Digitale ondertekenflow via de Vlaamse handtekenmap

Beschikbaarheid productie. Ondertekenen via de Vlaamse handtekenmap is nog niet beschikbaar in productie. De handleiding is in opmaak.

U kunt de functionaliteit uitproberen via de testomgeving https://vlok-aip.vlaanderen.be/ na het aanzetten van de feature vlag "Integratie Digitaal ondertekenen (DO)" via Uw naam rechtsboven > Features beheren.

De release in productie is nog niet ingepland.

Deze ondertekenflow is van toepassing voor Wonen in Vlaanderen en voor lokale besturen die kiezen voor digitale ondertekening via de Vlaamse handtekenmap. Via deze gratis applicatie kunt u documenten ondertekenen met een elektronische identiteitskaart (eID), zelfs als uw organisatie de handtekenmap niet gebruikt.

Naast ondertekening via de handtekenmap, kunt u ook kiezen voor de Digitale ondertekenflow in VLOK zelf of de Manuele ondertekenflow

De flow bevat volgende stappen:

Hoe verstuur ik documenten ter digitale ondertekening naar de Vlaamse handtekenmap?

Stappen om documenten te versturen naar de Vlaamse handtekenmap

  1. Maak de documenten aan die u wilt laten ondertekenen. Zie Hoe maak ik een nieuw document aan?

  2. Open de documentmodule via Documenten overzicht in  .  

    1. Selecteer de gewenste documenten of open de bewerkmodus van het document via
    2. Klik op de actie Document(en) versturen naar de Vlaamse handtekenmap
      • via Acties op documenten indien selectie van meerdere documenten
      • via van op het bewerkdetail indien
    3. VLOK geeft aan welke document(en) u al dan niet kunt versturen.  U kunt enkel documenten versturen met status In opmaak en indien het document slechts 1 handtekenveld bevat.

      4. Enkel ondertekening door uzelf. U kunt voorlopig enkel documenten versturen naar uw eigen handtekenmap. Daarom kunt u enkel documenten versturen met maximum 1 handtekenveld op het document.

      Later zal het mogelijk zijn om:

      • Meerdere handtekeningvelden te voorzien voor ondertekening van een document door meerdere personen

      • Een ander persoon of jezelf toe te wijzen aan een handtekeningveld

    4. Klik op Versturen.

Gevolgen van het versturen naar de Vlaamse handtekenmap

  1. VLOK wijzigt de status van de verstuurde documenten naar Handtekenmap waarna u ze niet langer kunt bewerken.

  2. De Vlaamse handtekenmap stuurt een e-mail naar de gebruiker die zal ondertekenen.  

    De mail is verstuurd door vlok.digitaal.ondertekenen@vlaanderen.be naar:

    • ofwel het door de gebruiker opgegeven e-mail adres indien aanwezig (zie Mijn account beheren). VLOK verstuurt de mail zelfs als de gebruiker heeft aangegeven dat ze geen mail wil ontvangen voor nieuwe taken.

    • ofwel het e-mailadres zoals opgegeven door uw lokale beheerder in het toegangsbeheer (zie STAP 3b: Toegang verlenen (lokale beheerder)) indien de gebruiker niet zelf een e-mailadres heeft opgegeven

    Als het versturen zou falen, wijzigt VLOK de status niet en kunt u de documenten blijven bewerken.  VLOK toont een rode foutboodschap met de reden:

    • "De toegang tot digitaal ondertekenen werd geweigerd. Neem contact op met de applicatiebeheerders."

    • "Digitaal ondertekenen is niet beschikbaar."

    • "Digitaal ondertekenen gaf een fout."

  3. Als u een account hebt bij de Vlaamse handtekenmap, vindt u ook een overzicht van al de te ondertekenen documenten in uw handtekenmap op de volgende plaats:

    • Testomgeving: https://digitaal-ondertekenen.vlaanderen.be/

    • Testomgeving; https://digitaal-ondertekenen-ti.vlaanderen.be/

Hoe onderteken ik een document digitaal in de Vlaamse handtekenmap?

U ontvangt een e-mail indien een document naar u is verstuurd ter digitale ondertekening in de Vlaamse handtekenmap.

  1. Klik op het document-icoon in de e-mail.

  2. Het document opent in de Vlaamse handtekenmap. U hoeft niet aan te melden. Zie Praktisch: Digitaal ondertekenen voor meer uitleg en bijkomende info over te installeren software. U kunt digitaal ondertekenen zelfs als uw organisatie de Vlaamse handtekenmap niet gebruikt.

  3. Klik op het gele ondertekenveld. Dit veld vervangt het VLOK-handtekenveld.

  4. Doorloop de ondertekenflow van de Vlaamse handtekenmap.  

  5. Het digitaal ondertekenen via een e-ID is de sterkste vorm van elektronisch ondertekenen en heeft de status van een gekwalificeerde elektronische handtekening.

Hoe wijs ik de ondertekening van een document af in de Vlaamse handtekenmap?

Als u het document niet wenst te onderteken, kunt u afwijzen:

  1. Klik op Afwijzen in het menu rechtsboven.

  2. Geef een reden op en klik op Nu afwijzen.

De handtekenmap verwijdert het ondertekenveld, u kunt niet langer ondertekenen en VLOK wijzigt de status van het document na syncing naar Handtekening geweigerd.

Hoe haal ik getekende documenten op bij de Vlaamse handtekenmap (syncen)?

VLOK synct elk kwartier automatisch de status van de documenten met de status in de handtekenmap. Zie SynchronisatieDocumentenHandtekenmapTask

U kunt de status van de documenten in de Vlaamse handtekenmap ook manueel syncen als volgt:

Open de documentmodule via Documenten overzicht in  .  

  1. Selecteer de gewenste documenten en klik op de actie Synchroniseren met de Vlaamse handtekenmap via Acties op documenten

  2. VLOK haalt de documenten op uit de handtekenmap en controleert de status:

Gevolgen van syncen VLOK met de handtekenmap

  • VLOK wijzigt de status van de ondertekende documenten naar Ondertekend en vervangt het document in VLOK door het ondertekende document.

  • VLOK wijzigt de status van de afgewezen documenten naar Handtekening geweigerd

Hoe annuleer ik te ondertekenen documenten verstuurd naar de Vlaamse handtekenmap?

Als u een document verkeerdelijk heeft verstuurd of de ondertekenaar wijst de ondertekening af, kunt u de verstuurde documenten annuleren waarna u ze opnieuw kunt bewerken / versturen.

Open de documentmodule via Documenten overzicht in  .  

  1. Selecteer de gewenste documenten en klik op de actie Documenten annuleren in de Vlaamse handtekenmap via Acties op documenten

  2. VLOK haalt de documenten op uit de handtekenmap en controleert de status. VLOK kan enkel documenten annuleren met status Handtekenmap en Handtekening geweigerd zolang ze niet zijn ondertekend in de handtekenmap.

Gevolgen van het annuleren van verstuurde documenten

  • VLOK wijzigt de status van de ondertekende documenten naar Ondertekend en vervangt het document in VLOK door het ondertekende document.

  • VLOK wijzigt de status van de afgewezen of nog niet ondertekende documenten naar In opmaak zodat u het document opnieuw kan bewerken en versturen.