Hoe sluit ik een taak af of verwijder ik een taak?

Manieren van afsluiten

Via het afsluittype in het takenoverzicht kunt u zien hoe een taak normaal wordt afgelosten. Er zijn 3 mogelijkheden:

  1. VLOK (de taak wordt automatsich door VLOK afgesloten)

  2. Manueel (de taak moet manueel door een gebruiker worden afgesloten)

  3. Beide (de taak kan zowel manueel als door VLOK worden afgesloten)

In principe hoeft u de meeste taken niet zelf manueel af te sluiten omdat VLOK de meeste taken automatisch afsluit als u een actie uitvoert in de procedure.

Voorbeelden van automatisch afsluiten door VLOK:

  • Taak 13 Termijn reacties sluit VLOK bijvoorbeeld af op het moment dat u een beslissing aanmaakt.

  • Taak 23 termijn advies sluit VLOK automatisch af op het moment dat u het advies ontvangt. 

De taken die VLOK afsluit via een actie staan in deze handleiding in het rood.  De taken die VLOK aanmaakt staan in het groen. Zie verder Welke taken zijn er allemaal in VLOK voor een overzicht van welke taken door welke actie VLOK aanmaakt of afsluit.

Als u een correcte taak manueel afsluit kan dit problemen geven.  Bijvoorbeeld een woningcontroleur die een onderzoekstaak manueel afsluit zonder dat het onderzoek in VLOK is ingevoerd, maar automatisch een verwerktaak aan voor de aanvrager van het onderzoek zonder dat er een onderzoek in VLOK aanwezig is.

Soms kan het toch nodig zijn om manueel een taak af te sluiten bijvoorbeeld als u verkeerdelijk een actie hebt uitgevoerd. 

Wie kan afsluiten / verwijderen?

  • Het afsluiten van een taak kan door:

    • iedereen aan wie de taak rechtstreeks is toegekend

    • door een gebruiker met een rol aan wie de taak is toegekend

    • de taakbeheerder voor alle taken toegekend aan de organisatie.

  • Het verwijderen van een taak kan door:

    • een gebruiker wiens actie de taak heeft toegekend.  Een dossierbeheerder huursubsidie (Wonen) kan bijvoorbeeld een taak voor een onderzoek verwijderen als blijkt dat het onderzoek niet meer nodig is omdat het NHS dossier al is geweigerd om een andere reden

    • de taakbeheerder voor alle taken die zijn organisatie heeft toegekend.

Hoe sluit ik een taak af?

U sluit een taak af:

  • Ofwel een individuele taak via het detail van de taak:

    1. Open het detail van de taak door er op te klikken

    2. Sluit af via

  • Ofwel in bulk via een actie in Mijn werklijst

    1. Open Mijn werklijst via het hamburgericoon rechtsboven

    2. Selecteer de taken die u wilt afsluiten.

    3. Klik op Extra acties en Taken afsluiten. VLOK toont een lijst met taken die normaal enkel door VLOK worden afgesloten. Bevestig dat u wilt afsluiten.

Bij gesloten taken staat achter de deadline tussen haakjes de afsluitdatum. Bij afsluiten voor de deadline is de deadline (afsluitdatum) groen, anders rood.



Hoe verwijder ik een taak?

U sluit een taak af / verwijdert:

  • Ofwel een individuele taak via het detail van de taak:

    1. Open het detail van de taak door er op te klikken

    2. Verwijder via het vuilbakicoon

  • Ofwel inbulk via een actie in Mijn verstuurde taken

    1. Open Mijn verstuurde taken via het hamburgericoon rechtsboven

    2. Selecteer de taken die u wil verwijderen.

    3. Klik op Extra acties en Taken verwijderen. Bevestig dat u wil afsluiten.

Kennisgevingstaken bij afsluiten

Als een gebruiker manueel een taak afsluit die normaal gezien VLOK zelf automatisch afsluit en die door een andere gebruiker/organisatie is aangemaakt, krijgt de maker van de taak een nieuwe taak 440 taak manueel afgesloten als kennisgeving.

Kennisgeving bij verwijderen

Verwijderen van taken die VLOK automatisch afsluit

Na het verwijderen van taken die normaal VLOK automatisch afsluit, krijgt degene aan wie de taak was toegekend een mail ter verwittiging dat hij de taak niet langer moet uitvoeren. 

mailto: <mailadres toegekendaangebruiker>

subject: VLOK: Taak <taakbenaming> verwijderd voor pand Elk bebouwd onroerend goed dat zowel het hoofdgebouw als de bijgebouwen omvat (= gebouwen die als 1 geheel beschouwd kunnen worden), met uitzondering van bedrijfsruimten. Een pand kan één of meerdere zelfstandige en/of niet-zelfstandige entiteiten bevatten met of zonder woonfunctie. <pand adres>

 

Beste,

De taak <taak benaming> die aan u was toegekend voor pand < referte + adres pand als link> werd verwijderd door <naam + voornaam verwijderd door> omdat de opdracht niet langer nodig is.

Met vriendelijke groet,

Het VLOK-team

Indien de taak nog niet is toegekend aan een specifieke gebruiker krijgt degene die de taak verwijdert een oranje melding: “De taak werd succesvol verwijderd. Gelieve zelf na te gaan of niemand ze reeds heeft opgenomen”.

Per ongeluk verwijderen taak 12

Als een gemeente een beslissing verstuurt naar Wonen in Vlaanderen maakt VLOK taak 12 verwerk beslissing zodat de dossierbeheerder woningkwaliteit (Wonen) de beslissing kan valideren.

Alhoewel het niet de bedoeling is, kan de gemeente deze taak verwijderen wegens de generieke regels voor het verwijderen van taken. 

Als de gemeente per ongeluk deze taak toch zou verwijderen, maakt VLOK nu volgende kennisgevingsmail voor de generieke mailadressen van de regio's zodat de dossierbeheerder woningkwaliteit (Wonen) alsnog de besluiten kan valideren en de entiteiten Een entiteit is een deel van een pand. Er zijn 3 entiteitstypes: niet-woonfunctie (NWF), een niet-zelfstandige woning (NZW) en een zelfstandige woning (ZW). Zie voor uitgebreide definitie' Hoe voeg ik een nieuwe entiteit toe?', indien nodig, kan opnemen op VIVOO De Vlaamse inventaris voor ongeschikte en onbewoonbare woningen (VIVOO) bevat: • een lijst met de ongeschikt- en onbewoonbaarverklaringen Vlaamse Wooncode (VIVOO-OO) • een aparte lijst met de onbewoonbaarverklaringen Nieuwe Gemeentewet (VIVOO-NGW) Een besluit tot overbewoning geeft geen aanleiding tot opname in de Vlaamse inventaris..

Zie voor achtergrondinfo: