Welke documenttypes zijn er allemaal en hoe zijn ze geconfigureerd?
Om de VLOK-documenten te ordenen, groeperen we ze per documenttype (DT). Elke DT krijgt een nummer zodat snel duidelijk is over welk soort document het gaat. De DT’s zijn onderverdeeld in thema’s om bij het aanmaken of opladen snel het correcte DT te kunnen selecteren.
In VLOK zitten een 160 tal documenttypes. Het is de toepassingsbeheerder (Wonen) die de configuratie van elk DT beheert. Zie Documenttypes beheren De configuratie is belangrijk voor het aanmaken of opladen van documenten. Zie Hoe laad ik een document of e-mail op? en Hoe maak ik een nieuwe document aan?
Afhankelijk van uw rol kunt u de configuratie bekijken als volgt:
-
Alle gebruikers krijgen een overzicht via het rapport Documentmodule - configuratie documenttypes. Meer uitleg over Rapporten bekijken.
-
De toepassingsbeheerder (gemeente) kan daarnaast de configuratie bekijken van de DT’s waar ze zelf sjablonen voor kunnen aanmaken via het beheer van de sjablonen. Zie Hoe beheer ik sjablonen en pas ze aan aan de huisstijl van mijn organisatie?
Indien volgens u een documenttype ontbreekt, vraagt u het aan via het contactformulier.
De configuratie is opgedeeld in volgende elementen:
Tab detail algemeen
-
Hier vindt u de naam, nummer en het thema van het documenttype
-
U ziet of de gemeente zelf sjablonen kan aanmaken en al dan niet de zichtbaarheid kan bepalen.
-
De maximale bestandsgrootte is voorlopig nergens beperkt. De mogelijkheid is voorzien om misbruiken tegen te gaan.
-
Onder de gekoppelde DT2’s van stamdocument DT1 vindt u de de DT’s die VLOK automatisch mee zal aanmaken indien een gebruiker het stamdocument DT1 aanmaakt.
-
De DT2’s nemen de koppelingen en bestemmelingen/afzender over van het stamdocument DT1.
-
Als een verplichte koppeling niet mogelijk is op basis van de koppelingen DT1 krijgt u een foutmelding en maakt VLOK het gekoppelde DT2 niet aan.
Tab detail koppelingen (aan data-objecten)
-
De koppelingen zijn nodig om:
-
bij het aanmaken van een document de invulvelden te vervangen met de werkelijke data van het gekoppelde data-object.
-
documenten correct weer te geven onder de gekoppelde items bij het openen van het documentenoverzicht.
-
De invulvelden zijn onderverdeeld in 3 groepen onderwerpen (dataobjecten):
-
Voor iedereen beschikbaar zonder dat het object moet gekoppeld zijn aan het document .
-
Beschikbaar voor sjablonen woningkwaliteit en de lokale besturen indien het object is gekoppeld
-
Onder koppelingen vindt u de verplichte of optionele koppelingen met de data-objecten (bv. Pand Elk bebouwd onroerend goed dat zowel het hoofdgebouw als de bijgebouwen omvat (= gebouwen die als 1 geheel beschouwd kunnen worden), met uitzondering van bedrijfsruimten. Een pand kan één of meerdere zelfstandige en/of niet-zelfstandige entiteiten bevatten met of zonder woonfunctie., Entiteit Een entiteit is een deel van een pand. Er zijn 3 entiteitstypes: niet-woonfunctie (NWF), een niet-zelfstandige woning (NZW) en een zelfstandige woning (ZW). Zie voor uitgebreide definitie' Hoe voeg ik een nieuwe entiteit toe?', Onderzoek, …) die VLOK zal tonen bij het aanmaken van een document.
-
Voor elk documenttype is één en slechts één basisobject Pand of Persoon verplicht. Dit wil zeggen dat u het document altijd aanmaakt vanop een specifiek Pand of Persoon.
-
Indien een verplichte koppeling is minstens één selectie van een object nodig om het document te kunnen aanmaken. VLOK vervangt de invulvelden van het data-object met deze data.
-
Via een optionele koppeling kunnen, indien gekoppeld, de invulvelden van het data-object gebruikt worden in het document. Als het dataobject niet is gekoppeld zal VLOK het standaardinvulveld behorende tot dat object laten staan en het optioneel invulveld leeg maken.
-
Bij een meervoudige koppeling kunnen meerdere objecten van hetzelfde type worden gekoppeld aan één document zodat bijvoorbeeld deze kunnen worden opgesomd in het document via een lijstinvulveld. vb. een lijst van Entiteiten, Onderzoeken, …
-
Standaardselectie. VLOK selecteert standaard de koppelingen die duidelijk zijn vanuit de locatie waar u een actie opstart. Als u bijvoorbeeld een document aanmaakt vanop een itempagina onderzoek is het onderzoek automatisch reeds geselecteerd als koppeling.
