Hoe registreert de gemeente het verzoek tot opstart procedure OO of de informele melding tot opstart waarschuwingsprocedure?

 

Rechten - welke rollen?

dossierbeheerder (gemeente)

Flow procedure OO / waarschuwingsprocedure

Opgelet: sinds de inwerkingtreding van het BVR tot wijziging van het besluit Vlaamse Codex Wonen van 2021 op 8 april 2022 is de termijn van het eerste onderzoek verlengd van 14 dagen naar een maand.

Keuze gemeente bij klacht woningkwaliteit: verzoek of informele melding?

Als de gemeente een klacht woningkwaliteit krijgt, levert ze een ontvangstbewijs af en kan ze zelf kiezen tussen:

Een klacht is een formeel verzoek indien volgende 3 criteria samen vervuld zijn:

  1. Door iedereen die een belang heeft

  2. Gemotiveerd

  3. Ofwel aangetekend (zending of e-mail) ofwel schriftelijk tegen ontvangstbewijs

Een klacht is een informele melding als ze niet voldoet aan de cumulatieve voorwaarden van een formeel verzoek.

Wonen-Vlaanderen interpreteert het verzoek ruim en raadt aan waar mogelijk de procedure op te starten via verzoek.

Verder verloop waarschuwingsprocedure (herstelfase):

Stappen om het verzoek of de melding te registreren

  1. Navigeer naar het actieve pand Elk bebouwd onroerend goed dat zowel het hoofdgebouw als de bijgebouwen omvat (= gebouwen die als 1 geheel beschouwd kunnen worden), met uitzondering van bedrijfsruimten. Een pand kan één of meerdere zelfstandige en/of niet-zelfstandige entiteiten bevatten met of zonder woonfunctie. waarop u de procedure wilt opstarten. Maak het pand aan indien nog niet in VLOK. Zie Voorbereiding vooraleer u een procedure opstart

  2. Klik op de actie Procedure OO starten: via verzoek/melding op Pand > Procedures via en doorloop de wizard met volgende stappen:

    1. Kies één van de drie mogelijkheden:

      Vul de datum in van het verzoek of de melding. Dit is de datum waarop de gemeente het verzoek of de melding heeft ontvangen. Deze datum is tevens de datum opstart procedure.

    2. Indien verzoek door belanghebbende of een melding kunt u in stap 2 en/of 3 aangeven wie de verzoeker is.

      • Ofwel kiest u in stap 2 één of meerdere betrokkenen die reeds gekoppeld zijn aan het pand of de entiteiten van het pand

    3. Selecteer de manier van kennisgeving.
    4. Geef aan over welk type woning het verzoek gaat. Selecteer een mogelijkheid op basis van de informatie die u heeft op het moment van registreren.

      TIP - Idealiter hebt u reeds de entiteiten gekoppeld aan het pand zodat u ze hier kan selecteren. Op die manier koppelt VLOK de entiteiten ook automatisch aan de procedure.

    5. Selecteer de risico’s door een categorie te selecteren. VLOK voegt ze onderaan toe. U kunt meerdere risico’s opgeven en terug verwijderen via x.  

    6. Laad optioneel het verzoek of de melding op door het pdf bestand te selecteren. VLOK hernoemt het document met de referte van de hoofdprocedure en het documenttype DT001 verzoek OO of DT175 melding woningkwaliteiten en koppelt het aan de aan te maken procedure. Klik op Voltooien

  3. Maak een ontvangstmelding en laad optioneel bijkomende documenten op in de hoofdprocedure via    vanop Pand > Procedures (OO) > Detail of Verzoek
  4. In een procedure OO kunt u later nog:

Gevolgen:

  • VLOK maakt een nieuwe hoofdprocedure op Pand > Procedures . Het veld procedure-info geeft aan over welk soort procedure het gaat:

    • Een waarschuwingsprocedure
    • Een procedure OO
    • Een procedure OO die u nog kunt wijzigen in een waarschuwingsprocedure

    De procedure-info zal automatisch wijzigen indien de termijnen niet zijn gerespecteerd. Zie Wanneer en hoe wijzigt VLOK een waarschuwingsprocedure automatisch in een procedure OO?

    Klik op de referte om de nieuwe hoofdprocedure te openen.  

  • Werklijst

    • VLOK sluit: taak 152 start procedure OO LB toegekend aan dossierbeheerder (gemeente)

    • Bij een procedure OO maakt VLOK twee taken voor het verwerken van het verzoek en het opvolgen van de termijn toegekend aan dossierbeheerder (gemeente)   
      • taak 1 termijn burgemeester

      • taak 2 verwerk verzoek OO 

    • Bij een waarschuwingsperiode maakt VLOK twee taken:
      • taak 405 toekennen hersteltermijn toegekend aan de dossierbeheerder (gemeente)

      • Het is niet nodig om manueel een onderzoek aan te vragen. VLOK maakt automatisch taak 406 vooronderzoek WStoegekend aan de woningcontroleur (gemeente).  Zolang deze taak openstaat, kunt u geen ander onderzoek aanvragen in de procedure.

  • Herstelvordering
  • Als een herstelvordering op het pand rust, zal VLOK na opstart van procedure op basis van een melding deze onmiddellijk afsluiten en geen taken aanmaken omdat u geen CA kunt afleveren. De afsluitinfo is Melding met herstelvordering.

Welke documenten kan ik nog aanmaken / opladen die te maken hebben met het verzoek?

Vanop de hoofdprocedure Pand > Procedures (OO) > Detail / verzoek kunt u volgende documenten via   Koppelingspictogram voor conceptenaanmaken en/of opladen.

Aanmaken of opladen

DT002 ontvangstmelding klacht

DT003 ontvankelijkheid klacht

DT004 afwijzing klacht

DT005 melding klacht

Opladen

DT001 verzoek OO

DT125 schema pand

DT126 schema entiteit

DT127 attest brandweer

DT128 attest gas

DT129 attest elektriciteit