Implementatie - Wat moet een lokaal bestuur doen om formulieren aan te bieden via het formulierenloket?

Via het formulierenloket van Wonen in Vlaanderen (https://formulieren-wonen.vlaanderen.be/) kan de klant aanvraagformulieren rond woningkwaliteit indienen en het dossier verder opvolgen.

De uitrol van de beschikbare formulieren verloopt gefaseerd.

Elk lokaal bestuur bepaalt zelf welke beschikbare formulieren ze digitaal wil aanbieden.

Uw lokaal bestuur kan formulieren gratis aanbieden na het doorlopen van volgend implementatieplan:

Stap 1: privacyvoorwaarden

Om in orde te zijn met de privacyregelgeving moeten volgende voorwaarden zijn vervuld:

Ondertekenen verwerkersovereenkomst

Het lokaal bestuur, de verwerkingsverantwoordelijke, ondertekent samen met Wonen in Vlaanderen, de verwerker, een verwerkersovereenkomst.

  1. Het lokaal bestuur downloadt de overeenkomst (voorbeeld verwerkersovereenkomst kotlabel / CA) en personaliseert door het wijzigen van de invulvelden

  2. Laat ondertekenen door de algemeen directeur en burgemeester

  3. Mail de ondertekende overeenkomst naar vlok@vlaanderen.be

  4. De coördinator woningkwaliteit laat via de digitale handtekenmap de administrateur-general van Wonen in Vlaanderen ondertekenen en verzamelt (intern) de overeenkomsten.

  5. Het lokaal bestuur ontvangt een ondertekende versie na ondertekening

Link naar de privacyverklaring lokaal bestuur

  1. Het lokaal bestuur mailt een URL die haar privacy verklaring bevat naar vlok@vlaanderen.be. Zorg dat de privacyverklaring voldoende gedetailleerd de verwerking van de gegevens bevat zoals verkregen via alle formulieren die uw gemeente aanbiedt via het formulierenloket.

  2. De coördinator woningkwaliteit vraagt aan communicatie om de link te plaatsen op de infopagina van Wonen in Vlaanderen.

Stap 2: openstellen formulierenloket via VLOK

De coördinator woningkwaliteit vinkt aan dat de verwerkersovereenkomst is ondertekend:

  1. Navigeer via uw naam rechtsboven > Mijn applicatie > Beheer organisaties > (klik op het gewenste lokaal bestuur) > VLOK parameters

  2. Vink aan en sla op via

Zie voor achtergrondinfo over VLOK Parameters (gemeente)

Stap 3: selecteren welke formulieren uw organisatie wil aanbieden

De toepassingsbeheerder (gemeente) selecteert de formulieren die het lokaal bestuur wenst aan te bieden:

  1. Navigeer via uw naam rechtsboven > Mijn organisaties > (klik op het gewenste lokaal bestuur) > VLOK parameters

  2. Vink de gewenste formulieren aan en sla op via

    U kunt aanvinken of het formulierenloket al dan niet de kostprijs van het conformiteitsonderzoek moet vermelden op het aanvraagformulier.

    • de bedragen neemt VLOK over van op Lokaal beleid > Onderzoeken > Vergoeding conformiteitsonderzoek

    • u hebt de mogelijkheid om de vergoeding te verduidelijken per type formulier via een infoveld. VLOK zal deze informatie tonen op het aanvraagformulier maar niet publiek ontsluiten via de dataservices. Enkel de algemene extra info via Lokaal beleid < Onderzoeken < Vergoeding conformiteitsonderzoek is publiek ontsloten.

    Wijzigingen zijn pas de volgende dag beschikbaar in het formulierenloket.

Zie voor achtergrondinfo over VLOK Parameters (gemeente)

Stap 4 (optioneel): opgeven van specifieke contactgegevens per formulier

De toepassingsbeheerder (gemeente) kan specifieke contactgegevens opgeven voor aanvragen CA Wie een woning in Vlaanderen verhuurt, moet ervoor zorgen dat deze volledig in orde is en voldoet aan bepaalde normen. Het conformiteitsattest (CA) is een officieel document dat de gemeente aflevert en dat aantoont dat uw woning aan de woningkwaliteitsnormen voldoet. In sommige gevallen kan ook Wonen in Vlaanderen een conformiteitsattest afleveren. Om na te gaan of een woning conform, veilig en gezond is, voert een woningcontroleur van de gemeente of van Wonen in Vlaanderen een conformiteitsonderzoek uit. Hij controleert de woning aan de hand van een technisch verslag.De woning krijgt een conformiteitsattest als ze niet ongeschikt of onbewoonbaar is en voldoende rookmelders heeft. en kotlabel.  

  1. Navigeer via uw naam rechtsboven > Mijn organisaties > (klik op het gewenste lokaal bestuur) > Organisatiegegevens.

  2. Wijzig de contactgegevens naar wens en sla op via

Indien ingevuld zal het formulierenloket de specifieke gegevens tonen en anders de standaard contactgegevens. Wijzigingen zijn wel pas de volgende dag beschikbaar in het formulierenloket.

U kunt de specifieke contactgegevens ook gebruiken als invulvelden in sjablonen.

Zie voor achtergrondinfo over Organisatiegegevens

Stap 5 (optioneel): opgeven van een e-mail adres voor notificatiemails nieuwe aanvragen

U kunt op volgende plaatsen een e-mail adres opgeven om notificatiemails te ontvangen:

  1. Als een andere gebruiker een aanvraag aan u toekent of als de aanvrager antwoordt op uw vraag voor bijkomende informatie, kunt u een individuele notficatiemail ontvangen als u dit hebt aangezet via Mijn account. 

    Zie Mijn account beheren

  2. Een gemeente en/of IGS kan dagelijkse notificatiemails ontvangen met een overzicht van alle nieuwe aanvragen en antwoorden op vragen voor extra informatie.

    VLOK verstuurt deze mails naar het e-mailadres dat de toepassingsbeheerder (gemeente) ingeeft bij de VLOK parameters / Organisatiegegevens:

    1. Navigeer via uw naam rechtsboven > Mijn organisaties > (klik op het gewenste lokaal bestuur of IGS) > VLOK parameters (gemeente) of Organisatiegegevens (IGS)

    2. Vul het e-mail adres in voor het aanvragenoverzicht en sla op via

    De e-mail bevat alle nieuwe aanvragen aan de gemeente of binnen het werkgebied van het IGS met status nieuw en nog niet gekoppeld aan een gebruiker.

    Zie OverzichtAanvragenTask