De waarschuwingsprocedure

Rechten - welke rollen?

dossierbeheerder (gemeente)

Flow procedure OO / waarschuwingsprocedure

Opgelet: sinds de inwerkingtreding van het BVR tot wijziging van het besluit Vlaamse Codex Wonen van 2021 op 8 april 2022 is de termijn van het eerste onderzoek verlengd van 14 dagen naar een maand.

Keuze gemeente bij klacht woningkwaliteit: verzoek of informele melding?

Als de gemeente een klacht woningkwaliteit krijgt, levert ze een ontvangstbewijs af en kan ze zelf kiezen tussen:

de procedure OO, waarschuwingsprocedure mogelijk, indien de klacht gelijkstaat met een verzoek door een belanghebbende of via initiatief burgemeester.
- VLOK zal een procedure OO automatisch wijzigen in een waarschuwingsprocedure als de gemeente binnen de maand een onderzoek uitvoert en een hersteltermijn toekent. Voor 8 april 2022 was de termijn voor het uitvoeren van een eerste onderzoek 14 dagen.
- De gemeente krijgt tot een maand na het verzoek de tijd om het onderzoek in VLOK in te geven en de hersteltermijn toe te kennen.
de waarschuwingsprocedure, onmiddellijk mogelijk voor informele meldingen.
- Indien de gemeenten niet tijdig een onderzoek of hersteltermijn ingeeft, wijzigt VLOK de procedure niet automatisch in een procedure OO omdat een informele melding niet geldt als een verzoek. De gemeente kan bij niet conforme entiteiten Een entiteit is een deel van een pand. Er zijn 3 entiteitstypes: niet-woonfunctie (NWF), een niet-zelfstandige woning (NZW) en een zelfstandige woning (ZW). Zie voor uitegebreide definitie' Hoe voeg ik een nieuwe entiteit toe?' eventueel wel zelf de waarschuwingsprocedure verder zetten als en procedure op initiatief van de burgemeester.
- Zonder tijdige actie van de gemeente zal VLOK de procedure afsluiten met als reden melding zonder gevolg. Zie Wanneer sluit VLOK procedures af?

Een klacht is een formeel verzoek indien volgende 3 criteria samen vervuld zijn:

Door iedereen die een belang heeft
Gemotiveerd
Ofwel aangetekend (zending of e-mail) ofwel schriftelijk tegen ontvangstbewijs

Een klacht is een informele melding als ze niet voldoet aan de cumulatieve voorwaarden van een formeel verzoek.

Wonen-Vlaanderen interpreteert het verzoek ruim en raadt aan waar mogelijk de procedure op te starten via verzoek.

Verder verloop waarschuwingsprocedure (herstelfase):

Als uit het initiële onderzoek blijkt dat:
- een woning conform is, kunt u een CA Wie een woning in Vlaanderen verhuurt, moet ervoor zorgen dat deze volledig in orde is en voldoet aan bepaalde normen.Het conformiteitsattest is een officieel document dat de gemeente aflevert en dat aantoont dat uw woning aan de woningkwaliteitsnormen voldoet. In sommige gevallen kan ook Wonen-Vlaanderen een conformiteitsattest afleveren. Om na te gaan of een woning conform, veilig en gezond is, voert een woningcontroleur van de gemeente of van Wonen-Vlaanderen een conformiteitsonderzoek uit. Hij controleert de woning aan de hand van een technisch verslag.De woning krijgt een conformiteitsattest als ze niet ongeschikt of onbewoonbaar is en voldoende rookmelders heeft. aanmaken zoals vroeger door een nieuwe procedure CA op te starten op basis van het onderzoek. Zie Hoe start ik een procedure CA afgifte initiatief burgemeester of na HS/SVK?
- een woning niet conform is, kent u binnen 30 dagen na opstart een hersteltermijn toe
Als uit een hercontroleonderzoek in de waarschuwingsprocedure blijkt dat een woning conform is, registreert u de melding herstel en moet u een CA maken binnen de waarschuwingsprocedure.
Als de termijnen niet zijn gerespecteerd en/of sommige woningen zijn niet conform na hercontrole, wijzigt VLOK automatisch de waarschuwingsprocedure naar een procedure OO. VLOK voorziet voldoende tijd (termijn + 7 dagen) om tijdig uitgevoerde acties alsnog in VLOK in te geven na het verstrijken van de termijn.

Hoe start ik de waarschuwingsprocedure?

Zie Hoe registreert de gemeente het verzoek tot opstart procedure OO of de informele melding tot opstart waarschuwingsprocedure?

Hoe zet ik een waarschuwingsprocedure opgestart via informele melding verder als een procedure OO op initiatief van de burgemeester?

Als na een vooronderzoek blijkt dat herstel niet mogelijk is binnen de termijnen van de waarschuwingsprocedure, kan eendossierbeheerder (gemeente) de procedure verder zetten als een normale procedure OO initiatief burgemeester. Dit is mogelijk voor zover nog geen hersteltermijn is toegekend en voor zover de procedure nog niet automatisch is afgesloten door VLOK een maand na het verzoek.

Klik op de actie Procedure starten op initiatief burgemeester via  in de hoofdprocedure  (Pand Elk bebouwd onroerend goed dat zowel het hoofdgebouw als de bijgebouwen omvat (= gebouwen die als 1 geheel beschouwd kunnen worden), met uitzondering van bedrijfsruimten. Een pand kan één of meerdere zelfstandige en/of niet-zelfstandige entiteiten bevatten met of zonder woonfunctie. > Procedures (OO) > Detail). VLOK informeert u over de gevolgen.

Gevolgen

VLOK:

past de bestaande procedure aan naar een procedure OO op initiatief van de burgemeester met datum verzoek en start procedure = datum uitvoeren actie.
maakt volgende taken en sluit af op de werklijst
- afsluiten van alle bestaande taken gekoppeld aan de procedure
- maakt nieuwe taken toegekend aan de dossierbeheerder (gemeente):
  - taak 1 termijn burgemeester
  - taak 2 verwerk verzoek OO

Hoe beheer ik de melding?

Zie Hoe beheer ik het verzoek/de melding in een hoofdprocedure?

Hoe ken ik een hersteltermijn toe?

Binnen de 30 dagen na de opstart van een waarschuwingsprocedure (informele melding) of een procedure OO waarin nog een waarschuwingsprocedure mogelijk is (verzoek), moet u een hersteltermijn bepalen en deze meedelen aan de houder van het zakelijk recht en aan de bewoners van de woning. Deze hersteltermijn bedraagt maximaal 3 maand te rekenen vanaf de datum waarop de waarschuwingsprocedure is opgestart.

Rechten en rollen?

Nadat een ondertekend onderzoek van de gemeente binnen de maand (< 8 april 2022 bedroeg de periode 14 dagen) na de melding/verzoek is gekoppeld, kan een dossierbeheerder (gemeente) een hersteltermijn toekennen zolang de hoofdprocedure is gestart en nog geen melding herstel is geregistreerd.

De actie is niet mogelijk indien een herstelvordering aanwezig is op het pand.

Acties?

Klik op de actie Hersteltermijn toekennen via  in de hoofdprocedure  (Pand > Procedures (OO) > Detail).
Geef de deadline voor herstel in en klik op Opslaan. Hou er rekening mee dat de woning een tweede keer onderzocht moet worden binnen de drie maanden na de melding.

U kunt de actie opnieuw uitvoeren als u de hersteltermijn wilt wijzigen.

Gevolgen

VLOK:

maakt een deelprocedure voor elke entiteit in het onderzoek die nog niet in de procedure is gekoppeld
wijzigt de datum verzoek in datum melding
wijzigt de status van de deelprocedures naar Hersteltermijn toegekend.
maakt volgende taken aan en sluit af op de werklijst:
- taak 408 opvolgen hersteltermijn WStoegekend aan de dossierbeheerder (gemeente)
- taak 1 termijn burgemeester
- taak 2 verwerk verzoek OO
- taak 4 verwerk vooronderzoek

Hoe registreer ik de melding herstel?

Binnen de hersteltermijn moet de houder van het zakelijk recht het herstel melden van de woning. U registreert de melding in VLOK.

Rechten en rollen?

De dossierbeheerder (gemeente) kan een melding herstel registreren zolang de hoofdprocedure is gestart en u nog geen melding herstel hebt geregistreerd.

Acties?

Klik op de actie Melding herstel registreren via  in de hoofdprocedure  (Pand > Procedures (OO) > Detail).
Geef de datum melding herstel in en klik op Registreren. De datum mag niet in de toekomst liggen.

U kunt de actie slechts één maal uitvoeren omdat de gevolgen moeilijk terug te draaien zijn.

Gevolgen

Indien het herstel tijdig is uitgevoerd zal VLOK:

de status van de deelprocedures wijzigen naar Herstel gemeld.
volgende taken aanmaken en afsluiten op de werklijst:
- taak 409 termijn CA waarschuwingsproceduretoegekend aan de dossierbeheerder (gemeente)
- Het is niet nodig om manueel een onderzoek aan te vragen. VLOK maakt automatisch taak 407 hercontrole WStoegekend aan de woningcontroleur (gemeente). Zolang deze taak openstaat, kunt u geen ander onderzoek aanvragen in de procedure.
- taak 408 opvolgen hersteltermijn WS

Indien de melding herstel niet tijdig is, zal VLOK de waarschuwingsprocedure wijzigen in een procedure OO:

de procedure-info van de hoofdprocedure wijzigt naar Automatisch OO: geen (tijdig) herstel gemeld
de status van de deelprocedures wijzigen naar Gestart.
datum verzoek / start procedure = hersteltermijn + 1 dag
beroep mogelijk vanaf datum verzoek + 3 maand
volgende taken aanmaken en afsluiten op de werklijst:
- alle open taken gekoppeld aan de hoofdprocedure
- taak 1 termijn burgemeestertoegekend aan de dossierbeheerder (gemeente)
- taak 2 verwerk verzoek OOtoegekend aan de dossierbeheerder (gemeente)

Hoe maak ik een CA vanuit de waarschuwingsprocedure?

Als uit een hercontroleonderzoek in de waarschuwingsprocedure blijkt dat een woning conform is, moet u een CA maken binnen de waarschuwingsprocedure.

Als uit het initiële onderzoek blijkt dat een woning conform is, kunt u een CA aanmaken zoals vroeger door een nieuwe procedure CA op te starten op basis van het onderzoek. Zie Het conformiteitsattest

Rechten en rollen?

De dossierbeheerder (gemeente) kan een CA maken in een waarschuwingsprocedure:

van zodra de hoofdprocedure is gestart en nog niet is stopgezet, afgewezen of afgesloten.
er geen herstelvordering is op het pand
er een tijdige melding herstel is geregistreerd
de NZW niet is vastgesteld als onvergunde domiciliekamer. Zie Hoe geef ik aan dat een kamer al dan niet een onvergunde domiciliekamer (ODK) is en wat zijn de gevolgen van een ODK?
vanaf de release van 23 juni 2021 is de voorwaarde om een CA te maken in een waarschuwingsprocedure niet langer afhankelijk van de reden onderzoek hercontrole zodat u nu ook een CA kunt maken op basis van gekoppelde onderzoeken met andere redenen zoals bijvoorbeeld 'Conformiteitsattest'. Het volstaat dat er twee getekende onderzoeken zijn van de gemeente waarbij het recentste onderzoek moet uitgevoerd zijn binnen de 3 maanden na het oudste onderzoek.
er minstens één deelprocedure is met volgende status.

Acties?

Klik op de actie CA maken via  in de hoofdprocedure  (Pand > Procedures (OO) > Detail).
Doorloop de wizard die hetzelfde functioneert als de wizard om een CA te maken via een procedure CA. Stap 4 om een weigeringsbeslissing aan te maken is wel niet beschikbaar. Zie Hoe maak ik een CA en weigeringsbeslissing CA en laat het ondertekenen?

U kunt de status van de deelprocedure CA niet langer aanpassen. Als u het CA opnieuw wilt aanmaken is het niet langer nodig om de status van de deelprocedure terug te zetten naar de beginstatus Te beoordelen. Zolang de deelprocedure de correcte status heeft, kunt u de actie opnieuw uitvoeren. VLOK zal dan voor alle entiteiten waarvoor u een nieuw CA wilt maken, alle bestaande CA documenten (DT113, 114 en 115) en ondertekentaken (taak 110 en taak 140) verwijderen.

Als op het document een entiteit voorkomt waarvoor u geen nieuw CA wilt maken, zal VLOK de status van de deelprocedure terugzetten naar CA te maken of Te beoordelen.

Gevolgen

VLOK maakt volgende documenten:

DT114 CA woning of DT140 weigeringsbeslissing CA ZW voor elke afzonderlijke ZW
DT113 CA kamerwoning voor conforme NZW's van het type kamer en studentenkamer.
- één document voor alle niet toegewezen kamers samen
- één document voor elke groep van toegewezen kamers met dezelfde GR gemeenschappelijke ruimte's
DT141 weigeringsbeslissing CA kamer: één document voor alle te weigeren kamers en studentenkamers.
DT115 CA kamerwoning seizoenarbeider voor conforme NZW van het type kamer voor seizoenarbeider
- één document voor alle niet toegewezen kamers samen
- één document voor elke groep van toegewezen kamers met dezelfde GR's
DT143 weigeringsbeslissing CA SA: één document voor alle te weigeren kamers voor seizoenarbeider.

U kunt de aangemaakte CA documenten bekijken via het documenticoon  naast elke deelprocedure OO

VLOK wijzigt de status van de deelprocedures naar CA toe te kennen of CA manueel te ondertekenen.

U vindt de informatie van het CA terug op de tab Entiteit > Deelprocedures > CA. Het dataobject CA op de tab Pand/Entiteit > CA maakt VLOK wel pas aan na het versturen van het CA naar Wonen in Vlaanderen.

Hoe geef ik het CA ter ondertekening aan de burgemeester (enkel digitale ondertekenflow)?

Als uw gemeente kiest voor de digitale ondertekenflow, kunt u de aangemaakte documenten ter ondertekening geven via een gelijkaardige actie zoals in de procedure CA. Zie Hoe maak ik een CA en weigeringsbeslissing CA en laat het ondertekenen?

Rechten en rollen?

De dossierbeheerder (gemeente) kan de documenten CA ter ondertekening aanbieden:

van zodra de hoofdprocedure is gestart,
er minstens één deelprocedure is met status CA toe te kennen en minsten één DT113, 114 of 115 is gekoppeld met status Aangemaakt.

Acties?

Klik op de actie CA ter ondertekening naar burgemeester via  in de hoofdprocedure  (Pand > Procedures (OO) > Detail).
Selecteer voor welke deelprocedures u de documenten ter ondertekening wil aanbieden en verstuur. VLOK toont een lijst met status deelprocedure CA toe te kennen.

Gevolgen

VLOK wijzigt de status deelprocedure naar CA ter ondertekening en de status van de gekoppelde documenten DT113, 114 en 115 naar Ter ondertekening.

VLOK maakt volgende taken aan op de werklijst:

taak 110 onderteken document toegekend aan de burgemeester
taak 140 onderteken document toegekend aan de algemeen directeur

Als een NZW is vastgesteld als onvergunde domiciliekamer (ODK) vervalt het CA automatisch, behalve indien de kamer reeds op VIVOO De Vlaamse inventaris voor ongeschikte en onbewoonbare woningen (VIVOO) bevat: • een lijst met de ongeschikt- en onbewoonbaarverklaringen Vlaamse Wooncode (VIVOO-OO) • een aparte lijst met de onbewoonbaarverklaringen Nieuwe Gemeentewet (VIVOO-NGW) Een besluit tot overbewoning geeft geen aanleiding tot opname in de Vlaamse inventaris. stond met opnamedatum < 01/01/2022 (overgangsregeling).

De reden van verval is 'onvergunde domiciliekamer'.
De datum verval is:
- de datum attest indien de vaststelling gebeurt voor de datum van het attest.
- de datum vaststelling indien de vaststelling gebeurt na de datum van het attest.
  - Dit is bijvoorbeeld mogelijk in het uitzonderlijke geval dat de vaststelling gebeurt tijdens de flow voor het aanmaken van een CA, vooraleer het CA is verstuurd.
  - Indien de NZW op VIVOO staat zal VLOK alsnog de NZW schrappen en de gevolgen van een geldig CA uitvoeren (zie Wat zijn de gevolgen van een geldig CA?)
  - Bijvoorbeeld: Opname VIVOO = 5/1, datum attest = 20/01 en de vaststelling ODK = 21/01 voor het versturen van het CA op 22/01
VLOK geeft het verval ter kennis aan de instantie die het CA heeft uitgegeven met:
- taak 421 verval CA onvergunde domiciliekamer LB toegekend aan de dossierbeheerder (gemeente)
- taak 422 verval CA onvergunde domiciliekamer toegekend aan de dossierbeheerder woningkwaliteit (Wonen)
Zie voor meer info Hoe geef ik aan dat een kamer al dan niet een onvergunde domiciliekamer (ODK) is en wat zijn de gevolgen van een ODK?

Hoe verstuur ik het CA naar Wonen in Vlaanderen vanuit de waarschuwingsprocedure?

Als de CA documenten zijn ondertekend, verstuurt u ze naar Wonen in Vlaanderen via een gelijkaardige actie als in de procedure CA. Zie Hoe geef ik een ondertekend CA ter kennis aan betrokkenen?

Rechten en rollen?

De dossierbeheerder (gemeente) kan de documenten CA ter ondertekening aanbieden:

van zodra de hoofdprocedure is gestart,
er minstens één deelprocedure is met status CA te versturen

Acties?

Klik op de actie CA versturen naar Wonen via  in de hoofdprocedure  (Pand > Procedures (OO) > Detail).
Selecteer voor welke deelprocedures u de documenten ter ondertekening wil aanbieden en verstuur. VLOK toont een lijst met status deelprocedure CA toe te kennen.

Gevolgen

VLOK wijzigt de status deelprocedure naar CA verstuurd.
VLOK maakt nu ook het CA dataobject aan dat u terugvindt op de tab Pand/Entiteit > CA.
VLOK maakt volgende taken aan en sluit af op de werklijst:
- taak 133 uitwisseling CA LB toegekend aan de inventarisbeheerder (Wonen)
- taak 182 verstuur beslissing CA naar Wonen
- taak 110, 111 en 140 onderteken document
- taak 130 verwerk heropend onderzoek LB
- taak 33 verwerk onderzoek hercontrole
- taak 409 termijn CA waarschuwingsprocedure
Als een NZW is vastgesteld als onvergunde domiciliekamer (ODK) vervalt het CA automatisch, behalve indien de kamer reeds op VIVOO stond met opnamedatum < 01/01/2022 (overgangsregeling).
- De reden van verval is 'onvergunde domiciliekamer'.
- De datum verval is:
  - de datum attest indien de vaststelling gebeurt voor de datum van het attest.
  - de datum vaststelling indien de vaststelling gebeurt na de datum van het attest.
    - Dit is bijvoorbeeld mogelijk in het uitzonderlijke geval dat de vaststelling gebeurt tijdens de flow voor het aanmaken van een CA, vooraleer het CA is verstuurd.
    - Indien de NZW op VIVOO staat zal VLOK alsnog de NZW schrappen en de gevolgen van een geldig CA uitvoeren (zie Wat zijn de gevolgen van een geldig CA?)
    - Bijvoorbeeld: Opname VIVOO = 5/1, datum attest = 20/01 en de vaststelling ODK = 21/01 voor het versturen van het CA op 22/01
- VLOK geeft het verval ter kennis aan de instantie die het CA heeft uitgegeven met:
  - taak 421 verval CA onvergunde domiciliekamer LB toegekend aan de dossierbeheerder (gemeente)
  - taak 422 verval CA onvergunde domiciliekamer toegekend aan de dossierbeheerder woningkwaliteit (Wonen)
- Zie voor meer info Hoe geef ik aan dat een kamer al dan niet een onvergunde domiciliekamer (ODK) is en wat zijn de gevolgen van een ODK?

Wanneer en hoe wijzigt VLOK een waarschuwingsprocedure automatisch in een procedure OO?

VLOK bewaakt via een dagelijkse scheduled task de termijnen binnen de waarschuwingsprocedure en zorgt dat de procedure automatisch wordt omgezet in een procedure OO indien de gemeente de termijnen niet respecteert.

Herstel niet gemeld binnen hersteltermijn (= 3 maanden na de melding)
Hercontrole niet aanwezig of datum hercontrole is 3 maand na het eerste conformiteitsonderzoek. Opgelet: de regelgeving voorziet een termijn van orde van 3 maanden na de oorspronkelijke melding. Maar de sanctie automatische opstart procedure OO gebeurt pas 3 maanden na het eerste conformiteitsonderzoek.
Niet-conforme entiteiten na tijdige hercontrole

De gebruiker krijgt zeven dagen extra na het verstrijken van de termijnen om alsnog de hersteltermijn of de hercontrole in te geven. Zie OpvolgingWaarschuwingsprocedure voor de voorwaarden van omzetting en de startdatum procedure OO

Als een procedure automatisch is omgezet, vindt u dit terug in procedure-info:

Automatisch OO: geen (tijdig) herstel gemeld met startdatum procedure = datum hersteltermijn + 1 dag
Automatisch OO: geen (tijdige) hercontrole met startdatum procedure = datum vooronderzoek + 3 maanden
Automatisch OO: geen conforme hercontrole met startdatum procedure = datum vooronderzoek + 3 maanden

De waarschuwingsprocedure starten nadat in een reguliere CA-procedure een entiteit niet conform blijkt?

Als een entiteit niet conform blijkt in een onderzoek binnen een reguliere procedure CA, kunt u een waarschuwingsprocedure opstarten op basis van dit onderzoek met reden conformiteitsattest.

Zorg wel dat de datum van de melding samenvalt met datum van het te koppelen onderzoek omdat u slechts een hersteltermijn kan toekennen indien de datum van het gekoppelde onderzoek valt binnen de maand na de melding.