Soorten gebruikersprofielen: rollen en rechten per organisatie

Deze sectie beschrijft VLOK zelf.

Zie voor specifieke informatie over de VLOK Onderzoeksmodule: VLOK onderzoeksmodule: module voor wetenschappelijk onderzoek, opleidingen en beoordeling beroepskwalificatie.

De volgende organisaties kunnen VLOK gebruiken. Elke organisatie heeft zijn eigen rollen met specifieke rechten. Als u de taken van een bepaalde rol wilt uitvoeren is het noodzakelijk dat uw beheerder deze rol aan uw gebruikersprofiel koppelt. Zie Toegang aanvragen

Het is mogelijk om een recht te krijgen binnen meerdere organisaties tegelijkertijd. Zo kan bijvoorbeeld een medewerker van een IGS of intercommunale rechten aanvragen bij de lokale beheerders van de verschillende lokale besturen. In VLOK moet hij slechts 1 maal aanmelden om al zijn rechten te gebruiken. Wisselen van organisatie kan eenvoudig door op de gewenste organisatie te klikken via zijn gebruikersprofiel rechtsboven.

Klik op de organisatie voor een overzicht van de verschillende rollen.

Lokaal bestuur

Rol		Rechten
Rol		Rechten
Lezer		Dit gebruiksrecht geeft alleen-lezen toegang tot: Alle panden in de gemeente en hun betrokkenen Alle onderzoeken van deze panden (enkel getekende onderzoeken van Wonen, alle onderzoeken door gemeente) Alle conformiteitsattesten Wie een woning in Vlaanderen verhuurt, moet ervoor zorgen dat deze volledig in orde is en voldoet aan bepaalde normen. Het conformiteitsattest (CA) is een officieel document dat de gemeente aflevert en dat aantoont dat uw woning aan de woningkwaliteitsnormen voldoet. In sommige gevallen kan ook Wonen in Vlaanderen een conformiteitsattest afleveren. Om na te gaan of een woning conform, veilig en gezond is, voert een woningcontroleur van de gemeente of van Wonen in Vlaanderen een conformiteitsonderzoek uit. Hij controleert de woning aan de hand van een technisch verslag.De woning krijgt een conformiteitsattest als ze niet ongeschikt of onbewoonbaar is en voldoende rookmelders heeft. van deze panden Alle besluiten NGW Alle procedures OO en CA Wie een woning in Vlaanderen verhuurt, moet ervoor zorgen dat deze volledig in orde is en voldoet aan bepaalde normen. Het conformiteitsattest (CA) is een officieel document dat de gemeente aflevert en dat aantoont dat uw woning aan de woningkwaliteitsnormen voldoet. In sommige gevallen kan ook Wonen in Vlaanderen een conformiteitsattest afleveren. Om na te gaan of een woning conform, veilig en gezond is, voert een woningcontroleur van de gemeente of van Wonen in Vlaanderen een conformiteitsonderzoek uit. Hij controleert de woning aan de hand van een technisch verslag.De woning krijgt een conformiteitsattest als ze niet ongeschikt of onbewoonbaar is en voldoende rookmelders heeft. van deze panden VIVOO De Vlaamse inventaris voor ongeschikte en onbewoonbare woningen (VIVOO) bevat: • een lijst met de ongeschikt- en onbewoonbaarverklaringen Vlaamse Wooncode (VIVOO-OO) • een aparte lijst met de onbewoonbaarverklaringen Nieuwe Gemeentewet (VIVOO-NGW) Een besluit tot overbewoning geeft geen aanleiding tot opname in de Vlaamse inventaris. (geen vrijstellingen/opschortingen) Opmerkingen gemaakt door de gemeente
	Woningcontroleur	Sinds de release van 6/10/22 zijn de rechten van de woningcontroleur ingeperkt om de privacy van de betrokkenen in procedures te beschermen. Woningcontroleurs kunnen nu nog alle info zien en taken uitvoeren strikt noodzakelijk voor conformiteitsonderzoeken: beheer van panden in gemeente beheer van betrokkenen in gemeente beheer van onderzoeken ikv: vooronderzoek hercontrole conformiteitsattest varia
	Dossierbeheerder	Heeft dezelfde rechten als een lezer gemeente met uitbreiding van: beheer van panden in de gemeente en hun betrokkenen opmaken van conformiteitsattesten opstarten procedure OO + beheer verzoek opstarten procedure CA + beheer verzoek beheer besluit NGW aanvragen onderzoeken (vooronderzoek, hercontrole, onderzoek conformiteitsattest, varia) advies vragen aan Wonen hoorplicht beheren besluiten OO beheren versturen kennisgevingen ikv OO, CA en NGW
	Toepassingsbeheerder	Heeft dezelfde rechten als een lezer met uitbreiding van het recht om organisatieparameters zoals adres, dienst en ondertekenaars te beheren. Hij is ook degene die de sjablonen van de VLOK-documenten kan aanpassen aan de huisstijl van het lokaal bestuur.
	Burgemeester	Heeft dezelfde rechten als een lezer met uitbreiding van het recht om besluiten en conformiteitsattesten te weigeren of te tekenen.
	Algemeen directeur	Heeft dezelfde rechten als een lezer met uitbreiding van het recht om besluiten en conformiteitsattesten te tekenen.
	Taakbeheerder	Heeft dezelfde rechten als een lezer met uitbreiding van het recht om alle taken van de organisatie aan gebruikers toe te kennen en deadlines aan te passen.
	Auditor	De rol is niet langer in gebruik omdat na de fusie tot Wonen in Vlaanderen alle logging van de verwerking van persoonsgegevens gebeurt via een centraal loggingssysteem. Uw DPO kan auditlogs opvragen voor specifieke betrokkenen via vlok@vlaanderen.be. We stellen dan zelf het gevraagde rapport samen op basis van deze centrale logging.

Intergemeentelijke samenwerking (IGS) en werkgebied lokale besturen

IGS

VLOK bevat alle intergemeentelijke samenwerkingsverbanden rond woningkwaliteit.

Volgende principes zijn van toepassing:

De toepassingsbeheerder van Wonen in Vlaanderen beheert de IGS'en en hun werkingsgebied. Zie Beheer organisaties
Het IGS heeft geen afzonderlijke rollen. Het is niet de lokale beheerder van het IGS zelf maar wel de lokale beheerders van de lokale besturen van het werkingsgebied die rollen toekennen voor een gebruiker. De mogelijke rollen zijn dus dezelfde als voor een lokaal bestuur. Om het gebruiksgemak te verhogen is sinds 22 mei 2023 wel het werkgebied lokale besturen ingevoerd. Zie Werkgebied lokale besturen
De toepassingsbeheerders van de lokale besturen van het werkingsgebied beheren de organisatieparameters, opdrachten en tewerkstellingen van het IGS. Zie Wie kan welke parameters hoe wijzigen?
- Een IGS heeft geen afzonderlijke contactgegevens. Brieven maakt u altijd aan per gemeente.
- U kunt e-mailadressen opgeven die de dagelijkse overzichtsmail met taken ontvangen. Zie Hoe weet ik of en wanneer ik een nieuwe taak heb?
- Gebruikers kunnen de organisatieparameters van het IGS bekijken. Zie Hoe bekijk ik welke organisatie- en gemeenteparameters in VLOK?
Als woningcontroleur van een gemeente dat deel uitmaakt van een IGS, kunt u aangeven of u standaard werkt voor een IGS of een gemeente. Dit is nuttig omdat het technisch verslag de opdrachtgever als administratieve eenheid vermeldt en VLOK automatisch uw standaardkeuze selecteert bij het ingeven van een onderzoek. Zie Mijn account beheren en Hoe voeg ik een onderzoek toe (basisgegevens)?

Werkgebied lokale besturen

Om het gebruiksgemak te verhogen van gebruikers die rechten hebben voor meerdere gemeenten is sinds 22 mei 2023 het werkgebied lokale besturen beschikbaar. Het bevat alle rechten die een gebruiker heeft gekregen van de respectievelijke lokale beheerders van de lokale besturen. Zie STAP 3b: Toegang verlenen (lokale beheerder)

Merk op dat het werkgebied lokale besturen niet noodzakelijk overeenkomt met het werkgebied van een IGS. Dit zal wel het geval zijn indien alle lokale besturen van het werkgebied IGS, rechten hebben toegekend aan de gebruiker.
Omdat de eindgebruikerslicentie bepalingen bevat afhankelijk van de organisatie is het noodzakelijk om voor elk lokaal bestuur afzonderlijk de licentie te aanvaarden. Uw werkgebied bevat enkel de lokale besturen waarvoor u de licentie hebt aanvaard.

Een gebruiker kan afhankelijk van de toegekende rechten volgende functionaliteit uitvoeren voor het ganse werkgebied zonder via de naam van lokaal bestuur te moeten wisselen:

Zoeken. U vindt alle panden en onderzoeken van uw werkgebied. Als u de zoekresultaten wil beperken tot één van uw gemeenten, voegt u de postcode toe in het zoekveld. Zie Hoe zoek ik bestaande goederen (pand, entiteit), onderzoeken en procedures?
Panden aanmaken. U kunt bij het aanmaken van een pand alle gemeenten selecteren van uw werkgebied. Zie Hoe voeg ik een nieuw pand toe?
Mijn rapporten. Als u voor minstens één lokaal bestuur binnen het werkgebied rechten hebt om een rapport te bekijken, kunt u het rapport openen ook al hebt u niet voldoende rechten binnen een ander lokaal bestuur.

U kunt wel enkel de gegevens bekijken van de lokale besturen waar u rechten voor heeft.
Mijn werklijst, Mijn verstuurde taken.
- Door de optimalisatie van de werklijst waren reeds alle taken zichtbaar van al uw lokale besturen. Nu kunt u ook doorklikken via het adres naar alle panden binnen uw gemeenten ongeacht vanuit welk gemeente de werklijst opent.
- U kunt niet doorklikken naar een pand als u niet langer rechten heeft voor de gemeente.
- Als een gebruiker werkt voor een werkgebied met meerdere lokale besturen is het onduidelijk vanuit welk lokaal bestuur VLOK volgende taken aanmaakt:
  - taak 185 nieuw domicilieadres voor bewoner (Wonen)
  - taak 435 nieuw domicilieadres voor bewoner in procedure (gemeente)
  - taak 297 controleer inactieve persoon (WI De Vlaamse Wooninspectie is onderdeel van de dienst Handhaving van het agentschap Wonen in Vlaanderen. De Vlaamse wooninspectie zorgt voor de strafrechtelijke handhaving van de woningkwaliteit. Zij treedt op tegen het verhuren van woningen met ernstige kwaliteitsproblemen, rekening houdend met vastgestelde prioriteiten.)
  - taak 198 controleer inactieve contactpersoon (Wonen)
  - taak 197 controleer inactieve persoon (Wonen)
  - taak 436 controleer inactieve persoon (gemeente)
  Als de gemeentecontext onduidelijk is, zal VLOK de taak beschouwen als aangemaakt door de dummy organisatie "werkgebied". Dit betekent dat deze taken niet zichtbaar zullen zijn via Mijn verstuurde taken.
  
  VLOK maakt deze taken aan bij:
Bookmark. VLOK bewaart slechts één bookmark voor het volledige werkgebied. Indien u meerdere bookmarks per lokaal bestuur had voor de release zal VLOK de meest recente bewaren. Merk op dat u elke pagina in VLOK eenvoudig kunt bookmarken via de standaardfunctionaliteit van uw browser.
Persoon itempagina.
- U ziet alle gekoppelde Panden/Entiteiten en Procedures van het werkgebied.
- Opmerkingen. Als u voor minstens één lokaal bestuur binnen het werkgebied rechten hebt om opmerkingen op persoon te bekijken, zult u de opmerkingen zien ook al hebt u niet voldoende rechten binnen een ander lokaal bestuur.
  Hypothetisch voorbeeld: als u enkel de rol woningcontroleur hebt voor Antwerpen zult u toch de opmerkingen zien niet zichtbaar voor woningcontroleurs indien u voor Gent de opmerking wel mag zien.

Een toepassingsbeheerder kan voor alle lokale besturen waarvoor hij de rol toepassingsbeheerder heeft, volgende functionaliteit uitvoeren voor het ganse werkgebied zonder via zijn naam van lokaal bestuur te moeten wisselen:

Beheer Mijn organisatie: opdrachten, tewerkstellingen, rapporten, importbestanden
Zie Mijn organisatie beheren
Sjablonen beheren en kopieren. Het is nu mogelijk om sjablonen te kopiëren tussen verschillende lokale besturen.
Zie Hoe beheer ik sjablonen en pas ze aan aan de huisstijl van mijn organisatie?

Voor functionaliteit die alsnog afhankelijk is van de gemeente context, moet VLOK weten voor welk lokaal bestuur u de functionaliteit uitvoert bijvoorbeeld om na te gaan of u voldoende rechten heeft.

U zal daarom de gemeente moeten opgeven bij :
- Opmerkingen op persoon. U kunt enkel opmerkingen toevoegen als u voldoende rechten heeft voor de opgegeven gemeente. Iemand met enkel lezer rechten voor bijvoorbeeld Bierbeek zal geen opmerking op persoon kunnen toevoegen.
- Sjabloon toevoegen en kopiëren. U kunt enkel de gemeenten selecteren waarvoor u het recht van toepassingsbeheerder hebt verkregen.

Acties kunt u enkel uitvoeren als u voldoende rechten hebt voor de specifieke gemeente. Als u bijvoorbeeld onderzoeker bent voor gemeente X maar niet voor gemeente Y, zal u geen onderzoek kunnen toevoegen in gemeente Y.
Mijn werklijst, Mijn verstuurde taken. VLOK zal bij de acties rekening houden met uw rechten per gemeente. Zo zal u bijvoorbeeld enkel taken kunnen toekennen aan andere gebruikers dan uzelf indien u taakbeheerder bent voor de gemeente. Als u taken selecteert voor gemeenten waar u wel en niet taakbeheerder bent, zal u enkel kunnen toekennen aan uzelf.

Splitscreens.

Om het gebruiksgemak te verhogen blijft het linker scherm sinds de release van 12 juni terug altijd open indien:

u bent aangemeld voor slechts 1 organisatie
het linker scherm een werklijst bevat, ook die van het pand

Het automatisch sluiten van de linkerkant bij wisselen van gemeente aan de rechterkant is nu beperkt tot alle schermen van de documentmodule (oa. overzicht, aanmaken, opladen) indien u werkt voor meerdere lokale besturen. Als u wijzigingen hebt aangebracht vb. in een aan te maken document zal VLOK u toestemming vragen om al dan niet af te sluiten.

Hoe werken de rapportrechten na het aanzetten werkgebied?

Nieuwe werkwijze

Als u voor minstens één lokaal bestuur binnen het werkgebied rechten hebt om een rapport te bekijken, kunt u het rapport openen ook al hebt u niet voldoende rechten binnen een ander lokaal bestuur.
U kunt wel enkel de gegevens bekijken van de lokale besturen waar u rechten voor heeft. Zie Werkgebied lokale besturen

Vroeger kon u enkel de rapporten openen waarvoor u voldoende rechten had via het aangemelde lokale bestuur. Binnen het rapport kon u wel data bekijken van alle lokale besturen waarvoor u minstens één rol had ook al had deze rol geen recht om het rapport te bekijken.

Mogelijke actie vereist. Als toepassingsbeheerder kunt u rapportrechten aanpassen zodat al uw gewenste gebruikers de data van uw lokaal bestuur kunnen bekijken. Zie Rapporten beheren.

Voorbeeld

Een gebruiker heeft lezer rechten voor gemeente A en lezer en dossierbeheerdersrechten voor gemeente B.
De toepassingsbeheerders van gemeente A en B stellen het rapport enkel open voor dossierbeheerders.
Situatie vóór openstellen werkgebied:
- als de gebruiker aanmeldt voor A kan hij het rapport niet openen
- als de gebruiker aanmeldt voor B kan hij het rapport openen en zowel de data van A als B bekijken
Situatie na openstellen werkgebied:
- de gebruiker meldt altijd aan voor het volledige werkgebied
- hij kan het rapport openen maar zal enkel de data zien van B.
- als hij ook de gegevens van A wil zien moet de toepassingsbeheerder van A de rapportrechten uitbreiden met de rol lezer.

Keuringsinstellingen

Zie voor achtergrondinfo Geaccrediteerde keuringsinstelling

Beschikbare rollen

De toepassingsbeheerder KI registreert de tewerkstellingen van de woningcontroleurs KI. Zie Check tewerkstellingsvoorwaarde
De woningcontroleur KI kan:
- Alle panden zoeken in VLOK ongeacht de opdrachten gegeven aan de keuringsinstelling
- Conformiteitsonderzoeken ingeven voor panden behorende tot de opdracht van een lokaal bestuur, een IGS of Wonen in Vlaanderen. Zie Opdrachten
- Zie Rechten woningcontroleurs voor een overzicht van wat een woningcontroleur KI exact kan doen.

Rollen voorlopig niet in gebruik:

Taakbeheerder KI
Supervisor KI

Werklijst

Niemand van de keuringsinstelling kan de werklijst pand openen. Enkel de taakbeheerder en woningcontroleur kunnen Mijn werklijst openen. Zie Wat is het verschil tussen ‘Mijn werklijst', 'Mijn verstuurde taken' en de ‘Werklijst pand’?

Wonen in Vlaanderen

Rol			Rechten
Rol			Rechten
Lezer Rol oa. toegekend aan de wooninspecteur, klachtenbehandelaar, hoofdcoördinator, …			Dit gebruiksrecht geeft alleen-lezen toegang tot: Alle panden in Vlaanderen en hun betrokkenen Alle onderzoeken (getekende onderzoeken door gemeente, alle onderzoeken door Wonen) Alle procedures OO en CA Alle besluiten NGW Alle conformiteitsattesten VIVOO Vrijstellingen en opschortingen De opmerkingen gemaakt door Wonen en van de andere organisaties indien ze hebben aangegeven dat Wonen deze mag bekijken.
	Woningcontroleur		Sinds de release van 6/10/22 zijn de rechten van de woningcontroleur ingeperkt om de privacy van de betrokkenen in procedures te beschermen. Woningcontroleurs kunnen nu nog alle info zien en taken uitvoeren strikt noodzakelijk voor conformiteitsonderzoeken: beheer van panden in Vlaanderen, beheer van betrokkenen in Vlaanderen beheer van onderzoeken ikv : administratieve procedure conformiteitsattest 2de opinie subsidies + hercontrole SVK Sociaal verhuurkantoor. Een Sociaal Verhuurkantoor (afgekort SVK) huurde woningen op de private woningmarkt om ze daarna tegen een redelijke huurprijs te verhuren aan woonbehoeftige gezinnen en alleenstaanden. Sinds eind juni 2023 vormen alle sociale huisvestingsmaatschappijen (SHM’s) en sociale verhuurkantoren (SVK’s) één woonactor met maar één speler per gemeente: de woonmaatschappij. Elke woonmaatschappij opereert in een uniek, niet-overlappend werkingsgebied. + hercontrole varia
		Woningcontroleur + beroepen	Heeft dezelfde rechten als een woningcontroleur Wonen met uitbreiding van het recht om onderzoeken in te geven in het kader van beroepen.
		Woningcontroleur + WI	Heeft dezelfde rechten als een woningcontroleur Wonen met uitbreiding van: het recht om onderzoeken in te geven in het kader van gerechtelijke procedure. beheer van herstelvordering, melding aan WI en PV
	Dossierbeheerder		Heeft dezelfde rechten als een lezer Wonen met uitbreiding van: beheer van panden in Vlaanderen en hun betrokkenen opmaken van conformiteitsattesten opstarten procedure OO + beheer verzoek opstarten procedure CA 2^de opinie + beheer verzoek beheer besluit NGW aanvragen onderzoeken (administratieve procedure, conformiteitsattest 2de opinie, subsidies + hercontrole, SVK + hercontrole, beroepen, varia) adviezen opstellen en versturen besluiten OO beheren en valideren versturen kennisgevingen ikv OO, CA en NGW
	Inventarisbeheerder		Heeft dezelfde rechten als een lezer Wonen met uitbreiding van alle taken van het inventarisbeheer waaronder inventariseren, schrappen, herinneringsbrieven sturen, nieuwe eigenaars opvolgen, administratieve aktes en registratieattesten sturen, bezwaren en beroepen opvolgen
	Gewestelijk ambtenaar		Heeft dezelfde rechten als een lezer Wonen met uitbreiding van: het ondertekenen van adviezen in de procedure OO het ondertekenen van conformiteitsattesten het in beroep gaan tegen de beslissing of het stilzitten van de burgemeester het opvolgen van de werklast van de onderzoekers en dossierbeheerders.
	Dossierbeheerder beroepsprocedure		Heeft dezelfde rechten als een lezer met uitbreiding van alle taken binnen de beroepsprocedure art 15 VWC Decreet houdende de Vlaamse Wooncode https://codex.vlaanderen.be/Zoeken/Document.aspx?DID=1005498&param=inhoud (registreren beroepen, aanvragen beroepsonderzoek, beheer hoorrecht, voorbereiden en invoeren van de beslissingen van de minister…).
	Administratieve medewerker		Heeft dezelfde rechten als een lezer Wonen met uitbreiding van het recht om beheer van panden in Vlaanderen aanvragen van een onderzoek ikv . gerechtelijke procedure administratieve procedure conformiteitsattest 2de opinie subsidies + hercontrole SVK + hercontrole varia
	Toepassingsbeheerder		Heeft dezelfde rechten als een lezer met uitbreiding van het recht om organisatieparameters zoals adres, dienst en ondertekenaars te beheren.
	Taakbeheerder		Heeft dezelfde rechten als een lezer met uitbreiding van het recht om alle taken van de organisatie aan gebruikers toe te kennen en deadlines aan te passen.
	Auditor		De rol is niet langer in gebruik omdat na de fusie tot Wonen in Vlaanderen alle logging van de verwerking van persoonsgegevens gebeurt via een centraal loggingssysteem. Uw DPO kan auditlogs opvragen voor specifieke betrokkenen via vlok@vlaanderen.be. We stellen dan zelf het gevraagde rapport samen op basis van deze centrale logging.
	Erkenningenbeheerder		Deze rol kan de status van een erkenning van een woningcontroleur aanpassen.

Vlabel

Rol

Rechten

Lezer

Dit gebruiksrecht geeft alleen lezen-toegang tot:

Alle panden in Vlaanderen en hun betrokkenen
De inventaris (VIVOO)
De vrijstellingen en opschortingen
Alle documenten en onderzoeken die zijn ondertekend.
Alle opmerkingen die zijn gemarkeerd als zichtbaar voor alle organisaties.