Hoe beheer ik de gekoppelde entiteiten / beroepen in een procedure?

Opgepast! De kotlabelfunctionaliteit is voor alle lokale besturen pas beschikbaar vanaf 1/1/2025 (inwerkingtreding regelgeving).  

U kunt de functionaliteit wel al uitproberen via de testomgeving https://vlok-aip.vlaanderen.be/ Rechten voor deze omgeving vraagt u aan via vlok@vlaanderen.be

In een kotlabelprocedure koppelt u de entiteiten Een entiteit is een deel van een pand. Er zijn 3 entiteitstypes: niet-woonfunctie (NWF), een niet-zelfstandige woning (NZW) en een zelfstandige woning (ZW). Zie voor uitgebreide definitie' Hoe voeg ik een nieuwe entiteit toe?' waarvoor u een kotlabel onderzoekt.

In een beroepsprocedure Een beroepsprocedure bevat alle beroepen op een pand die samen worden behandeld. De procedure loopt nog zolang ze niet is afgesloten. Er is maximum 1 lopende procedure mogelijk per pand. maakt VLOK de beroepen aan op het moment dat u de entiteiten koppelt in een beroepsschrift Een beroepsschrift bevat alle informatie van 1 ingediend document. Het kan gaan over verschillende entiteiten. Het beroepsschrift bevat per entiteit en beslissing een afzonderlijk beroep. Het beroep geeft aan waartegen de indiener in beroep gaat: * een beslissing of besluit van de burgemeester * het stilzitten van de burgemeester * het stopzetten van de procedure Als de entiteiten nog niet duidelijk zijn bij het indienen (vb. bij beroep tegen stilzitten), kan de juiste entiteit gekoppeld worden na het beroepsonderzoek. De wettelijk toegelaten indieners van een beroepsschrift zijn de bewoner, de HZR en de verzoeker in een procedure OO. Ongeldige indieners kunt u registreren als Andere en maken het beroep onontvankelijk.. VLOK maakt per entiteit en beslissing in het beroepsschrift een afzonderlijk beroep.

Koppelen van entiteiten in een procedure OO of CA Wie een woning in Vlaanderen verhuurt, moet ervoor zorgen dat deze volledig in orde is en voldoet aan bepaalde normen. Het conformiteitsattest (CA) is een officieel document dat de gemeente aflevert en dat aantoont dat uw woning aan de woningkwaliteitsnormen voldoet. In sommige gevallen kan ook Wonen in Vlaanderen een conformiteitsattest afleveren. Om na te gaan of een woning conform, veilig en gezond is, voert een woningcontroleur van de gemeente of van Wonen in Vlaanderen een conformiteitsonderzoek uit. Hij controleert de woning aan de hand van een technisch verslag.De woning krijgt een conformiteitsattest als ze niet ongeschikt of onbewoonbaar is en voldoende rookmelders heeft. kan nodig zijn:

  • Indien bij registratie van het verzoek foutieve entiteiten zijn gekoppeld.

  • Indien pas na het registreren van het verzoek duidelijk is over welke entiteiten de procedure juist gaat. 

  • Indien na een hercontrole of in beroep een herindeling wordt uitgevoerd.

Bij het koppelen van een onderzoek kunt u kiezen om al dan niet alle entiteiten van het onderzoek te koppelen aan de procedure. Zie Hoe (ont)koppel ik een bestaand onderzoek in een procedure?

Hier volgt uitleg over hoe u de entiteiten kunt koppelen los van een onderzoek.

Rollen en rechten

Koppelen van entiteiten

Kotlabelprocedure

Een dossierbeheerder (gemeente) kan alle actieve entiteiten koppelen van type ZW en NZW in lopende procedures.

Beroepsprocedure

Enkel de dossierbeheerder beroepsprocedure (Wonen) kan entiteiten koppelen vanop een beroepsschrift in een lopende procedure. Door het koppelen van entiteiten maakt u beroepen aan.

