Hoe start en stop ik een procedure kotlabel?

Van zodra VLOK op de hoogte is dat het lokaal bestuur het kotlabel mogelijk maakt of verplicht via een verordening, kan een dossierbeheerder een procedure kotlabel opstarten.

Rechten - welke rollen?

Een dossierbeheerder (gemeente) kan een procedure kotlabel opstarten indien de organisatieparameter kotlabel aanstaat. Zie Hoe registreer ik via een verordening het beleid van de gemeente rond het kotlabel?

De dossierbeheerder (gemeente) kan een gestarte hoofdprocedure  stopzetten zolang geen enkele deelprocedure  een Vlaams kotlabel heeft. Een deelprocedure kunt u stopzetten zolang geen Vlaams kotlabel is gekoppeld.

Stappen om een procedure kotlabel op te starten?

Navigeer naar Pand Elk bebouwd onroerend goed dat zowel het hoofdgebouw als de bijgebouwen omvat (= gebouwen die als 1 geheel beschouwd kunnen worden), met uitzondering van bedrijfsruimten. Een pand kan één of meerdere zelfstandige en/of niet-zelfstandige entiteiten bevatten met of zonder woonfunctie. > Procedures en klik op de actie Procedure kotlabel starten via 
VLOK opent een wizard met drie stappen:
1. Stap 1: duid aan hoe u de aanvraag hebt ontvangen:
2. Stap 2: selecteer een aanvrager
  - Indien de aanvraag is ontvangen via het formulierenloket, selecteert VLOK automatisch de aanvrager gekoppeld aan de aanvraag. Indien de aanvrager nog geen rol heeft op een entiteit Een entiteit is een deel van een pand. Er zijn 3 entiteitstypes: niet-woonfunctie (NWF), een niet-zelfstandige woning (NZW) en een zelfstandige woning (ZW). Zie voor uitgebreide definitie' Hoe voeg ik een nieuwe entiteit toe?', vermeldt VLOK 'Geen rol' in de kolom Rollen en zal VLOK de gegevens van de aanvrager ophalen via MAGDA.
  - Indien de aanvraag van een burger ontvangen via een andere weg, kan u zelf een aanvrager selecteren. VLOK toont een lijst van alle betrokkenen op de entiteiten met de rol HZR houder(s) zakelijk recht. Volgende rollen beschouwt VLOK als een houder zakelijk recht: volle eigenaar, vruchtgebruiker, opstalhouder, erfpachter., Verhuurder of Syndicus.
    
    U kunt ook 'Geen aanvrager' selecteren en deze later toevoegen via de tab 'Aanvraag' in de procedure. Zie Hoe (ont)koppel ik de aanvragen / aanvragers?
  - Indien de aanvraag is op gemeentelijk initiatief, slaat VLOK deze stap over.
3. Stap 3: vul gegevens aan
  - Reden aanvraag is afhankelijk van de gekozen opstart in stap 1:
    - Indien aanvraag burger zijn dit de mogelijke waardes
    - Indien eigen gemeentelijk initiatief zijn dit de mogelijke waardes
    - Als u 'Andere' selecteert moet u verplicht bijkomende info geven.
  - Woningcontroleur: VLOK toont een lijst met alle gebruikers met de rol woningcontroleur (gemeente) en woningcontroleur (PI) van een keuringsinstelling die een lopende opdracht heeft voor uw gemeente.
  - Dossierbeheerder: VLOK toont een lijst met alle gebruikers met rol dossierbeheerder (gemeente) voor uw lokaal bestuur.
  - Extra informatie: vrij tekstveld waar u bijvoorbeeld meer info kunt geven over de verzoeker

VLOK maakt een nieuwe hoofdprocedure kotlabel  met status Gestart en voegt alle criteria toe uit de organisatieparameter kotlabel met status Te beoordelen. De criteria geldend op het moment van aanmaak blijven geldig ook al wijzigt de toepassingsbeheerder nadien de criteria. Zie Hoe registreer ik via een verordening het beleid van de gemeente rond het kotlabel?

Indien u een voorgaande, afgeronde procedure als basis selecteert:

neemt de nieuwe procedure volgende elementen over van de geselecteerde procedure:
- alle actieve entiteiten
  - alle actieve entiteiten van type ZW en NZW die nog niet zijn gekoppeld in een lopende deelprocedure (geen eindstatus) van een andere kotlabelprocedure.
  - Indien de procedure is gestart op basis van een aanvraag (via formulierenloket of andere weg) enkel entiteiten waarvoor de aanvrager een actieve rol heeft op de entiteit.
- het recentste gekoppelde onderzoek
- de inhoud van specifieke velden bij de criteria
- de recentste beoordeling per entiteit per criterium
VLOK koppelt ook de recentste niet vervallen gunstige bewijsstukken en actuele geldige CA Wie een woning in Vlaanderen verhuurt, moet ervoor zorgen dat deze volledig in orde is en voldoet aan bepaalde normen. Het conformiteitsattest (CA) is een officieel document dat de gemeente aflevert en dat aantoont dat uw woning aan de woningkwaliteitsnormen voldoet. In sommige gevallen kan ook Wonen in Vlaanderen een conformiteitsattest afleveren. Om na te gaan of een woning conform, veilig en gezond is, voert een woningcontroleur van de gemeente of van Wonen in Vlaanderen een conformiteitsonderzoek uit. Hij controleert de woning aan de hand van een technisch verslag.De woning krijgt een conformiteitsattest als ze niet ongeschikt of onbewoonbaar is en voldoende rookmelders heeft.'s.

U vindt de nieuw aangemaakte procedure terug op Pand > Procedures > Procedures Kotlabel

Hoe wijzig ik de gegevens van een kotlabel procedure na opstart?

De dossierbeheerder (gemeente) kan de gegevens na opstarten procedure nog wijzigen via Pand > Procedures > (klik op de referte HP KL) > Detail

Wijzig de gewenste velden en klik op 

Stappen om een procedure kotlabel stop te zetten?

Stopzetten hoofdprocedure

Als u een lopende procedure niet langer wil opvolgen kan een dossierbeheerder (gemeente) deze stopzetten zolang er geen kotlabel is gekoppeld in een deelprocedure.

Navigeer naar Pand > Procedures > Lopende procedures en klik op de referte van de procedure die u wilt stopzetten.
Klik op de actie Procedure stopzetten via 
Vul de gewenste en verplichte velden in en klik op Stopzetten

VLOK wijzigt de status van zowel de hoofdprocedure als de gekoppelde deelprocedures naar Stopgezet

VLOK sluit alle open taken af die gekoppeld zijn aan de hoofdprocedure.

Zie voor de gevolgen voor het formulierenloket indien een aanvraag uit het loket is gekoppeld: Gevolgen van het stopzetten van een aanvraag

Stopzetten deelprocedure(s)

Als u een lopende deelprocedure niet langer wil opvolgen kan een dossierbeheerder (gemeente) deze stopzetten zolang er geen kotlabel is gekoppeld.

Navigeer naar Pand > Procedures> Lopende procedures en klik op de referte van de procedure die u wilt stopzetten.
Klik op de actie Deelprocedures stopzetten via 
Selecteer de gewenste deelprocedures en klik op Stopzetten

VLOK wijzigt de status van de geselecteerde deelprocedures naar Stopgezet

Als alle deelprocedures een eindstatus hebben of nog Te beoordelen zijn maar de gekoppelde entiteit is niet-actief zet VLOK de status van de hoofdprocedure op:

Afgerond indien minstens 1 deelprocedure een andere status heeft dan Te beoordelen of Stopgezet
Stopgezet indien alle statussen van de deelprocedures gelijk zijn aan Te beoordelen of Stopgezet.

VLOK sluit alle open taken af die gekoppeld zijn aan de hoofdprocedure.

Zie Waar vind ik de kotlabel informatie en welke statussen zijn mogelijk?

Het stopzetten van een deelprocedure heeft geen impact op gekoppelde aanvragen van het formulierenloket.

Eventuele foutmeldingen

Opstarten procedure

Type	Controle	Melding
Fout	Datum aanvraag > vandaag	De datum aanvraag kan niet in de toekomst liggen.
Fout	Datum opstart > vandaag	De datum opstart kan niet in de toekomst liggen.
Fout	Indien aanvragen via VLOK-loket mogelijk zijn: Geen aanvraag VLOK-loket geselecteerd en geen datum aanvraag of datum opstart zijn ingevuld	Het is verplicht een aanvraag uit het VLOK-loket te kiezen of een datum aanvraag of datum opstart in te vullen.
Fout	Indien aanvragen via VLOK-loket niet mogelijk zijn: Datum aanvraag en datum opstart zijn niet ingevuld	Het is verplicht een datum aanvraag of datum opstart in te vullen.
Fout	Er werd meer dan 1 keuze gemaakt	Er kan maximum 1 optie ingevuld worden.

Opstarten procedure via een aanvraag formulierenloket

#	Indien waar	Toon melding
1	AdresId: Er is minstens 1 AdresId gekoppeld aan de aanvraag EN geen enkele van deze AdresId's matcht met het adresid van het pand of 1 van zijn entiteiten.	Geen enkel adres ID uit de aanvraag komt overeen met het adres ID van het pand of 1 van de gekoppelde entiteiten.
2	GebouwId: Er is minstens 1 GebouwId gekoppeld aan de aanvraag EN geen enkel van deze GebouwId's matcht met het GebouwId van het pand	Het gebouw ID uit de aanvraag komt niet overeen met het gebouw ID van het pand.
3	GebouwEenheidId: Er is minstens 1 GebouwEenheidId gekoppeld aan de aanvraag EN geen enkel van deze GebouwEenheidId's matcht met het GebouwEenheidId van 1 van de entiteiten	Geen enkel gebouweenheid ID uit de aanvraag komt overeen met het gebouweenheid ID van 1 van de entiteiten.
4	Er bestaat een aanvraag die niet stopgezet is en nog niet gekoppeld is aan een procedure enwaarbij1 van de AdresobjectId's identiek is aan het adresobjectid van het pand of 1 van de gekoppelde entiteitenen/of het gebouwid identiek is aan het gebouwid van het pand en/of 1 van de gebouweenheidId's identiek is aan het gebouweenheidId van 1 van de gekoppelde entiteiten	De<link naar aanvraag: opent in splitscreen>aanvraag CA AV24-XXXXXX</link>heeft identieke adresgegevens als dit pand en is nog niet gekoppeld aan een procedure.
5	Er bestaat een aanvraag met status <> stopgezet of afgerond die reeds gekoppeld is aan een procedure van een ander actief pandwaarbij1 van de AdresobjectId's identiek is aan het adresobjectid van dit pand of 1 van zijn gekoppelde entiteitenen/of het gebouwid identiek is aan het gebouwid van dit pand en/of 1 van de gebouweenheidId's identiek is aan het gebouweenheidId van 1 van de gekoppelde entiteiten	De<link naar aanvraag: opent in splitscreen>aanvraag CA AV24-XXXXXX</link>heeft identieke adresgegevens als dit pand en is reeds gekoppeld aan<link naar procedure CA: opent in nieuwe tab>procedure HPXX-XXXXXX</link>.
6	Als aan de procedure entiteiten gekoppeld zijn waar de aanvrager uit het loket geen rol voor heeft	Volgende entiteiten en hun eventuele beoordelingen zullen automatisch ontkoppeld worden uit de procedure omdat de aanvrager geen betrokkene is: <lijst met referte + adres entiteiten die ontkoppeld zullen worden>

Stopzetten procedure

Type	Controle	Melding
Fout	Datum stopzetting > vandaag	De datum stopzetting kan niet in de toekomst liggen.
Fout	Datum stopzetting < datum aanvraag of datum opstart	De datum stopzetting kan niet voor de datum aanvraag of opstart liggen.