Wat is het verschil tussen een hoofdprocedure en een deelprocedure?
Om vlot te kunnen werken met VLOK is het handig om de structuur van de procedures goed te begrijpen.
Twee niveaus binnen een procedure
Hoofdprocedure (voorbeeldreferte: HP18-123456) , en
Bij de opstart van een procedure is er meestal nog geen onderzoeker ter plaatse geweest waardoor de feitelijke toestand niet altijd even duidelijk is. Daarom start elke procedure op een pand Elk bebouwd onroerend goed dat zowel het hoofdgebouw als de bijgebouwen omvat (= gebouwen die als 1 geheel beschouwd kunnen worden), met uitzondering van bedrijfsruimten. Een pand kan één of meerdere zelfstandige en/of niet-zelfstandige entiteiten bevatten met of zonder woonfunctie.. Dit is de hoofdprocedure.
Ze bevindt zich op het pand en bevat alle informatie die overkoepelend is voor de mogelijke entiteiten Een entiteit is een deel van een pand. Er zijn 3 entiteitstypes: niet-woonfunctie (NWF), een niet-zelfstandige woning (NZW) en een zelfstandige woning (ZW). Zie voor uitgebreide definitie' Hoe voeg ik een nieuwe entiteit toe?' die later deel zullen uitmaken van deze hoofdprocedure. Een pand kan meerdere hoofdprocedures bevatten.
Er zijn drie types hoofdprocedures:
- Procedure ongeschikt en onbewoonbaarheid (OO)
- Procedure conformiteitsattest Wie een woning in Vlaanderen verhuurt, moet ervoor zorgen dat deze volledig in orde is en voldoet aan bepaalde normen. Het conformiteitsattest (CA) is een officieel document dat de gemeente aflevert en dat aantoont dat uw woning aan de woningkwaliteitsnormen voldoet. In sommige gevallen kan ook Wonen in Vlaanderen een conformiteitsattest afleveren. Om na te gaan of een woning conform, veilig en gezond is, voert een woningcontroleur van de gemeente of van Wonen in Vlaanderen een conformiteitsonderzoek uit. Hij controleert de woning aan de hand van een technisch verslag.De woning krijgt een conformiteitsattest als ze niet ongeschikt of onbewoonbaar is en voldoende rookmelders heeft. (CA Wie een woning in Vlaanderen verhuurt, moet ervoor zorgen dat deze volledig in orde is en voldoet aan bepaalde normen. Het conformiteitsattest (CA) is een officieel document dat de gemeente aflevert en dat aantoont dat uw woning aan de woningkwaliteitsnormen voldoet. In sommige gevallen kan ook Wonen in Vlaanderen een conformiteitsattest afleveren. Om na te gaan of een woning conform, veilig en gezond is, voert een woningcontroleur van de gemeente of van Wonen in Vlaanderen een conformiteitsonderzoek uit. Hij controleert de woning aan de hand van een technisch verslag.De woning krijgt een conformiteitsattest als ze niet ongeschikt of onbewoonbaar is en voldoende rookmelders heeft.)
- Procedures kotlabel
U vindt een overzicht van de hoofdprocedures op Pand > Procedures. Klik op de referte om de hoofdprocedure te openen.
Deelprocedure (voorbeeldreferte: DP18-654321) , en
Vanaf het moment dat een woningcontroleur de feitelijke toestand vaststelt, kan specifieke informatie verschillen per entiteit. Om deze informatie correct bij te kunnen houden, maakt VLOK voor de entiteit een deelprocedure aan.
Ze bevindt zich op de entiteit en bevat alle informatie die specifiek is voor één entiteit.
Het is de status van de deelprocedure die duidelijk aangeeft in welke fase de procedure zicht juist bevindt.
Zie voor de mogelijke statussen: Procedures: iconen, statussen, refertes en tijdslijn
De deelprocedure OO bevat volgende procedurestappen die data verzamelen per thema:
- Adviezen
- Reacties hoorplicht
- Beslissingen burgemeester
- Beroepen
U vindt een overzicht van de deelprocedures op Entiteit > Procedures. Klik op de referte om de deelprocedure te openen.
Eén hoofdprocedure splitst na verloop van tijd dus in meerdere deelprocedures. Bijvoorbeeld
--> en en en
Klik in het overzicht op Pand > Procedures 
om het verband tussen beide duidelijk te krijgen. U kunt snel navigeren van niveau HP18-123456 naar DP18-123456 en terug door op elkaars referte te klikken. Dit is handig als u acties wilt uitvoeren op het ene niveau die zich bevinden op het andere niveau.
Acties en documenten
Het niveau van de procedure bepaalt welke acties mogelijk zijn. De meerderheid van de acties vindt u terug op de hoofdprocedure omdat u de actie op die manier eenvoudig kunt uitvoeren voor meerdere deelprocedures tegelijkertijd. Naast de titel van de deelprocedure vindt u de referte naar de hoofdprocedure om er snel naar te navigeren.
Sommige acties zijn echter enkel mogelijk op de deelprocedure omdat ze volledig afhankelijk zijn van één deelprocedure.
Acties zijn afhankelijk van de context. Sommige acties zijn pas zichtbaar als de procedure ver genoeg is gevorderd en de nodige documenten zijn aangemaakt en ondertekend.
Sommige documenten zoals het advies, het CA en de weigeringsbeslissing CA maakt VLOK automatisch aan op basis van een actie. Andere documenten zoals de beslissing van de burgemeester en kennisgevingsbrieven maakt u zelf aan via de documentmodule. Zie Hoe maak ik een nieuw document aan?
Idemdito voor de ondertekening. Zie Digitale ondertekenflow in VLOK zelf en Manuele ondertekenflow
Als u verward zou raken, volg dan in detail de stappen van deze handleiding.