Hoe behandel ik een aanvraag via het formulierenloket?

Hoe ben ik op de hoogte van nieuwe aanvragen voor mijn organisatie?

Er zijn drie manieren om te weten dat u een nieuwe aanvraag moet behandelen:

  1. U kunt zelf manueel nieuwe aanvragen checken via het Aanvragenoverzicht

  2. Als een andere gebruiker een aanvraag aan u toekent of als de aanvrager antwoordt op uw vraag voor bijkomende informatie, kunt u een individuele notficatiemail ontvangen als u dit hebt aangezet via Mijn account. 

    Zie Mijn account beheren

  3. Een gemeente en/of IGS kan dagelijkse notificatiemails ontvangen met een overzicht van alle nieuwe aanvragen en antwoorden op vragen voor extra informatie.

    VLOK verstuurt deze mails naar het e-mailadres dat de toepassingsbeheerder (gemeente) ingeeft bij de VLOK parameters / Organisatiegegevens:

    1. Navigeer via uw naam rechtsboven > Mijn organisaties > (klik op het gewenste lokaal bestuur of IGS) > VLOK parameters (gemeente) of Organisatiegegevens (IGS)

    2. Vul het e-mail adres in voor het aanvragenoverzicht en sla op via

    De e-mail bevat alle nieuwe aanvragen aan de gemeente of binnen het werkgebied van het IGS met status nieuw en nog niet gekoppeld aan een gebruiker.

    Zie OverzichtAanvragenTask

Aanvragenoverzicht

  • Enkel de dossierbeheerder (gemeente) kan (voorlopig) het overzicht openen.

  • Open Aanvragen via één van de volgende twee manieren:

  • Het overzicht toont alle aanvragen voor de gemeenten van het werkgebied van de gebruiker.  Zie Werkgebied lokale besturen

  •  U kunt de aanvragen filteren via volgende filters:

    • De externe referte verwijst naar de referte van het formulierenloket
    • De filter Datum antwoord van verwijst naar een antwoord op een vraag van de dossierbeheerder voor extra informatie.  Als deze een datum bevat, dan filter VLOK alle aanvragen waarbij het antwoord op de laatste vraag voor extra info gelijk of nieuwer is aan deze datum. Een aanvraag waarvoor voor de recentste vraag geen antwoord is, wordt niet getoond.
    • U kunt voorlopig geen filters opslaan, een standaardfilter instellen of exporteren naar Excel zoals bij Mijn werklijst.

  • Open het detail door te klikken op de referte.

Hoe ken ik een aanvraag toe aan een specifieke gebruiker?

  1. Open het detail van de aanvraag via de referte op het aanvragenoverzicht.

  2. Selecteer de gewenste gebruiker of maak leeg en sla op via

    VLOK toont enkel de gebruikers met de rol waaraan de aanvraag is toegekend. De aanvragen zijn toegekend aan volgende rollen:

    • Kotlabel: rol dossierbeheerder (gemeente)

Als toegekende gebruiker dit heeft aangezet in Mijn account ontvangt deze een individuele notficatiemail.


Zie Mijn account beheren

Hoe kan ik extra info en/of documenten opvragen bij de aanvrager?

Als een aanvraag onduidelijkheden bevat of als een document ontbreekt, kunt u deze via een actie in VLOK via het formulierenloket nog opvragen bij de aanvrager.

Opvragen van bijkomende info / documenten

Als de aanvraag nog niet is afgerond, stopgezet en geen open vraag voor extra info bevat, kunt u een vraag stellen aan de aanvrager.  Een openstaande vraagt kunt u annuleren, zodat u alsnog een nieuwe vraag kunt stellen.

U vraagt extra info op als volgt:

  1. Open het detail van de aanvraag via de referte op het aanvragenoverzicht.

  2. Klik op de actie Extra info opvragen via

    • De actie is enkel zichtbaar bij status van de aanvraag Nieuw of Procedure gestart.

    • Het formulierenloket kan maximum 1 vraag tegelijkertijd behandelen. Als de aanvraag al een open vraag voor bijkomende info bevat, krijg u volgende melding:

  3. Stel uw vraag en geef aan of u enkel een tekst antwoord wenst en/of bijkomende documenten wil ontvangen.  Klik op Vraag extra info

    • Als u meerdere vragen hebt, kan u deze bundelen als 1 vraag.

    • Als u verschillende types documenten verwacht als antwoord, kunt u 'Andere' kiezen als type document en bij omschrijving vermelden welke documenten u verwacht.

U kunt uw vraag en het eventuele antwoord opvolgen onder de nieuwe sectie Vragen extra informatie op het detail van de aanvraag:

Hoe annuleer ik de vraag voor extra info / documenten?

Als u de informatie via een andere weg zou ontvangen, de vraag niet langer relevant is of u een andere vraag wilt stellen, kunt u een openstaande vraag annuleren.

Annulatie is mogelijk voor aanvragen kotlabel met status Nieuw of Procedure gestart

U annuleert als volgt:

  1. Open het detail van de aanvraag via de referte op het aanvragenoverzicht

  2. In de sectie Vragen extra informatie klikt u op de knop Vraag annuleren:

    De knop is enkel zichtbaar in een openstaande vraag, dit wil zeggen als u nog geen antwoord heeft ontvangen.
  3. Geef de Reden annulatie op en klik op Annulatie versturen:

Gevolgen:

Hoe kan de aanvrager antwoorden?

Zie Hoe geef ik bijkomende info / documenten door via het formulierenloket?

Hoe weet u dat de aanvrager heeft geantwoord?

Er zijn drie manieren om te weten dat de aanvrager heeft geantwoord:

  1. U kunt zelf manueel nagaan of de datum antwoord al is ingevuld via de sectie Vragen extra informatie op het detail van een aanvraag in het Aanvragenoverzicht

  2. Als een andere gebruiker een aanvraag aan u toekent of als de aanvrager antwoordt op uw vraag voor bijkomende informatie, kunt u een individuele notficatiemail ontvangen als u dit hebt aangezet via Mijn account. 

    Zie Mijn account beheren

  3. Een gemeente en/of IGS kan dagelijkse notificatiemails ontvangen met een overzicht van alle nieuwe aanvragen en antwoorden op vragen voor extra informatie.

    VLOK verstuurt deze mails naar het e-mailadres dat de toepassingsbeheerder (gemeente) ingeeft bij de VLOK parameters / Organisatiegegevens:

    1. Navigeer via uw naam rechtsboven > Mijn organisaties > (klik op het gewenste lokaal bestuur of IGS) > VLOK parameters (gemeente) of Organisatiegegevens (IGS)

    2. Vul het e-mail adres in voor het aanvragenoverzicht en sla op via

    De e-mail bevat alle nieuwe aanvragen aan de gemeente of binnen het werkgebied van het IGS met status nieuw en nog niet gekoppeld aan een gebruiker.

    Zie OverzichtAanvragenTask

Hoe kan u het antwoord verwerken?

Klik op de vraag om het antwoord te bekijken.

Nieuwe documenten, vindt u terug onder de sectie documenten waar u ze kan toevoegen als een document of bewijsstuk. Zie Hoe neem ik documenten uit de aanvraag over in VLOK?

Hoe maak ik de goederen aan zoals vermeld in de aanvraag?

  1. Open het detail van de aanvraag via de referte op het aanvragenoverzicht.

  2. Klik op Adres om de gegevens van het pand Elk bebouwd onroerend goed dat zowel het hoofdgebouw als de bijgebouwen omvat (= gebouwen die als 1 geheel beschouwd kunnen worden), met uitzondering van bedrijfsruimten. Een pand kan één of meerdere zelfstandige en/of niet-zelfstandige entiteiten bevatten met of zonder woonfunctie. en de eventuele entiteiten Een entiteit is een deel van een pand. Er zijn 3 entiteitstypes: niet-woonfunctie (NWF), een niet-zelfstandige woning (NZW) en een zelfstandige woning (ZW). Zie voor uitgebreide definitie' Hoe voeg ik een nieuwe entiteit toe?' uit de aanvraag te bekijken.

  3. Zoek via Adres of adresID, gebouwID, gebouweenheidID of het pand /de entiteit al bestaat in VLOK.  Zie Hoe zoek ik bestaande goederen (pand, entiteit), onderzoeken en procedures?

  4. Als de goederen nog niet bestaat, maakt u ze aan.  Zie Hoe voeg ik een nieuw pand toe? en Hoe voeg ik een nieuwe entiteit toe?

Hoe koppel ik de betrokkenen uit de aanvraag aan de entiteiten?

  1. Open het detail van de aanvraag via de referte op het aanvragenoverzicht.

  2. Klik op Indiener om de gegevens van de betrokkenen uit de aanvraag te bekijken.

  3. Koppel de HZR houder(s) zakelijk recht. Volgende rollen beschouwt VLOK als een houder zakelijk recht: volle eigenaar, vruchtgebruiker, opstalhouder, erfpachter.'s en eventuele andere betrokkenen aan de entiteit(en). Zie Hoe voeg ik een betrokkene toe op een entiteit?

Hoe (ont)koppel ik een aanvraag uit het formulierenloket aan een procedure?

Als u aanvragen uit het formulierenloket koppelt in een procedure, zal het formulierenloket de aanvrager op de hoogte brengen van het verdere verloop van de procedure via notificaties. Zie Hoe kan een aanvrager zijn dossier verder opvolgen, contactgegevens wijzigen en bijkomende info / documenten doorgeven?

Kotlabel

Aanvragen (ont)koppelen

Onderstaande info is enkel voor lokale besturen die de digitale aanvraag van het kotlabel aanbieden via het formulierenloket. Zie Implementatie - Wat moet een lokaal bestuur doen om formulieren aan te bieden via het formulierenloket?

U kunt een aanvraag uit het formulierenloket koppelen op twee manieren:

  1. ofwel bij de opstart van een procedure. Zie Hoe start en stop ik een procedure kotlabel?

  2. ofwel via de tab Aanvraag op een lopende procedure kotlabel

    1. Navigeer naar Pand > Procedures > (klik op de referte van de procedure) > Aanvraag

    2. Start de actie Aanvraag uit Wonen in Vlaanderen formulierenloket koppelen via . De actie is enkel zichtbaar indien nog geen aanvraag is gekoppeld en nog geen bewijsstuk kotlabel is aangemaakt.

      • VLOK toont alle nieuwe aanvragen van het lokaal bestuur die nog niet zijn gekoppeld in een procedure.

      • Indien een aanvraag is geopend aan de linkerkant die in aanmerking komt, selecteert VLOK deze automatisch.

    VLOK:

    •  koppelt de aanvraag

    • de status van de aanvraag wijzigt naar Procedure gestart

    Het formulierenloket:

    • wijzigt de status van de aanvraag naar Aanvraag ingediend / verzonden

    • verstuurt een ontvangstbevestiging via mail naar de aanvrager

    Zie voor de volledige flow: Hoe kan een aanvrager zijn dossier verder opvolgen, contactgegevens wijzigen en bijkomende info / documenten doorgeven?

U kunt een gekoppelde aanvraag ontkoppelen via een gelijkaardige actie op de tab Aanvraag zolang de procedure lopende is en er nog geen bewijsstuk kotlabel is aangemaakt.

  • de aanvraag krijgt in VLOK opnieuw de status 'Nieuw'.

  • de aanvrager wordt niet op de hoogte gebracht van deze wijziging. De status in het formulierenloket blijft 'In behandeling'.

  • VLOK verwijdert automatisch de overgenomen documenten/bewijsstukken uit de aanvraag

Aanvrager (ont)koppelen

Als de procedure geen aanvraag uit het formulierenloket bevat en niet is opgestart op eigen initiatief, kunt u een nieuwe aanvrager koppelen of een bestaande aanvrager ontkoppelen.  De aanvraag kan maximaal 1 aanvrager bevatten.

U koppelt een aanvrager als volgt:

  1. Navigeer naar Pand > Procedures > (klik op de referte van de procedure) > Aanvraag

  2. Start de actie Aanvrager koppelen via . VLOK toont een lijst met alle betrokkenen op de entiteiten met rollen HZR, Verhuurder, Syndicus die nog niet zijn gekoppeld in de procedure.

    • U kunt maximaal 1 aanvrager koppelen.

    • Als de aanvraag al een aanvrager bevat, zal VLOK deze vervangen door de nieuwe geselecteerde aanvrager en alle entiteiten verwijderen waar de nieuwe aanvrager geen rol voor heeft.

U ontkoppelt een aanvrager via X naast de aanvrager:

Dit is mogelijk zolang nog geen enkele deelprocedure een kotlabel bevat.

Door een aanvrager te ontkoppelen, zal VLOK alle gekoppelde entiteiten en beoordelingen verwijderen.

Hoe neem ik documenten uit de aanvraag over in VLOK?

  1. Open het detail van de aanvraag via de referte op het aanvragenoverzicht.

  2. Klik op Documenten voor een overzicht van alle door de aanvrager opgeladen documenten.

  3. Klik op het document om het te bekijken. U kunt het document sluiten via X om terug te keren naar het overzicht. Vanaf 17/03/2025 ondersteunt VLOK ook foto-bestanden (.png, .jpg):

    VLOK zal:

    • de foto's converteren naar een .pdf bestand

    • als de foto's te groot zijn verkleint VLOK ze tot A4 formaat. 

    • de pdf volgt de staande of liggende eigenschap van de foto afhankelijk van de breedte

  4. U kunt via de actie Document uit aanvraag overnemen via het document in VLOK bewaren en koppelen als documenttype of bewijsstuk.

    Dit is enkel mogelijk indien de aanvraag nog niet overgenomen documenten bevat en ze is gekoppeld aan een procedure.

    Als u een reeds overgenomen document opnieuw wil overnemen kan dat na het verwijderen van het gekoppelde document of bewijsstuk.

    VLOK opent een wizard met 4 stappen:

    1. Stap 1: selecteer de gewenste documenten.

      • VLOK toont alle documenten uit de aanvraag die nog niet zijn overgenomen

      • U kunt meerdere documenten selecteren als u ze wilt samenvoegen tot 1 document. U kunt de volgorde wijzigen via de pijltjes:

    2. Stap 2: bepaal of u het wil overnemen in VLOK als:

    3. Stap 3: definieer de algemene informatie van het document of bewijsstuk

    4. Stap 4: selecteer de gewenste koppelingen en klik Voltooien. 

    • Document

      • VLOK koppelt automatisch het pand en de procedure en toont de andere mogelijke koppelingen zoals geconfigureerd voor het geselecteerde documenttype. Zie Welke documenttypes zijn er allemaal en hoe zijn ze geconfigureerd?

      • U kunt het document snel bekijken via de link in de aanvraag of terug vinden in de documentmodule via de normale weg:

      • Als u het document uit de documentmodule zou verwijderen, zal VLOK ook de link op de aanvraag verwijderen.

    • bewijsstuk

      • Selecteer of u het bewijsstuk wil koppelen aan het volledige pand of 1 of meer entiteiten

      • U kunt het bewijsstuk snel bekijken via de link in de aanvraag:

      • Als u het bewijsstuk zou verwijderen via x in het overzicht van de bewijsstukken, zal VLOK ook de link op de aanvraag verwijderen. Zo kan u het document opnieuw overnemen met eventueel andere parameters.

Hoe zet ik een aanvraag stop?

Het kan gebeuren dat een burger een aanvraag deed die niet correct is, of waar hij bijvoorbeeld niet voor gemachtigd is. In die gevallen kan de dossierbeheerder een aanvraag stopzetten.

Stopzetten van een aanvraag via haar detail

Als de aanvraag nog niet is gekoppeld in een hoofdprocedure, kunt u de aanvraag zelf stopzetten via een actie.

  1. Open het detail van de aanvraag via de referte op het aanvragenoverzicht.

  2. Klik op de actie Aanvraag stopzetten via

    De actie is enkel zichtbaar indien de status van de aanvraag Nieuw is en de aanvraag dus nog niet is gekoppeld in een procedure.

  3. Selecteer de reden en datum stopzetting en klik op Stopzetten

  4. Omdat de actie definitief is, moet de gebruiker nogmaals bevestigen via Ja:

Stopzetten van een aanvraag via een gekpopelde hoofdprocedure

Als de aanvraag wel is gekoppeld in een hoofdprocedure, zal het stopzetten van de procedure ook de aanvraag stopzetten. Zie Stopzetten hoofdprocedure

Het stopzetten van een deelprocedure heeft geen gevolgen voor aanvragen in het formulierenloket.

Gevolgen van het stopzetten van een aanvraag

  • De status van de aanvraag wijzigt naar Stopgezet

    • in VLOK kan ze niet langer gekoppeld worden in een procedure.

    • in het formulierenloket informeert ze de klant met volgende rode melding:

  • De aanvrager krijgt een kennisgevingsmail van stopzetting met vermelding van de reden.