Hoe beheer ik het verzoek/de melding (OO) of de aanvraag (CA en kotlabel) in een hoofdprocedure?

Opgepast! Naar aanleiding van de digitale aanvraag CA Wie een woning in Vlaanderen verhuurt, moet ervoor zorgen dat deze volledig in orde is en voldoet aan bepaalde normen. Het conformiteitsattest (CA) is een officieel document dat de gemeente aflevert en dat aantoont dat uw woning aan de woningkwaliteitsnormen voldoet. In sommige gevallen kan ook Wonen in Vlaanderen een conformiteitsattest afleveren. Om na te gaan of een woning conform, veilig en gezond is, voert een woningcontroleur van de gemeente of van Wonen in Vlaanderen een conformiteitsonderzoek uit. Hij controleert de woning aan de hand van een technisch verslag.De woning krijgt een conformiteitsattest als ze niet ongeschikt of onbewoonbaar is en voldoende rookmelders heeft. (release voorzien op 1/9/25) is de procedure CA geoptimaliseerd. De handleiding is in opmaak en bevat al nieuwigheden zoals van toepassing na 1/9.  

Indien pas na het registreren van het verzoek of de aanvraag duidelijk is wie de verzoekers / aanvragers zijn of u bijkomende informatie krijgt over het verzoek of de aanvraag, kunt u het verzoek of de aanvraag updaten.

Rollen en rechten

Procedure OO

Data updaten

Elke organisatie kan de data slechts updaten voor procedures gestart door de eigen organisatie met status 'Gestart'

Rol

De dossierbeheerder (gemeente):

  • kan niet wijzigen indien een waarschuwingsprocedure automatisch is omgezet naar procedure OO, dus enkel indien procedure-info:
    • Procedure OO
    • Procedure OO, waarschuwingsprocedure mogelijk
    • Waarschuwingsprocedure
  • kan enkel wijzigen zolang ze geen advies hebben gevraagd, geen hoorplicht hebben opgestart, nog geen beslissingen aanwezig zijn en nog geen CA is verstuurd.

De dossierbeheerder woningkwaliteit (Wonen) kan enkel updaten indien ze nog geen advies hebben verstuurd.

Type data:

  • De datum melding kunt u enkel aanpassen zolang er nog geen hersteltermijn is ingegeven.  

  • De datum verzoek / melding kunt u enkel aanpassen indien reeds ingevuld. Als het veld leeg is, kunt u geen datum ingeven.

Verzoekers toevoegen / beheren

Enkel een dossierbeheerder (gemeente) kan verzoekers toevoegen voor procedures met status Gestart en initiatiefnemer = belanghebbende.

Procedure CA

De dossierbeheerder (gemeente) kan de aanvraag eerste aanleg updaten en aanvragers beheren zolang de hoofdprocedure status 'Gestart' heeft en geen aanvraag uit het formulierenloket is gekoppeld.

Wanneer wel een aanvraag uit het loket is gekoppeld, kunt u enkel de Reden aanvraag en Meegestuurde documenten nog wijzigen.

De dossierbeheerder woningkwaliteit (Wonen) kan de aanvraag bezwaar updaten en aanvragers beheren zolang de hoofdprocedure status 'Gestart' heeft.

  • De datum aanvraag eerste aanleg en datum bezwaar kunt u wijzigen zolang alle deelprocedures de status Te beoordelen hebben en geen aanvraag uit het formulierenloket is gekoppeld.

  • Datum volledig is aanpasbaar indien geen aanvraag uit het loket is gekoppeld.  De datum mag niet in de toekomst liggen.

  • Indien een aanvraag uit het formulierenloket is gekoppeld, zijn de data niet aanpasbaar omdat deze uit digitale aanvraag worden overgenomen.

Procedure kotlabel

Enkel de dossierbeheerder (gemeente) kan de aanvraag wijzigen en de aanvragers beheren zolang de hoofdprocedure status 'Gestart' heeft. Zie ook Hoe (ont)koppel ik de aanvragen / aanvragers / vertegenwoordigers?

Beroepsprocedure

De dossierbeheerder beroepsprocedure Een beroepsprocedure bevat alle beroepen op een pand die samen worden behandeld. De procedure loopt nog zolang ze niet is afgesloten. Er is maximum 1 lopende procedure mogelijk per pand. (Wonen) kan via het detail van een beroepsschrift Een beroepsschrift bevat alle informatie van 1 ingediend document. Het kan gaan over verschillende entiteiten. Het beroepsschrift bevat per entiteit en beslissing een afzonderlijk beroep. Het beroep geeft aan waartegen de indiener in beroep gaat: * een beslissing of besluit van de burgemeester * het stilzitten van de burgemeester * het stopzetten van de procedure Als de entiteiten nog niet duidelijk zijn bij het indienen (vb. bij beroep tegen stilzitten), kan de juiste entiteit gekoppeld worden na het beroepsonderzoek. De wettelijk toegelaten indieners van een beroepsschrift zijn de bewoner, de HZR en de verzoeker in een procedure OO. Ongeldige indieners kunt u registreren als Andere en maken het beroep onontvankelijk. niet ingediend door een gewestelijk ambtenaar, bijkomende indieners / vertegenwoordigers koppelen zolang de beroepsprocedure loopt. Zie Hoe koppel ik bijkomende indieners of vertegenwoordigers aan een beroepsschrift?

Stappen om het verzoek/melding of de aanvraag te beheren.

  1. Updaten data op Pand Elk bebouwd onroerend goed dat zowel het hoofdgebouw als de bijgebouwen omvat (= gebouwen die als 1 geheel beschouwd kunnen worden), met uitzondering van bedrijfsruimten. Een pand kan één of meerdere zelfstandige en/of niet-zelfstandige entiteiten bevatten met of zonder woonfunctie. > Procedures > Verzoek of Aanvraag en sla op via   De initiatiefnemer is niet aanpasbaar.  Indien u het verzoek hebt opgestart met een verkeerde initiatiefnemer zie Hoe wijs ik een verzoek af of zet ik een procedure stop?

  2. Klik op de actie Verzoekers toevoegen of Aanvragers koppelen in Pand > Procedures > Verzoek of Aanvraag. Selecteer de verzoekers of Aanvragers en klik op Opslaan. VLOK toont volgende lijst:

  3. U kunt verzoekers of aanvragers ontkoppelen via X naast de verzoeker of aanvrager.

Gevolgen

Procedure OO

Bij aanpassen datum verzoek:

  • Past VLOK datum start procedure aan
  • Herberekent VLOK:
    • de deadline beslissing burgemeester: datum verzoek + 3 maanden indien initiatief burgemeester of belanghebbende (= beroep mogelijk vanaf op HP)
    • deadline taak 1 termijn burgemeester
    • deadline taak 2 verwerk verzoek oo

Bij aanpassen datum melding herberekent VLOK:

  • deadline taak 405 toekennen hersteltermijn gekoppeld aan HP
  • deadline taak 406 vooronderzoek WS gekoppeld aan HP

Procedure CA

Bij aanpassen datum volledig herberekent VLOK de datum deadline burgemeester (datum volledig + 60 dagen) en update deze deadline in taak 77 termijn CA.