Hoe beheer ik de gekoppelde entiteiten in een hoofdprocedure?

Opgepast! De kotlabelfunctionaliteit is nog niet beschikbaar in productie voor alle lokale besturen.  De handleiding is in opmaak.

U kunt de functionaliteit uitproberen via de testomgeving https://vlok-aip.vlaanderen.be/

Rechten voor deze omgeving vraagt u aan via vlok@vlaanderen.be

De release in productie is afhankelijk van de goedkeuring van de regelgeving.

In een kotlabelprocedure koppelt u de entiteiten Een entiteit is een deel van een pand. Er zijn 3 entiteitstypes: niet-woonfunctie (NWF), een niet-zelfstandige woning (NZW) en een zelfstandige woning (ZW). Zie voor uitgebreide definitie' Hoe voeg ik een nieuwe entiteit toe?' waarvoor u een kotlabel onderzoekt.

Koppelen van entiteiten in een procedure OO of CA Wie een woning in Vlaanderen verhuurt, moet ervoor zorgen dat deze volledig in orde is en voldoet aan bepaalde normen. Het conformiteitsattest (CA) is een officieel document dat de gemeente aflevert en dat aantoont dat uw woning aan de woningkwaliteitsnormen voldoet. In sommige gevallen kan ook Wonen in Vlaanderen een conformiteitsattest afleveren. Om na te gaan of een woning conform, veilig en gezond is, voert een woningcontroleur van de gemeente of van Wonen in Vlaanderen een conformiteitsonderzoek uit. Hij controleert de woning aan de hand van een technisch verslag.De woning krijgt een conformiteitsattest als ze niet ongeschikt of onbewoonbaar is en voldoende rookmelders heeft. kan nodig zijn:

  • Indien bij registratie van het verzoek foutieve entiteiten zijn gekoppeld.

  • Indien pas na het registreren van het verzoek duidelijk is over welke entiteiten de procedure juist gaat. 

  • Indien na een hercontrole of in beroep een herindeling wordt uitgevoerd.

Bij het koppelen van een onderzoek kunt u kiezen om al dan niet alle entiteiten van het onderzoek te koppelen aan de procedure. Zie Hoe (ont)koppel ik een bestaand onderzoek in een procedure?

Hier volgt uitleg over hoe u de entiteiten kunt koppelen los van een onderzoek.

Rollen en rechten

Koppelen van entiteiten

Kotlabelprocedure

Een dossierbeheerder (gemeente) kan alle actieve entiteiten koppelen van type ZW en NZW in lopende procedures.

Procedure OO en CA

Koppelen van entiteiten is mogelijk zolang de hoofdprocedure niet is afgewezen, stopgezet of afgesloten door volgende rollen:

  1. Procedure OO

  1. Procedure CA
    Koppelen is enkel mogelijk voor entiteiten zonder herstelvordering.
    • Gemeente - de woningcontroleur (gemeente) en de dossierbeheerder (gemeente) kunnen koppelen voor gestarte procedures CA van het type eerste aanleg
    • Wonen in Vlaanderen - de dossierbeheerder woningkwaliteit (Wonen) en de dossierbeheerder beroepsprocedure (Wonen) kunnen koppelen voor gestarte procedures CA van het type tweede opinie na weigering/tweede opinie na stilzitten

Ontkoppelen van entiteiten

Kotlabelprocedure

Een dossierbeheerder (gemeente) kan entiteiten ontkoppelen behalve in onderstaande gevallen:

Type Controle Melding
Fout De deelprocedure is gekoppeld aan een document De entiteit kan niet ontkoppeld worden omdat er reeds documenten aan gekoppeld zijn.
Fout De deelprocedure is gekoppeld aan een beoordeling De entiteit kan niet ontkoppeld worden omdat deze reeds beoordeeld werd voor 1 of meerdere criteria.
Fout De deelprocedure heeft een Vlaams kotlabel gekoppeld De entiteit kan niet ontkoppeld worden omdat er reeds een Vlaams kotlabel gemaakt werd.
Fout De deelprocedure heeft een eindstatus De deelprocedure is te ver gevorderd.

Procedure OO en CA

Ontkoppelen van entiteiten was < 1/1/2021 enkel mogelijk zolang de entiteit nog geen deelprocedure heeft in de hoofdprocedure.  Omdat VLOK vanaf 1/1/2021 sneller deelprocedures maakt zijn de voorwaarden versoepeld.

  1. Procedure OO

    • Gemeente - de woningcontroleur (gemeente) en de dossierbeheerder (gemeente) kan ontkoppelen:

      • Procedure gestart door gemeente

      • Status hoofdprocedure = ‘gestart’

      • Geen advies aanwezig op de DP

      • Geen beslissing aanwezig op de DP

      • Geen adviesvraagdatum op HP

      • Geen datum hersteltermijn toegekend

    • Wonen in Vlaanderen - de dossierbeheerder woningkwaliteit (Wonen) en de dossierbeheerder beroepsprocedure (Wonen) kunnen ontkoppelen:

      • Procedure gestart door Wonen

      • Status hoofdprocedure = ‘gestart’

      • Geen advies aanwezig op de DP

      • Geen beslissing aanwezig op de DP

      • Geen beroep aanwezig op de DP

  1. Procedure CA

Stappen voor het (ont)koppelen van een entiteit in een procedure

  1. Koppelingspictogram voor conceptenVoeg de gewenste goederen toe in VLOK

  2. Klik op de actie Entiteit koppelen in   op Pand Elk bebouwd onroerend goed dat zowel het hoofdgebouw als de bijgebouwen omvat (= gebouwen die als 1 geheel beschouwd kunnen worden), met uitzondering van bedrijfsruimten. Een pand kan één of meerdere zelfstandige en/of niet-zelfstandige entiteiten bevatten met of zonder woonfunctie. > Procedures > Detail

  3. Selecteer de entiteiten en klik op koppelen. De lijst bevat enkel de actieve zelfstandige en niet zelfstandige woningen die nog niet in de procedure zijn gekoppeld. 

    4. Een entiteit ontkoppelen kan via X naast de entiteit.

Gevolgen in de kotlabelprocedure

Bij het koppelen:

  • maakt VLOK een deelprocedure met status Te beoordelen

  • koppelt VLOK automatisch volgende actuele en niet vervallen bewijsstukken aan het criterium:

    • woningkwaliteit: geldige CA's

    • kamerreglement: toetsingen kamerreglement

    • brandveiligheid: brandweerverslagen

    • stedenbouwkundige opdeling:

      • toetsingen stedenbouwkundige opdeling

      • stedenbouw: omgevingsvergunning

      • stedenbouw: proces-verbaal

      • stedenbouw: vergund geachte opdeling

    Als het bewijsstuk nog niet bestaat op het moment van het koppelen van de entiteiten, kunt u achteraf manueel nieuwe bewijsstukken koppelen via afzonderlijke acties.  Zie Hoe (ont)koppel ik bewijsstukken/CA's aan een kotlabel criterium?

Bij het ontkoppelen

  • verwijdert VLOK

    • de entiteit uit de hoofdprocedure

    • de deelprocedure van de entiteit

  • ontkoppelt VLOK alle bewijsstukken/CA's:

    • die enkel aan deze entiteit zijn gekoppeld

    • of die aan meerdere entiteiten of het pand zijn gekoppeld maar die niet langer zijn gekoppeld in de procedure

Gevolgen voor adviesvraag en beroep:

  • Indien de hoofdprocedure reeds een adviesvraag heeft, maakt VLOK een deelprocedure aan met status ‘advies gevraagd’ die de datum adviesvraag overneemt uit de hoofprocedure

  • Indien de hoofdprocedure is gestart op basis van een beroep maakt VLOK:

    • een deelprocedure aan voor de gekoppelde entiteit met status ‘beroep ontvangen’ met deadline voor het MB uit de hoofdprocedure.

    • een beroep aan op basis van de beroepgegevens uit de hoofdprocedure:

      • Referte beroep BRyy-nnnnn

      • Datum beroep

      • Beroep tegen

      • Mondeling hoorrecht

      • Beroep door GA

      • Ontvankelijkheid overnemen

      • Deadline MB = Datum laatste beroep in procedure dat niet onontvankelijk is + 3 m (4 m indien er een beroep in de procedure is waarbij mondeling horen werd gevraagd)

    • koppelt VLOK de verzoeker als indiener aan het beroep indien de indiener is niet GA

    • koppelt VLOK document DT073 besluit OO aan het beroep en de entiteit indien aanwezig