Hoe voeg ik een betrokkene toe op een entiteit?

Omdat u sinds de personenoptimalisatie (> mei 2020) eenvoudig kunt selecteren aan welke entiteiten Een entiteit is een deel van een pand. Er zijn 3 entiteitstypes: niet-woonfunctie (NWF), een niet-zelfstandige woning (NZW) en een zelfstandige woning (ZW). Zie voor uitgebreide definitie' Hoe voeg ik een nieuwe entiteit toe?' u de betrokkene wilt koppelen, kunt u een betrokkene enkel koppelen aan een entiteit en niet langer aan een pand Elk bebouwd onroerend goed dat zowel het hoofdgebouw als de bijgebouwen omvat (= gebouwen die als 1 geheel beschouwd kunnen worden), met uitzondering van bedrijfsruimten. Een pand kan één of meerdere zelfstandige en/of niet-zelfstandige entiteiten bevatten met of zonder woonfunctie.. Dit kan zowel vanop de Entiteit zelf (Entiteit > Gekoppeld) als vanop een pand (Pand > Gekoppeld > Betrokkenen).

Indien de betrokkene reeds gekoppeld is op een pand of entiteit kunt u via acties betrokkene kopiëren op Pand / Entiteit > Gekoppeld > klik op rol > Betrokkene rolinfo betrokkenen gekoppeld aan het ene goed eenvoudig ook koppelen aan de andere goederen.

Als een betrokkene een rijksregisternummer of een KBO nummer (unieke identificator) heeft, haalt VLOK de data uit de authentieke bron van het rijksregister of KBO.  Als het rijksregister of KBO voor een bepaald veld data bevat, kunt u dit veld niet wijzigen. Als het leeg is, kunt u aanvullen met eigen gegevens.

Een betrokkene toevoegen kan op 3 manieren:

  1. Een individuele persoon met meerdere rollen via de actie betrokkene toevoegen.

  2. Eén of meerdere personen met rol HZR houder(s) zakelijk recht. Volgende rollen beschouwt VLOK als een houder zakelijk recht: volle eigenaar, vruchtgebruiker, opstalhouder, erfpachter. via de actie HZRs ophalen

  3. Eén of meerdere personen met rol bewoners via de actie Bewoners ophalen

Zie volgende onderwerpen:

Rechten - welke rollen?

Stappen om één betrokkene toe te voegen met één of meerdere rollen

Navigeer naar het Pand (Pand > Gekoppeld > Betrokkenen) of de Entiteit (Entiteit > Gekoppeld) aan dewelke u een nieuwe betrokkene wilt koppelen.

Klik op Betrokkene toevoegen via en doorloop volgende stappen van de wizard:

STAP 1: Selecteer type betrokkene en zoek of de persoon reeds bestaat in VLOK

  1. Selecteer de tab met het type betrokkene:

  2. Zoek in VLOK via:

    • het rijksregisternummer (volledig)

    • het KBO-nummer (volledig)

      • U kunt het rijksregisternummer en KBO nummer kopiëren uit een andere bron (vb. 74.07.17-395.XX of BE0401023635) en plakken in het VLOK zoekveld.  VLOK plakt enkel de cijfers zodat u onmiddellijk kunt zoeken.

    • de naam (gedeeltelijke voor- en/of achternaam)

    • SHM / SVK / WM: VLOK toont in de zoekresultaten enkel de actieve SHM’s/SVK’s/WM

    Zie ook Hoe gaat VLOK om met nieuwe of geannuleerde RR/KBO nummers?

  3. Zoekresultaten en selecteren betrokkene indien mogelijk

    1. Ofwel vindt u de gewenste (rechts)persoon, SHM, SVK of WM in de tab ‘VLOK’

      • Selecteer de persoon die u wilt koppelen en navigeer via Volgende naar stap 4

    2. Ofwel vindt u de gewenste (rechts)persoon, SHM, SVK of WM niet in de tab ‘VLOK’

      • Zoek eventueel de gewenste (rechts)persoon via adres of op naam in het rijksregister of de KBO databank via de tab ‘Rijksregister/KBO’.

      • Selecteerde persoon die u wilt koppelen en navigeer via Volgende naar stap 4

      Als u de (rechts)persoon niet terugvindt, klikt u op Nieuwe persoon rechtsonderaan om manueel al de gegevens van de nieuwe persoon in te geven in stap 2.

      Als u de SHM / SVK / WM niet terugvindt, gelieve deze niet zelf aan te maken als rechtspersoon maar vraag via het contactformulier om ze toe te voegen aan de SHM / SVK / WM lijst.  Zie Vragen over VLOK en woningkwaliteit?

(STAP 2: Vul manueel de gegevens van een nieuwe (rechts)persoon in.)

In het uitzonderlijke geval dat u de (rechts)persoon niet terugvindt in VLOK of het RR/KBO en dus geen persoon kunt selecteren in stap 1 en kiest om een Nieuwe persoon toe te voegen, vult u in stap 2 alle gegevens van de nieuwe persoon zelf in. Deze stap is niet mogelijk voor een SHM of SVK.

Voor personen zonder rijksregister of KBO nummer kunt u enkel een correspondentieadres toevoegen en geen domicilieadres.

Zie verder de validaties hieronder voor info over hoe u welke data kunt ingeven.

Zie voor meer info over de status Hoe wijzig ik manueel de gegevens van een persoon?

(STAP 3: Check dubbels.)

Deze stap is enkel actief indien u in stap 1 of 2 een nieuwe persoon wilt toevoegen waarvoor VLOK minstens één mogelijk dubbele persoon terugvindt. 

  • VLOK beschouwt een persoon als mogelijk dubbel indien de naam, voornaam en een adres identiek zijn.  Indien een persoon een RR of KBO nummer heeft, vergelijkt VLOK zowel met het domicilie- als het correspondentieadres. Indien geen nummer, enkel met het correspondentieadres.  

  • Indien de nieuwe persoon en de mogelijke dubbel hetzelfde RR of KBO-nummer heeft, beschouwt VLOK dit niet als een dubbel en voegt automatisch de gegevens samen. U gaat onmiddellijk naar stap 4.

In stap 3 kunt u:

  • Ofwel een mogelijk dubbele persoon selecteren om samen te voegen. VLOK voegt de gegevens van de nieuwe en de geselecteerde dubbele persoon samen.

  • Ofwel de nieuwe persoon toevoegen zonder samen te voegen met een dubbele persoon. U kunt vervolgens verder naar stap 5 om rollen toe te kennen.

STAP 4: Vul de gegevens van de betrokkene aan.

Als er geen dubbele personen zijn,  kunt u hier de gegevens uit VLOK of het RR/KBO aanvullen van de persoon die u hebt geselecteerd in stap 1. 

  • Als de persoon een rijksregister of KBO nummer bevat, zal VLOK onmiddellijk de gegevens actualiseren via  de authentieke bron. Zie voor info Hoe actualiseer ik de gegevens van een persoon via het rijksregister of het KBO?

  • Voor personen zonder rijksregister of KBO nummer kunt u enkel een correspondentieadres toevoegen en geen domicilieadres. U kunt het adres van het goed eenvoudig overnemen door op de link te klikken.

  • Bij rechtspersonen uit het buitenland is het nu mogelijk om aan te vinken dat het een buitenlandse onderneming is. Indien aangevinkt zijn naam, buitenlandse onderneming identificatie en adres vrij in te vullen. Selecteer als rechtsvorm buitenlandse onderneming.

Zie verder de validaties voor info over hoe u welke data kunt ingeven.

Zie voor meer info over de status Hoe wijzig ik manueel de gegevens van een persoon?

STAP 5: Duid de rollen aan en vul de rolgegevens in.

Selecteer een rol om de eigenschappen van de geselecteerde rol in te geven.  U kunt meerdere rollen selecteren en de eigenschappen van een eerder geselecteerde rol bewerken via rechts achteraan de rol.

U kunt volgende eigenschappen ingeven:

Zie voor meer info over de rolgegevens Hoe wijzig ik de rolgegevens van een persoon?

STAP 6: Duid de goederen aan waarvoor u de persoon wilt koppelen.

Omdat u sinds de personenoptimalisatie (> mei 2020) eenvoudig kunt selecteren aan welke entiteiten u de betrokkene wilt koppelen, kunt u een betrokkene enkel koppelen aan een entiteit en niet langer aan een pand. Dit kan zowel vanop de Entiteit zelf (Entiteit > Gekoppeld) als vanop een pand (Pand > Gekoppeld > Betrokkenen). Via het pand krijgt u een overzicht van alle gekoppelde betrokkenen op alle entiteiten.

Klik op voltooien om de betrokkene toe te voegen. Voor elke rol die u hebt opgegeven en voor elk geselecteerd goed verschijnt er een lijn in het overzicht van de betrokkenen zodat u elke rol afzonderlijk kunt beheren.

U kunt later vanop Pand / Entiteit > Gekoppeld > klik op rol > Betrokkene rolinfo via de actie Betrokkene kopiëren betrokkenen gekoppeld aan het ene goed eenvoudig ook koppelen aan de andere goederen.

Stappen om één of meerdere HZR toe te voegen via het kadaster, het rijksregister en de KBO

Navigeer naar het Pand (Pand > Gekoppeld > Betrokkenen) of de Entiteit (Entiteit > Gekoppeld) aan dewelke u nieuwe HZR’s wilt koppelen.

Klik op HZRs ophalen via . VLOK opent een wizard met volgende stappen:

STAP 1: Duid het perceel aan

  • VLOK raadpleegt de databank van het kadaster (AAPD) en zoekt via al de capakey Een kadastraal perceel is een onroerend goed, dat door de Algemene Administratie van de Patrimoniumdocumentatie (AAPD) van de FOD is vastgelegd en geregistreerd. Het is het basiselement van de indeling van onroerende goederen zoals opgenomen in de kadastrale legger. De CaPaKey is de unieke (kadastrale) perceelsidentificatie die de AAPD toekent aan elk perceel in België.’s die gekoppeld zijn aan het goed naar de houders zakelijk recht.  Zorg daarom dat er minstens 1 capakey aanwezig is.VLOK controleert eerst de adp capakey indien aanwezig en anders de cadmap capakey. Als u geen houders zakelijk recht kunt ophalen op basis van de cadmap capakey, kunt u via https://www.geopunt.be/ de meest actuele capakey opzoeken en ingeven via bron adp, status actueel.Zie Capakeys

  • Selecteer het correcte perceel op basis van het huisnummer, de partitie en de beschrijving. VLOK toont sinds de release van februari 2020 nu ook de beschrijving van het perceel zodat u eenvoudiger kan achterhalen over welke entiteit het juist gaat. Zie Hoe interpreteer ik de beschrijving van een perceel in het kadaster?

    Indien de capakey's bisnummer en cijferexponent gelijk aan 0 is, kan het zijn dat VLOK meer dan één resultaat terug geeft. Dit is normaal en het kadaster legt dit uit aan de hand van volgend voorbeeld:

    Voorbeeld

    Indien er geen waarde wordt meegegeven voor de optionele velden (bisnummer, letterexponent, cijferexponent of partitienummer) dan gaat de methode alle resultaten teruggeven die matchen met de ingevulde parameters. In het onderstaande voorbeeld wordt er enkel een letterexponent meegegeven. Dus gaat CIOP alle perceelnummers ophalen die matchen met de criteria:

    • kadastrale afdeling:44028
    • sectie: C
    • grondnummer:0542
    • letterexponent: L

    Dit geeft als resultaat 3 percelen, elk met letterexponent 'L', maar met een ander cijferexponent want geen cijferexponent meegegeven in de request. Hetzelfde voorbeeld maar met een ingevulde cijferexponent, dan zal de response zich beperken tot alle percelen die matchen met de letter- en cijferExponent.

    Dus de response is perfect normaal wat betreft deze methode.

    Een '00' en '000' als bisnummer en cijferexponent worden niet aanvaardt in de request en worden dan ook inderdaad beschouwd als 'niet aanwezig'. Maar in dat geval is normaal het eerste resultaat in de lijst het perceel zonder bisnummer of cijferexponent.

STAP 2: Selecteer de houders zakelijk recht

  • VLOK zoekt in het kadaster naar de houders zakelijk recht voor de geselecteerde percelen en actualiseert de gegevens via het rijksregister en de KBO.

  • Selecteer één of meerdere houders zakelijk recht die u wilt koppelen.

STAP 3: Vul gegevens aan, selecteer de rollen en de gekoppelde entiteiten

U navigeert tussen de verschillende personen via en .rechtsboven.  U moet voor elke geselecteerde persoon volgende gegevens opgeven via de respectievelijke tabs:

Klik op voltooien om de HZR’s toe te voegen. Voor elke rol die u hebt opgegeven en voor elk geselecteerd goed verschijnt er een lijn in het overzicht van de betrokkenen zodat u elke rol afzonderlijk kunt beheren.

U kunt later vanop Pand / Entiteit > Gekoppeld > klik op rol > Betrokkene rolinfo via de actie Betrokkene kopiëren betrokkenen gekoppeld aan het ene goed eenvoudig ook koppelen aan de andere goederen.

Stappen om één of meerdere bewoners toe te voegen via het rijksregister

Navigeer naar het Pand (Pand > Gekoppeld > Betrokkenen) of de Entiteit (Entiteit > Gekoppeld) aan dewelke u nieuwe bewoners wilt koppelen.

Klik op Bewoners ophalen via . VLOK opent een wizard met volgende stappen:

Tip: Als u de melding krijgt dat het ophalen van de externe service te lang duurde en werd geannuleerd kan dit zijn omdat het een groot pand betreft waardoor het te veel tijd kost voor de authentieke bron om te antwoorden.  

Voer de actie uit op het adres mét een busnummer vanop een bepaalde entiteit.  Je zal dan waarschijnlijk wel resultaten krijgen.

STAP 1: Selecteer de bewoners

  • VLOK zoekt in het rijksregister en het KBO naar de bewoners voor het pand of de entiteit op basis van het adres.

    Tip - Het rijksregister aanvaardt via de webservice enkel numerische huisnummers.  Als u zoekt op bv. 2A werkt dit niet.  Daarom dat VLOK de A verwijdert.  Op die manier krijgt u teveel personen terug, maar degene die u nodig heeft zitten dan wel in de zoekresultaten.

  • Selecteer de bewoners die u wilt koppelen

STAP 2: Vul gegevens aan, selecteer de rollen en de gekoppelde entiteiten

U navigeert tussen de verschillende personen via en rechtsboven.  U moet voor elke geselecteerde persoon volgende gegevens opgeven via de respectievelijke tabs:

  • Vul per geselecteerde persoon de persoonsgegevens aan.

  • Selecteer de rollen en rolgegevens. 

    • Zie voor meer uitleg hierboven stap 5 toevoegen betrokkene. 

    • U krijgt hier enkel de rol van bewoner te zien.

    • VLOK selecteert standaard Opzoeking databank als bron en vult indien mogelijk de startdatum in.

  • Selecteer de goederen waarvoor u de persoon wilt koppelen. Zie voor meer uitleg hierboven stap 6 toevoegen betrokkene. 

    • VLOK selecteert standaard de entiteit van waarop u de actie opstart.

    • U kunt slecht één entiteit selecteren omdat u slecht officieel in één entiteit tegelijkertijd kunt wonen.

Klik op voltooien om de bewoners toe te voegen.

U kunt later vanop Pand / Entiteit > Gekoppeld > klik op rol > Betrokkene rolinfo via de actie Betrokkene kopiëren betrokkenen gekoppeld aan het ene goed eenvoudig ook koppelen aan de andere goederen.

Validaties

Type

Melding

Controle

Fout

Naam is verplicht.

Naam is leeg

Fout

Naam moet tussen 1 en 255 karakters zijn. Er zijn X karakters ingevoerd.

Lengte naam = 0 of >= 255

Fout

Het KBO-nummer is niet correct

KBO-nummer : 8 cijfers + 2 checkdigits

 Check = 97 - modulo 97 vb 0449386647

Fout

Rechtsvorm is verplicht.

Rechtsvorm is leeg/Rechtsvorm is niet correct

Fout

Land is verplicht.

Land is leeg

Fout

Gemeente is verplicht.

Gemeente is leeg

Fout

Postcode is verplicht.

Indien land = België: Postcode is leeg indien domicilieadres of correspondentieadres bij NAI

Fout

Straat is verplicht.

Indien land = België: Straat is leeg indien domicilieadres of correspondentieadres bij NAI

Fout

Huisnummer is verplicht.

Indien land = België: Huisnummer is leeg indien domicilieadres of correspondentieadres bij NAI

Fout

De geboortedatum heeft een formaat dat niet is toegelaten.

Formaten MM/yyyy , yyyy en dd/mm/yyyy zijn toegelaten

Fout

Geboortedatum mag niet in de toekomst liggen

Geboortedatum > datum vandaag

Fout

Datum overlijden mag niet in de toekomst liggen.

Datum overlijden > nu

Fout

Overlijdensdatum moet na geboortedatum liggen.

geboortedatum > datum overlijden

Fout

Het emailadres is foutief.

Structuur van emailadres %@%.% indien ingevuld

Fout

Het telefoonnummer bevat ongeldige karakters.

Telefoon 1 of telefoon 2 bevat andere karakters dan cijfers en spaties

Fout

Rol is verplicht.

Rol is leeg

Fout

Startdatum is verplicht.

Startdatum is leeg (per rol)

Fout

Bron van de informatie is verplicht.

Bron is leeg (per rol)

Fout

Aandeel eigenaarschap teller (X) moet kleiner of gelijk zijn aan aandeel eigenaarschap noemer (X).

Aandeel eigenaarschap: teller <= noemer

Fout

Pand of entiteit is verplicht.

Rol <> bewoner en er is geen pand of entiteit aangeduid

Fout

Entiteit is verplicht.

Rol = bewoner en er is geen entiteit aangeduid

Fout

Deze betrokkenen zijn al gekoppeld voor deze rol met een overlappende periode (Naam, Voornaam).

De betrokkene is reeds gekoppeld aan het pand/entiteit met dezelfde rol en voor een overlappende periode

Waarschuwing

Let op: deze persoon heeft reeds de rol bewoner voor een ander pand/entiteit met referte XXX voor een overlappende periode. Een persoon kan in principe slechts één goed bewonen op hetzelfde moment.

Rol = bewoner en de persoon bewoont reeds een ander pand/entiteit voor een overlappende periode

Automatische opschorting/vrijstelling en taken na toevoegen nieuwe betrokkene of het opslaan van de gegevens van een persoon

Als een gebruiker een nieuwe bewoner toevoegt en deze persoon is reeds gekoppeld als bewoner aan een ander pand/entiteit met een overlappende periode maakt VLOK:

  • Taak 183 persoon als bewoner in meerdere entiteiten toegekend aan dossierbeheerder woningkwaliteit (Wonen) om te controleren dat alles in orde is omdat een persoon in principe slechts één goed kan bewonen op hetzelfde moment. VLOK koppelt in de extra info van de taak de referte van de persoon en van de betrokken entiteiten.

Als een gebruiker het domicilieadres van een actieve bewoner (geen einddatum) wijzigt en het domicilieadres komt niet overeen met het adres van het pand of entiteit waaraan hij als bewoner is gekoppeld, maakt VLOK:

  • Taak 185 nieuw domicilieadres voor bewoner toegekend aan dossierbeheerder woningkwaliteit (Wonen) als kennisgeving. VLOK koppelt in de extra info van de taak de referte van de persoon en van de betrokken entiteiten met een verschillend adres.

Als een persoon niet actief wordt maakt VLOK:

  • voor elke pand waar de inactieve persoon een nog actieve rol  (geen einddatum) heeft op het pand of de entiteit een taak 197 controleer inactieve persoon toegekend aan dossierbeheerder woningkwaliteit (Wonen) om de rol van contactpersoon te beëindigen.

  • voor elke persoon waar de inactieve persoon een nog actieve contactpersoon (geen einddatum) is een taak 198 controleer inactieve contactpersoon toegekend aan dossierbeheerder woningkwaliteit (Wonen) om de rollen te beëindigen van deze persoon voor dit pand of entiteit(en) en indien nodig een nieuwe betrokkene te koppelen.

  • voor elk nog niet gesloten WI dossier waar de persoon actief is aan gekoppeld als betrokkene (geen einddatum) taak 297 controleer inactieve persoon toegekend aan administratieve medewerker voortraject (WI)  om de rollen te beëindigen van deze persoon voor dit dossier en indien nodig een nieuwe betrokkene te koppelen.

Als een gebruiker een nieuwe HZR toevoegt zonder einddatum op een entiteit, maakt VLOK volgende taken aan:

  1. Indien de entiteit op VIVOO De Vlaamse inventaris voor ongeschikte en onbewoonbare woningen (VIVOO) bevat: • een lijst met de ongeschikt- en onbewoonbaarverklaringen Vlaamse Wooncode (VIVOO-OO) • een aparte lijst met de onbewoonbaarverklaringen Nieuwe Gemeentewet (VIVOO-NGW) Een besluit tot overbewoning geeft geen aanleiding tot opname in de Vlaamse inventaris. staat (geen schrappingsdatum):

    • Taak 400 nieuwe HZR in entiteit op VIVOO toegekend aan de aan inventarisbeheerder (Wonen) om de nodige kennisgevingen te doen om de persoon op de hoogte te brengen.

    • Taak 39 stuur formulier vr op toegekend aan de aan inventarisbeheerder (Wonen) indien de heffing gebeurt door Vlaanderen. De taak dient om een kennisgeving VIVOO met formulier vrijstelling/opschorting naar de nieuwe HZR te sturen met vermelding van de voorwaarden van de voorwaardelijke opschorting 'verkrijger zakelijk recht'.

    • Taak 137 behandel vr opschorting toegekend aan de aan inventarisbeheerder (Wonen) voor alle HZR ongeacht een einddatum en indien de heffing gebeurt door Vlaanderen.

      • De taak dient om volgende opschorting en/of vrijstelling te behandelen die VLOK automatisch aanmaakt:

  2. Indien de entiteit op VIVOO staat (geen schrappingsdatum) en de gemeente heeft een eigen heffing:

    • Taak 427 nieuwe HZR in entiteit op VIVOO LB toegekend aan de dossierbeheerder (gemeente) om de nodige kennisgevingen te doen om de persoon op de hoogte te brengen.

  3. Indien de entiteit nog betrokken is in een procedure maakt VLOK  taak 199 nieuwe HZR in lopende procedure toegekend aan dossierbeheerder woningkwaliteit (Wonen) om de nodige kennisgevingen te doen om de persoon op de hoogte te brengen.

    4. Een lopende procedure:

  4. Indien de entiteit nog betrokken is in een niet gesloten WI dossier en de HZR is toegevoegd door een andere organisatie dan WI maakt VLOK  taak 282 nieuwe eigenaar toegekend aan wooninspecteur voortraject (WI) om de nieuwe eigenaar eventueel ook toe te voegen aan het dossier.

Zie ook de taken voor het opvolgen van een inactieve persoon in Hoe gaat VLOK om met nieuwe of geannuleerde RR/KBO nummers?

Als een gebruiker werkt voor een werkgebied met meerdere lokale besturen is het onduidelijk vanuit welk lokaal bestuur VLOK volgende taken aanmaakt:

  • taak 185 nieuw domicilieadres voor bewoner (Wonen)

  • taak 435 nieuw domicilieadres voor bewoner in procedure (gemeente)

  • taak 297 controleer inactieve persoon (WI)

  • taak 198 controleer inactieve contactpersoon (Wonen)

  • taak 197 controleer inactieve persoon (Wonen)

  • taak 436 controleer inactieve persoon (gemeente)

Als de gemeentecontext onduidelijk is, zal VLOK de taak beschouwen als aangemaakt door de dummy organisatie "werkgebied".  Dit betekent dat deze taken niet zichtbaar zullen zijn via Mijn verstuurde taken.

VLOK maakt deze taken aan bij: