Wat wijzigt aan de procedures vanaf 1-1-2021 (optimalisatiedecreet)?

Webinars optimalisatie woningkwaliteit

(Her)bekijk de webinars van het najaar 2020 voor inhoudelijke toelichting wijzigingen.

 

 

Nieuwe indeling tabstructuur + afsluiten van procedures + locatie opheffen besluiten

De tabstructuur op Pand Elk bebouwd onroerend goed dat zowel het hoofdgebouw als de bijgebouwen omvat (= gebouwen die als 1 geheel beschouwd kunnen worden), met uitzondering van bedrijfsruimten. Een pand kan één of meerdere zelfstandige en/of niet-zelfstandige entiteiten bevatten met of zonder woonfunctie. en Entiteit Een entiteit is een deel van een pand. Er zijn 3 entiteitstypes: niet-woonfunctie (NWF), een niet-zelfstandige woning (NZW) en een zelfstandige woning (ZW). Zie voor uitgebreide definitie' Hoe voeg ik een nieuwe entiteit toe?' is geoptimaliseerd. De oude tabs OO en NGW verdwijnen en de tab CA Wie een woning in Vlaanderen verhuurt, moet ervoor zorgen dat deze volledig in orde is en voldoet aan bepaalde normen. Het conformiteitsattest (CA) is een officieel document dat de gemeente aflevert en dat aantoont dat uw woning aan de woningkwaliteitsnormen voldoet. In sommige gevallen kan ook Wonen in Vlaanderen een conformiteitsattest afleveren. Om na te gaan of een woning conform, veilig en gezond is, voert een woningcontroleur van de gemeente of van Wonen in Vlaanderen een conformiteitsonderzoek uit. Hij controleert de woning aan de hand van een technisch verslag.De woning krijgt een conformiteitsattest als ze niet ongeschikt of onbewoonbaar is en voldoende rookmelders heeft. krijgt een beperktere invulling.

  • Alle informatie over de procedures zelf vindt u terug in de nieuwe overzichtstab Procedures. 

  • Sommige resultaten van de procedures vindt u terug in de nieuwe tab Besluiten en de gewijzigde tab CA.

Nieuwe tab Procedures/Deelprocedures

De tab Procedures/Deelprocedures is uw nieuwe uitvalsbasis voor alle info en acties ivm procedures OO en CA. De tab is opgesplitst in twee subtabs:

  • Lopende procedures
    • Bevat de (deel)procedures OO en CA waarin nog acties mogelijk zijn. U kunt zoals vroeger navigeren naar de gewenste (deel)procedure door te klikken op de referte.
    • Bevat de acties om procedures op te starten.
  • Afgesloten procedures
    • VLOK zal wekelijks automatisch alle procedures afsluiten waarbinnen geen actie meer mogelijk is (uitgezonderd beroep Raad van State).
    • Zelf kunt u een procedure niet manueel afsluiten.
    • Zie voor de mogelijke afsluitinfo en voorwaarden Wanneer sluit VLOK procedures af?

Nieuwe tab Besluiten

De tab Pand/Entiteit > Besluiten bevat zowel de besluiten OO, MB als NGW. De tab is opgesplitst in twee subtabs:

  • Actuele besluiten
    • Bevat alle niet opgeheven of opgeloste geldige besluiten OO, MB en NGW
    • Bevat alle acties om NGW besluiten te registreren en OO, MB en NGW besluiten op te heffen of op te lossen. 
    •  Het is niet langer mogelijk om besluiten op te heffen via:
      • Pand > Overzicht > Actueel
      • de hoofdprocedure (Pand > Procedures > referte > Detail)
      • het detail van de beslissing

    • Een besluit overbewoning kunt u niet opheffen maar wel oplossen.
    • Het registreren van een beslissing OO gebeurt zoals vroeger nog steeds via het detail van een hoofdprocedure. Zie Hoe registreer ik een beslissing burgemeester in een bestaande procedure?
  • Niet actuele besluiten
    • Bevat alle opgeheven of opgeloste besluiten OO, MB en NGW

