Element: Document in BewaarWKWBijlage (vraag)

1.   Een document dient de naam van het bestand mee te geven.

2.   Het document krijgt na de BewaarWKWBijlage echter een gegenereerde nieuwe naam bij de creatie van het document door VLOK zelf. Deze naam is dan te zien in de GeefWKW en GeefWKWBijlage response. De naamgeving start altijd met referte persoon, pand of entiteit. Het initieel veld Naam bij een document is dus niet relevant in de BewaarWKWBijlage request.

3.   Het veld ExterneReferte bij foto’s en documenten in de BewaarWKWBijlage request wordt enkel gebruikt als teruggaveveld ter info voor de BewaarWKWBijlage response opdat de gemeente zou weten over welk document het gaat. Het wordt niet opgeslagen in de VLOK databank en dus ook niet gebruikt bij overzicht foto’s en documenten in de GeefWKW response.

4.   Om de VLOK-documenten te ordenen, groeperen we ze per documenttype (DT). Elke DT krijgt een nummer zodat snel duidelijk is over welk soort document het gaat. De DT’s zijn onderverdeeld in thema’s om bij het aanmaken of opladen snel het correcte DT te kunnen selecteren. In VLOK zitten een 160 tal documenttypes. Het is de toepassingsbeheerder van Wonen in Vlaanderen (WVL) die de configuratie van elk DT beheert. Alle gebruikers krijgen een overzicht via het rapport  Documentmodule - configuratie documenttypes.  

https://vlok.vlaanderen.be/handleiding/index.html#!Documents/welkedocumentenzijnerallemaalenwaarkanikzeaanmaken1.htm

5.   Het rapport van documenttypes is beschikbaar in VLOK Online onder Mijn rapporten – Documentmodule – configuratie documentttypes: https://vlok.vlaanderen.be/reporting/. Om te kunnen inloggen als gemeente in VLOK Online dient met het afsprakenkader te ondertekenen, welke voorwaarden oplegt dat de gemeente in orde is met de informatieveiligheidsverplichtingen en dat de communicatie met Wonen-Vlaanderen digitaal verloopt.

6.   Het veld ExterneReferte bij foto’s en documenten in de BewaarWKWBijlage request wordt enkel gebruikt als teruggaveveld ter info voor de BewaarWKWBijlage response opdat de gemeente zou weten over welk document het gaat. Het wordt niet opgeslagen in de VLOK databank en dus ook niet gebruikt bij overzicht foto’s en documenten in de GeefWKW of de GeefWKWBijlage response.

7.   Er zijn koppelingen nodig om:

•      Bij het aanmaken van een document de invulvelden te vervangen met de werkelijke data van het gekoppelde data-object.

•      Documenten correct weer te geven onder de gekoppelde items bij het openen van het documentenoverzicht. 

8.   Onder koppelingen vindt u de verplichte of optionele koppelingen met de data-objecten (bv. Pand, Entiteit, Onderzoek, …) die VLOK zal tonen bij het aanmaken van een document. Alle entiteiten, onderzoeken, procedures mogen gekoppeld worden aan documenten, hier zijn geen restricties nodig (ze moeten uiteraard wel bij het pand horen).

9.   Koppelingen zijn instelbaar in Documentbeheer in DOPT van VLOK Online:

•      Minstens koppeling met pand

•      Koppelingen moeten gelinkt zijn aan elkaar en volgen de boomstructuur zoals bij het documenttype

•      Koppelingen zijn afhankelijk van het documenttype

•      Enkel koppelingen die aangeduid zijn in het documenttype worden bewaard

•      Verplichte koppelingen moeten doorgegeven worden

•      Optionele koppelingen mogen doorgegeven worden

•      Meervoudige koppelingen zijn mogelijk van zelfde type object

•      Koppelingen die worden doorgegeven en niet aangeduid zijn in het documenttype worden genegeerd

10. Binnen de BewaarWKW webservice is het enkel mogelijk om aanpassingen en dergelijke te doen aan bepaalde procedures (enkel gestart via verzoek door gemeente zelf). Voor de koppelingen van documenten in de BewaarWKWBijlage webservice gaan we deze restrictie niet doorvoeren. Het is namelijk belangrijk dat gemeenten voor besluiten en opheffingen documenten aan alle procedures kunnen koppelen.

11. De status van een document bij de webservice BewaarWKWBijlage is steeds “Opgeladen”.

12. Je kan documenten verwijderen van een andere organisatie van eigen gemeente. Dit hangt af van de rechten bij documenttype welke organisaties mogen aanmaken/opladen (instelbaar in Documentbeheer DOPT van VLOK Online).

13. Als de configuratie van het documenttype aangeeft dat u het documenttype niet kunt verwijderen na het opladen, zal VLOK het document intrekken ipv. verwijderen. Zie voor uw rechten en de configuratie van documenttypes in VLOK Online.

14. De webservicegebruiker dient maak- of oplaadrecht bij het documenttype te hebben voor minstens 1 (één) rol van de gemeente, van toepassing bij een document op het huidige moment voor aanmaken of verwijderen.

15. Je kan documenten opladen in de manuele ondertekenflow tussen VLOK Online en externe (onderteken)applicaties. De gemeente zet in VLOK Online de status “TerManueleOndertekening” voor alle documenten te ondertekenen via de manuele ondertekenflow. Zie rubriek Automatische uitwisseling van PDF-documenten.

16. Aanmaken en verwijderen van bestemmelingen/afzenders mogelijk bij document op basis van RR/KBO en NAI. Wijzigen van tel/tel2/mail indien TijdstipLaatstGewijzigd bij juiste referte persoon.

17. Documenttypes zonder invulling van bestemmelingen/afzenders is toegelaten (instelbaar in Documentbeheer DOPT van VLOK Online).

18. Bij de uitvoering van een aantal speciale Bewaaracties, dient er in een volgende stap nog een aantal verplichte documenten opgeladen te worden door de gemeente (met BewaarWKWBijlage), nodig voor aanvaarding van deze actie door Wonen in Vlaanderen:

HefbesluitenOp

•      DT097 opheffingsbesluit OO

•      DT100 opheffingsbesluit NGW

RegistreerNgw

•      DT105 besluit NGW

RegistreerCa

•      DT114 CA woning + DT011 TV woning

•      DT113 CA kamerwoning + DT012 TV kamer of DT014 TV kamer student

•      DT115 CA seizoenarbeider + DT013 TV kamer SA

•      DT600 CA arbeidskrachten + DT601 TV kamer AK

VerstuurBeslissingNaarWvl

•      DT034 beslissing burgemeester

•      DT043 melding geen besluit

•      DT044 melding uitstel