Bewijsstukken

Bewijsstukken is de nieuwe functionaliteit om labels, vergunningen, attesten en certificaten in VLOK op te laden en te beheren. U kunt bewijsstukken manueel opladen of via een actie in een procedure.

In een eerste fase kunt u enkel bewijsstukken selecteren uit een voorgedefinieerde lijst. In een latere fase zal de toepassingsbeheerder van uw organisatie zelf nieuwe bewijsstuktypes kunnen toevoegen.

De aanleiding voor deze nieuwe functionaliteit is de nieuwe woningkwaliteitsvergunning voor de arbeidskrachten.

 

Waar vind ik de bewijsstukken?

Alle gebruikers kunnen de bewijsstukken bekijken onder Pand Elk bebouwd onroerend goed dat zowel het hoofdgebouw als de bijgebouwen omvat (= gebouwen die als 1 geheel beschouwd kunnen worden), met uitzondering van bedrijfsruimten. Een pand kan één of meerdere zelfstandige en/of niet-zelfstandige entiteiten bevatten met of zonder woonfunctie./Entiteit Een entiteit is een deel van een pand. Er zijn 3 entiteitstypes: niet-woonfunctie (NWF), een niet-zelfstandige woning (NZW) en een zelfstandige woning (ZW). Zie voor uitgebreide definitie' Hoe voeg ik een nieuwe entiteit toe?' > Bewijsstukken

De tab Bewijsstukken vervangt sinds 05/23 de vroegere tab CA Wie een woning in Vlaanderen verhuurt, moet ervoor zorgen dat deze volledig in orde is en voldoet aan bepaalde normen. Het conformiteitsattest (CA) is een officieel document dat de gemeente aflevert en dat aantoont dat uw woning aan de woningkwaliteitsnormen voldoet. In sommige gevallen kan ook Wonen in Vlaanderen een conformiteitsattest afleveren. Om na te gaan of een woning conform, veilig en gezond is, voert een woningcontroleur van de gemeente of van Wonen in Vlaanderen een conformiteitsonderzoek uit. Hij controleert de woning aan de hand van een technisch verslag.De woning krijgt een conformiteitsattest als ze niet ongeschikt of onbewoonbaar is en voldoende rookmelders heeft. omdat het CA een bewijsstuk is gebaseerd op de procedure CA.

De Actuele bewijsstukken bevatten de niet vervallen bewijsstukken en de Niet actuele bewijsstukken de vervallen.

  • Als een document gekoppeld is aan entiteit(en) kunt u klikken op om de gekoppelde entiteiten weer te geven.

  • Bekijk het document rechtstreeks via of via het Documenten overzicht in de documentmodule.

  • Klik op de referte van het bewijsstuk om het detail te openen. Het detail opent altijd onder Pand > Bewijsstukken zelfs indien geopend van op een Entiteit.
    Zoeken op de referte van het bewijsstuk opent onmiddellijk het detail.

Hoe voeg ik een bewijsstuk manueel toe?

Wie kan een bewijsstuk toevoegen?

Volgende rollen kunnen een bewijsstuk toevoegen:

  • woningcontroleur (gemeente)

  • dossierbeheerder (gemeente)

  • woningcontroleur (Wonen)

  • dossierbeheerder (Wonen)

  • woningcontroleur (PI)

Stappen om een bewijsstuk toe te voegen?

Navigeer naar Pand > Bewijsstukken en klik op de actie Bewijsstuk registreren via

VLOK opent een wizard met volgende drie stappen:

  1. Vul de velden in naar wens:

    • Datum bewijsstuk is verplicht en geeft aan vanaf wanneer het bewijsstuk geldig is. De vroegst mogelijke datum is 1/1/1962

    • Bewijsstuktype is verplicht.  VLOK toont voorlopig een vaste lijst van types die een gebruiker manueel kan toevoegen en die geldig zijn op de opgegeven datum. Als u een bewijsstuktype wil toevoegen, vraag het aan via de VLOK helpdesk. In een latere fase zal de toepassingsbeheerder van uw organisatie zelf nieuwe bewijsstuktypes kunnen definiëren.

      Sommige bewijsstuktypes zoals CA, kotlabel en vergunning arbeidskrachten kunt u enkel registreren via specifieke acties.  Zie Hoe voeg ik een bewijsstuk toe via een andere actie oa. in een procedure?

    • Datum geldig tot, Status en Referentie zijn niet verplicht.

  2. Koppel goederen:

    • ofwel aan het volledige pand

    • ofwel aan één of meerdere entiteiten.  VLOK toont een lijst met alle entiteiten zoals beschikbaar in VLOK. Als u nog geen entiteit hebt gekoppeld aan het pand, kunt u dit doen vooraleer de actie uit te voeren.  Zie Hoe voeg ik een nieuwe entiteit toe?

  3. Selecteer het bewijsstuk, laad het op en klik op Voltooien. De maximaal toegelaten bestandsgrootte is 11 MB.

VLOK registreert het bewijsstuk en bewaart het opgeladen document onder de naam PA23-000001_DT199 <Bewijsstuktype> zodat u het gemakkelijk terugvindt in het documenten overzicht.

De documenten zijn zichtbaar voor alle gebruikers.

Hoe voeg ik een bewijsstuk toe via een andere actie oa. in een procedure?

Bewijsstukken met extra functionaliteit in VLOK kunt u niet manueel toevoegen via de actie Bewijsstuk registreren. Ze zijn het resultaat van andere acties in VLOK.

Dit geldt bijvoorbeeld voor:

Hoe wijzig ik een bestaand bewijsstuk?

Wie kan welke bewijsstukken wijzigen?

Volgende rollen kunnen alle bewijsstukken gekoppeld aan de eigen gemeente wijzigen ongeacht welke organisatie ze heeft toegevoegd:

  • woningcontroleur (gemeente)

  • dossierbeheerder (gemeente)

Volgende rollen kunnen enkel de bewijsstukken wijzigen toegevoegd door de eigen organisatie:

  • woningcontroleur (Wonen)

  • woningcontroleur (PI)

  • dossierbeheerder (Wonen)

Vergunningen arbeidskrachten en kotlabels zijn niet wijzigbaar. U kunt ze enkel verwijderen.

Stappen om een bewijsstuk te wijzigen?

  1. Navigeer naar het detail van het bewijsstuk via (zoeken op) de referte.

  2. Wijzig de gewenste velden.

  3. Als u het gekoppelde bestand wilt wijzigen, selecteert u een ander bestand in uw verkenner, sleep en drop in de dropzone.  De maximaal toegelaten bestandsgrootte is 11 MB.

  4. Klik op

Hoe wijzig ik de gekoppelde entiteiten aan een bestaand bewijsstuk?

Wie kan de gekoppelde entiteiten wijzigen?

Volgende gebruikers van de gemeente kunnen gekoppelde entiteiten wijzigen voor alle bewijsstukken van de eigen gemeente, ongeacht welke organisatie ze heeft toegevoegd:

  • woningcontroleur (gemeente)

  • dossierbeheerder (gemeente)

Volgende gebruikers van Wonen in Vlaanderen en de keuringsinstellingen kunnen enkel de entiteiten wijzigen voor bewijsstukken die ze zelf hebben gemaakt.

  • woningcontroleur (Wonen)

  • woningcontroleur (PI)

  • dossierbeheerder (Wonen)

Voor vergunningen arbeidskrachten en kotlabels kunt u de koppelingen niet wijzigen.  

Stappen om gekoppelde entiteiten te wijzigen?

  1. Navigeer naar het detail van het bewijsstuk via de referte en klik op de actie Koppelingen beheren via

  2. VLOK toont de huidige koppelingen die u kunt wijzigen naar wens. Klik op Koppelen om uw wijzigingen te bewaren.

Verwittiging indien gekoppeld in kotlabelprocedure

Als het bewijsstuk is gekoppeld in een kotlabelprocedure, zal VLOK de gebruiker verwittigen en bevestiging vragen:

Automatisch verval van bewijsstukken?

Automatisch verval van een kotlabel

Het Vlaams kotlabel vervalt automatisch indien één van de onderliggende bewijsstukken niet langer gunstig en geldig is of de entiteit niet langer actief is. Als het Vlaamse kotlabel vervalt, vervalt automatisch ook een eventueel bewijsstuk 'Gemeentelijke criteria studentenhuisvesting'.  Zie VervalBewijsstukken

VLOK maakt per vervallen kotlabel en per pand een kennisgevingstaak taak 468 Bewijsstuk automatisch vervallen toegekend aan de dossierbeheerder (gemeente) en geef in de extra info aan welk onderliggend bewijsstuk niet langer in orde is.

Automatisch verval van een bewijsstukken ander dan kotlabel

Andere bewijsstukken dan het kotlabel vervallen voorlopig enkel automatisch als de einddatum is bereikt via een dagelijks ingeplande taak.  Zie VervalBewijsstukken

VLOK maakt volgende kennisgevingstaken toegekend aan de dossierbeheerder (gemeente):

  • taak 468 Bewijsstuk automatisch vervallen

  • taak 469 Verval bewijsstuk 6 m om u te informeren over verval binnen 6 maand

Deze taken zijn niet van toepassing op het Vlaamse kotlabel en het bewijsstuk 'Gemeentelijke criteria studentenhuisvesting'.  

