Personen en adressen / documenten

• Personen en adressen / documenten
• Wat is het verschil tussen een domicilieadres en een correspondentieadres?
• Welke brieven maakt VLOK aan op basis van welk soort adres?
• Waarom zijn bepaalde personen niet zichtbaar als bestemmeling?

Wat is het verschil tussen een domicilieadres en een correspondentieadres?

Een domcilieadresis het adres dat VLOK ophaalt uit de authentieke bron op basis van het rijksregisternummer of het KBO nummer.

Een correspondentieadresis een extra adres waarvoor VLOK brieven kan aanmaken. Elke persoon kan maximaal één correspondentieadres hebben.

Als een persoon een rijksregisternummer of KBO nummer heeft, is een domicilieadres altijd verplicht en een correspondentieadres optioneel.  Personen zonder unieke identificator hebben geen domicilieadres en verplicht een correspondentieadres. Contactpersonen hebben verplicht een identificator en dus altijd een domicilieadres.

In overzichtslijsten en op de contactkaarten van personen toont VLOK standaard het domicilieadres tenzij er enkel een correspondentieadres is.

Zie voor meer info over adressen uit authentieke bronnen Hoe actualiseer ik de gegevens van een persoon via het rijksregister?

Welke brieven maakt VLOK aan op basis van welk soort adres?

Standaard

Het aantal brieven dat VLOK aanmaakt is afhankelijk van de al dan niet aanwezigheid van:

• een domicilieadres

• een correspondentieadres

• het selecteren van een contactpersoon

Als enkel een domicilie-of correspondentieadresaanwezig is en geen contactpersoon geselecteerd, maakt VLOK een brief voor dit adres.

Als beide adressen aanwezigzijn, maakt VLOK een brief voor allebei met een clausule Opgelet: U hebt een contactpersoon of wettelijke vertegenwoordiger opgegeven. Deze personen ontvangen een kopie van alle brieven die Wonen in Vlaanderen aan u richt. Als u dit niet meer wenst, moet u dat zo snel mogelijk laten weten. Ook als u hierover vragen heeft, neemt u best contact op. dat de brief verstuurd is naar meerdere adressen en mogelijkheid om wijzigingen in adressen door te geven.

Als u een contactpersoon selecteert bij het aanmaken van het document, maakt VLOK automatisch een standaardbrief DT150 aan voor deze contactpersoon en voegt een  kopie van het originele document toe als bijlage.
In het originele document neemt VLOK een clausule Opgelet: U hebt een contactpersoon of wettelijke vertegenwoordiger opgegeven. Deze personen ontvangen een kopie van alle brieven die Wonen in Vlaanderen aan u richt. Als u dit niet meer wenst, moet u dat zo snel mogelijk laten weten. Ook als u hierover vragen heeft, neemt u best contact op. op met melding van het versturen van de kopie en info over hoe de persoon wijzigingen kan doorgeven over zijn contactpersonen.

Geen communicatie naar het domicilieadres

Soms is het niet aangewezen om te communiceren via het domicilieadres.  Bijvoorbeeld:

• Indien de persoon is afgeschreven naar het buitenland maar RR geeft nog steeds domicilieadres in Belgie terug

• Advokaten waarvan het priveadres teruggegeven worden ipv het adres van de maatschappelijke zetel

Sinds de release van 09/2021 kunt u op Persoon > Detail nu aanvinken dat u brieven enkel wil versturen naar het correspondentieadres en dus niet naar het domicilieadres.  

• Dit is enkel mogelijk voorzover de persoon een correspondentieadres heeft

• Geef ook de reden op zodat andere gebruikers weten waarom.

Indien aangevinkt zal VLOK enkel brieven maken voor het correspondentieadres.

• Er wordt slechts 1 document aangemaakt met als adres het correspondentieadres van de bestemmeling.

• Indien de brief ook naar een contactpersoon wordt verstuurd, wordt in die brief ook het correspondentieadres gebruikt ipv het domicilieadres.

• Indien bij de contactpersoon het vinkje aan staat, wordt de begeleidende brief naar het correspondentieadres van de contactpersoon gestuurd.

Zie  Documenten aanmaken, opladen en beheren. voor meer info over hoe u een document aanmaakt.

Waarom zijn bepaalde personen niet zichtbaar als bestemmeling?

Als u een bepaalde persoon als bestemmeling wil selecteren en deze niet zichbaar is: zie Waarom verschijnen bepaalde personen niet als bestemmeling of afzender?