Hoe gebeurt het aanmaken en de toekenning van taken?

VLOK kent 2 manieren om taken aan te maken:

1. Taken automatisch aangemaakt door VLOK. Zie verder Welke taken zijn er allemaal in VLOK voor een overzicht van welke taken door welke actie VLOK aanmaakt of afsluit. De taken die VLOK afsluit via een actie staan in deze handleiding in het rood.  De taken die VLOK aanmaakt staan in het groen.

2. Taken manueel aangemaakt door een gebruiker. Via de actie Manuele taak toevoegen via    kunnen alle gebruikers behalve de keuringsinstellingen manuele taken aanmaken. U kunt op die manier via de werklijst opdrachten doorgeven aan uw collega’s of een to do lijst samenstellen voor uzelf. Manuele taken moet u altijd manueel afsluiten.

   1. Selecteer de gewenste taak.

      • U kunt een taak selecteren die door de toepassingsbeheerder (Wonen) of de toepassingsbeheerder (WI De Vlaamse Wooninspectie is onderdeel van de dienst Handhaving van het agentschap Wonen in Vlaanderen. De Vlaamse wooninspectie zorgt voor de strafrechtelijke handhaving van de woningkwaliteit. Zij treedt op tegen het verhuren van woningen met ernstige kwaliteitsproblemen, rekening houdend met vastgestelde prioriteiten.) zijn geconfigureerd in VLOK.  

      • Beschikbare taken zijn afhankelijk van de context: Pand Elk bebouwd onroerend goed dat zowel het hoofdgebouw als de bijgebouwen omvat (= gebouwen die als 1 geheel beschouwd kunnen worden), met uitzondering van bedrijfsruimten. Een pand kan één of meerdere zelfstandige en/of niet-zelfstandige entiteiten bevatten met of zonder woonfunctie., WI-dossier of Beroepsprocedure

      • Als u veel voorkomende taken hebt die ook voor anderen nuttig zijn, vraagt u om ze toe te voegen. Zie Vragen over VLOK en woningkwaliteit?

   2. U kunt kiezen of u de taak toekent aan een rol en/of gebruiker.  

      • Lokale besturen kunnen toekennen aan alle rollen van een lokaal bestuur

      • Wonen in Vlaanderen kan vanop een pand toekennen aan alle rollen van Wonen in Vlaanderen, Vlabel en lokale besturen en vanop een beroepsprocedure Een beroepsprocedure bevat alle beroepen op een pand die samen worden behandeld. De procedure loopt nog zolang ze niet is afgesloten. Er is maximum 1 lopende procedure mogelijk per pand. aan alle rollen van Wonen in Vlaanderen.

      • VLABEL kan toekennen aan alle rollen van VLABEL en Wonen in Vlaanderen.

      • De wooninspectie De Vlaamse Wooninspectie is onderdeel van de dienst Handhaving van het agentschap Wonen in Vlaanderen. De Vlaamse wooninspectie zorgt voor de strafrechtelijke handhaving van de woningkwaliteit. Zij treedt op tegen het verhuren van woningen met ernstige kwaliteitsproblemen, rekening houdend met vastgestelde prioriteiten. kan toekennen aan de rollen van wooninspectie.

      • Het is niet langer nodig om eerst een rol te selecteren en dan pas de gebruiker. Als u toch eerst een rol selecteert, ziet u enkel te gebruikers met die rol.

      • 'Toewijzen aan mezelf' is enkel beschikbaar vanop de context pand en beroepsprocedure.

   3. Vul vrijblijvend Externe referte en Extra informatie in.

   4. Klik op Opslaan

• Hoe gebeurt het aanmaken en de toekenning van taken?
  • Initiële toekenning
  • Hoe wijzig ik de toekenning van taken (herverdelen)?
    • Toekenning aan gebruiker
    • Toekenning aan een andere organisatie

Initiële toekenning

Taken automatisch aangemaakt door VLOK

VLOK kent initieel een taak toe afhankelijk van de ingelogde gebruiker en de activiteit van de taak.

• Standaard kent VLOK de taak toe aan een rol in een organisatie en niet aan een specifieke gebruiker. Elke taak kan slechts aan 1 en slechts 1 rol zijn toegekend

• Uitzonderlijk krijgt onmiddellijk een specifieke gebruiker de taak:

• Als een gebruiker een taak aanmaakt voor een eigen rol, wordt de taak aan de gebruiker zelf toegekend

• Na het tekenen van het onderzoek wordt de taak ‘verwerk onderzoek’ toegekend aan de persoon het onderzoek heeft aangevraagd

• Na het tekenen van een document wordt de taak ‘verwerk document’ toegekend aan de persoon die de taak ‘onderteken document’ heeft gemaakt

Taken manueel aangemaakt door een gebruiker

De gebruiker kiest zelf aan welke rol of welke gebruiker hij de taak wil toekennen. VLOK bepaalt aan de hand van de ingegeven waarden aan welke organisatie de taak moet worden toegekend:

1. context dossier: toekennen aan wooninspectie

2. context beroepsprocedure : toekennen aan Wonen in Vlaanderen

3. context pand :

• ingelogde gebruiker = LB: organisatie van de gemeente van het pand

• ingelogde gebruiker = Vlabel : organisatie van de rol of gebruiker aan wie de taak wordt toegekend (WiV of Vlabel)

• ingelogde gebruiker = WiV :

  • als de rol is ingevuld, bepalen we de organisatie op basis van de gekozen rol (WiV/Vlabel/LB). Voor gemeenterollen gebruiken we de organisatie van de gemeente van het pand

  • als enkel de gebruiker is ingevuld, bepalen we de organisatie op basis van de organisaties waarvoor de gebruiker actieve rollen heeft.

    • Als iemand rollen heeft voor zowel Vlabel als Wiv dan kiezen we WiV

    • Als de gebruiker tot de gemeente behoort, dan gebruiken we de organisatie van de gemeente van het pand.

    • Als de gebruiker zowel rollen voor WiV als de gemeente heeft, kennen we toe aan WiV

Hoe wijzig ik de toekenning van taken (herverdelen)?

Toekenning aan gebruiker

U herverdeelt:

• Ofwel een individuele taak via het detail van de taak:

1. Open het detail van de taak door op de taaknaam te klikken

2. Wijzig de persoon onder Toegekend aan

3. Sla op via 

• Ofwel in bulk via een actie in Mijn werklijst

1. Open Mijn werklijst via het hamburgericoon rechtsboven

2. Selecteer de taken die u wil herverdelen.

   • Gebruik de filter om de gewenste taken snel te selecteren. Zie Hoe kan ik de taken filteren?

   • Sorteer indien nodig via het kolomhoofd

3. Klik op Toekennen aan en kies de specifieke persoon.
   

Principes:

• U kunt nooit de rol wijzigen waaraan de taak initieel is toegekend. 

• Iedereen met de rol binnen de organisatie aan dewelke de taak is toegekend kan de taak aan zichzelf toekennen.

• Enkel de taakbeheerder kan taken toekennen aan andere gebruikers dan zichzelf.  Als u meerdere taken selecteert, kunt u enkel een gebruiker kiezen die alle rollen van de geselecteerde taken heeft.

  vb. Als u bijvoorbeeld taken selecteert toegekend aan een mix van woningcontroleurs en dossierbeheerders, kunt u enkel gebruikers met beide rollen.

Notificatiemail:

• Als u een taak toekent aan een andere gebruiker die via Mijn account heeft aangegeven dat hij individuele notificatiemails wil ontvangen, zal VLOK deze gebruiker op de hoogte brengen via mail.

• Zie Hoe weet ik of en wanneer ik een nieuwe taak heb?

Toekenning aan een andere organisatie

De dossierbeheerders en taakbeheerders van de gemeenten en Wonen in Vlaanderen kunnen onderzoekstaken aangemaakt door hun organisatie toekennen aan hun eigen organisatie of een keuringsinstelling.

1. Selecteer in Mijn verstuurde taken onderzoekstaken aangemaakt door uw organisatie.
   

   • Enkel onderzoekstaken

   • Dossierbeheerders kunnen enkel onderzoekstaken toekennen die ze zelf hebben aangemaakt.

   • Taakbeheerders kunnen alle onderzoekstaken toekennen aangemaakt door de eigen organisatie
     

2. Via de knop Toekennen aan organisatie selecteert u de gewenste organisatie aan wie u wilt toekennen. U kan toekennen aan uw eigen organisatie en de keuringsinstellingen die van uw organisatie een opdracht hebben gekregen om conformiteitsonderzoeken uit te voeren. Zie Opdrachten

3. Bevestig via de pop-up dat u wel degelijk de toekenning wil wijzigen.

VLOK kent de taken toe aan de rol woningcontroleur van de gekozen organisatie.

Als de taken voor de wijziging al aan een gebruiker waren toegekend, stuurt VLOK volgende notificatiemail: