Hoe voeg ik een nieuwe opmerking toe, wijzig of verwijder ik een bestaande?

• Hoe voeg ik een nieuwe opmerking toe, wijzig of verwijder ik een bestaande?
  • Rechten - welke rollen?
  • Stappen voor het toevoegen en wijzigen van een opmerking
  • Stappen voor het verwijderen van een opmerking

Rechten - welke rollen?

• Nieuwe toevoegen is mogelijk door:

  • iedereen die rechten heeft om een pand Elk bebouwd onroerend goed dat zowel het hoofdgebouw als de bijgebouwen omvat (= gebouwen die als 1 geheel beschouwd kunnen worden), met uitzondering van bedrijfsruimten. Een pand kan één of meerdere zelfstandige en/of niet-zelfstandige entiteiten bevatten met of zonder woonfunctie., entiteit Een entiteit is een deel van een pand. Er zijn 3 entiteitstypes: niet-woonfunctie (NWF), een niet-zelfstandige woning (NZW) en een zelfstandige woning (ZW). Zie voor uitgebreide definitie' Hoe voeg ik een nieuwe entiteit toe?' of persoon aan te passen.

  • VLABEL kan sinds de release van mei 2024 opmerkingen toevoegen maar enkel op pand of entiteit, niet op persoon.

• Wijzigen is enkel mogelijk:

  • Door alle gebruikers van dezelfde organisatie als de auteur voor opmerkingen op Pand / Entiteit

  • Enkel door de auteur voor opmerkingen op Persoon

• Verwijderen is enkel mogelijk:

  • door iemand van dezelfde organisatie voor opmerkingen op Pand / Entiteit

  • is mogelijk door iedereen met bewerkrechten voor opmerkingen op Persoon omdat enkel relevante opmerkingen wenselijk zijn

Stappen voor het toevoegen en wijzigen van een opmerking

1. Navigeer naar de correcte itempagina van het pand, de entiteit of de persoon.

2. Toevoegen: klik op om het even welke tab op de pagina via  op de actie Opmerking toevoegen op pand / entiteit / persoon.

   Wijzigen: navigeer naar Pand / Entiteit / Persoon > Opmerkingen en klik op de opmerking zelf of op de titel.

3. Toestemming privacy gevoelige informatie. Voor de opmerking op Persoon moet u voor privacy gevoelige informatie bevestigen dat u toestemming heeft verkregen om de informatie te verwerken van de betrokken persoon en de eventuele contactpersoon .

   

4. Selecteer metadata

   

   • de Initiële datum: standaard = vandaag, maar u kunt zelf een andere datum opgeven, ook in de toekomst

   • de Titel: u kunt een voorgestelde titel kiezen en wijzigen of een volledig nieuwe titel ingeven

   • het Type: dit is een vaste lijst die u niet kunt wijzigen

5. Selecteer de entiteit(en):

   • U kunt meerdere entiteiten selecteren

   • Als u de opmerking start vanop een entiteit is deze standaard geselecteerd

   • Zie voor meer info Welke opmerkingen kan ik zien en op welke plaats?

6. Zichtbaarheid

   

   • Een organisatie bepaalt zelf of de opmerking al dan niet zichtbaar is voor alle organisaties.  

   • Wonen in Vlaanderen, behalve de woningcontroleur, kan aangeven dat de opmerking enkel zichtbaar is voor VLABEL

   • VLABEL kan geen zichtbaarheid instellen.  Hun opmerkingen zijn enkel zichtbaar voor alle gebruikers van Wonen in Vlaanderen behalve de woningcontroleurs.

   • De woningcontroleur + beroepen (Wonen) en dossierbeheerder beroepsprocedure Een beroepsprocedure bevat alle beroepen op een pand die samen worden behandeld. De procedure loopt nog zolang ze niet is afgesloten. Er is maximum 1 lopende procedure mogelijk per pand. (Wonen) kunnen ook aangeven dat de opmerking enkel zichtbaar is voor de beroepen.