Gewijzigde tab Pand/Entiteit > CA

De tab bevat enkel nog de conformiteitsattesten Wie een woning in Vlaanderen verhuurt, moet ervoor zorgen dat deze volledig in orde is en voldoet aan bepaalde normen. Het conformiteitsattest (CA) is een officieel document dat de gemeente aflevert en dat aantoont dat uw woning aan de woningkwaliteitsnormen voldoet. In sommige gevallen kan ook Wonen in Vlaanderen een conformiteitsattest afleveren. Om na te gaan of een woning conform, veilig en gezond is, voert een woningcontroleur van de gemeente of van Wonen in Vlaanderen een conformiteitsonderzoek uit. Hij controleert de woning aan de hand van een technisch verslag.De woning krijgt een conformiteitsattest als ze niet ongeschikt of onbewoonbaar is en voldoende rookmelders heeft. zelf. De procedures CA met de bijhorende acties op de hoofdprocedure zijn verhuisd naar de tab Pand/Entiteit > Procedures.

Sinds mei 2023 is de tab Pand/Entiteit > CA hernoemt naar de tab Bewijsstukken omwille van de uitbreiding met de Bewijsstukken functionaliteit.

Nieuwe waarschuwingsprocedure

Zie voor detail info De waarschuwingsprocedure

 

Hier een samenvatting van de nieuwigheden:

  • Nieuwe mogelijkheden bij de opstart procedure OO door een gemeente.  U start de waarschuwingsprocedure via een informele melding ipv via een verzoek.  Een procedure OO op basis van een verzoek, wijzigt automatisch in een waarschuwingsprocedure op het moment dat u de hersteltermijn ingeeft. Hoe registreert de gemeente een melding woningkwaliteit?
    • Bij een waarschuwingsperiode maakt VLOK twee taken:

      • taak 405 toekennen hersteltermijn toegekend aan de dossierbeheerder (gemeente)

      • Het is niet nodig om manueel een onderzoek aan te vragen. VLOK maakt automatisch taak 406 vooronderzoek WS toegekend aan de woningcontroleur (gemeente).  Zolang deze taak openstaat, kunt u geen ander onderzoek aanvragen in de procedure.

    • Als een herstelvordering op het pand rust, sloot VLOK voor de release van 27/11/23 na opstart van procedure op basis van een melding deze onmiddellijk af en maakte geen taken omdat u geen CA kon afleveren. De afsluitinfo was Melding met herstelvordering.

      Na de release van 27/11/23 sluit VLOK niet langer de procedure af en maakt wel taken aan. U kunt nog steeds geen CA aanmaken maar dit wordt nu vermeden in de actie CA maken.

    • Zie Hoe registreert de gemeente een melding woningkwaliteit?
  • Een aantal nieuwe velden in de tijdslijn van de hoofdprocedure en deelprocedure om alle info van de waarschuwingsprocedure en het CA binnen de waarschuwingsprocedure te kunnen weergeven.  Zie Procedures: iconen, statussen, refertes en tijdslijn
  • Nieuwe acties met bijhorende taken:
    • U kunt een waarschuwingsprocedure gestart via een informele melding verderzetten als een procedure OO initiatief burgemeester via een actie op de hoofdprocedure.
    • Binnen de 30 dagen na de opstart van de waarschuwingsprocedure moet u via de actie Hersteltermijn bepalen een hersteltermijn bepalen en deze meedelen aan de houder van het zakelijk recht en aan de bewoners van de woning. Deze hersteltermijn bedraagt maximaal 3 maand te rekenen vanaf de datum waarop de waarschuwingsprocedure is opgestart.
    • Binnen de hersteltermijn moet de houder van het zakelijk recht het herstel melden van de woning. U registreert de melding in VLOK via de actie Melding herstel registreren.
    • Als uit een onderzoek in de waarschuwingsprocedure blijkt dat een woning conform is, moet en kunt u een CA maken vanuit de waarschuwingsprocedure.  Dit is een nieuwe mogelijkheid naast de bestaande manier van werken om een CA aan te maken via een procedure CA. De vervolgacties CA ter ondertekening naar burgemeester en CA versturen naar Wonen kunt u ook uitvoeren vanuit de waarschuwingsprocedure.

