Hoe informeert VLOK de niet indiener / houder zakelijk recht (HZR) of bewoner?

Een HZR houder(s) zakelijk recht. Volgende rollen beschouwt VLOK als een houder zakelijk recht: volle eigenaar, vruchtgebruiker, opstalhouder, erfpachter. / bewoner kan als niet indiener onder bepaalde voorwaarden toch automatische communicatie ontvangen op twee manieren:

In de aanvraag heeft de indiener de HZR / bewoner opgegeven als vertegenwoordigde.
De HZR heeft de aanvraag niet zelf ingediend, is niet opgegeven als vertegenwoordigde maar is door de dossierbeheerder (gemeente) in VLOK wel gekoppeld als een betrokkene met een actieve rol van HZR

De automatische communicatie is:

een automatische kennisgevingsmail met informatie over de beslissing kotlabel / conformiteitsattest Wie een woning in Vlaanderen verhuurt, moet ervoor zorgen dat deze volledig in orde is en voldoet aan bepaalde normen. Het conformiteitsattest (CA) is een officieel document dat de gemeente aflevert en dat aantoont dat uw woning aan de woningkwaliteitsnormen voldoet. In sommige gevallen kan ook Wonen in Vlaanderen een conformiteitsattest afleveren. Om na te gaan of een woning conform, veilig en gezond is, voert een woningcontroleur van de gemeente of van Wonen in Vlaanderen een conformiteitsonderzoek uit. Hij controleert de woning aan de hand van een technisch verslag.De woning krijgt een conformiteitsattest als ze niet ongeschikt of onbewoonbaar is en voldoende rookmelders heeft.. Om technische redenen ontvangen enkel de natuurlijke persoon deze mail en niet de rechtspersoon.
toegang tot de dossiers van zodra een beslissing per entiteit Een entiteit is een deel van een pand. Er zijn 3 entiteitstypes: niet-woonfunctie (NWF), een niet-zelfstandige woning (NZW) en een zelfstandige woning (ZW). Zie voor uitgebreide definitie' Hoe voeg ik een nieuwe entiteit toe?' maar geen toegang tot de overkoepelende aanvraag. Deze toegang is zowel beschikbaar voor natuurlijke als rechtspersonen.

Om foutieve informatie te vermijden, zal VLOK de dossierbeheerder tijdens het aanmaken / weigeren van het kotlabel / conformiteitsattest in een tweede stap informeren wie de automatische notificatiemail zal ontvangen zodat de dossierbeheerder nog info van betrokkenen kan wijzigen indien nodig.

Wanneer ontvangt de niet indiener / HZR of bewoner een notificatiemail?

Alle actuele houders zakelijk recht houder(s) zakelijk recht. Volgende rollen beschouwt VLOK als een houder zakelijk recht: volle eigenaar, vruchtgebruiker, opstalhouder, erfpachter. (HZR) / bewoners van een entiteit ontvangen volgende kennisgevingsmail onder volgende voorwaarde:

de HZR / bewoner is een natuurlijke persoon en geen rechtspersoon
de HZR is actief gekoppeld aan de entiteit in VLOK met een van de volgende rollen volle eigenaar, vruchtgebruiker, opstalhouder, erfpachter
de HZR / bewoner heeft een e-mailadres opgegeven in Mijn burgerprofiel > Profiel > Contactvoorkeuren
de HZR / bewoner heeft de aanvraag niet zelf ingediend in het formulierenloket.
De HZR / bewoner kan wel aanvrager zijn voor een aanvraag niet zelf ingediend als de indiener hen heeft opgegeven als vertegenwoordigde. Zie Aanvraag door een vertegenwoordiger van de houder zakelijk recht (HZR) of bewoner
Op het moment dat de dossierbeheerder in VLOK:
- Procedure kotlabel: een kotlabel aanmaakt of weigert in een deelprocedure die een eindstatus bereikt. Zie Hoe maak of weiger ik een kotlabel en eventueel het bewijsstuk 'Gemeentelijke criteria studentenhuisvesting'?
- Procedure conformiteitsattest: een beslissing neemt over een entiteit in een deelprocedure die een eindstatus bereikt en deze beslissing verstuurt naar Wonen in Vlaanderen. Zie Hoe geef ik een ondertekend CA / CA weigering / CA bevestiging ter kennis aan betrokkenen?

Voorbeelden kennisgevingsmails in procedure kotlabel:

Voorbeelden kennisgevingsmails bewoner in procedure conformiteitsattest:

Voorbeelden kennisgevingsmails HZR in procedure conformiteitsattest:

De niet indiener / HZR of bewoner heeft ook toegang tot het dossier in het:

formulierenloket: de toegang is beperkt tot de dossiers waarvoor hij is gekoppeld in VLOK als HZR. Daarom heeft hij geen toegang tot de aanvraag zelf en kan hij niet terug navigeren vanuit het dossier naar de aanvraag:
Mijn burgerprofiel

De status van het dossier wijzigt naar Afgerond

Bovenstaande komt overeen met VLOK > Automatische communicatie:

Hoe beheert de burger zijn contactvoorkeuren in Mijn burgerprofiel?

Een niet aanvrager / HZR of bewoner kan pas een notificatiemail ontvangen als hij/zij een e-mailadres heeft opgegeven in de contactvoorkeuren op Mijn burgerprofiel:

Navigeer naar Mijn burgerprofiel > Profiel > Contactvoorkeuren
Kies of u het e-mailadres wil toevoegen voor alle dienstverleningen samen of dat u het adres wil toevoegen voor specifieke diensten: 'Kotlabel' en/of 'Conformiteitsattest'
Voeg een nieuw e-mailadres toe of wijzig een bestaand adres.
U ontvangt een e-mail om het nieuwe adres te bevestigen:
Bevestig via de link