Procedure OO en CA

Koppelen van entiteiten is mogelijk zolang de hoofdprocedure niet is afgewezen, stopgezet of afgesloten door volgende rollen:

  1. Procedure OO

  1. Procedure CA
    Koppelen is enkel mogelijk voor entiteiten zonder herstelvordering.
    • Gemeente - de woningcontroleur (gemeente) en de dossierbeheerder (gemeente) kunnen koppelen voor gestarte procedures CA van het type eerste aanleg
    • Wonen in Vlaanderen - de dossierbeheerder woningkwaliteit (Wonen) en de dossierbeheerder beroepsprocedure (Wonen) kunnen koppelen voor gestarte procedures CA van het type tweede opinie na weigering/tweede opinie na stilzitten

Ontkoppelen van entiteiten / beroepen

Kotlabelprocedure

Een dossierbeheerder (gemeente) kan entiteiten ontkoppelen behalve in onderstaande gevallen:

Type Controle Melding
Fout De deelprocedure is gekoppeld aan een document De entiteit kan niet ontkoppeld worden omdat er reeds documenten aan gekoppeld zijn.
Fout De deelprocedure is gekoppeld aan een beoordeling De entiteit kan niet ontkoppeld worden omdat deze reeds beoordeeld werd voor 1 of meerdere criteria.
Fout De deelprocedure heeft een Vlaams kotlabel gekoppeld De entiteit kan niet ontkoppeld worden omdat er reeds een Vlaams kotlabel gemaakt werd.
Fout De deelprocedure heeft een eindstatus De deelprocedure is te ver gevorderd.

Procedure OO en CA

Ontkoppelen van entiteiten was < 1/1/2021 enkel mogelijk zolang de entiteit nog geen deelprocedure heeft in de hoofdprocedure.  Omdat VLOK vanaf 1/1/2021 sneller deelprocedures maakt zijn de voorwaarden versoepeld.

  1. Procedure OO

    • Gemeente - de woningcontroleur (gemeente) en de dossierbeheerder (gemeente) kan ontkoppelen:

      • Procedure gestart door gemeente

      • Status hoofdprocedure = ‘gestart’

      • Geen advies aanwezig op de DP

      • Geen beslissing aanwezig op de DP

      • Geen adviesvraagdatum op HP

      • Geen datum hersteltermijn toegekend

    • Wonen in Vlaanderen - de dossierbeheerder woningkwaliteit (Wonen) en de dossierbeheerder beroepsprocedure (Wonen) kunnen ontkoppelen:

      • Procedure gestart door Wonen

      • Status hoofdprocedure = ‘gestart’

      • Geen advies aanwezig op de DP

      • Geen beslissing aanwezig op de DP

      • Geen beroep aanwezig op de DP

Procedure CA

Beroepsprocedure

Het verwijderen van de entiteit/het beroep is mogelijk zolang het beroep nog niet in een getekend ontwerp MB zit en het MB nog niet naar de minister is verstuurd.

Stappen voor het (ont)koppelen van een entiteit in een procedure

  1. Koppelingspictogram voor conceptenVoeg de gewenste goederen toe in VLOK en start de gewenste procedures.

  2. Klik op de actie Entiteit(en) koppelen in   op:

  3. Selecteer de entiteiten en klik op koppelen.

    • Voor de niet beroepsprocedures bevat de lijst enkel de actieve zelfstandige en niet zelfstandige woningen die nog niet in de procedure zijn gekoppeld. 

    • Voor een beroepsprocedure bevat de lijst alle entiteiten op het pand.

      • Selecteer waartegen het beroep is ingediend. Als uw keuze afwijkt van een eventueel geselecteerde beslissing toont VLOK een oranje uitroepteken om te wijzen op mogelijke fouten.

      • Als het beroepsschrift betreft tegen een beslissing /besluit, selecteert u per entiteit de beslissing of lopende procedure:

        • VLOK toont alle geldige beslissingen voor de entiteit met tussen haakjes de datum van de beslissing

        • Standaard selecteert VLOK de recentste beslissing

        • VLOK toont de hoofdprocedures OO als:

          • geen entiteiten in de procedure zijn gekoppeld

          • de entiteit is gekoppeld en de procedure is afgewezen of stopgezet

          • de entiteit is gekoppeld, de procedure is lopende maar bevat nog geen geldige beslissing voor de entiteit

      • Als u een entiteit selecteert waarvoor al een beroep bestaat in het beroepsschrift tegen dezelfde beslissing en met dezelfde reden beroep, krijgt u een rode foutmelding.

