Hoe beheer ik sjablonen en pas ze aan aan de huisstijl van mijn organisatie?

Wonen in Vlaanderen voorziet standaardsjablonen voor de documenttypes die VLOK niet automatisch aanmaakt. 

Indien van toepassing zijn de standaardsjablonen opgesplitst naargelang de parameters waarop ze betrekking hebben.  De parameters vindt u terug in de naam van het sjabloon. vb. DT026 hoorplicht en kennisgeving heeft oa volgende sjablonen: LB - niet OO - aan bewoner - manueel en LB - OO - aan eigenaar en HZR houder(s) zakelijk recht. Volgende rollen beschouwt VLOK als een houder zakelijk recht: volle eigenaar, vruchtgebruiker, opstalhouder, erfpachter. - met handtekeningveld

Elke toepassingsbeheerder (gemeente)  kan voor zijn lokaal bestuur voor deze manueel aan te maken documenten:

  1. De sjablonen aanpassen aan de huisstijl

  2. Afstemmen op de ondertekenflow van de organisatie door de correcte handtekeningvelden toe te voegen.

  3. Zichtbaarheid sjablonen bepalen.  Welke sjablonen kunnen de gebruikers uiteindelijk selecteren bij het aanmaken van een nieuw document.

Als toepassingsbeheerder vindt u een overzicht van alle sjablonen in het rapport  Documentenmodule - sjablonen toepassingsbeheerder LB. Meer info Rapporten bekijken

U kunt bovenstaande taken uitvoeren als volgt:

Hoe maak ik een voorbeeldsjabloon aan op basis van mijn huisstijl?

U hoeft slechts één keer een voorbeeldsjabloon te maken op basis van uw huisstijl.  U kunt de structuur en lay-out vervolgens kopiëren naar alle andere sjablonen.  U past het sjabloon aan in de html editor en kunt een voorbeeld (omzetting naar pdf) bekijken via ‘Voorbeeld tonen’ in De weergave in de html editor en het voorbeeld komt niet altijd overeen. Baseer u op het voorbeeld voor de definitieve versie van het sjabloon.

De editor laat spijtig genoeg niet toe om afstand in cm in te geven. U zet cm om naar pixels via de verhouding 1 cm = 37,8 px. Gebruik de eenhedenomrekenmachine voor snelle omzetting.

Merk op dat de afdrukinstellingen van uw pdf applicatie en printer de marges nog kan wijzigen.  Druk daarom af op "Ware grootte" ipv aan te passen aan de pagina.

Klik op Sjablonen beheren in het hoofdmenu  

Selecteer het documenttype (DT). Zie Welke documenten zijn er allemaal en waar kan ik ze aanmaken en/of opladen (configuratie documentenmodule)?

  • U kunt DT’s snel terugvinden via de filter rechts boven de tabel waar u kan zoeken op de naam van het DT.

  • Als u op de itempagina bent van een documenttype, kunt u snel terug navigeren naar het overzicht via het icoon naast de titel.

  • Als u extra documenttypes wenst of feedback heeft op bestaande sjablonen, vraagt u dit aan via het contactformulier.

  • U beheert de sjablonen via de tab sjablonen. Klik op het sjabloon om het via   te bewerken, te verwijderen of te kopiëren.

Klik op Sjabloon toevoegen via   

  1. Geef een aantal parameters op:

    • Geef het de gewenste naam bv. Gemeente xyz -  voorbeeldsjabloon.

    • Geef aan of en waar u de paginanummers verkiest.

  2. Structuur - marges

    • Marges = volledige witruimte rond het document.

    • Stel de marges in via Sjabloon marges in   Als u niets invult, gebruikt VLOK de volgende standaardmarges (in cm)

      • Tip - De correcte marges zijn enkel zichtbaar in het voorbeeld van het sjabloon en niet in de html editor zelf.

  3. Structuur - koptekst, inhoud en voettekst

    • Gebruik de koptekst en voettekst voor inhoud die u op alle pagina’s eenvormig wilt weergeven.

    • Het is niet mogelijk om de eerste pagina te laten verschillen van de volgpagina’s

    • De voettekst heeft ook altijd dezelfde hoogte.

  4. Structuur - tabellen

    5. Het doel van tabellen is de tekst op de juiste plaats in het document weer te geven.

    De tabellen werken anders dan in Word. Vermijd frustratie door volgende principes en uitganspunten te volgen.

    • Bepaal op voorhand het aantal kolommen op basis van de structuur van uw huisstijl

    • Tabeleigenschappen via rechtermuis:

      • Zet de tabel breedte altijd op 100% zodat de tabel de volledige breedte inneemt van het niveau hoger.  Voor tabel 1 is dit de ruimte tussen linker en rechtermarge.

      • Randdikte = 0 om zodat de tabel niet zichtbaar is in uw uiteindelijke document

      • Celafstand en opvulling is 0 zodat u exact de tekst op de jusite plaats krijge via de breedte en hoogte van kolommen en rijen

    • Breedte kolommen:

      • Als alle kolommen van de tabel even breed zijn, zet u de breedte in %.

      • Indien de breedte van de kolommen verschilt zet u de breedte in px (pixels). U zet cm om naar pixels via de verhouding 1 cm = 37,8 px. Gebruik de eenhedenomrekenmachine voor snelle omzetting.

      • Als de breedte gedeeltelijk in px moet en gedeeltelijk in % voor kolommen met dezelfde breedte, voegt u een tweede tabel toe in de eerste tabel die u afzonderlijk kan configureren.

      • U stelt de breedte van een kolom in door alle cellen van de kolom te selecteren en dan via rechtermuis de celeigenschappen aan te passen.

      • Weergave breedte kolom is niet altijd correct in editor, wel correct in voorbeeld (lengte woord > dan breedte kolom)

    • Hoogte rijen:

      • Stel de minimale hoogte in via celeigenschappen in pixels

      • De hoeveelheid tekst bepaalt automatisch de hoogte van de rij

    • Celeigenschappen:

      • Breedte in pixels of procent zoals hierboven uitgelegd

      • Links en boven uitlijnen

    • Cellen samenvoegen:

      • Selecteer de samen te voegen cellen

      • Rechtermuis > Cel > Cellen samenvoegen

      •  

      Tip - De samengevoegde cel neemt de breedte over van een oude cel.  Verwijder ALTIJD de breedte van de samengevoegde cel om problemen te voorkomen.

  5. Voeg een foto (bv. logo) toe via

    Tip - Voeg achter elke foto een spatie toe om het rechtermuismenu voor het aanpassen van de Afbeeldingseigenschappen weer te geven. Via deze eigenschappen kunt u het formaat aanpassen.

    Tip - De html-editor in VLOK bevat een bug waardoor bij het vervangen van een foto de editor enkel het formaat van de nieuwe foto opslaat maar niet de nieuwe foto zelf.  Als je de lege, witte foto in het sjabloon van Wonen in Vlaanderen vervangt, lijkt het daarom alsof de foto verdwijnt na opslaan.

    Workaround: Verwijder de foto die je wil vervangen en voeg daarna de nieuwe foto toe. Zet een spatie achter de foto om de fotoparameters te kunnen wijzigen via rechtermuisklik.

  6. Voeg invulvelden, handtekeningvelden en placeholders toe

    • Invulvelden en handtekeningvelden:

      • Zet de cursor waar u het veld wil toevoegen. Selecteer bovenaan het object en het veld en klik op + om het veld toe te voegen.

      • Naast een standaardinvulveld ${standaardinvulveld} kunt u vanaf de release van augustus 2019 ook optionele invulvelden bv #{optioneel invulveld} gebruiken in uw sjablonen. 
        Als de te vervangen waarde leeg is, vervangt VLOK de standaardinvulvelden niet. Het standaardinvulveld blijft daardoor zichtbaar in het aangemaakte document op  basis van het sjabloon.  De optionele invulvelden vervangt VLOK wel door de lege waarde zodat het invulveld niet langer zichtbaar is in het aangemaakte document. Enkel indien in de configuratie het optionele invulveld niet gekoppeld is aan het documenttype of indien VLOK geen veld vindt waaruit het de waarde kan ophalen, zal ook het optionele invulveld zichtbaar zijn in het document.

        Als u een invulveld toevoegt aan een sjabloon kunt u kiezen via de pijl naast de + om het toe te voegen als standaard of optioneel.  U kunt bestaande standaardinvulvelden in sjablonen eenvoudig omzetten naar optionele door het $ te vervangen door een #. 

      • Tip - Als u de formatering aanpast, doe dat dan voor het volledige invulveld.  Als u slecht een deel van het invulveld formateert, herkent VLOK het veld niet meer en wordt de data niet vervangen.

      Tip - de spatie die VLOK toevoegt na een invulveld is geen echte spatie waardoor VLOK meerdere invulvelden beschouwt als een groot woord en de structuur van tabel uitgerokken wordt.  à oplossing is een echte spatie toevoegen

      Tip - Zie voor achtergrondinfo over Invulvelden

    • Placeholder

      • U voegt placeholders toe in een sjabloon via
      • De bedoeling van de [[placeholder]] is de aandacht vestigen van de gebruiker op bepaalde tekstfragmenten die hij kan wijzigen of verwijderen.
      • In een sjabloon kunt u de placeholder wijzigen door er dubbel op te klikken. Bij het aanmaken van het document verwijdert VLOK de gele kleur en de dubbele haken. (bv. ​[[dag, datum]] ​à ​[[woensdag 18 april]] à woensdag 18 april).

    • Tip - Tekst samenhouden vb. met vriendelijke groet, naam + handtekening kan via volgende workaround:

      In CKeditor heb je de mogelijkheid om zelf de html aan te passenvia brondcode.  Concreet zet u alles wat samenhoort in eenzelfde div element en geeft u volgende styling op:

      Kopiëren 
      <div style=”page-break-inside: avoid;”> … </div>

  7. Sla op via en bekijk het resultaat via Voorbeeld tonen in   Het voorbeeld gebruikt dummy data om een idee te geven hoe het document er zal uitzien als VLOK de invulvelden vervangt bij aanmaak van een document.

Automatische versus manueel aan te maken documenten

Aanmaken van documenten is mogelijk op drie manieren:

  1. VLOK maakt voor deze documenttypes automatisch documenten aan als u een actie uitvoert via .

    • Ze bevatten veel logica omwille van de complexiteit.  Daarom is het niet mogelijk om aangepaste sjablonen aan te maken. 

    • Sommige van deze documenten kunt u niet wijzigen omdat de vorm en inhoud door de regelgeving is vastgelegd.

    • Indien deze documenten ondertekend worden door iemand anders (zoals gewestelijk ambtenaar, burgemeester of algemeen directeur) dan uzelf die ze aanmaakt,  geeft u ze ter ondertekening via een actie in  

    Zie de specifieke handleiding over de verschillende acties waar deze documenten worden aangemaakt.

  2. Voor de andere documenttypes kunt u zelf documenten aanmaken via Document maken in

  3. Een beperkt aantal documenttypes kunt u aanmaken zowel automatisch via een actie in VLOK als manueel via een actie in de documentmodule.

    • De bedoeling is dat u de automatisch aangemaakte documenten opnieuw kan genereren via de documentmodule als u achteraf nog iets wijzigt aan de meta-data.

    • Voor deze documenten zijn ook geen aangepaste sjablonen mogelijk.

Wat is het verschil tussen een toepassingsbeheerder (VLOK) en een lokale beheerder (toegangsbeheer)?

De lokale beheerder van de gemeente kent het VLOK-gebruiksrecht toe aan een persoon via de applicatie toegangsbeheer. Hij of zij is dus niet noodzakelijk zelf een VLOK-gebruiker.

Zie STAP 3a: Toegang aanvragen (gebruiker)

Zie STAP 3b: Toegang verlenen (lokale beheerder)

De toepassingsbeheerder (VLOK) is een rol die een VLOK-gebruiker kan krijgen en wordt dus toegekend door de lokale beheerder.

De toepassingsbeheerder beheert de organisatieparameters voor zijn organisatie (bv. het adres en contactgegevens van de dienst wonen) en past de sjablonen voor VLOK-documenten aan aan de eigen huisstijl.

Zie Soorten gebruikersprofielen: rollen en rechten per organisatie

Zie Mijn organisatie beheren

Hoe bekijk ik de configuratie van een documenttype?

U kunt de configuratie van het documenttype bekijken via de verschillende tabs:

  • Detail: maximale bestandsgrootte, geldigheidsstatus, of gemeenten al dan niet sjablonen kunnen aanmaken. 

  • Rechten: Welke rol mag op welke plaats documenten Maken of Opladen.  Wie documenten mag maken mag ze ook ondertekenen.

  • Bestemmelingen/Afzenders: Welke bestemmelingen / Afzenders?

    • HZR: Volgende rollen van betrokkenen op het goed (Volle eigenaar, Vruchtgebruiker, Opstalhouder, Erfpachter)

    • Bewoner: Bewoner rol van betrokkene op het goed

    • Verhuurder: Verhuurder rol van betrokkene op het goed

    • Verzoeker: Verzoeker rol op de procedure

    • Indiener beroep: Indiener van het beroep in de procedure

    • Gemeente: Gemeente van het goed

  • Invulvelden / Handtekeningvelden:

    • In principe zijn alle invulvelden voorzien die u op dit document kunt gebruiken. 

    Standaard voorzien we voor documenten van de lokale besturen drie handtekeningvelden:

    • Handtekening auteur

    • Handtekening burgemeester

    • Handtekening algemeen directeur

  • Sjablonen: Hier ziet u een overzicht van alle standaardsjablonen die Wonen in Vlaanderen voorziet (organisatie = Wonen in Vlaanderen) en de sjablonen die u zelf hebt gemaakt (organisatie = uw lokaal bestuur). U ziet ook welke sjablonen zichtbaar zijn voor uw eindgebruikers.

Welke en hoeveel sjablonen en handtekeningvelden moet ik voorzien?

Het aantal is afhankelijk van het aantal verschillende parameters en de manier van ondertekenen binnen uw lokaal bestuur:

  • DT008 melding datum onderzoek heeft bijvoorbeeld verschillende sjablonen voor de verschillende types onderzoek (CA of OO) en  de verschillende soorten bestemmelingen (bewoner of houder zakelijk recht).

  • U  bepaalt zelf wie welk document moet tekenen. Per sjabloon kunt u geen, één of meerdere handtekeningvelden toevoegen afhankelijk van wie op welke manier zal tekenen.

    • Indien degene die het document aanmaakt, zelf ook tekent gebruikt u enkel Handtekening auteur

    • Indien de burgemeester / algemeen directeur digitaal ondertekenen in VLOK gebruikt u zowel Handtekening burgemeester als Handtekening algemeen directeur

    • Als beiden mogelijk zijn voorziet u meerdere sjablonen.

Waar haalt VLOK de gegevens om de invulvelden te vervangen?

Elke invulveld behoort tot een specifiek data-object. Zie voor alle data-objecten Invulvelden en handtekeningvelden 

De invulvelden komen bijvoorbeeld van deze plaatsen in VLOK

Hoe kopieer ik een sjabloon binnen hetzelfde documenttype?

U kunt een sjabloon kopiëren en aan passen.

  1. Klik op de naam om het te kopieëren sjabloon te openen.  De naam van de sjablonen aangemaakt door Wonen in Vlaanderen voor lokale besturen starten met LB.

  2. Klik op Sjabloon kopiëren via en bevestig met Ja.

Hoe kopieer ik de structuur van een bestaand sjabloon naar een nieuw via de broncode?

Via de broncode kunt u de html versie van het sjabloon / document bewerken.  Zo kunt u bijvoorbeeld eens u een standaardsjabloon hebt aangemaakt voor uw organisatie, dit eenvoudig kopiëren naar andere sjablonen via de broncode. U hoeft enkel nog de inhoudelijk tekst aan te passen. 

Tip - Als u de broncode gebruikt, moet u altijd eerst terug de code zichtbaar maken in de WYSIWYG editor zodat VLOK uw wijzigingen kan opslaan.  De editor doet immers een aantal controles op de html die u ingeeft via de broncode.

Hoe verwijder ik een sjabloon?

Klik van op het detail van het sjabloon op Sjabloon verwijderen via en bevestig met Ja.

Een sjabloon kan niet worden verwijderd als er reeds een document op gebaseerd is. In dat geval kunt u het onzichtbaar maken voor uw eindgebruiker.

Hoe beheer ik de zichtbaarheid van sjablonen voor mijn eindgebruikers?

U kunt aangeven of uw eindgebruiker het sjabloon al dan niet kan gebruiken bij het aanmaken van documenten voor een bepaald documenttype:

  1. Klik op de naam om het sjabloon om het te openen.  De naam van de sjablonen aangemaakt door Wonen in Vlaanderen voor lokale besturen starten met LB.

  2. Standaard zijn nieuw aangemaakte sjablonen zichtbaar. U kunt de zichtbaarheid aan of afzetten via Sjabloon niet zichtbaar maken voor mijn organisatie of Sjabloon zichtbaar maken voor mijn organisatie via  

  3. U kunt op dezelfde wijze de zichtbaarheid beheren voor de standaardsjablonen door Wonen in Vlaanderen

Webinar toepassingsbeheerders (april 2022)

Bovenstaande wordt toegelicht in volgend webinar: