Hoe actualiseer ik de gegevens van een persoon via het rijksregister of het KBO?

U kunt de bestaande persoonsgegevens updaten met de meest recente gegevens uit het rijksregister of het KBO. Dit is enkel mogelijk indien het rijksregisternummer of KBO nummer is ingevuld.

Rechten - welke rollen?

woningcontroleur (gemeente)
woningcontroleur + beroepen (Wonen)
woningcontroleur (Wonen)
woningcontroleur + WI De Vlaamse Wooninspectie is onderdeel van de dienst Handhaving van het agentschap Wonen in Vlaanderen. De Vlaamse wooninspectie zorgt voor de strafrechtelijke handhaving van de woningkwaliteit. Zij treedt op tegen het verhuren van woningen met ernstige kwaliteitsproblemen, rekening houdend met vastgestelde prioriteiten. (Wonen)
dossierbeheerder (gemeente)
dossierbeheerder woningkwaliteit (Wonen)
inventarisbeheerder (Wonen)
dossierbeheerder beroepsprocedure Een beroepsprocedure bevat alle beroepen op een pand die samen worden behandeld. De procedure loopt nog zolang ze niet is afgesloten. Er is maximum 1 lopende procedure mogelijk per pand. (Wonen)

Stappen om de gegevens te actualiseren via het rijksregister

Klik op de naam van de (rechts)persoon die u wilt actualiseren.
Klik op Actualiseer via 

Welke data kan ik wijzigen?

Als de persoon een unieke identificator heeft, kunt u data uit de authentieke bron niet manueel wijzigen.

Data die niet beschikbaar zijn in de authentieke bron (veld is leeg) of als de data niet uit de authentieke bron komt zoals het E-mail adres of telefoonnummer kunt u wel manueel wijzigen.

Adressen uit het RR/KBO?

Een domicilieadres is altijd verplicht.

Indien het RR een Belgisch adres doorgeeft, vult VLOK het adres automatisch in bij het domicilieadres.
Indien er geen Belgisch adres gevonden wordt, moet u manueel het domicilieadres aanvullen.
Indien er een buitenlands adres gevonden wordt, toont VLOK het adres zodat u het kunt kopiëren naar het domicilieadres of correspondentieadres. VLOK kan het zelf niet automatisch invullen omdat het buitenlands adres vaak niet gestructureerd is zodat VLOK niet welke data in welk adresveld thuishoort.

Ter referentie de mogelijke adressen in het RR Hoofdverblijfplaats o Dit wordt automatisch ingevuld bij domicilieadres indien het een Belgisch adres betreft o Opgelet: in de XML kan dit ook een buitenlands adres zijn – in dat geval tonen we het buitenlands adres en kan het adres manueel ingevuld worden bij het domicilieadres indien we het niet automatisch zouden kunnen invullen. VerblijfplaatsBuitenland o Voor personen die niet opgenomen zijn in het bevolkingsregister van een Belgische gemeente o Deze personen worden beheerd door de FOD BZ en hebben geen hoofdverblijfplaats o Wordt getoond in VLOK (ook begindatum) PostadresBuitenland o Voor personen die een adres in België hebben, maar hun post willen laten versturen naar een adres in het buitenland o Het adres uit de hoofdverblijfplaats wordt automatisch ingevuld bij domicilieadres (indien dit een Belgisch adres is). o Het postadresBuitenland wordt getoond (ook begindatum) aan de gebruiker. Hij kan dit invullen bij het correspondentieadres AangifteAdresBuitenland o Voor personen die naar het buitenland verhuizen o Het adres uit de hoofdverblijfplaats wordt automatisch ingevuld bij domicilieadres (indien dit een Belgisch adres is). o Het aangifteAdresBuitenland wordt getoond (ook begindatum) aan de gebruiker. Hij kan dit invullen bij het correspondentieadres TijdelijkeAfwezigheid o Type 1: gewone gevallen o Type 2: verdwijning o In geval van type 1: Het adres ingevuld bij de tijdelijkeAfwezigheid wordt getoond (ook begindatum) aan de gebruiker. Hij kan dit invullen bij het correspondentieadres o Het adres uit de hoofdverblijfplaats wordt automatisch ingevuld bij domicilieadres (indien dit een Belgisch adres is). AangifteAdresWijziging o Het adres uit de hoofdverblijfplaats wordt automatisch ingevuld bij domicilieadres. o Het adres bij AangifteAdresWijziging wordt getoond (ook begindatum) aan de gebruiker. Hij kan dit invullen bij het correspondentieadres ReferentieAdres o Is een aanduiding op Hoofdverblijfplaats o Wordt gebruikt voor personen die geen verblijfplaats hebben, maar ergens hun post wensen te ontvangen (bv landlopers) o Niets speciaals mee doen, het adres wordt automatisch ingevuld als domicilieadres OpgegevenAdres o Opgegeven door de vreemdeling o Dit adres is opgenomen in het wachtregister o Het adres wordt automatisch ingevuld als domicilieadres.

Hoe gaat VLOK om met nieuwe of geannuleerde RR/KBO nummers?

Als het rijksregister aangeeft dat een persoon een nieuw rijksregisternummer heeft gekregen, past VLOK automatisch de gegevens aan als volgt:

Het oude INSZ bestaat niet in VLOK:
- het nieuwe INSZ is reeds gekend in VLOK: VLOK selecteert deze persoon en actualiseert
- het nieuwe INSZ is nog niet gekend in VLOK:VLOK haalt de nieuwe persoon op uit het KSZ op basis van zijn nieuwe INSZ
Het oude INSZ bestaat reeds in VLOK:
- het nieuwe INSZ is reeds gekend in VLOK:
  - VLOK gaat verder met de actie door het nieuwe INSZ te gebruiken (de gegevens van het nieuwe INSZ worden geactualiseerd). Uitz. - bij actualiseer op persoon-detail behoudt VLOK het oude nummer omdat de VLOK helpdesk later de personen met het oude en het nieuwe manueel zal samenvoegen.
  - Waarschuwing: Deze persoon heeft een nieuw rijksregisternummer (oud: XXXXXXXXXXX | nieuw: XXXXXXXXXXX). Om de actie te voltooien, selecteert VLOK automatisch het nieuwe rijksregisternummer. De Vlok helpdesk zal nadien de beide rijksregisternummers samenvoegen.
  - Automatische mail naar VLOK mailbox met de foutcode van Magda + de link van de pagina in VLOK van waar de actie geïnitieerd werd.
- het nieuwe INSZ is nog niet gekend in VLOK: VLOK vervangt het vorige INSZ met het nieuwe + actualiseer op basis van het nieuwe INSZ

Als het rijksregister of het KBO aangeeft dat een nummer is geannuleerd, zet VLOK de betreffende (rechts)persoon automatisch op inactief en maakt volgende kennisgevingstaken toegekend aan:

de dossierbeheerder woningkwaliteit (Wonen):
- Taak 197 controleer inactieve persoon (zie detail taak) voor elk pand Elk bebouwd onroerend goed dat zowel het hoofdgebouw als de bijgebouwen omvat (= gebouwen die als 1 geheel beschouwd kunnen worden), met uitzondering van bedrijfsruimten. Een pand kan één of meerdere zelfstandige en/of niet-zelfstandige entiteiten bevatten met of zonder woonfunctie. waarin de (rechts)persoon actief is betrokken op een entiteit Een entiteit is een deel van een pand. Er zijn 3 entiteitstypes: niet-woonfunctie (NWF), een niet-zelfstandige woning (NZW) en een zelfstandige woning (ZW). Zie voor uitgebreide definitie' Hoe voeg ik een nieuwe entiteit toe?'
- Taak 198 controleer inactieve contactpersoon (zie detail taak) voor elke persoon waar de (rechts)persoon een contactpersoon is.
de WI administratieve medewerker voortraject (WI):
- Taak 297 controleer inactieve persoon (zie detail taak) voor elk dossier dat niet is gesloten of uitgevoerd en waarin de (rechts)persoon actief betrokken is.

Als een gebruiker werkt voor een werkgebied met meerdere lokale besturen is het onduidelijk vanuit welk lokaal bestuur VLOK volgende taken aanmaakt:

taak 185 nieuw domicilieadres voor bewoner (Wonen)
taak 435 nieuw domicilieadres voor bewoner in procedure (gemeente)
taak 297 controleer inactieve persoon (WI)
taak 198 controleer inactieve contactpersoon (Wonen)
taak 197 controleer inactieve persoon (Wonen)
taak 436 controleer inactieve persoon (gemeente)

Als de gemeentecontext onduidelijk is, zal VLOK de taak beschouwen als aangemaakt door de dummy organisatie "werkgebied". Dit betekent dat deze taken niet zichtbaar zullen zijn via Mijn verstuurde taken.

VLOK maakt deze taken aan bij: