Hoe voeg ik een nieuwe entiteit toe?

Definitie entiteit

Een entiteit Een entiteit is een deel van een pand. Er zijn 3 entiteitstypes: niet-woonfunctie (NWF), een niet-zelfstandige woning (NZW) en een zelfstandige woning (ZW). Zie voor uitgebreide definitie' Hoe voeg ik een nieuwe entiteit toe?' is een deel van een pand Elk bebouwd onroerend goed dat zowel het hoofdgebouw als de bijgebouwen omvat (= gebouwen die als 1 geheel beschouwd kunnen worden), met uitzondering van bedrijfsruimten. Een pand kan één of meerdere zelfstandige en/of niet-zelfstandige entiteiten bevatten met of zonder woonfunctie. en heeft volgende eigenschappen:

  • een woonfunctie of een niet-woonfunctie (bijv economische functie).

  • valt al dan niet samen met het pand.

  • is zelfstandig of niet zelfstandig.

Entiteiten worden onderverdeeld in 3 entiteitstypes:

  1. entiteit met niet-woonfunctie (NWF)

  2. een niet-zelfstandige woning (NZW)

    3. De entiteit heeft een woonfunctie en voldoet aan 2 voorwaarden:

    • Minstens één van de drie basisfuncties (kookgelegenheid, bad of douche en wc) ontbreekt in de woning

    • De basisfuncties (of minstens één ervan) die in de woning ontbreken zijn als gemeenschappelijke voorzieningen aanwezig aansluitend bij of in de woning.

    Een niet-zelfstandige woning mag ook functies bevatten maar nooit allemaal.

    Niet-zelfstandige woningen worden opgedeeld in de volgende kamertypes:

    • Kamers

    • Studentenkamers

    • Kamers voor seizoenarbeiders

    • Kamers voor arbeidskrachten

    Omdat het kamertype pas duidelijk is na het onderzoek ter plaatse en kan wijzigen van onderzoek tot onderzoek, geeft u het pas in bij het koppelen van goederen aan het onderzoek en niet op het goed zelf.

  3. een zelfstandige woning (ZW)

    4. Alle entiteiten met een woonfunctie die niet niet-zelfstandig zijn, zijn zelfstandige woningen.  Dit betekent dat:

    • ofwel alle basisfuncties aanwezig zijn

    • ofwel de ontbrekende basisfunctie niet aanwezig is als een gemeenschappelijke voorziening

Principes:

  • Eén entiteit kan niet tegelijkertijd deel uitmaken van meerdere panden

  • Zelfs als er maar één entiteit is in het pand vb. een eengezinswoning is het noodzakelijk om een entiteit aan te maken in VLOK.

Rechten - welke rollen?

Stappen voor het toevoegen van een nieuwe entiteit

Een entiteit voegt u altijd toe vanop een pand.

  1. Zoek of het pand al bestaat in VLOK.

    2. Indien niet voeg een nieuw pand toe.

  2. Navigeer naar Pand > Gekoppeld > Entiteiten

  3. Klik op Entiteit toevoegen via .

  4. Selecteer het type entiteit (zie hierboven voor de definities)

  5. Vul het adres van het pand verder aan met:

    6. Standaard volgt het invulscherm voor het adres van een entiteit de vorm van het pand adres. Is dit via het adressenregister dan opent invulscherm voor ingave via het adressenregister en anders vrije ingave.

    Zie Wat is het verschil tussen ingave via het adressenregister of vrije ingave van een adres?

    Zie Wat is het verschil tussen busnummer en eigen entiteitsnummer en hoe omschrijf ik het eigen entiteitsnummer?

    1 entiteit kan meerdere adressen hebben. Zie voor meer info Adressen en capakeys toevoegen en beheren

    Overal waar u een adres ingeeft of bewerkt, kunt u het gewenste goed aanduiden op een kaart.

    VLOK toont de kaart:

    • bij ingave via het adressenregister na het invullen van een huisnummer

    • bij Vrije ingave van zodra u een in het adressenregister gekende straat ingeeft

    Gekend probleem: we zijn op de hoogte dat de bestaande functionaliteit niet werkt om via een klik op de kaart het correcte gebouw te selecteren. U hoeft dit niet te melden.  Het technische team is op de hoogte en zoekt een oplossing.

    Als VLOK het adres dat u ingeeft kan koppelen aan een adresID toont VLOK het vermoedelijke gebouw of de straat met een groene bol op de kaart.

    Als het een ander gebouw betreft, klikt u op het gewenste gebouw.

    VLOK haalt voor de aangeduide plaats op de kaart automatisch volgende gegevens op uit de respectievelijke authentieke bronnen indien gekend:

    Verplicht bus- of eigen entiteitsnummer?

    • Omdat sommige lokale besturen hun entiteiten nummeren via verschillende huisnummers ipv via busnummers is het sinds de release van 02/2019 mogelijk om een entiteit in te geven zonder busnummer of eigen entiteitsnummer voorzover het adres verschilt van het pand.

    • Voor eengezinswoningen wijzigt niets: u kunt ze als entiteit toevoegen zonder busnummer of eigen entiteitsnummer en zelf met hetzelfde adres als het pand.

    • Op vraag van de lokale besturen is het sinds de release van 02/2020 ook mogelijk om entiteiten die geen eengezinswoning zijn, toe te voegen zonder busnummer of eigen entiteitsnummer.

    Vul de verdieping in:

    • Kies een verdieping, kies ‘Ander’ indien de verdieping niet voorkomt en vul ze zelf aan in het nieuwe tekstveld

    • Selecteer eengezinswoning indien dit van toepassing is.

  6. Klik op Toevoegen of Toevoegen + nieuwe entiteit. Via de laatste knop is het mogelijk om snel meerdere entiteiten toe te voegen aan eenzelfde pand. Na het aanmaken van de entiteiten navigeert u naar het overzicht van de gekoppelde entiteiten op het pand.

    Klik op een referte om de itempagina entiteitte openen.

Mogelijke foutmeldingen

Melding

Controle

Het type van de entiteit is verplicht bij het aanmaken van een entiteit.

Type entiteit is leeg

Gemeente, postcode straat, huisnummer en verdieping zijn verplichte velden.

Gemeente, postcode, straat, huisnummer en verdieping zijn verplicht

Het busnummer of het eigen nummer is verplicht voor deze entiteit.

Als verdieping <> ‘Nvt (eengezinswoning)’ dan is busnummer of eigen nummer verplicht

U kan enkel een eigen nummer invullen als er geen busnummer ingevuld is.

Busnummer en eigen nummer mogen niet samen ingevuld zijn

Er bestaat al een entiteit met deze adresgegevens.

Controle of de combinatie van gemeente, postcode ,straat, huisnummer, busnummer of eigen nummer al bestaat voor een entiteit met status ‘actief’