Om overbodige taken te vermijden, maakt VLOK sinds de release van 14 augustus 2023 de taken niet langer aan onder volgende voorwaarden:

  • Taak 468 Bewijsstuk automatisch vervallen indien:

    • status vervallen bewijsstuk = ongunstig OF

    • indien bewijsstuk gekoppeld aan pand en er is een nieuw bewijsstuk van hetzelfde bewijsstuktype met

      • met toekomstige geldigheidsdatum EN

      • gekoppeld aan pand of alle actieve entiteiten van het pand EN

      • status = leeg of gunstig

    • indien bewijsstuk gekoppeld aan entiteit en er is een nieuw bewijsstuk van hetzelfde bewijsstuktype met

      • met toekomstige geldigheidsdatum EN

      • gekoppeld aan dezelfde entiteit EN

      • status = leeg of gunstig

  • Taak 469 Verval bewijsstuk 6 maanden indien:

    • status bewijsstuk = ongunstig OF

    • er is al een taak 469 Verval bewijsstuk 6 maanden voor (open of gesloten) pand met als externe referte de bewijsstuk referte OF

    • indien bewijsstuk gekoppeld aan pand en er is een nieuw bewijsstuk van hetzelfde bewijsstuktype met

      • met geldigheidsdatum van meer dan 6 maanden EN

      • gekoppeld aan pand of alle actieve entiteiten van het pand EN

      • status = leeg of gunstig

    • indien bewijsstuk gekoppeld aan entiteit en er is een nieuw bewijsstuk van hetzelfde bewijsstuktype met

      • met geldigheidsdatum van meer dan 6 maanden EN

      • gekoppeld aan dezelfde entiteit EN

      • status = leeg of gunstig

Hoe beheer ik manueel het verval van een bestaand bewijsstuk?

Op het detailscherm van een bewijsstuk kan de gebruiker via een actie het verval registreren indien het bewijsstuk aan 1 of meerdere entiteiten gekoppeld is. Een reeds geregistreerd verval kan ook aangepast worden via deze actie.

Wie kan verval van een bewijsstuk beheren?

Volgende rollen kunnen het verval beheren van alle bewijsstukken gekoppeld aan de eigen gemeente ongeacht welke organisatie ze heeft toegevoegd:

  • woningcontroleur (gemeente)

  • dossierbeheerder (gemeente)

Volgende rollen kunnen enkel het verval beheren van de bewijsstukken toegevoegd door de eigen organisatie:

  • woningcontroleur (Wonen)

  • woningcontroleur (PI)

  • dossierbeheerder (Wonen)

U kunt het verval van een Vlaams kotlabel niet beheren.  Een dossierbeheerder en woningcontroleur (gemeente) kan dat wel voor een bewijsstuk 'Gemeentelijke criteria studentenhuisvesting'.  

Stappen om het verval van een bewijsstuk te beheren.

  1. Navigeer naar het detail van het bewijsstuk via de referte en klik op de actie Verval beheren via

  2. VLOK toont een lijst met alle gekoppelde entiteiten.  Selecteer de entiteiten waarvoor het bewijsstuk vervalt.

  3. Vul volgende velden in en klik op Opslaan.

    • Datum verval:

    • Reden verval:

Gevolgen van verval

Vervallen bewijsstukken verhuizen van de tab Actuele bewijsstukken naar de tab Niet actuele bewijsstukken.

Hoe verwijder ik een bewijsstuk?

Wie kan een bewijsstuk verwijderen?

Volgende gebruikers van de gemeente kunnen alle bewijsstukken van de eigen gemeente verwijderen, ongeacht welke organisatie ze heeft toegevoegd:

  • woningcontroleur (gemeente)

  • dossierbeheerder (gemeente)

Volgende gebruikers van Wonen in Vlaanderen en de keuringsinstellingen kunnen enkel de bewijsstukken verwijderen die ze zelf hebben gemaakt.

  • woningcontroleur (Wonen)

  • woningcontroleur (PI)

  • dossierbeheerder (Wonen)

Kotlabels kunt u niet manueel verwijderen.  

Stappen om een bewijsstuk te verwijderen

Navigeer naar Pand > Bewijsstukken en klik op het verwijderkruisje naast het bewijsstuk.

Verwittiging indien gekoppeld in kotlabelprocedure

Als het bewijsstuk is gekoppeld in een kotlabelprocedure, zal VLOK de gebruiker verwittigen en bevestiging vragen:

Validaties bewijsstukken

Type

Controle

Melding
Fout Datum verval < Bewijsstuk.GeldigVanaf Het bewijsstuk kan niet vervallen voor de datum bewijsstuk (<Bewijsstuk.GeldigVanaf>)
Fout Datum verval > vandaag Het verval kan niet in de toekomst liggen
Fout Datum verval > Bewijsstuk.GeldigTot Het bewijsstuk kan niet vervallen na de datum geldig tot (<Bewijsstuk.GeldigTot>)
Fout Datum bewijsstuk > vandaag De datum van het bewijsstuk kan niet in de toekomst liggen
Fout Datum bewijsstuk geldig tot< startdatum De geldigheid tot kan niet voor de startdatum liggen
Fout Datum bewijsstuk moet >= bewijsstuktype.UitreikbaarVanaf en Datum bewijsstuk moet <= bewijsstuktype.UitreikbaarTot Het gekozen bewijsstuktype is niet geldig voor de opgegeven datum bewijsstuk
Fout Het gekoppeld bewijsstuktype heeft ManueelVerwijderd = False en kan dus niet verwijderd worden door de gebruiker. Dit bewijsstuk kan niet door een gebruiker verwijderd worden.