Tab rechten
Sinds de release van 22 augustus 2022 kunt u omwille van de transparantie nu voor alle rollen van alle organisaties zien welke rechten ze hebben op de verschillende documenttypes. Tot aan deze release zag u enkel de rechten voor de rollen van uw eigen organisatie.
VLOK kent drie soorten rechten:
-
Maken: Minstens één van uw rollen moet het maakrecht hebben om een document te kunnen aanmaken of te ondertekenen
-
Opladen: Minstens één van uw rollen moet het oplaadrecht hebben om een document te kunnen opladen
-
Mag zien:
-
U kunt een document enkel zien indien één van uw rollen het ‘Mag zien’ recht heeft.
-
Tot aan de release van 22 augustus 2022 werkte VLOK met het 'Niet zien' recht. De release heeft het recht gewijzigd in 'Mag zien' maar voor de eindgebruiker wijzigt er niets omdat een migratiescript alle 'Niet zien' rechten correct heeft omgezet naar het 'Mag zien' recht.
-
Tip - Niet ondertekende documenten van een andere organisatie zijn nooit zichtbaar voor de rollen van uw organisatie. Dit staat los van het 'Mag zien' recht.
Sinds de release van november 2019 kent VLOK enkel nog rechten toe via de rol en niet langer via de locatie. Dit betekent dat een gebruiker met maak of oplaadrechten het documenten kan aanmaken of opladen, ongeacht de locatie van waarop ze de documentmodule openen.
De locatie is wel nog belangrijk omdat VLOK automatisch de data-objecten (bv. entiteiten) zal selecteren die door de locatie en context duidelijk zijn.
Tab handtekeningvelden
-
Voor de documenten van lokale besturen zijn in principe 3 handtekeningvelden voorzien zodat u de sjablonen kunt afstemmen op de ondertekenflow van uw organisatie.
Tab Bestemmelingen / Afzenders
-
Hier vindt u de mogelijke bestemmelingen / afzenders voor het documenttype.
-
VLOK zal bij het aanmaken / opladen van een document alle personen ophalen die met de opgegeven rol gekoppeld zijn aan het pand of de geselecteerde entiteiten.
Voorbeeld: aanmaken DT008 melding datum onderzoek:
Dit documenttype is:
-
aan te maken / op te laden / te ondertekenen door een woningcontroleur of dossierbeheerder en ook te ondertekenen door de burgemeester en algemeen directeur.
-
Als u het aanmaakt vanop een Pand of Entiteit selecteert VLOK automatisch het goed om het te koppelen aan het aan te maken document.
-
Als bestemmeling kunt u de bewoner, de houder zakelijk recht houder(s) zakelijk recht. Volgende rollen beschouwt VLOK als een houder zakelijk recht: volle eigenaar, vruchtgebruiker, opstalhouder, erfpachter. of de gemeente selecteren.
Webinar 1 toepassingsbeheerders
Zie voor achtergrondinfo:
Wijziging configuratie documentmodule wegens extra privacy beperkingen voor keuringsinstellingen
Welke documenttypes kan de woningcontroleur nog aanmaken, opladen of zien?
Omdat woningcontroleurs kunnen werken voor keuringsinstellingen waarvoor de privacyvereisten strikter zijn, zijn de rechten van alle woningcontroleurs gewijzigd naar de minimale rechten nodig om uw job als woningcontroleur te kunnen uitvoeren.
De configuratie van de documenttypes is als volgt aangepast op 6/10/2022:
Welke documenten kan de woningcontroleur niet langer zien?
Volgende documenttypes zijn niet langer zichtbaar voor de woningcontroleurs sinds 6/10/2022:.
- DT004 afwijzing verzoek/stopzetting procedure
- DT007 melding vorige HZR
- DT016 adviesvraag
- DT020 uittr. registratiekantoor
- DT021 uittr. bevolking
- DT022 uittr. staatsblad
- DT023 advies GA
- DT024 brief bij advies
- DT025 formulier vr_op
- DT026 hoorplicht en kennisgeving onderzoek (enkel voor WC beroepen)
- DT028 aanvraag inhuurname SVK Sociaal verhuurkantoor. Een Sociaal Verhuurkantoor (afgekort SVK) huurde woningen op de private woningmarkt om ze daarna tegen een redelijke huurprijs te verhuren aan woonbehoeftige gezinnen en alleenstaanden. Sinds eind juni 2023 vormen alle sociale huisvestingsmaatschappijen (SHM’s) en sociale verhuurkantoren (SVK’s) één woonactor met maar één speler per gemeente: de woonmaatschappij. Elke woonmaatschappij opereert in een uniek, niet-overlappend werkingsgebied.
- DT031 advies ontvoogde gemeente
- DT034 beslissing burg
- DT035 melding beslissing burg
- DT041 kennisgeving resultaat vooronderzoek
- DT043 melding geen besluit
- DT044 melding uitstel
- DT047 melding opname VIVOO De Vlaamse inventaris voor ongeschikte en onbewoonbare woningen (VIVOO) bevat: • een lijst met de ongeschikt- en onbewoonbaarverklaringen Vlaamse Wooncode (VIVOO-OO) • een aparte lijst met de onbewoonbaarverklaringen Nieuwe Gemeentewet (VIVOO-NGW) Een besluit tot overbewoning geeft geen aanleiding tot opname in de Vlaamse inventaris.
- DT048 melding nieuwe HZR
- DT049 vraag vr_op
- DT050 bijlage onteigening
- DT051 bijlage ramp
- DT052 bijlage overmacht
- DT053 bijlage reno
- DT054 bijlage ZR
- DT055 vraag verlenging reno
- DT056 beslissing verlenging reno
- DT057 nazicht einde werken reno
- DT059 melding toestaan vr_op
- DT060 melding weigering vr_op
- DT061 memo ZR 19 m
- DT062 memo op niet voldaan
- DT063 memo verval reno 3 m
- DT064 memo verval overmacht 10 m
- DT065 herinneringsbrief
- DT066 melding einde vr_op
- DT067 verzoek schrapping
- DT068 melding weigering schrapping
- DT069 melding schrapping
- DT070 melding Vlabel
- DT071 beslissing Vlabel
- DT072 beslissing rechtbank
- DT073 beroep besluit OO (enkel voor WC beroepen)
- DT074 beroep stilzitten (enkel voor WC beroepen)
- DT075 aansluiting CBS bij herstelvordering
- DT077 melding ontv beroep beslissing (enkel voor WC beroepen)
- DT078 melding ontv beroep OVB (enkel voor WC beroepen)
- DT079 melding ontv beroep OO (enkel voor WC beroepen)
- DT080 melding ontv beroep stilzitten (enkel voor WC beroepen)
- DT081 melding onontv beroep 135 (enkel voor WC beroepen)
- DT082 melding beroep buiten termijn (enkel voor WC beroepen)
- DT083 melding beroep niet aangetekend (enkel voor WC beroepen)
- DT084 uitnodiging hoorzitting beroep (enkel voor WC beroepen)
- DT085 melding niet afgehaalde zending (enkel voor WC beroepen)
- DT086 melding onderzoek beroep (enkel voor WC beroepen)
- DT087 melding resultaat otp beroep (enkel voor WC beroepen)
- DT088 PV hoorzitting beroep (enkel voor WC beroepen)
- DT089 stukken hoorzitting beroep (enkel voor WC beroepen)
- DT090 Besluit Minister
- DT091 melding resultaat beroep (enkel voor WC beroepen)
- DT092 ontwerp MB (oud)
- DT093 melding beroep onontv geen besluit (enkel voor WC beroepen)
- DT094 aangetekende zending 2088C
- DT095 aangetekende zending buitenland
- DT097 opheffingsbesluit OO
- DT098 briefwisseling parket
- DT100 opheffingsbesluit NGW
- DT101 melding opheffing OO
- DT102 beroep Raad van State
- DT103 beslissing beroep Raad van State
- DT104 melding opheffing NGW
- DT107 RA NGW
- DT109 melding besluit NGW
- DT111 aanvraag CA
- DT112 ontvangstbewijs vraag CA
- DT116 brief RA NGW
- DT117 melding toekenning CA
- DT118 melding weigering CA
- DT119 melding verval CA
- DT121 ontvangstbewijs vraag CA 2de opinie
- DT122 melding toekenning CA 2de opinie
- DT123 melding weigering CA 2de opinie
- DT138 bewijs aangetekend schrijven
- DT140 weigeringsbeslissing CA ZW
- DT141 weigeringsbeslissing CA kamer
- DT143 weigeringsbeslissing CA SA
- DT144 briefwisseling wooninspectie De Vlaamse Wooninspectie is onderdeel van de dienst Handhaving van het agentschap Wonen in Vlaanderen. De Vlaamse wooninspectie zorgt voor de strafrechtelijke handhaving van de woningkwaliteit. Zij treedt op tegen het verhuren van woningen met ernstige kwaliteitsproblemen, rekening houdend met vastgestelde prioriteiten.
- DT147 melding heffing naar WVL
- DT148 melding heffing naar gemeente
- DT150 contactpersoon
- DT153 beroep registratie NGW
- DT154 ontv. beroep registratie NGW
- DT155 MB registratie NGW
- DT156 betekening MB NGW
- DT157 weigering CA na afwijzen/stopzetten
- DT158 aansluiting bij herstelvordering
- DT159 brief beroep beslissing door GA (enkel voor WC beroepen)
- DT160 brief beroep stilzitten door GA (enkel voor WC beroepen)
- DT161 melding schrapping na CA
- DT162 melding schrapping na hercontrole WI De Vlaamse Wooninspectie is onderdeel van de dienst Handhaving van het agentschap Wonen in Vlaanderen. De Vlaamse wooninspectie zorgt voor de strafrechtelijke handhaving van de woningkwaliteit. Zij treedt op tegen het verhuren van woningen met ernstige kwaliteitsproblemen, rekening houdend met vastgestelde prioriteiten.
- DT163 melding schrapping na opheffing-intrekking OO
- DT164 melding schrapping na opheffingsbesluit NGW
- DT165 melding schrapping na herindeling
- DT166 opheffingsbesluit OVB
- DT167 niet afgeleverde briefwisseling
- DT168 bewijs aanplakking besluit
- DT171 beslissing gouverneur
- DT180 communicatie verplicht CA
- DT181 gedwongen ontruiming - vaststelling bewoning
- DT182 gedwongen ontruiming - uitnodiging hoorzitting
- DT183 gedwongen ontruiming - verslag hoorzitting
- DT184 gedwongen ontruiming - brief bij beslissing ontruiming
- DT188 ontwerp MB
- DT190 brief verplicht CA
- DT191 herinneringsbrief verplicht CA
- DT194 beroep zonder voorwerp (enkel voor WC beroepen)
- DT195 onontvankelijk beroep (enkel voor WC beroepen)
- DT200 Aanvankelijk PV
- DT201 Inlichting PV
- DT202 Verhoor PV
- DT203 CNVBB PV
- DT204 Uitvoering PV
- DT205 RuimtelijkeOrdening PV
- DT206 Navolgend PV
- DT210 Herstelvordering
- DT211 Herstelvordering Gemeente
- DT216 NPV brief resultaten hercontrole (automatisch)
- DT250 Stuklijst
- DT300 aanvraag visitatiebevel
- DT302 APV ontvangstbewijs
- DT303 APV inlichtingenformulier
- DT304 NPV brief aan parket
- DT305 NPV brief resultaten hc gemeente
- DT306 NPV brief resultaten hc overtreder (manueel)
- DT307 meldingsplicht CBS
- DT308 registratiekantoor gegevens pand
- DT309 dienst bevolking info bevolkingsregister
- DT310 onderzoek brandveiligheid
- DT311 HV brief aan parket
- DT312 HV brief aan CBS
- DT313 HV brief aan overtreder
- DT314 HV brief aan eigenaar niet-overtreder
- DT314 HV brief aan eigenaar niet-overtreder - kopie
- DT315 HV brief aan nieuwe eigenaar
- DT316 HV brief na sepot
- DT317 HV brief na minnelijke schikking
- DT318 brief conformiteit woonentiteit zonder uitvoering hv
- DT319 vraag tot hercontrole
- DT320 vraag tot hercontrole aan eigenaar
- DT321 bevestiging hercontrole
- DT322 uitvoering na opheffing oo
- DT323 PV-Uitvoering aan cbs
- DT324 uitnodiging verhoor bewoner na Salduz
- DT325 uitnodiging verhoor overtreder na Salduz
- DT326 PV-Uitvoering
- DT327 Verhoorblad na Salduz
- DT328 Betekening GDW
- DT329 brief aanstelling advocaat
- DT331 Brief advocaat burgerlijke dagvaarding
- DT332 Brief Hypotheek Borderel
- DT335 Brief hypotheek lichten
- DT336 Brief hypotheek gedeeltelijk lichten
- DT337 Brief kennisgeving leggen hypotheek
- DT339 Brief nieuwe eigenaar
- DT341 Brief hypotheek opvragen eigendommen
- DT342 Brief hypotheek opvragen eigendommen nieuwe eigenaar
- DT345 Betekening GDW
- DT346 Brief WICA
- DT400 Vordering bestuurlijke opsporingsdaden
- DT401 Voorstel tot betaling van een geldsom
- DT402 Verlenging betaaltermijn
- DT403 Kennisgeving aan parket
- DT404 Kennisgeving aan beboetingsinstantie De beboetingsinstantie is de instantie binnen de Vlaamse Overheid, belast met het opleggen van bestuurlijke sancties voor misdrijven (art. 2, 1° Kaderdecreet Bestuurlijke Handhaving (KBH))
- DT405 Kennisgeving sanctieprocedure
- DT406 Uitnodiging hoorzitting
- DT407 Sanctiebesluit
- DT900_Email