Hoe registreert de gemeente het verzoek tot opstart procedure OO of de informele melding tot opstart waarschuwingsprocedure?

Rechten - welke rollen?

dossierbeheerder (gemeente)

Flow procedure OO / waarschuwingsprocedure

Opgelet: sinds de inwerkingtreding van het BVR tot wijziging van het besluit Vlaamse Codex Wonen van 2021 op 8 april 2022 is de termijn van het eerste onderzoek verlengd van 14 dagen naar een maand.

Keuze gemeente bij klacht woningkwaliteit: verzoek of informele melding?

Als de gemeente een klacht woningkwaliteit krijgt, levert ze een ontvangstbewijs af en kan ze zelf kiezen tussen:

de procedure OO, waarschuwingsprocedure mogelijk, indien de klacht gelijkstaat met een verzoek door een belanghebbende of via initiatief burgemeester.
- VLOK zal een procedure OO automatisch wijzigen in een waarschuwingsprocedure als de gemeente binnen de maand een onderzoek uitvoert en een hersteltermijn toekent. Voor 8 april 2022 was de termijn voor het uitvoeren van een eerste onderzoek 14 dagen.
- De gemeente krijgt tot een maand na het verzoek de tijd om het onderzoek in VLOK in te geven en de hersteltermijn toe te kennen.
de waarschuwingsprocedure, onmiddellijk mogelijk voor informele meldingen.
- Indien de gemeenten niet tijdig een onderzoek of hersteltermijn ingeeft, wijzigt VLOK de procedure niet automatisch in een procedure OO omdat een informele melding niet geldt als een verzoek. De gemeente kan bij niet conforme entiteiten Een entiteit is een deel van een pand. Er zijn 3 entiteitstypes: niet-woonfunctie (NWF), een niet-zelfstandige woning (NZW) en een zelfstandige woning (ZW). Zie voor uitegebreide definitie' Hoe voeg ik een nieuwe entiteit toe?' eventueel wel zelf de waarschuwingsprocedure verder zetten als en procedure op initiatief van de burgemeester.
- Zonder tijdige actie van de gemeente zal VLOK de procedure afsluiten met als reden melding zonder gevolg. Zie Wanneer sluit VLOK procedures af?

Een klacht is een formeel verzoek indien volgende 3 criteria samen vervuld zijn:

Door iedereen die een belang heeft
Gemotiveerd
Ofwel aangetekend (zending of e-mail) ofwel schriftelijk tegen ontvangstbewijs

Een klacht is een informele melding als ze niet voldoet aan de cumulatieve voorwaarden van een formeel verzoek.

Wonen-Vlaanderen interpreteert het verzoek ruim en raadt aan waar mogelijk de procedure op te starten via verzoek.

Verder verloop waarschuwingsprocedure (herstelfase):

Als uit het initiële onderzoek blijkt dat:
- een woning conform is, kunt u een CA Wie een woning in Vlaanderen verhuurt, moet ervoor zorgen dat deze volledig in orde is en voldoet aan bepaalde normen.Het conformiteitsattest is een officieel document dat de gemeente aflevert en dat aantoont dat uw woning aan de woningkwaliteitsnormen voldoet. In sommige gevallen kan ook Wonen-Vlaanderen een conformiteitsattest afleveren. Om na te gaan of een woning conform, veilig en gezond is, voert een woningcontroleur van de gemeente of van Wonen-Vlaanderen een conformiteitsonderzoek uit. Hij controleert de woning aan de hand van een technisch verslag.De woning krijgt een conformiteitsattest als ze niet ongeschikt of onbewoonbaar is en voldoende rookmelders heeft. aanmaken zoals vroeger door een nieuwe procedure CA op te starten op basis van het onderzoek. Zie Hoe start ik een procedure CA afgifte initiatief burgemeester of na HS/SVK?
- een woning niet conform is, kent u binnen 30 dagen na opstart een hersteltermijn toe
Als uit een hercontroleonderzoek in de waarschuwingsprocedure blijkt dat een woning conform is, registreert u de melding herstel en moet u een CA maken binnen de waarschuwingsprocedure.
Als de termijnen niet zijn gerespecteerd en/of sommige woningen zijn niet conform na hercontrole, wijzigt VLOK automatisch de waarschuwingsprocedure naar een procedure OO. VLOK voorziet voldoende tijd (termijn + 7 dagen) om tijdig uitgevoerde acties alsnog in VLOK in te geven na het verstrijken van de termijn.

Stappen om het verzoek of de melding te registreren

Navigeer naar het actieve pand Elk bebouwd onroerend goed dat zowel het hoofdgebouw als de bijgebouwen omvat (= gebouwen die als 1 geheel beschouwd kunnen worden), met uitzondering van bedrijfsruimten. Een pand kan één of meerdere zelfstandige en/of niet-zelfstandige entiteiten bevatten met of zonder woonfunctie.  waarop u de procedure wilt opstarten. Maak het pand aan indien nog niet in VLOK. Zie Voorbereiding vooraleer u een procedure opstart
Klik op de actie Procedure OO starten: via verzoek/melding op Pand > Procedures via en doorloop de wizard met volgende stappen:

Kies één van de drie mogelijkheden:
- ofwel start u een procedure OO op initiatief van de burgemeester of een van zijn
  diensten
  - De burgemeester
  - OCMW
  - Politie
  - SHM
  - Andere dienst
  .
- ofwel start u een procedure OO op basis van een verzoek van een
  belanghebbende
  - Bewoner
  - HZR
  - Syndicus
  - Buur
  - Advocaat
  - Huurdersbond
  - Begeleider/familie van de bewoner
  - Begeleider/familie van de HZR
  - Vrederechter
  - Andere
  .
- ofwel start u de waarschuwingsprocedure op basis van een melding door om het even wie.
Vul de datum in van het verzoek of de melding. Dit is de datum waarop de gemeente het verzoek of de melding heeft ontvangen. Deze datum is tevens de datum opstart procedure.
Indien verzoek door belanghebbende of een melding kunt u in stap 2 en/of 3 aangeven wie de verzoeker is.
- Ofwel kiest u in stap 2 één of meerdere betrokkenen die reeds gekoppeld zijn aan het pand of de entiteiten van het pand
- Ofwel, als de betrokkene nog niet is gekoppeld aan het goed, kunt u in stap 3 ze onmiddellijk aanmaken en koppelen als verzoeker vanuit de registratiewizard. Indien het om een bewoner of HZR houder(s) zakelijk recht. Volgende rollen beschouwt VLOK als een houder zakelijk recht: volle eigenaar, vruchtgebruiker, opstalhouder, erfpachter). gaat moet u de verzoeker nog koppelen als een betrokkene op het goed. Zie Hoe voeg ik een betrokkene toe op een entiteit?
Selecteer de manier van kennisgeving.
Geef aan over welk type woning het verzoek gaat. Selecteer een mogelijkheid op basis van de informatie die u heeft op het moment van registreren.

TIP - Idealiter hebt u reeds de entiteiten gekoppeld aan het pand zodat u ze hier kan selecteren. Op die manier koppelt VLOK de entiteiten ook automatisch aan de procedure.
Selecteer de risico’s door een categorie • 'Verluchting'
    o 'Living kan onvoldoende verlucht worden'
    o 'Keuken kan onvoldoende verlucht worden'
   o 'Badkamer kan onvoldoende verlucht worden'
    o 'Slaapkamer(s) kan onvoldoende verlucht worden'
• 'Het dak'
    o 'Het dak buigt door'
    o 'De draagstructuur is aangetast'
    o 'Er ontbreken dakpannen of er liggen dakpannen los'
    o 'De schouw is onstabiel / ze helt over'
    o 'Het regent binnen'
    o 'De dakgoot hangt door'
• 'Deuren, vensters en trappen'
    o 'Eén of meer ramen zijn niet regen- en winddicht'
    o 'Eén of meer buitendeuren zijn rot'
    o 'Eén of meer ramen zijn rot'
    o 'Er is geen mogelijkheid om de vensters in de living, keuken, kamers te openen'
    o 'Eén of meer trappen zijn gevaarlijk (steil, er ontbreekt deel)'
    o 'Eén of meer ruiten of glaspanelen zijn stuk'
• 'Elektrische installatie'
    o 'De elektriciteit valt regelmatig uit'
    o 'De zekeringskast is ontmanteld'
    o 'Er hangen stopcontacten uit de muur'
    o 'Er ontbreken afdekplaatjes'
    o 'Er is geen verliesstroomschakelaar'
    o 'Er zijn te weinig stroomkringen'
    o 'De stroomkringen zijn niet voorzien van smeltveiligheden'
    o 'De elektrische installatie is (vermoedelijk) onveilig om een andere reden'
• Gasinstallatie
    o 'Er is een gasgeur waarneembaar in de woning'
    o 'Er staat een gasgeiser met open verbrandingskamer in een niet verluchte ruimte'
    o 'Er staat een kleine gasgeiser (5 liter) zonder schouw in de badkamer'
    o 'Er staat een gasgeiser met rookgasafvoer in de badkamer zonder verluchting'
    o 'Een gaskachel met open verbrandingskamer in de slaapkamer zonder verluchting'
    o 'De afvoer van de rookgassen is niet goed afgedicht'
    o 'De gasinstallatie is (vermoedelijk) onveilig om een andere reden'
• 'Andere technische installaties'
    o 'De stookolie-installatie is onveilig'
    o 'De boiler is defect, waardoor er geen stromend warm water is'
    o 'De woning is brandonveilig'
    o 'De hoofdkraan van de water- of gastoevoer kunnen niet afgesloten worden'
    o 'De elektriciteit kan niet afgesloten worden'
• 'Badkamer en WC',
    o 'De badkamer kan niet verlucht worden'
    o 'Er is geen bruikbare douche of ligbad met stromend warm water'
    o 'Er is geen bruikbare WC met spoeling in of aansluitend met de woning'
• 'Binnen- en buitenmuren en vloeren'
    o 'Er zijn scheuren in de muren'
    o 'De vloer buigt door'
    o 'Er zijn vochtplekken op de muren of vloeren'
    o 'Er staat op meerdere plaatsen schimmel op de muren'
    o 'Er zijn delen aan de gevel die slecht zijn bevestigd'
    o 'De kelder staat onder water'
    o 'Er is zwamvorming in de kelder'
    o 'Er is loskomend of afvallend pleisterwerk'
• Andere
    o 'Er is ongedierte (vlooien, ratten,...) dat ik zelf niet kan bestrijden'
    o 'Er is geen gootsteen met reukafsnijder (sifon)'
    o 'Er is geen warm water in de keuken'
    o 'Andere reden dan hier vermeld'
• Andere risico's dan hierboven vermeld
te selecteren. VLOK voegt ze onderaan toe. U kunt meerdere risico’s opgeven en terug verwijderen via x.
Laad optioneel het verzoek of de melding op door het pdf bestand te selecteren. VLOK hernoemt het document met de referte van de hoofdprocedure en het documenttype DT001 verzoek OO of DT175 melding woningkwaliteiten en koppelt het aan de aan te maken procedure. Klik op Voltooien

Maak een ontvangstmelding en laad optioneel bijkomende documenten op in de hoofdprocedure  via  vanop Pand > Procedures (OO) > Detail of Verzoek
In een procedure OO kunt u later nog:

Het verzoek/de melding beheren

Zie Hoe beheer ik het verzoek in een hoofdprocedure?

Het verzoek afwijzen

Zie Hoe wijs ik een verzoek af of zet ik een procedure stop?

Entiteiten koppelen of ontkoppelen in de procedure

Zie Hoe beheer ik de gekoppelde entiteiten in een hoofdprocedure?

Gevolgen:

VLOK maakt een nieuwe hoofdprocedure  op Pand > Procedures . Het veld procedure-info geeft aan over welk soort procedure het gaat:
- Een waarschuwingsprocedure
- Een procedure OO
- Een procedure OO die u nog kunt wijzigen in een waarschuwingsprocedure
De procedure-info zal automatisch wijzigen indien de termijnen niet zijn gerespecteerd. Zie Wanneer en hoe wijzigt VLOK een waarschuwingsprocedure automatisch in een procedure OO?

Klik op de referte om de nieuwe hoofdprocedure te openen.
Werklijst
- VLOK sluit: taak 152 start procedure OO LB toegekend aan dossierbeheerder (gemeente)
- Bij een procedure OO maakt VLOK twee taken voor het verwerken van het verzoek en het opvolgen van de termijn toegekend aan dossierbeheerder (gemeente)
- Bij een waarschuwingsperiode maakt VLOK twee taken:
  - taak 405 toekennen hersteltermijn toegekend aan de dossierbeheerder (gemeente)
  - Het is niet nodig om manueel een onderzoek aan te vragen. VLOK maakt automatisch taak 406 vooronderzoek WStoegekend aan de woningcontroleur (gemeente). Zolang deze taak openstaat, kunt u geen ander onderzoek aanvragen in de procedure.
Herstelvordering

Als een herstelvordering op het pand rust, zal VLOK na opstart van procedure op basis van een melding deze onmiddellijk afsluiten en geen taken aanmaken omdat u geen CA kunt afleveren. De afsluitinfo is Melding met herstelvordering.

Welke documenten kan ik nog aanmaken / opladen die te maken hebben met het verzoek?

Vanop de hoofdprocedure Pand > Procedures (OO) > Detail / verzoek kunt u volgende documenten via  aanmaken en/of opladen.

Aanmaken of opladen

DT002 ontvangstmelding klacht

DT003 ontvankelijkheid klacht

DT004 afwijzing klacht

DT005 melding klacht

Opladen

DT001 verzoek OO

DT125 schema pand

DT126 schema entiteit

DT127 attest brandweer

DT128 attest gas

DT129 attest elektriciteit