Hoe kan een aanvrager zijn dossier verder opvolgen, contactgegevens wijzigen en bijkomende info / documenten doorgeven?

De aanvrager kan zijn dossier opvolgen via het formulierenloket zelf en via :

  • Mijn burgerprofiel (burger)

  • het E-loket ondernemers (onderneming)

De statussen en informatie zijn afhankelijk van de voortgang van de behandeling in VLOK door de dossierbeheerder. Een initiële aanvraag (die meerdere entiteiten Een entiteit is een deel van een pand. Er zijn 3 entiteitstypes: niet-woonfunctie (NWF), een niet-zelfstandige woning (NZW) en een zelfstandige woning (ZW). Zie voor uitgebreide definitie' Hoe voeg ik een nieuwe entiteit toe?' kan bevatten) splitst in het formulierenloket op naar verschillende dossiers (per entiteit) van zodra de dossierbeheerder een beslissing neemt over de entiteit.

Acties ondernemen is enkel mogelijk via het formulierenloket.

Hoe wijzig ik mijn contactgegevens?

Zolang de aanvraag nog niet is stopgezet of afgerond, kan een aanvrager via een optionele actie zijn contactgegevens wijzigen voor een specifieke aanvraag.  

  • Navigeer naar het detail van de aanvraag via het Dashboard in het formulierenloket

  • Klik onder de tegel 'Pas contactgegevens' aan op Uitvoeren

  • Wijzig de contactgegevens naar wens en klik op Indienen

De nieuwe contactgegevens zijn onmiddellijk zichtbaar op het detail van de aanvraag in VLOK en alle verdere communicatie zal gebeuren via de nieuwe gegevens.

Hoe geef ik bijkomende info / documenten door via het formulierenloket?

Als uw dossierbeheerder (gemeente) u bijkomende info / documenten vraagt, kunt u deze via het formulierenloket doorgeven.

Hoe bent u op de hoogte van de vraag voor bijkomende informatie?

Als aanvrager krijgt u een mail om u te informeren over de vraag voor bijkomende info / documenten:

De status van uw dossier in Mijn burgerprofiel of e-loketondernemers wijzigt naar Dossier onvolledig.

Stappen om bijkomende info / documenten door te geven via het formulierenloket

U kunt bijkomende info en/of documenten doorgeven via een actie op het detail van uw aanvraag. 

  1. Navigeer naar het detail van uw aanvraag

    • ofwel via de knop in de kennisgevingsmail

    • ofwel via uw dashboard in het formulierenloket.  Als u een vraag ontvangen hebt, is in het overzicht van uw dossiers volgende actieknop zichtbaar:

  2. Klik onder Te nemen dossieracties op de actieknop Uitvoeren.

    De knop is enkel zichtbaar indien u een vraag hebt ontvangen van uw dossierbehandelaar via het formulierenloket.
  3. Geef de gewenste info en documenten en klik op Indienen

Gevolgen van het doorgeven van extra info / documenten

  • Formulierenloket:

    • De actieknop is niet langer zichtbaar.

    • U kunt de doorgegeven info terugvinden in de sectie Documenten en Downloads.

  • De status van de aanvraag in het burgerprofiel wijzigt terug naar de status voorafgaand aan de status 'Dossier onvolledig'.

  • VLOK verwittigt de dossierbeheerder van het antwoord.  Zie Hoe kan ik extra info en/of documenten opvragen bij de aanvrager?

Wat gebeurt er indien de dossierbeheerder een vraag voor extra info annuleert vooraleer u antwoordt?

Uw dossierbeheerder kan een vraag annuleren vooraleer u antwoordt via het formulierenloket omdat de opgevraagde info of documenten is ontvangen via een andere weg of omdat ze een nieuwe vraag wil stellen. Zie Hoe annuleer ik de vraag voor extra info / documenten?

U ontvangt als aanvrager geen notificatiemail van de annulering.

De status van uw aanvraag zal wel wijzigen:

  • Formulierenloket: u vindt de geannuleerde vraag terug in de sectie Documenten en Downloads > Historiek extra vragen of bijkomende stukken:

    De datum en reden van de annulatie zijn zichtbaar onder het detail van de vraag:

  • Mijn burgerprofiel / E-loketondernemers: de status wijzigt van Dossier onvolledig naar Ingediend of In behandeling.

Aanvraag kotlabel: statussen en communicatie

Overzicht

Actie Formulierenloket (aanvraag) Formulierenloket (dossiers) Mijn burgerprofiel / e-loket ondernemers (aanvraag) Mijn burgerprofiel / e-loket ondernemers (dossier) Kennisgevingsmail naar aanvrager
  Meerdere entiteiten mogelijk Per entiteit      
Na indienen via formulierenloket (klant) Aanvraag verzonden / ingediend   /    
Ontvangst in VLOK Aanvraag verzonden / ingediend   Samenstelling - Ingediend   Ontvangstbevestiging
Vraag ontvangen voor extra info / documenten? Status wijzigt niet. Actieknop wel zichtbaar.  

Samenstelling - Dossier onvolledig

Behandeling - Dossier onvolledig

    
Extra info / documenten opgeladen Status wijzigt niet. Actieknop niet langer zichtbaar.        
Aanvraag koppelen in procedure In behandeling   Behandeling - In behandeling    
Ontkoppelen aanvraag uit procedure In behandeling   Behandeling - In behandeling    
Kotlabel maken / weigeren (deelprocedure = 'Te beoordelen') In behandeling In behandeling Behandeling - In behandeling Behandeling - In behandeling  
Kotlabel maken / weigeren (deelprocedure = Eindstatus) In behandeling Afgerond Behandeling - In behandeling Afgerond - Afgehandeld Kennisgeving beslissing
Kotlabel maken / weigeren (hoofdprocedure = Afgerond) Afgerond Afgerond Afgerond - Afgehandeld   Kennisgeving beslissing
Aanvraag stopzetten Stopgezet Geen dossier Afgerond - Stopgezet   Kennisgeving stopzetting
Verval Vlaams kotlabel in een procedure met nog geen eindstatus In behandeling of Afgerond

Stopgezet

Vlaams kotlabel: Vervallen

Gemeentelijke criteria: Stopgezet

 Afgerond - Afgehandeld Stopgezet Kennisgeving stopzetting wegens verval

Formulierenloket (klant: burger en onderneming)

Navigeer naar het dashboard op https://formulieren-wonen.vlaanderen.be/#/

Uw aanvraagt doorloopt volgende fases:

  1. Zolang de aanvraag nog niet is verzonden bewaart het loket een voorlopige versie die u achteraf nog kan indienen via de actieknop 'Vraag kotlabel aan'

  2. Aanvraag verzonden / ingediend

    • De aanvrager ontvangt een bevestigingsmail nadat VLOK de aanvraag heeft ontvangen:

    • Klik op de aanvraag voor detail info:

    • Via het detail van de aanvraag kunt u opnieuw bekijken welke informatie u in de aanvraag hebt opgenomen:

    • De details van een kot zijn pas zichtbaar nadat de dossierbehandelaar een kotlabel aanmaakt of weigert voor het kot.

  3. Dossier onvolledig

    Als een aanvraag onduidelijkheden bevat of als een document ontbreekt, kan uw dossierbeheerder (gemeente) u bijkomende info / documenten opvragen. U kan deze doorgeven via een actie in het formulierenloket. Zie Hoe geef ik bijkomende info / documenten door via het formulierenloket?

  4. In behandeling

    De status wijzigt naar In behandeling van zodra een dossierbehandelaar uw aanvraag koppelt aan een kotlabel procedure in VLOK

    De aanvrager ontvangt geen kennisgevingsmail.

  5. Maken / weigeren van kotlabels

    Van zodra de dossierbeheerder een beslissing neemt over een entiteit splitst in het formulierenloket de initiële aanvraag, die meerdere entiteiten kan bevatten, op naar dossiers per entiteit.

    • Een initiële aanvraag (meerdere entiteiten mogelijk) herkent u aan KLA in de referte

    • Een dossier (slechts 1 entiteit) herkent u aan KL in de referte

    Het detail van de initiële aanvraag bevat een overzicht van alle beslissingen onder Behandelde koten:

    Klik op het dossier voor een detail van het dossier met een overzicht van de beslissing over de verschillende criteria.

    De status van:

    • het dossier is In behandeling zolang de deelprocedure in VLOK nog geen eindstatus heeft. Zie Overzicht deelprocedures voor de criteria voor het bereiken van een eindstatus.

    • de initiële aanvraag blijft In behandeling totdat alle deelprocedures in VLOK een eindstatus hebben. 

  6. Afgerond

    • Als de deelprocedure in VLOK wijzigt naar een eindstatus, wijzigt de status van het dossier naar Afgerond en ontvangt de aanvrager een kennisgevingsmail:

    • Als de hoofdprocedure in VLOK wijzigt naar eindstatus Afgerond wijzigt de status van de initiële aanvraag naar Afgerond en ontvangt de aanvrager een kennisgevingsmail:

  7. Bij verval Vlaamse kotlabel indien nog geen beslissing over gemeentelijke criteria wijzigt de status van het dossier naar Stopgezet.

    Zie Hoe vervalt een kotlabel (afwijkingen tov andere bewijsstukken)?

  8. Stopzetting van de aanvraag. Zie Stopzetten hoofdprocedure

    • De status van de aanvraag wijzigt naar Stopgezet

      • in VLOK kan ze niet langer gekoppeld worden in een procedure.

      • in het formulierenloket informeert ze de klant met volgende rode melding:

    • De aanvrager krijgt een kennisgevingsmail van stopzetting met vermelding van de reden.

Mijn burgerprofiel (burger)

Navigeer naar https://www.burgerprofiel.be/ en meld aan.

Het dossier doorloopt volgende fases:

  1. Na de bevestigingsmail, ziet u onder de tab Aanvragen en dossiers een nieuwe lopende aanvraag kotlabel met status Samenstelling - Ingediend

    Klik op de aanvraag voor een detail:

  2. Van zodra de procedure start in VLOK, wijzigt de status naar Behandeling - In behandeling:

    Via Naar uw dossier navigeert u naar het dossier in het formulierenloket.

  3. Dossier onvolledig

    Als een aanvraag onduidelijkheden bevat of als een document ontbreekt, kan uw dossierbeheerder (gemeente) u bijkomende info / documenten opvragen. U kan deze doorgeven via een actie in het formulierenloket. Zie Hoe geef ik bijkomende info / documenten door via het formulierenloket?

  4. Afgerond

    • Als de deelprocedure in VLOK wijzigt naar een eindstatus, wijzigt de status van het dossier naar Afgerond

    • Als de hoofdprocedure in VLOK wijzigt naar eindstatus Afgerond wijzigt de status van de initiële aanvraag naar Afgerond - Afgehandeld

  5. Stopgezet. Als de hoofdprocedure in VLOK wijzigt naar eindstatus Afgerond wijzigt de status van de initiële aanvraag naar Afgerond - Stopgezet

E-loket ondernemers (onderneming)

Navigeer naar https://www.e-loketondernemers.be/ en meld aan.

Het dossier doorloopt volgende fases:

  1. Na de bevestigingsmail, ziet u onder de tab Aanvragen en dossiers een nieuwe lopende aanvraag kotlabel met status Samenstelling - Ingediend. Klik op de aanvraag voor een detail:


  2. Van zodra de procedure start in VLOK, wijzigt de status naar Behandeling - In behandeling:

    Via Naar uw dossier navigeert u naar het dossier in het formulierenloket.

  3. Dossier onvolledig

    Als een aanvraag onduidelijkheden bevat of als een document ontbreekt, kan uw dossierbeheerder (gemeente) u bijkomende info / documenten opvragen. U kan deze doorgeven via een actie in het formulierenloket. Zie Hoe geef ik bijkomende info / documenten door via het formulierenloket?

  4. Afgerond

    • Als de deelprocedure in VLOK wijzigt naar een eindstatus, wijzigt de status van het dossier naar Afgerond

    • Als de hoofdprocedure in VLOK wijzigt naar eindstatus Afgerond wijzigt de status van de initiële aanvraag naar Afgerond - Afgehandeld

  5. Bij verval Vlaamse kotlabel indien nog geen beslissing over gemeentelijke criteria wijzigt de status van het dossier naar Stopgezet.

  6. Stopgezet Als de hoofdprocedure in VLOK wijzigt naar eindstatus Afgerond wijzigt de status van de initiële aanvraag naar Afgerond - Stopgezet

VLOK: status aanvraag (dossierbehandelaar)

Zie Hoe behandel ik een aanvraag via het formulierenloket?

De aanvragen doorlopen in VLOK volgende statussen:

  1. Nieuw ontvangen aanvragen krijgen de status nieuw. 

    VLOK verstuurt automatisch een bevestigingsmail en maakt een dossier aan in Mijn burgerprofiel of het e-loket ondernemers.

  2. Na het koppelen van de aanvraag in een procedure wijzigt de status naar Procedure gestart. Zie Hoe (ont)koppel ik een aanvraag uit het formulierenloket aan een procedure?
    U kunt eenvoudig navigeren tussen aanvraag en procedure via de gekoppelde linken:

  3. Als u de aanvraag ontkoppelt uit de procedure:

    • de aanvraag krijgt in VLOK opnieuw de status 'Nieuw'.

    • de aanvrager wordt niet op de hoogte gebracht van deze wijziging. De status in het formulierenloket blijft 'In behandeling'.

    • VLOK verwijdert automatisch de overgenomen documenten/bewijsstukken uit de aanvraag

  4. Afgerond

    Als de hoofdprocedure in VLOK wijzigt naar eindstatus Afgerond wijzigt de status van de aanvraag ook naar Afgerond

  5. Stopgezet

    Als u de aanvraag in VLOK zelf of de procedure waaraan de aanvraag is gekoppeld, stopzet, wijzigt de status van de aanvraag naar Stopgezet