Hoe geef ik een ondertekend CA / CA weigering / CA bevestiging ter kennis aan betrokkenen?

 

Pas na het ter kennis geven zal VLOK het dataobject CA Wie een woning in Vlaanderen verhuurt, moet ervoor zorgen dat deze volledig in orde is en voldoet aan bepaalde normen. Het conformiteitsattest (CA) is een officieel document dat de gemeente aflevert en dat aantoont dat uw woning aan de woningkwaliteitsnormen voldoet. In sommige gevallen kan ook Wonen in Vlaanderen een conformiteitsattest afleveren. Om na te gaan of een woning conform, veilig en gezond is, voert een woningcontroleur van de gemeente of van Wonen in Vlaanderen een conformiteitsonderzoek uit. Hij controleert de woning aan de hand van een technisch verslag.De woning krijgt een conformiteitsattest als ze niet ongeschikt of onbewoonbaar is en voldoende rookmelders heeft. effectief aanmaken en de gevolgen van een geldig CA uitvoeren.

 

Afhankelijk van wie het CA heeft aangevraagd en aangemaakt, kunt u het CA ter kennis geven via:

  1. Een actie in VLOK en taken op de werklijst aan:

    • Wonen in Vlaanderen

    • een gemeente die VLOK gebruikt

  2. Een actie in VLOK en een automatische mail aan:

    • een gemeente die VLOK niet gebruikt

    • de medewerker van de huursubsidie of WM die het gekoppelde onderzoek heeft aangevraagd

  3. Een actie in VLOK en automatische communicatie via het formulierenloket voor zover een aanvraag uit het formulierenloket is gekoppeld aan de procedure:

    • aanvrager

    • andere betrokkenen

  4. Documenten in de documentmodule indien geen aanvraag uit het formulierenloket is gekoppeld:

    • aanvrager

    • andere betrokkenen

Ter kennisgeving via een actie in VLOK

Na ondertekening in VLOK van de CA / Weigeringsdocumenten / CA bevestiging door de burgemeester en algemeen directeur of door de gewestelijk ambtenaar krijgen de volgende rollen een taak 111 of 10 verwerk document en kunnen ze ter kennis geven via een actie in VLOK:

  • dossierbeheerder (gemeente)  aan Wonen in Vlaanderen in de procedures:

    • CA in waarschuwingsprocedure

    • CA in procedure OO

    • CA eerste aanleg

    • CA afgifte initiatief burgemeester na eerder onderzoek

  • dossierbeheerder woningkwaliteit (Wonen)  aan de gemeente die VLOK gebruiken in de procedures:

    • CA bezwaar afgifte/weigering/stilzitten

    • CA initiatief GA na eerder onderzoek

Om te vermijden dat de gemeente vergeet om de CA’s door te sturen naar Wonen, maakt VLOK per hoofdprocedure CA een taak 182 verstuur beslissing CA naar Wonen van zodra u een CA kunt doorsturen.

 

Stappen om resultaten te versturen via een actie in VLOK

U geeft ter kennis op volgende wijze:

  1. Navigeer via het detail van uw  taak naar de hoofdprocedure of (Pand Elk bebouwd onroerend goed dat zowel het hoofdgebouw als de bijgebouwen omvat (= gebouwen die als 1 geheel beschouwd kunnen worden), met uitzondering van bedrijfsruimten. Een pand kan één of meerdere zelfstandige en/of niet-zelfstandige entiteiten bevatten met of zonder woonfunctie. > Procedures (OO/CA) > Detail)  en llik op de actie Resultaten: Versturen naar WiV of gemeente of Beslissing/CA versturen naar WiV via   in de hoofdprocedure.

    De actie is enkel zichtbaar:

    • In procedure CA: voor de procedures gestart door de eigen organisatie indien minstens één deelprocedure de status CA/weigeringen/Bevestiging te versturen heeft.

    • In procedure OO: voor elke hoofdprocedure indien er deelprocedures zijn met status CA te versturen of er is minstens 1 beslissing met status Te versturen.

    De actie opent een wizard met 1 of 2 stappen:

    1. Controleer en wijzig indien nodig datum afgifte en/of datum weigering

      De (finale) datum ondertekening geldt als afgifte datum.

      • Indien digitaal ondertekend in VLOK, vult VLOK de datum automatisch in.

      • Indien manuele ondertekenflow, geeft u de datum zelf in. Dit kan voor alle attesten tegelijkertijd via het veld bovenaan de tabel. Als de datum verschillend is, geeft u de datum in voor elk attest afzonderlijk.

      Voor CA's met een geldigheidstermijn, berekent VLOK de datum geldigheid op basis van de afgiftedatum.

      Voor CA's met een uiterste geldigheidsdatum, geldt deze datum als datum geldigheid.

    2. Stap 2 is enkel zichtbaar indien een aanvraag uit het formulierenloket is gekoppeld in de procedure CA.  VLOK informeert wie een automatische kennisgevingsmail zal ontvangen.  

      • Controleer de gegevens.

      • Wijzig indien nodig

      • Bevestig uiteindelijk dat de gegevens correct zijn

      Mogelijke voorbeelden:

      Zie voor meer info:

    3. Klik op Voltooien of Verstuur resultaten.

Gevolgen van het versturen van de resultaten

  1. De hoofdprocedure krijgt de status Afgerond van zodra alle deelprocedures een eindstatus bereiken of de gekoppelde entiteit in de deelprocedure niet langer actief is (door vb. sloop of herindeling Als de structuur van een pand of de entiteiten wijzigt op het terrein, kunt u deze structuurwijziging ingeven in VLOK. Er zijn twee soorten herindelingen: 1. Herkwalificatie: indien de nieuwe entiteiten minstens een zelfstandige of niet zelfstandige woning bevatten 2. Herbestemming: indien de nieuwe goederen enkel een niet woonfunctie en of gemeenschappelijke ruimtes betreffen en dus geen woning. De manier van herindelen is voor beiden dezelfde, enkel de gevolgen verschillen.). Een afgeronde procedure blijft wel zichtbaar onder de tab Lopende procedures.

  2. Deelprocedure(s) .  

  3. Taken op werklijst.

    VLOK maakt taken op de Koppelingspictogram voor conceptenwerklijst:

    4. Indien kennisgeving door dossierbeheerder woningkwaliteit (Wonen) aan een gemeente die VLOK gebruikt:

    VLOK sluit volgende taken af:

    • taak 9 onderteken document

    • taak 10 verwerk document

    • taak 59 verwerk aanvraag CA

    • taak 66 verwerk heropend onderzoek

    • taak 77 termijn CA

    • taak 78 verwerk onderzoek CA

    • taak 106 verwerk onderzoek CA na stilzitten

    • taak 107 verwerk Onderzoek CA na weigering

    • taak 109 verwerk aanvraag CA 2de opinie

    • taak 110 onderteken document

    • taak 111 verwerk document

    • taak 130 verwerk heropend onderzoek LB

    • taak 140 onderteken document

    • taak 182 verstuur beslissing CA naar Wonen

    • taak 160 controleer uitvoering gebreken SVK

    • taak 161 controleer uitvoering gebreken SVK LB

    • taak 448 controleer uitvoering gebreken WM

    • taak 455 controleer uitvoering gebreken WM LB

  4. Automatisch verval indien onvergunde domiciliekamer

    Als een NZW is vastgesteld als onvergunde domiciliekamer (ODK) vervalt het CA automatisch, behalve indien de kamer reeds op VIVOO stond met opnamedatum < 01/01/2022 (overgangsregeling).

    • De reden van verval is 'onvergunde domiciliekamer'.

    • De datum verval is:

      • de datum attest indien de vaststelling gebeurt voor de datum van het attest.

      • de datum vaststelling indien de vaststelling gebeurt na de datum van het attest.  

        • Dit is bijvoorbeeld mogelijk in het uitzonderlijke geval dat de vaststelling gebeurt tijdens de flow voor het aanmaken van een CA, vooraleer het CA is verstuurd.

        • Indien de NZW op VIVOO staat zal VLOK alsnog de NZW schrappen en de gevolgen van een geldig CA uitvoeren (zie Wat zijn de gevolgen van een geldig CA?)

        • Bijvoorbeeld: Opname VIVOO = 5/1, datum attest = 20/01 en de vaststelling ODK = 21/01 voor het versturen van het CA op 22/01

    • VLOK geeft het verval ter kennis aan de instantie die het CA heeft uitgegeven met:

      • taak 421 verval CA onvergunde domiciliekamer LB toegekend aan de dossierbeheerder (gemeente)

      • taak 422 verval CA onvergunde domiciliekamer toegekend aan de dossierbeheerder woningkwaliteit (Wonen)

    • Zie voor meer info Hoe geef ik aan dat een kamer al dan niet een onvergunde domiciliekamer (ODK) is en wat zijn de gevolgen van een ODK?

  5. Automatische mail met het CA en de resultaten van het onderzoek.

    6. Indien CA ZW

    Subject: CA uitgereikt voor woning <adres entiteit> met referte <referte entiteit>

    To : (zie hierboven)

    BCC: VLOK-mailadres

     

    Bijlage: TV + CA

     

    Beste,

    Op basis van het onderzoek <referte onderzoek> van <datum onderzoek> werd een CA uitgereikt voor <adres entiteit - verdieping - locatie> voor maximaal <bezettingsnorm> bewoners.

     

    Met vriendelijke groeten,

     

    Het VLOK-team

    Indien Weigering ZW

    Subject: CA geweigerd voor woning <adres entiteit> met referte <referte entiteit>

    To: (zie hierboven)

    BCC: VLOK-mailadres

     

    Bijlage: TV + weigeringsbrief

     

    Beste,

     

    <indien reden weigering = OG Ongeschikt. Dit is een mogelijk resultaat voor een entiteit in een onderzoek, advies of beslissing van de burgemeester. of OG/OB Ongeschikt en onbewoonbaar. Dit is een mogelijk resultaat voor een entiteit in een onderzoek, advies of beslissing van de burgemeester.>Op basis van het onderzoek <referte onderzoek als link> van <datum onderzoek> werd het CA geweigerd voor <adres entiteit - verdieping - locatie> met reden <reden weigering>. Via de referte kan u het onderzoek bekijken als u toegang heeft tot VLOK.

    <indien reden weigering = 2xGT>De aanvraag voor de woning vervalt omdat de toegang tweemaal werd geweigerd.

    <indien reden weigering = WI> De Vlaamse Wooninspectie is onderdeel van de dienst Handhaving van het agentschap Wonen in Vlaanderen. De Vlaamse wooninspectie zorgt voor de strafrechtelijke handhaving van de woningkwaliteit. Zij treedt op tegen het verhuren van woningen met ernstige kwaliteitsproblemen, rekening houdend met vastgestelde prioriteiten.Er kan geen conformiteitsattest uitgereikt worden omdat de wooninspectie De Vlaamse Wooninspectie is onderdeel van de dienst Handhaving van het agentschap Wonen in Vlaanderen. De Vlaamse wooninspectie zorgt voor de strafrechtelijke handhaving van de woningkwaliteit. Zij treedt op tegen het verhuren van woningen met ernstige kwaliteitsproblemen, rekening houdend met vastgestelde prioriteiten. een dossier heeft opgestart maar nog geen beslissing genomen heeft over een herstelvordering.

    <indien reden weigering = WIHV>Er kan geen conformiteitsattest uitgereikt worden omdat de wooninspectie een herstelvordering heeft opgesteld voor de woning.

     

    Met vriendelijke groeten,

     

    Het VLOK-team

    Indien CA NZW

    Subject: CA uitgereikt voor pand <adres pand> met referte <referte pand>

    To: (zie hierboven)

    BCC: VLOK-mailadres

     

    Bijlage: CA

     

    Beste,

     

    Op basis van het onderzoek <referte onderzoek> van <datum onderzoek> werd een CA uitgereikt voor volgende kamers:

     

    Adres

    Datum attest

    Datum geldig tot

    Max. aantal bewoners

    Adres entiteit – verdieping - locatie

    Dd/mm/yyyy

    Dd/mm/yyyy

    x

     

    De bijhorende technische verslagen worden apart bezorgd.

     

    Met vriendelijke groeten,

     

    Het VLOK-team

      Indien weigering NZW

      Subject: CA geweigerd voor pand <adres pand> met referte <referte pand>

      To: (zie hierboven)

      BCC: VLOK-mailadres

       

      Bijlage: weigeringsbrief

       

      Beste,

       

      <indien minstens 1 kamer reden weigering = OG of OG/OB Onbewoonbaar. Dit is een mogelijk resultaat voor een entiteit in een onderzoek, advies of beslissing van de burgemeester.> Op basis van het onderzoek <referte onderzoek als link> van <datum onderzoek> werd het CA geweigerd voor volgende kamers:

      Adres entiteit – verdieping - locatie

      Dd/mm/yyyy

      		<reden weigering>

      De bijhorende technische verslagen worden apart bezorgd.

      Via de referte kan u het onderzoek bekijken als u toegang heeft tot VLOK.


      <indien minstens 1 kamer reden weigering = 2xGT> De aanvraag voor volgende kamers vervalt omdat de toegang tweemaal werd geweigerd.

      Adres entiteit – verdieping - locatie

      Dd/mm/yyyy

      		<reden weigering>


      <indien minstens 1 kamer reden = WI>       Voor volgende kamers kan er geen conformiteitsattest uitgereikt worden omdat de wooninspectie een dossier heeft opgestart maar nog geen beslissing genomen heeft over een herstelvordering.

      Adres entiteit – verdieping - locatie

      Dd/mm/yyyy

      		<reden weigering>

       

      <indien minstens 1 kamer reden weigering = WIHV> Voor volgende kamers kan er geen conformiteitsattest uitgereikt worden omdat de wooninspectie een herstelvordering heeft opgesteld voor de kamers.

      Adres entiteit – verdieping - locatie

      Dd/mm/yyyy

      		<reden weigering>

      <indien minstens 1 kamer reden weigering = ODK>Voor volgende kamers kan er kan geen conformiteitsattest uitgereikt worden omdat de kamers gebruikt worden als hoofdverblijfplaats en geen omgevingsvergunning hebben.

      Adres entiteit – verdieping - locatie

      Dd/mm/yyyy

      		<reden weigering>

       

      Met vriendelijke groeten,

       

      Het VLOK-team

    Indien bevestiging van het CA :

    Subject: Bevestiging van het CA uitgereikt voor woning <adres entiteit> met referte <referte entiteit>

    TO: (zie hierboven)

    BCC: VLOK-mailadres

    Bijlage: TV + bevestigingsdocument DT610 voor gemeente

    Beste,

    Op basis van het onderzoek <referte onderzoek> van <datum onderzoek> werd het eerder uitgereikte CA bevestigd voor <adres entiteit - verdieping - locatie> voor maximaal <bezettingsnorm> bewoners.

    Met vriendelijke groeten,

    Het VLOK-team

  6. Indien een aanvraag uit het formulierenloket is gekoppeld, verstuurt VLOK automatische communicatie via het formulierenloket.

    • Van zodra de dossierbeheerder een beslissing neemt over een entiteit, deze verstuurt naar Wonen in Vlaanderen of een bestaand CA koppelt, splitst in het formulierenloket de initiële aanvraag, die meerdere entiteiten kan bevatten, op naar dossiers per entiteit.

      • Een initiële aanvraag (meerdere entiteiten mogelijk) herkent u aan CAA in de referte

      • Een dossier (slechts 1 entiteit) herkent u aan CA in de referte

    • De status van:

      • het dossier is Afgerond omdat na een beslissing de deelprocedure een eindstatus verkrijgt.

      • de initiële aanvraag blijft In behandeling totdat alle deelprocedures in VLOK een eindstatus hebben. 

    • Kennisgevingsmails:

      • Het detail van de initiële aanvraag bevat een overzicht van de al genomen beslissingen onder Conformiteitsattest dossiers:

        • Klik op het dossier voor een detail van het dossier met een overzicht van de genomen beslissing. Voorbeelden:

          Het dossier is ook zichtbaar voor de HZR / niet indiener via de link in de kennisgevingsmail.

        • Onder Documenten en Downloads kunt u de technische verslagen en de CA's of weigeringsbeslissingen downloaden

    • Bovenstaande komt overeen met VLOK > Automatische communicatie:

    • Het opsplitsen in dossiers kunt u erkennen aan + in VLOK > Automatische communicatie:

Ter kennisgeving via documenten aan de verzoeker en andere betrokkenen

  1. Navigeer naar het detail van deelprocedure CA/OO op de entiteit door te klikken op de referte van de deelprocedure.

  2. Maak de gewenste documenten aan via

DT117 melding toekenning CA

DT118 melding weigering CA
DT608 melding toekenning CA bezwaar
DT609 melding weigering CA bezwaar
DT611 kennisgeving advies na CA bezwaar (in procedure OO)

DT122 melding toekenning CA 2e opinie - uitgefaseerd

DT123 melding weigering CA 2e opinie - uitgefaseerd

  • Kies het correcte sjabloon afhankelijk van het type beslissing en de manier van ondertekenen:

  • Wijzig naar wens

Zie Hoe maak ik een nieuwe document aan?