Een entiteit/beroep ontkoppelen kan via X naast de entiteit/beroep op:

  • Pand > Procedures > Detail of

  • Beroepsprocedure > Beroepsschriften > Detail

Gevolgen in de kotlabelprocedure

Koppelen:

  • maakt VLOK een deelprocedure met status Te beoordelen

  • koppelt VLOK automatisch volgende actuele en niet vervallen bewijsstukken aan het criterium:

    • woningkwaliteit: geldige CA's

    • kamerreglement: toetsingen kamerreglement

    • brandveiligheid: brandweerverslagen

    • stedenbouwkundige opdeling:

      • toetsingen stedenbouwkundige opdeling

      • stedenbouw: omgevingsvergunning

      • stedenbouw: proces-verbaal

      • stedenbouw: vergund geachte opdeling

    Als het bewijsstuk nog niet bestaat op het moment van het koppelen van de entiteiten, kunt u achteraf manueel nieuwe bewijsstukken koppelen via afzonderlijke acties.  Zie Hoe (ont)koppel ik bewijsstukken/CA's aan een kotlabel criterium?

Ontkoppelen

  • VLOK verwijdert:

    • de entiteit uit de hoofdprocedure

    • de deelprocedure van de entiteit

  • VLOK ontkoppelt alle bewijsstukken/CA's:

    • die enkel aan deze entiteit zijn gekoppeld

    • of die aan meerdere entiteiten of het pand zijn gekoppeld maar die niet langer zijn gekoppeld in de procedure

Gevolgen voor adviesvraag en beroep in procedure OO:

  • Indien de hoofdprocedure reeds een adviesvraag heeft, maakt VLOK een deelprocedure aan met status ‘advies gevraagd’ die de datum adviesvraag overneemt uit de hoofprocedure

  • Indien de hoofdprocedure is gestart op basis van een beroep maakt VLOK:

    • een deelprocedure aan voor de gekoppelde entiteit met status ‘beroep ontvangen’ met deadline voor het MB uit de hoofdprocedure.

    • een beroep aan op basis van de beroepgegevens uit de hoofdprocedure:

      • Referte beroep BRyy-nnnnn

      • Datum beroep

      • Beroep tegen

      • Mondeling hoorrecht

      • Beroep door GA

      • Ontvankelijkheid overnemen

      • Deadline MB = Datum laatste beroep in procedure dat niet onontvankelijk is + 3 m (4 m indien er een beroep in de procedure is waarbij mondeling horen werd gevraagd)

    • koppelt VLOK de verzoeker als indiener aan het beroep indien de indiener is niet GA

    • koppelt VLOK document DT073 besluit OO aan het beroep en de entiteit indien aanwezig

Gevolgen voor de beroepsprocedure

Koppelen:

  • VLOK maakt in de lopende beroepsprocedure een beroep per geselecteerde entiteit:

    • Referte BRJJ-999999

    • Beroep tegen stilzitten of beslissing/besluit

    • Koppel aan de entiteit , het beroepsschrift en de beroepsprocedure .

    • Koppel aan hoofd- en deelprocedure OO en de geselecteerde beslissing.

      • Status deelprocedure OO = Beroep ontvangen

      • Vink aan dat beroep is ingediend op de hoofdprocedure OO

Ontkoppelen

  • VLOK verwijdert het beroep
  • Indien niet langer een ander beroep is gekoppeld, wijzigt VLOK de status deelprocedure OO naar Beroep verwijderd

  • VLOK maakt automatisch een Opschorting beroep OO voor een entiteit die zowel:

    Als al een opschorting beroep OO bestaat voor de entiteit, past VLOK deze aan.

    De parameters van de opschorting zijn:

    • Startdatum = datum van het oudste beroepsschrift (met de entiteit gekoppeld) in de lopende beroepsprocedure dat niet onontvankelijk is

    • Einddatum =

      • startdatum als de entiteit enkel in onontvankelijk beroepsschriften is gekoppeld

      • 3 maanden (4 maanden indien onderzoek aangevraagd) na de datum van het recentste niet onontvankelijke beroepsschrift (met de entiteit gekoppeld) in de lopende beroepsprocedure

      • datum MB als voor de entiteit een MB is geregistreerd

    • VLOK staat de opschorting automatisch toe en geeft aan dat beoordeling niet van toepassing is.