Gewijzigde acties procedure OO

Omdat VLOK nu de statussen van deelprocedures kan wijzigen na het ondertekenen van documenten, zijn er een aantal nieuwe statussen toegevoegd zoals vb 'Te versturen' indien alle voorwaarden zijn vervuld om een advies, beslissing of CA te versturen.  Om de flow van de procedures consistenter te maken zijn daarom de voorwaarden voor het uitvoeren van de acties aangepast aan deze nieuwe statussen. Zie voor alle mogelijk statussen Procedures: iconen, statussen, refertes en tijdslijn

 

Daarnaast zijn de acties als volgt geoptimaliseerd:

Procedure OO starten via verzoek/melding (gemeente)

Zie uitleg hierboven bij waarschuwingsprocedure.

Verzoek / melding beheren

Nieuwe voorwaarden om het verzoek/de melding te wijzigen.  Zie Hoe beheer ik het verzoek/de melding in een hoofdprocedure?

Advies vragen aan Wonen in Vlaanderen (gemeente)

De 3-stapswizard is vervangen door één scherm omdat de datum adviesvraag nu altijd de datum van het uitvoeren van de actie is en omdat u niet langer kunt selecteren voor welke entiteiten u advies vraagt.  De adviesvraag geldt voor alle entiteiten gekoppeld in de procedure of voor het volledige pand indien geen enkele entiteit is gekoppeld.

Zie Hoe vraagt de gemeente advies aan Wonen in Vlaanderen?

Advies OO maken (Wonen en ontvoogde gemeente)

Nieuwe actie: advies intrekken (Wonen)

Zolang er geen beslissing is of een beroep kan de dossierbeheerder woningkwaliteit (Wonen) ondertekende of verstuurde adviezen intrekken om in overleg met de gemeente nieuwe adviezen aan te maken en te versturen. Zie Hoe trek ik aan ondertekend advies in, zelfs na versturen?

Advies verwijderen

Zie Hoe verwijder ik een advies?

Advies ondertekenen (Wonen)

Na het tekenen van alle nodige documenten wijzigt VLOK de status advies en deelprocedure naar Te versturen en Advies te versturen. Zie Hoe ondertekent u het advies of weigert u het advies?

Advies versturen (Wonen)

VLOK sluit meer taken af dan vroeger.  Zie Hoe verstuurt u een ondertekend advies naar de gemeente?

Hoorplicht starten (gemeente)

  • De voorwaarden zijn versoepeld. De dossierbeheerder (gemeente) kan de hoorplicht starten indien de procedure:
    • ofwel minstens 1 verstuurd advies bevat
    • ofwel een getekend onderzoek van de gemeente bevat

Reactie hoorplicht registreren (gemeente)

  • Registratie is mogelijk in een hoofprocedure OO die een deelprocedure bevat waarvan de datum hoorplicht is ingevuld en die nog geen beslissing bevat.
  • Extra velden voorzien om de argumenten op te geven en aan te geven of u al dan niet akkoord bent met de argumenten.  Velden verder in de procedure te gebruiken bij het aanmaken van de beslissing.
  • Zie Hoe registreert de gemeente een reactie hoorplicht en beheert de reacties?

Beslissing burgemeester maken (gemeente)

  • De dossierbeheerder (gemeente) kan een beslissing burgemeester aanmaken of invoeren in een procedure OO die:
    • ofwel minstens 1 verstuurd advies bevat
    • ofwel een getekend onderzoek van de gemeente bevat

    Als er iets fout loopt bij het aanmaken van de beslissing, kunt u de actie opnieuw uitvoeren zelfs zonder het verwijderen van de aangemaakte beslissingen.

  • In stap 2 van de wizard twee nieuwigheden:
    • De kostprijs van het CA is nu readonly. U kunt de kostprijs enkel nog wijzigen in de organisatieparameters omdat VLOK vanaf nu de eventuele indexering automatisch berekent.
    • U kunt nu zelf een standaardbeslissing Uitstel wegens werken of Geen besluit selecteren die VLOK zal toepassing op alle beslissingen.

  • In stap 3 kunt u niet langer een afzonderlijke beslissing onbewoonbaar maken omdat een onbewoonbare woning ook altijd ongeschikt is. U kunt wel een afzonderlijke beslissing overbewoond maken.
  • Na het uitvoeren van de wizard zal VLOK u informeren maar niet blokkeren indien de beslissing te vroeg of te zwaar is. Zie voor details van de controles Hoe maakt de gemeente de beslissing van de burgemeester en laat ze ondertekenen?
  • De documenten van de beslissingen zijn aangepast aan de regelgeving en bevatten de nieuwe bedragen CA.
  • Indien u via de wizard beslissingen met een datum in het verleden oplaadt, zet VLOK de beslissing op de nieuwe status Te versturen en de status van de deelprocedure op Beslissing te versturen

Beslissing burgemeester ondertekenen (gemeente)

Als de burgemeester en algemeen directeur de beslissingen (DT034 beslissing burg/DT043 melding geen besluit/DT044 melding uitstel) digitaal ondertekenen:

  • wijzigt de datum van de gekoppelde beslissing in de metadata naar de datum van tweede ondertekening.  Merk op dat de datum op het document zelf NIET wijzigt.
  • wijzigt de status van de beslissing naar Te versturen
  • wijzigt de status van deelprocedure naar Beslissing te versturen

Bij het opladen en vervangen van dezelfde documenttypes:

  • wijzigt de status van de beslissing naar Te versturen
  • wijzigt de status van deelprocedure naar Beslissing te versturen

Beslissing versturen naar Wonen (gemeente)

  • U kunt de actie uitvoeren van zodra de procedure één beslissing bevat met status Te versturen .
  • Als de datum beslissing in de metadata zou gewijzigd zijn, kunt u via Datum beslissing de datum hier nog wijzigen voor alle te versturen beslissingen. De datum wijzigt enkel de metadata en niet de datum in het document.
  • Nieuwe taak 196 termijn beroep beslissing voor de dossierbeheerder Wonen indien de beslissing afwijkt van het advies (niet ontvoogde gemeente) of het laatste onderzoek (ontvoogde gemeente) of indien de beslissing te vroeg genomen werd. Zie voor de voorwaarden Hoe brengt de gemeente de betrokkenen op de hoogte van de beslissing van de burgemeester?
  • VLOK sluit meer taken af dan vroeger.

Beslissingen registreren / Procedure OO opstarten via besluit / Beslissing valideren (Wonen)

 

Beslissingen opheffen (gemeente en Wonen)

  • Locatie van waaruit u kunt opheffen is gewijzigd naar de tab Besluiten
  • Indien reden opheffing = besluit vernietigd maakt VLOK nu een taak 30 vervallen CA nakijken voor de Inventarisbeheerder (Wonen)
  • Zie Hoe hef ik besluiten op?

NGW onbewoonbaarheidsbesluit registreren (gemeente)

  • U kunt tijdens het registreren aangeven of het over een studentkamer gaat of niet
  • De datum betekening aan Wonen in Vlaanderen is toegevoegd.  Standaard is dit de datum van registratie. Deze datum is enkel te wijzigen door Wonen in Vlaanderen, niet door de gemeente.
  • Zie Hoe registreer ik een onbewoonbaarheidsbesluit NGW?

Gewijzigde acties CA

U kunt vanaf nu ook een CA aanmaken rechtstreeks vanuit de waarschuwingsprocedure.

 

Van zodra u een CA hebt aangemaakt, vindt u de informatie van het CA terug:

  • ofwel binnen een waarschuwingsprocedure op de tab Entiteit > Deelprocedures (CA) > Detail
  • ofwel binnen een procedure CA op de tab Entiteit > Deelprocedures (OO) > CA

Het dataobject CA op de tab Pand/Entiteit > CA maakt VLOK wel nog steeds pas aan na het versturen van het CA naar Wonen in Vlaanderen.

 

Zie voor een overzicht van alle plaatsen waar u een CA kunt aanmaken en wanneer VLOK de gevolgen van een geldig CA doorvoert: Het conformiteitsattest

Procedure CA starten

CA aanmaken (Wonen, gemeente en WI)

CA ondertekenen (gemeente en Wonen in Vlaanderen)

CA ondertekenen (wooninspectie)

De wooninspectie De Vlaamse Wooninspectie is onderdeel van de dienst Handhaving van het agentschap Wonen in Vlaanderen. De Vlaamse wooninspectie zorgt voor de strafrechtelijke handhaving van de woningkwaliteit. Zij treedt op tegen het verhuren van woningen met ernstige kwaliteitsproblemen, rekening houdend met vastgestelde prioriteiten. kan naast een PV van uitvoering bij volledige uitvoering herstel nu ook bij gedeeltelijke uitvoering CA's afleveren. VLOK brengt de gemeente die VLOK gebruikt en Wonen in Vlaanderen op de hoogte via taken. De gemeente die VLOK niet gebruikt krijgt een kennisgevingsmail. Zie voor detail van de taken en mail Kennisgeving na ondertekening door de Wooninspectie

Resultaten versturen naar Wonen/gemeente (gemeente en Wonen in Vlaanderen)

Zie voor details over de mails en taken Hoe geef ik een ondertekend CA / CA weigering / CA bevestiging ter kennis aan betrokkenen?

CA registreren (gemeente en Wonen in Vlaanderen)

  • De locatie is gewijzigd van Pand/Entiteit > CA > Conformiteitsattesten naar Pand/Entiteit > CA. Vanop een entiteit is deze actie enkel nog mogelijk voor zelfstandige entiteiten.
  • De actie dient niet langer om een PV van uitvoering te registreren.  Hiervoor is een nieuwe actie beschikbaar. Daarom kunt u niet langer Wooninspectie kiezen als uitgever.
  • Of de kamerwoning betrekking heeft op studenten of niet, geeft u niet langer aan in stap 1.  In de plaats daarvan kunt u in stap 2 voor elke entiteit afzonderlijk aangeven of het een studentenkamer betreft of niet.
  • Zie Hoe registreer ik een bestaand CA aangemaakt buiten VLOK?

(Nieuw) PV van uitvoering / CA door WI registreren (Wonen in Vlaanderen)

Zie voor deze nieuwe actie Hoe registreer ik een PV van uitvoering of een CA aangemaakt door WI?

Gevolgen van een geldig CA

Procedure CA stopzetten

VIVOO

Aanpassingen voor de opschorting renovatie:

  • Benodigde documenten zijn gewijzigd indien de startdatum van de opschorting na 1/1/2021 valt. Een gedetailleerd renovatieschema volstaat.  Een omgevingsvergunning is enkel noodzakelijk bij sloop.

  • Termijn is beperkt tot 2 jaar en is eventueel te verlengen tot 4 jaar om volgende redenen:

    • omgevingsvergunning renovatie noodzakelijk

    • omvangrijke werken

    • werken aan 3 of meer gebouwen of woningen

Taken

Dit overzicht bevat een up-to-date versie van de meeste taken in VLOK. U vindt terug wanneer de taak wordt aangemaakt en afgesloten.

Extra

Koppelen van entiteiten

Precondities en gevolgen aangepast aan de nieuwe statussen. Zie Hoe beheer ik de gekoppelde entiteiten / beroepen in een procedure?

Koppelen van onderzoeken

Precondities en gevolgen aangepast aan de nieuwe statussen. Zie Hoe (ont)koppel ik een bestaand onderzoek in een procedure?

Heropenen van onderzoek

De flow voor het heropenen van een onderzoek blijft hetzelfde.  De woningcontroleur kan een gekoppeld onderzoek in een procedure enkel heropenen indien een dossierbeheerder hem opdracht geeft via een heropentaak.

De voorwaarden waaraan een onderzoek moet voldoen om te kunnen heropenen, zijn wel versoepeld. Zo is heropenen niet langer beperkt tot het recentste onderzoek en blijft het mogelijk zolang het advies / beslissing / CA nog niet is verstuurd. Zie Hoe heropen ik een onderzoek?