   • Elke auteur, behalve de woningcontroleur, kan sinds 6/10/2022 aangeven of de opmerking al dan niet zichtbaar is voor de woningcontroleurs. Een opmerking van een woningcontroleur is altijd zichtbaar voor woningcontroleurs.

   • Opmerkingen op Persoon zijn altijd zichtbaar voor alle organisaties behalve VLABEL.

7. Markeer als belangrijk

   • Enkel mogelijk op Pand / Entiteit zodat de gevlagde opmerking bovenaan komt in het overzicht en dat de tab opmerkingen rood zal kleuren.
     

   • Wegens privacy redenen zijn alle opmerkingen op Persoon belangrijk.  Daarom is het niet mogelijk om deze te markeren als belangrijk maar verschijnt het aantal opmerkingen tussen haakjes in de tab.
     

8. Als u de opmerking naast bewaren in VLOK ook wilt mailen naar een collega, selecteert u de interne of externe mailadressen.

   • U kunt meerdere mailadressen selecteren
     Op Pand/Entiteit

     • interne adressen voor gebruikers Wonen in Vlaanderen/WI alle actieve gebruikers van Wonen/WI met minstens 1 mailadres in gebruikersorganisatie: formaat 'voornaam familienaam (organisatie)' woningkwaliteit regio oost: achterliggend wordt woningkwaliteit.oost@vlaanderen.be gebruikt woningkwaliteit regio west: achterliggend wordt woningkwaliteit.west@vlaanderen.be gebruikt vlok mailbox: achterliggend wordt vlok@vlaanderen.be gebruikt huurpremie wonen: achterliggend wordt huurpremie.wonen@vlaanderen.be gebruikt huursubsidie wonen: achterliggend wordt huursubsidie.wonen@vlaanderen.be gebruikt

     • interne adressen voor gebruikers gemeente alle actieve gebruikers van de gemeente met minstens 1 mailadres in gebruikersorganisatie (alle unieke mailadressen van de gebruiker): ormaat 'voornaam familienaam (organisatie)' mailadres van de gemeente

     • interne adressen voor gebruikers keuringsinstelling alle actieve gebruikers van de eigen keuringsinstelling met minstens 1 mailadres in gebruikersorganisatie

     • interne adressen voor gebruikers VLABEL alle actieve gebruikers van VLABEL met minstens 1 mailadres in gebruikersorganisatie

     • externe adressen voor gebruikers Wonen in Vlaanderen/ WI alle actieve gebruikers van de gemeente waar het pand ligt met minstens 1 mailadres in gebruikersorganisatie: formaat 'voornaam familienaam (organisatie)' alle actieve gebruikers van Vlabel met minstens 1 mailadres in gebruikersorganisatie: formaat 'voornaam familienaam (organisatie)' mailadres van de gemeente waar het pand ligt: formaat '...@..... (mail gemeente)' mailadressen van alle SVK's met een actieve rol op het pand of één van de entiteiten met een mailadres gekend op persoon: formaat 'Naam (SVK)' uit persoon eigen invoer van een mailadres is mogelijk alle actieve gebruikers van KI's waarmee de huidige organisatie een geldige/actieve opdracht mee heeft met minstens 1 mailadres in gebruikersorganisatie indien we als LB ontvangers vragen: alle ontvangers binnen KI waarvoor de IGS van de gemeente een opdracht heeft Indien enkel VLABEL de opmerking mag zien, kunt u enkel gebruikers van VLABEL selecteren. Indien VLABEL de opmerking mag zien, kunt u ook mailen naar het generieke mailadres verkrottingsheffing@vlaanderen.be

     • externe adressen voor gebruikers gemeente alle actieve gebruikers van Wonen/WI met minstens 1 mailadres in gebruikersorganisatie: formaat 'voornaam familienaam (organisatie)' mailadressen van alle SVK's met een actieve rol op het pand of één van de entiteiten met een mailadres gekend op persoon woningkwaliteit regio oost woningkwaliteit regio west vlok mailbox eigen invoer van een mailadres is mogelijk alle actieve gebruikers van KI's waarmee de huidige organisatie een geldige/actieve opdracht mee heeft met minstens 1 mailadres in gebruikersorganisatie indien we als LB ontvangers vragen: alle ontvangers binnen KI waarvoor de IGS van de gemeente een opdracht heeft

     • externe adressen voor gebruikers keuringsinstelling alle actieve gebruikers van organisaties waarmee het KI een geldige/actieve opdracht heeft met minstens 1 mailadres in gebruikersorganisatie in het geval van een IGS, de gebruikers van de onderliggende gemeenten eigen invoer van een mailadres is mogelijk

     • externe adressen voor gebruikers VLABEL alle actieve gebruikers van Wonen in Vlaanderen (niet WI) met minstens 1 mailadres in gebruikersorganisatie: formaat 'voornaam familienaam (organisatie)' woningkwaliteit regio oost woningkwaliteit regio west vlok mailbox eigen invoer van een mailadres is mogelijk

     Op Persoon 

     • interne adressen voor gebruikers Wonen in Vlaanderen/WI alle actieve gebruikers van Wonen/WI met minstens 1 mailadres

     • interne adressen voor gebruikers gemeente alle actieve gebruikers van de gemeenten waarvoor de gebruiker andere dan leesrechten heeft met minstens 1 mailadres

     • externe adressen voor gebruikers Wonen in Vlaanderen/ WI enkel eigen invoer van een mailadres is mogelijk

     • externe adressen voor gebruikers gemeente alle actieve gebruikers van Wonen/WI met minstens 1 mailadres eigen invoer van een mailadres is mogelijk

   • Via externe mailadressen kunt u zelf ook een mailadres enteren naar wens.

   • U kunt mailadressen verwijderen via x

   • Als de opmerking enkel zichtbaar is voor VLABEL en u heeft geen VLABEL gebruiker geselecteerd, krijgt u volgende melding om te bevestigen:
     

   • Als u enkel VLABEL gebruikers selecteert en de zichtbaarheid niet beperkt tot VLABEL, krijgt u volgende melding om te bevestigen:
     

   • Bij het wijzigen van de opmerking kan de gebruiker zelf aangeven of hij al dan niet de opmerking (opnieuw) wil e-mailen naar de geselecteerde e-mailadressen.  
     

   • VLOK verstuurt naar het mailadres dat de gebruiker zelf heeft opgegeven of als dit er niet is naar het mailadres dat de lokale beheerder heeft opgegeven via het toegangsbeheer. Zie Mijn account beheren

   • Voorbeeld e-mail

   Replyto adres = adres van de gebruiker die de opmerking maakt of wijzigt

   Onderwerp: Opmerking voor pand <pandreferte> - <adres pand>: <titel opmerking>

    

   Beste,

   Voor pand/entiteit/persoon <referte> (<adres pand/entiteit of naam persoon>) werd een opmerking gemaakt met titel '<titel opmerking>' <voor volgende entiteiten :> (enkel indien entiteiten gekoppeld)

   <referte entiteit>: <adres entiteit - verdieping - locatie>

   Opmerking:

   <tekst van de opmerking in een kader>

    

   Met vriendelijke groeten,

   <voornaam naam gebruiker>

   <titel van de gebruiker>

   <naam van de organisatie die de opmerking maakt>

9. Vul de opmerking in via de html-editor. Zie voor tips en trics HTML editor

10. Klik op toevoegen / opslaan. Ongeacht waar de opmerking is toegevoegd, u vindt ze altijd terug onder de tab Opmerkingen op Pand / Entiteit / Persoon.  Zie Welke opmerkingen kan ik zien en op welke plaats?

Stappen voor het verwijderen van een opmerking

1. Navigeer naar Pand / Entiteit / Persoon > Opmerkingen

2. Klik op X naast de opmerking die u wilt verwijderen.