Hoe maak ik een CA en weigeringsbeslissing CA en laat het ondertekenen?

VLOK maakt via een wizard automatisch documenten conformiteitsattesten Wie een woning in Vlaanderen verhuurt, moet ervoor zorgen dat deze volledig in orde is en voldoet aan bepaalde normen.Het conformiteitsattest is een officieel document dat de gemeente aflevert en dat aantoont dat uw woning aan de woningkwaliteitsnormen voldoet. In sommige gevallen kan ook Wonen-Vlaanderen een conformiteitsattest afleveren. Om na te gaan of een woning conform, veilig en gezond is, voert een woningcontroleur van de gemeente of van Wonen-Vlaanderen een conformiteitsonderzoek uit. Hij controleert de woning aan de hand van een technisch verslag.De woning krijgt een conformiteitsattest als ze niet ongeschikt of onbewoonbaar is en voldoende rookmelders heeft. (procedure CA Wie een woning in Vlaanderen verhuurt, moet ervoor zorgen dat deze volledig in orde is en voldoet aan bepaalde normen.Het conformiteitsattest is een officieel document dat de gemeente aflevert en dat aantoont dat uw woning aan de woningkwaliteitsnormen voldoet. In sommige gevallen kan ook Wonen-Vlaanderen een conformiteitsattest afleveren. Om na te gaan of een woning conform, veilig en gezond is, voert een woningcontroleur van de gemeente of van Wonen-Vlaanderen een conformiteitsonderzoek uit. Hij controleert de woning aan de hand van een technisch verslag.De woning krijgt een conformiteitsattest als ze niet ongeschikt of onbewoonbaar is en voldoende rookmelders heeft. , waarschuwingsprocedure, procedure OO en in een dossier van WI De Vlaamse Wooninspectie is de dienst van het agentschap Wonen-Vlaanderen die zorgt voor de strafrechtelijke handhaving van de woningkwaliteit. Zij treedt op tegen het verhuren van woningen met ernstige kwaliteitsproblemen, rekening houdend met vastgestelde prioriteiten.) en documenten weigeringsbrieven (enkel in procedure CA):

DT114 CA woning of DT140 weigeringsbeslissing CA ZW voor elke afzonderlijke ZW
DT113 CA kamerwoning voor conforme NZW's van het type kamer en studentenkamer.
- één document voor alle niet toegewezen kamers samen
- één document voor elke groep van toegewezen kamers met dezelfde GR gemeenschappelijke ruimte's
DT141 weigeringsbeslissing CA kamer: één document voor alle te weigeren kamers en studentenkamers.
DT115 CA kamerwoning seizoenarbeider voor conforme NZW van het type kamer voor seizoenarbeider
- één document voor alle niet toegewezen kamers samen
- één document voor elke groep van toegewezen kamers met dezelfde GR's
DT143 weigeringsbeslissing CA SA: één document voor alle te weigeren kamers voor seizoenarbeider.

Rollen en rechten?

De dossierbeheerder (gemeente) kan een CA maken in een waarschuwingsprocedure:

van zodra de hoofdprocedure is gestart en nog niet is stopgezet, afgewezen of afgesloten.
er geen herstelvordering is op het pand Elk bebouwd onroerend goed dat zowel het hoofdgebouw als de bijgebouwen omvat (= gebouwen die als 1 geheel beschouwd kunnen worden), met uitzondering van bedrijfsruimten. Een pand kan één of meerdere zelfstandige en/of niet-zelfstandige entiteiten bevatten met of zonder woonfunctie.
er een tijdige melding herstel is geregistreerd
de NZW niet is vastgesteld als onvergunde domiciliekamer. Zie Hoe geef ik aan dat een kamer al dan niet een onvergunde domiciliekamer (ODK) is en wat zijn de gevolgen van een ODK?
vanaf de release van 23 juni 2021 is de voorwaarde om een CA te maken in een waarschuwingsprocedure niet langer afhankelijk van de reden onderzoek hercontrole zodat u nu ook een CA kunt maken op basis van gekoppelde onderzoeken met andere redenen zoals bijvoorbeeld 'Conformiteitsattest'. Het volstaat dat er twee getekende onderzoeken zijn van de gemeente waarbij het recentste onderzoek moet uitgevoerd zijn binnen de 3 maanden na het oudste onderzoek.
er minstens één deelprocedure is met volgende status.

De dossierbeheerder (gemeente) kan een CA maken in een procedure OO:

van zodra de hoofdprocedure is gestart en nog niet is stopgezet, afgewezen of afgesloten.
er geen herstelvordering is op de entiteit Een entiteit is een deel van een pand. Er zijn 3 entiteitstypes: niet-woonfunctie (NWF), een niet-zelfstandige woning (NZW) en een zelfstandige woning (ZW). Zie voor uitegebreide definitie' Hoe voeg ik een nieuwe entiteit toe?'. Indien de WI een dossier heeft gestart, is het ook noodzakelijk dat minstens één andere entiteit een herstelvordering heeft. Zie Wat zijn de gevolgen van de verschillende WI-statussen voor het afleveren van een CA?
er een onderzoek is gekoppeld waarin de entiteit conform is
er is nog geen beroep ingediend
er is een deelprocedure met een beslissing voldoet met status is verschillende van verstuurd, te versturen of geldig
geen andere beslissing met status verstuurd/geldig/opgeheven, tenzij die beslissing van type uitstel wegens werken/overbewoning is

Het aanmaken van een CA of weigeringsbeslissing in een procedure CA is enkel mogelijk indien:

de procedure een getekend onderzoek bevat
door de rollen:

dossierbeheerder (gemeente)
dossierbeheerder woningkwaliteit (Wonen)

In een dossier WI kan WI een CA aanmaken op basis van het onderzoek gekoppeld aan het navolgend PV indien voor entiteiten van het onderzoek nog geen CA is aangemaakt voor dit dossier. VLOK houdt de CA gegevens niet bij in de deelprocedure maar wel in een aparte WICA tabel.

Hoe koppel ik de correcte entiteiten in de procedure?

Dit kan nodig zijn indien u bij de aanvraag foutieve entiteiten hebt gekoppeld.

Zie Hoe beheer ik de gekoppelde entiteiten in een hoofdprocedure?

Op welk onderzoek is het CA gebaseerd?

Vooraleer u een CA eerste aanleg of 2^de opinie kunt aanmaken moet de procedure minstens één recent, ondertekend onderzoek bevatten. Als dezelfde zelfstandige entiteit in meerdere onderzoeken voorkomt kijkt VLOK naar de resultaten van het recentste onderzoek waarin de entiteit voorkomt. Voor niet-zelfstandige woningen kijkt VLOK altijd naar het recentste onderzoek omwille van de samenhang met de gemeenschappelijke ruimten.

U kunt:

ofwel een nieuw onderzoek vragen aan een woningcontroleur van uw organisatie.

Zie Hoe vraag ik een conformiteitsonderzoek aan?

ofwel een bestaand onderzoek koppelen.

Zie Hoe (ont)koppel ik een bestaand onderzoek in een procedure?

Als u bij het aanmaken van het CA merkt dat er iets niet klopt in het onderzoek kunt u het onderzoek (laten) heropenen.

Zie Hoe heropen ik een onderzoek?

Stappen voor het aanmaken van het CA of het weigeren

U maakt een CA / weigeringsbeslissing en laat het ondertekenen als volgt:

Navigeer
- ofwel naar de hoofdprocedure CA via Pand > Procedures (CA) > Detail. Indien van toepassing kan dit snel via het detail van taak 59 Verwerk aanvraag CA of taak 109 verwerk aanvraag CA-2de-opinie op uw werklijst .
- ofwel naar de waarschuwingsprocedure of hoofdprocedure OO  via Pand > Procedures (OO) > Detail.
Klik op de actie CA maken / weigeren via  en doorloop de wizard:

VLOK splitst de entiteiten op in verschillende groepen met andere voorwaarden op basis van resultaten (recentste) onderzoek:

Stap 2 Zelfstandige woningen waarvoor een CA kan worden aangemaakt

Deze groep bevat alle zelfstandige woningen die:

Toegang hadden, niet ongeschikt of onbewoonbaar zijn, met een bezettingsnorm > 0
Geen beheer WI op pand of entiteit (enkel indien Wonen of LB)
In waarschuwingsprocedure moet de zelfstandige woning een deelprocedure hebben met status verschillend van 'CA verstuurd'
In een procedure OO mag er geen herstelvordering zijn op het pand, mag er geen beroep zijn ingediend en mag er geen deelprocedure zijn met een beslissing voldoet met status verstuurd, te versturen of geldig
.In procedure CA moet de zelfstandige woning een deelprocedure hebben met status verschillend van 'CA/weigering verstuurd
In een dossier WI mag de zelfstandige woning nog niet voorkomen in de tabel WICA voor het dossier en moet ze de status 'getekend' of 'verwerkt' hebben.

Stap 3 Kamers waarvoor een CA Kamerwoning kan worden aangemaakt

Deze groep bevat alle niet-zelfstandige woningen die:

Zelfde voorwaarden als in stap 2 maar dan toegepast op kamers.
Een extra voorwaarde is dat de kamer niet mag vastgesteld zijn als ODK, tenzij opgenomen op VIVOO De Vlaamse inventaris voor ongeschikte en onbewoonbare woningen (VIVOO) bevat: • een lijst met de ongeschikt- en onbewoonbaarverklaringen Vlaamse Wooncode (VIVOO-OO) • een aparte lijst met de onbewoonbaarverklaringen Nieuwe Gemeentewet (VIVOO-NGW) Een besluit tot overbewoning geeft geen aanleiding tot opname in de Vlaamse inventaris. voor 1/1/2022.

Stap 4 Entiteiten waarvoor geen CA kan worden aangemaakt

Deze stap is niet beschikbaar voor een CA via de waarschuwingsprocedure of de procedure OO.

In de procedure CA, bevat deze groep entiteiten die:

Ongeschikt of onbewoonbaar zijn
Vastgesteld zijn als onvergunde domiciliekamer (ODK). Zie Hoe geef ik aan dat een kamer al dan niet een onvergunde domiciliekamer (ODK) is en wat zijn de gevolgen van een ODK?
Entiteiten in een deelprocedure verschillend van 'CA/weigering verstuurd'
Zijn onderzocht in een SVK/WM onderzoek en de hersteltermijn van 6 weken is verstreken of de dossierbeheerder heeft geen melding herstel geregistreerd. Zie Hoe registreer ik dat een SVK/WM de gebreken niet zal herstellen?

De wizard slaat automatisch de groepen die leeg zijn over. Doorloop de groepen die entiteiten bevatten.

Selecteer in elke groep de entiteiten waarvoor u een CA of weigeringsbeslissing wilt maken
Geef per entiteit de volgende gegevens in:

Datum attest:

Indien eerste aanleg of 2^de opinie: datum attest = datum eerste verzoek
In de andere gevallen (vb. CA afgifte initiatief burgemeester of na HS / SVK): datum attest = datum onderzoek
Deze datum kunt u niet wijzigen omdat men er van uitgaat dat de woning in orde is op het moment dat men het CA aanvraagt. De eigenaar kan er niet aan doen dat de gemeente/Wonen lang wacht met het onderzoek. Intussen kan er wel een verjaardag van de inventaris zijn waardoor de eigenaar nog moet betalen terwijl de woning in orde is.

Geldigheidstermijn: Standaard selecteert VLOK de termijn uit de organisatieparameters. U kunt deze nog wijzigen per entiteit of voor alle geselecteerde entiteiten via het veld bovenaan.

Standaard berekent VLOK de geldigheidsduur met volgende organisatie parameters:

= datum afgifte + default geldigheidstermijn. Opmerking: tot de release van december 2018 berekende VLOK de datum geldigheid op basis van datum eerste verzoek.
Zie Mijn organisatie beheren als u de parameters wilt aanpassen.

Sinds de release van 17 maart 2021 kunt u naast een geldigheidstermijn in maanden ook kiezen voor een vaste geldigheidsdatum. Deze mogelijkheid is toegevoegd specifiek voor gemeenten met met afwijkende regelgeving met als geldigheid een vaste einddatum zoals bijvoorbeeld 31/12/2022 indien de dubbele glasnorm niet is voldaan.Indien u deze laatste kiest, zal VLOK de datum invullen op het CA en de geldigheid niet berekenen op basis van datum afgifte.

Als u een vaste einddatum wil gebruiken, verwijder eerst de standaard ingevulde termijn. Een combinatie van beiden is niet mogelijk binnen dezelfde wizard. Als u toch wil combineren binnen eenzelfde pand, voert u de actie CA maken tweemaal uit, een keer voor de entiteiten met termijn en vervolgens voor de entiteiten met vaste einddatum.

Geef aan of het attest al dan niet onder voorbehoud is van een brandweerattest of dat er een Schending is van bepalingen van de Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening. Dit laatste enkel aanvinken bij een bouwovertreding.

In stap 5 kan de gemeente kiezen om de documenten door de burgemeester en algemeen directeur te laten tekenen via:

de digitale flow in VLOK. Datum afgifte CA wordt automatisch ingevuld op het moment datum tweede ondertekening.
de manuele flow. Als u de datum van de afgifte reeds kent, kunt u deze hier invullen en zal deze onmiddellijk op de conformiteitsattesten ter manuele ondertekening worden weergegeven.

Zie Hoe onderteken ik een CA?

Klik op Voltooien

De nieuwe modellen CA bevatten wel een verwijzing naar uw privacy verklaring. Omdat slechts een beperkt aantal gemeenten het specifieke invulveld voor de privacy verklaring gebruiken, zal VLOK op een CA uitgegeven door een gemeente het invulveld URL gebruiken. Gelieve het invulveld correct in te vullen in Mijn organisatie. Zie Mijn organisatie beheren

Documenten bekijken.

Omdat de CA’s zowel inhoudelijk als naar vorm door de wetgever zijn bepaald, kunt u ze niet wijzigen.

Bij de manuele flow kunt u de documenten bekijken via de documentmodule. De documenten hebben de status Ter manuele ondertekening en kunt u niet meer wijzigen.
Bij de digitale ondertekenflow hebben de documenten status In opmaak. Daarom kunt u ze nog niet bekijken via de documentenmodule maar wel via  op Pand > Procedures (CA/00) > Detail

Gevolgen na het maken CA.

VLOK maakt automatisch de documenten CA’s en weigeringsbrief aan.
- DT114 CA woning of DT140 weigeringsbeslissing CA ZW voor elke afzonderlijke ZW
- DT113 CA kamerwoning voor conforme NZW's van het type kamer en studentenkamer.
  - één document voor alle niet toegewezen kamers samen
  - één document voor elke groep van toegewezen kamers met dezelfde GR's
- DT141 weigeringsbeslissing CA kamer: één document voor alle te weigeren kamers en studentenkamers.
- DT115 CA kamerwoning seizoenarbeider voor conforme NZW van het type kamer voor seizoenarbeider
  - één document voor alle niet toegewezen kamers samen
  - één document voor elke groep van toegewezen kamers met dezelfde GR's
- DT143 weigeringsbeslissing CA SA: één document voor alle te weigeren kamers voor seizoenarbeider.
VLOK zet de status voor de deelprocedures CA en de deelprocedures in een waarschuwingsprocedure op:

met CA op Toe te kennen indien digitale ondertekenflow of CA manueel te ondertekenen indien manuele flow.
met weigering op Te weigeren of Weigering manueel te ondertekenen

Voor een CA binnen een procedure OO wijzigt VLOK de status van deelprocedures niet.

VLOK sluit taken af:
- 457 maak weigeringen na inhuurname hercontrole bij maken weigering
- 456 maak CA na onderzoek inhuurname (hercontrole) bij maken CA

Hoe kan ik het CA opnieuw aanmaken indien een fout?

U kunt de status van de deelprocedure CA niet langer aanpassen. Als u het CA opnieuw wilt aanmaken is het niet langer nodig om de status van de deelprocedure terug te zetten naar de beginstatus Te beoordelen. Zolang de deelprocedure de correcte status heeft, kunt u de actie opnieuw uitvoeren. VLOK zal dan voor alle entiteiten waarvoor u een nieuw CA wilt maken, alle bestaande CA documenten (DT113, 114 en 115) en ondertekentaken (taak 110 en taak 140) verwijderen.

Als op het document een entiteit voorkomt waarvoor u geen nieuw CA wilt maken, zal VLOK de status van de deelprocedure terugzetten naar CA te maken of Te beoordelen.

Stappen om de documenten te laten ondertekenen door de gewestelijk ambtenaar / burgemeester en de algemeen directeur:

Manueel

Zie voor meer info Manuele ondertekenflow

Open het documentenoverzicht via vanop de hoofdprocedure CA  of deelprocedure CA 
Selecteer de gewenste documenten en klik op de actie Documenten afdrukken om ze af te drukken of te downloaden als een pdf.
Laat ze manueel ondertekenen of via de eigen ondertekenapplicatie
Vervang het bestaande document. Zie Hoe vervang ik een bestaand document?

Digitaal in VLOK

Zie voor meer info Digitale ondertekenflow

Klik op de actie Beslissingen ter ondertekening naar burgemeester / GA via  in de hoofdprocedure  (Pand > Procedures (CA) > Detail) en Versturen.

Deze actie is niet nodig bij manuele ondertekening door de burgemeester.
De actie is zichtbaar van zodra er minstens één deelprocedure is met status Te weigeren of Toe te kennen en er minstens één CA document of weigering is gekoppeld met status Aangemaakt.

De burgemeester en algemeen directeur krijgen een taak 110 onderteken document om de documenten te ondertekenen.

Gevolgen:

VLOK zet:

de status van de deelprocedure  op CA ter ondertekening of Weigering ter ondertekening.
de status van de gekoppelde documenten op Ter ondertekening.

VLOK zet volgende taken op de werklijst:

taak 110 en 140 onderteken document toegekend aan burgemeester en algemeen directeur
taak 9 onderteken document toegekend aan de geselecteerde GA
Om het probleem op te lossen dat de iemand tekent op een andere datum dan op het document is weergegven, zal VLOK vanaf de release maart 2019 de deadline van de taak aanpassen naar de datum van het document. Zo weet de ondertekenaar op basis van de deadline van de taak wanneer hij het document best ondertekent.

Na het doorlopen van de wizard is het niet mogelijk om te wisselen van digitale naar manuele flow omdat u CA aangemaakt via de digitale flow niet kunt klaar maken voor manuele ondertekening. De reden is dat u in de documentmodule geen maakrecht heeft voor het aanmaken van CA. U kunt best opnieuw beginnen en de wizard opnieuw opstarten. Zie Hoe kan ik het CA / weigering opnieuw aanmaken als er iets fout loopt?

Als de gewestelijk ambtenaar het CA / weigeringsbeslissing weigert, kan hij ze (laten) aanpassen of het onderzoek heropenen: