Hoe (ont)koppel ik de aanvragen / aanvragers / vertegenwoordigers?

Aanvragen (ont)koppelen

Onderstaande info is enkel voor lokale besturen die de digitale aanvraag van het kotlabel of het conformiteitsattest Wie een woning in Vlaanderen verhuurt, moet ervoor zorgen dat deze volledig in orde is en voldoet aan bepaalde normen. Het conformiteitsattest (CA) is een officieel document dat de gemeente aflevert en dat aantoont dat uw woning aan de woningkwaliteitsnormen voldoet. In sommige gevallen kan ook Wonen in Vlaanderen een conformiteitsattest afleveren. Om na te gaan of een woning conform, veilig en gezond is, voert een woningcontroleur van de gemeente of van Wonen in Vlaanderen een conformiteitsonderzoek uit. Hij controleert de woning aan de hand van een technisch verslag.De woning krijgt een conformiteitsattest als ze niet ongeschikt of onbewoonbaar is en voldoende rookmelders heeft. aanbieden via het formulierenloket. Zie Implementatie - Wat moet een lokaal bestuur doen om formulieren aan te bieden via het formulierenloket?

U kunt een aanvraag uit het formulierenloket koppelen op twee manieren:

ofwel bij de opstart van een procedure. Zie:
- Hoe start en stop ik een procedure kotlabel?
- Opstarten procedure CA eerste aanleg
ofwel via de tab Aanvraag op een lopende procedure kotlabel / CA:
1. Navigeer naar Pand Elk bebouwd onroerend goed dat zowel het hoofdgebouw als de bijgebouwen omvat (= gebouwen die als 1 geheel beschouwd kunnen worden), met uitzondering van bedrijfsruimten. Een pand kan één of meerdere zelfstandige en/of niet-zelfstandige entiteiten bevatten met of zonder woonfunctie. > Procedures > (klik op de referte van de procedure) > Aanvraag
2. Start de actie Aanvraag uit Wonen in Vlaanderen formulierenloket koppelen via . De actie is enkel zichtbaar indien nog geen aanvraag is gekoppeld en nog geen bewijsstuk kotlabel is aangemaakt.
  - VLOK toont alle nieuwe aanvragen aan het lokaal bestuur die nog niet zijn gekoppeld in een procedure.
  - Indien een aanvraag is geopend aan de linkerkant die in aanmerking komt, selecteert VLOK deze automatisch.
  - VLOK neemt automatisch de datum en reden aanvraag over uit het formulierenloket
  Als de aanvraag een wettelijke vertegenwoordiging betreft, moet u een rol selecteren voor de vertegenwoordiger / indiener.
VLOK:
- koppelt de aanvraag uit het loket, de aanvrager en eventuele vertegenwoordiger in de tab Aanvraag in de procedure
- de status van de aanvraag wijzigt naar Procedure gestart
Het formulierenloket / e-loket ondernemers / burgerprofiel:
- wijzigt de status van de aanvraag naar In behandeling
- verstuurt geen kennisgevingsmail naar de aanvrager of de vertegenwoordiger
Zie voor de volledige flow: Hoe kan een indiener het dossier opvolgen via automatische communicatie?

U kunt een gekoppelde aanvraag ontkoppelen via een gelijkaardige actie op de tab Aanvraag zolang de procedure lopende is en er nog geen bewijsstuk kotlabel is aangemaakt.

de aanvraag krijgt in VLOK opnieuw de status 'Nieuw'.
de aanvrager wordt niet op de hoogte gebracht van deze wijziging. De status in het formulierenloket blijft 'In behandeling'.
VLOK verwijdert automatisch de overgenomen documenten/bewijsstukken uit de aanvraag

Aanvrager / vertegenwoordiger (ont)koppelen

U kunt een nieuwe aanvrager / vertegenwoordiger koppelen of een bestaande aanvrager / vertegenwoordiger ontkoppelen als:

de procedure nog geen aanvraag uit het formulierenloket bevat
de kotlabelprocedure niet is opgestart op eigen initiatief en nog geen kotlabel bevat.
de aanvraag nog niet volledig is in een procedure CA

De aanvraag kan:

in een kotlabelprocedure maximaal 1 aanvrager en vertegenwoordiger bevatten
in een procedure CA:
- meerdere aanvragers bevatten tenzij de reden is Nieuwe inhuurname SVK Sociaal verhuurkantoor. Een Sociaal Verhuurkantoor (afgekort SVK) huurde woningen op de private woningmarkt om ze daarna tegen een redelijke huurprijs te verhuren aan woonbehoeftige gezinnen en alleenstaanden. Sinds eind juni 2023 vormen alle sociale huisvestingsmaatschappijen (SHM’s) en sociale verhuurkantoren (SVK’s) één woonactor met maar één speler per gemeente: de woonmaatschappij. Elke woonmaatschappij opereert in een uniek, niet-overlappend werkingsgebied./WM. Dan is slechts 1 gekoppelde WM mogelijk.
- geen enkele aanvrager bevatten zolang de procedure niet volledig is
in beide procedures is slechts 1 vertegenwoordiger mogelijk. Als u een nieuwe koppelt vervangt deze de bestaande.

U koppelt een aanvrager / vertegenwoordiger als volgt:

Navigeer naar Pand > Procedures > (klik op de referte van de procedure) > Aanvraag

Start de actie Aanvrager koppelen via .
VLOK toont volgende lijst:
- in de procedure kotlabel een lijst met alle betrokkenen op de entiteiten Een entiteit is een deel van een pand. Er zijn 3 entiteitstypes: niet-woonfunctie (NWF), een niet-zelfstandige woning (NZW) en een zelfstandige woning (ZW). Zie voor uitgebreide definitie' Hoe voeg ik een nieuwe entiteit toe?' met rollen HZR houder(s) zakelijk recht. Volgende rollen beschouwt VLOK als een houder zakelijk recht: volle eigenaar, vruchtgebruiker, opstalhouder, erfpachter., Verhuurder, Syndicus die nog niet zijn gekoppeld in de procedure.
- in de procedure CA:
  - Alle houders zakelijk recht en verhuurders van de geselecteerde entiteiten.
  - Als reden is Opheffing besluit, kunt u ook de huurder en bewoners selecteren.
  - Als reden is Nieuwe inhuurname, kunt een Woonmaatschappij Sinds eind juni 2023 vormen alle sociale huisvestingsmaatschappijen (SHM’s) en sociale verhuurkantoren (SVK’s) één woonactor met maar één speler per gemeente: de woonmaatschappij. Elke woonmaatschappij opereert in een uniek, niet-overlappend werkingsgebied. kiezen, ook al is deze nog niet gekoppeld als betrokkene.
- U kunt maximaal 1 aanvrager koppelen.
- Als de aanvraag al een aanvrager bevat, zal VLOK deze vervangen door de nieuwe geselecteerde aanvrager.

Start de actie Vertegenwoordiger koppelen via 
- Selecteer verplicht een rol
- Koppel een bestaande persoon in VLOK of maak een nieuwe aan
- U kunt maximaal 1 vertegenwoordiger koppelen. Als de aanvraag al een vertegenwoordiger bevat, zal VLOK deze vervangen door de nieuwe geselecteerde vertegenwoordiger.

U ontkoppelt een aanvrager / vertegenwoordiger via X naast de persoon:

Door een aanvrager te ontkoppelen, zal VLOK in een kotlabelprocedure alle gekoppelde entiteiten en beoordelingen verwijderen.