure gestart. Zie Hoe (ont)koppel ik een aanvraag uit het formulierenloket aan een procedure?
   U kunt eenvoudig navigeren tussen aanvraag en procedure via de gekoppelde linken:
   
   

3. Als u de aanvraag ontkoppelt uit de procedure:

   • de aanvraag krijgt in VLOK opnieuw de status 'Nieuw'.

   • de aanvrager wordt niet op de hoogte gebracht van deze wijziging. De status in het formulierenloket blijft 'In behandeling'.

   • VLOK verwijdert automatisch de overgenomen documenten/bewijsstukken uit de aanvraag

4. Afgerond

   Als de hoofdprocedure in VLOK wijzigt naar eindstatus Afgerond wijzigt de status van de aanvraag ook naar Afgerond

5. Stopgezet

   Als u de aanvraag in VLOK zelf of de procedure waaraan de aanvraag is gekoppeld, stopzet, wijzigt de status van de aanvraag naar Stopgezet

Aanvraag conformiteitsattest: statussen en communicatie

In opmaak