Digitale ondertekenflow via de Vlaamse handtekenmap

Deze ondertekenflow is van toepassing voor Wonen in Vlaanderen en voor lokale besturen die kiezen voor digitale ondertekening via de Vlaamse handtekenmap. Via deze gratis applicatie kunt u documenten ondertekenen met een elektronische identiteitskaart (eID), zelfs als uw organisatie de handtekenmap niet gebruikt.

Naast ondertekening via de handtekenmap, kunt u ook kiezen voor de Digitale ondertekenflow in VLOK zelf of de Manuele ondertekenflow

De flow via handtekenmap bevat volgende stappen:

• Digitale ondertekenflow via de Vlaamse handtekenmap
  • Hoe verstuur ik documenten ter digitale ondertekening naar de Vlaamse handtekenmap?
  • Hoe onderteken ik een document digitaal in de Vlaamse handtekenmap?
  • Hoe wijs ik de ondertekening van een document af in de Vlaamse handtekenmap?
  • Hoe haal ik getekende documenten op bij de Vlaamse handtekenmap (syncen)?
  • Hoe annuleer ik te ondertekenen documenten verstuurd naar de Vlaamse handtekenmap?

Hoe verstuur ik documenten ter digitale ondertekening naar de Vlaamse handtekenmap?

Stappen om documenten te versturen naar de Vlaamse handtekenmap

1. Maak de documenten aan die u wilt laten ondertekenen. Zie Hoe maak ik een nieuw document aan?

2. Open de documentmodule via Documenten overzicht in  .  

   1. Selecteer de gewenste documenten of open de bewerkmodus van het document via
   2. Klik op de actie Document(en) versturen naar de Vlaamse handtekenmap
      • Indien van op het bewerkdetail via  :
        
      • Indien selectie van meerdere documenten via Acties op documenten
        
   3. VLOK opent een wizard met 2 stappen. 
      1.  In stap 1 stelt VLOK de ondertekenbundel samen op basis van de volgende voorwaarden. 
         U kunt enkel documenten samen versturen:
         • met exact dezelfde handtekenvelden, minstens 1 handtekenveld is nodig. Als u documenten selecteert met verschillende handtekenvelden opent VLOK niet de wizard maar verwittigt u met deze pop-up:
           .
           
         • waarvoor u het maakrecht heeft binnen uw organisatie. Zie Welke documenttypes zijn er allemaal en hoe zijn ze geconfigureerd?
           
         • met status In opmaak.  
           
           

         VLOK bundelt alle documenten die voldoen aan alle voorwaarden.

      2. In stap 2 geeft u aan wie via welk handtekenveld zal ondertekenen.
         
         • Selecteer per handtekenveld een VLOK gebruiker of geef zelf de Naam en Emailadres op.
           • VLOK toont een lijst met alle gebruikers met de correcte rol om via het handtekenveld te mogen ondertekenen
           • Standaard vult VLOK de Naam en het Emailadres in uit de Organisatiegegevens
         • Als u zelf zal ondertekenen, vinkt u dit aan.  
           
           
           • U kunt enkel aanvinken indien slechts 1 handtekenveld en als u de correcte rol heeft om te mogen ondertekenen. Elke gebruiker mag via het handtekenveld Auteur ondertekenen.
           • VLOK gebruikt uw naam en e-mail adres zoals beschikbaar via Mijn account beheren
         • Geef zelf een naam voor de ondertekenbundel.
           • Deze naam wordt getoond in de mail die de ondertekenaar ontvangt, zodat de ondertekenaar weet welke documenten te ondertekenen.

           • Als u zelf geen naam opgeeft, geeft VLOK volgende standaard waarde:

             • de document referte als er slechts 1 document verstuurd wordt ter ondertekening

             • 'VLOK documenten te ondertekenen' indien er meerdere documenten ter ondertekening worden verstuurd

         • De deadline is voor alle handtekenvelden dezelfde en moet in de toekomst liggen.
           
   4. Klik op Versturen.
      

Gevolgen van het versturen naar de Vlaamse handtekenmap

1. VLOK wijzigt de status van de documenten in de verstuurde ondertekenbundel naar Handtekenmap waarna u ze niet langer kunt bewerken.

2. De Vlaamse handtekenmap stuurt een e-mail naar de ondertekenaars.  
   

   De mail is verstuurd door vlok.digitaal.ondertekenen@vlaanderen.be naar:

   • ofwel het door de aanvrager opgegeven e-mailadres

   • bij zelf ondertekening:

     • ofwel het door de gebruiker opgegeven e-mailadres indien aanwezig (zie Mijn account beheren). VLOK verstuurt de mail zelfs als de gebruiker heeft aangegeven dat ze geen mail wil ontvangen voor nieuwe taken.

     • ofwel het e-mailadres zoals opgegeven door uw lokale beheerder in het toegangsbeheer (zie STAP 3b: Toegang verlenen en gebruikersrollen wijzigen (lokale beheerder)) indien de gebruiker niet zelf een e-mailadres heeft opgegeven

   Als het versturen zou falen, wijzigt VLOK de status niet en kunt u de documenten blijven bewerken.  VLOK toont een rode foutboodschap met de reden:

   • "De toegang tot digitaal ondertekenen werd geweigerd. Neem contact op met de applicatiebeheerders."

   • "Digitaal ondertekenen is niet beschikbaar."

   • "Digitaal ondertekenen gaf een fout."

3. Als u een account hebt bij de Vlaamse handtekenmap, vindt u een overzicht van al de te ondertekenen documenten in uw handtekenmap op de volgende plaats:
   

   • Testomgeving: https://digitaal-ondertekenen-ti.vlaanderen.be/

   • Productie: https://digitaal-ondertekenen.vlaanderen.be/

Mogelijke validatiefouten

Type	Controle	Melding
Fout	Geen gegevens van ondertekenaar(s) ingevuld
Fout	Elke ondertekenaar moet een naam en een geldig emailadres hebben	Naam en e-mailadres ontbreken:
		Naam ontbreekt:
		E-mailadres ontbreekt of is ongeldig:
Fout	Elke handtekenveld moet een uniek e-mailadres hebben
Fout	Emailadres van een gebruiker die alle documenten zelf ondertekent moet ingevuld zijn in de GebruikerOrganisatie tabel
Fout	Deadline ondertekening moet in de toekomst liggen wanneer ingevuld

Hoe onderteken ik een document digitaal in de Vlaamse handtekenmap?

U ontvangt een e-mail indien een document of een documentenbundel naar u is verstuurd ter digitale ondertekening in de Vlaamse handtekenmap.

1. Klik op het document-icoon in de e-mail.
   

2. Het document opent in de Vlaamse handtekenmap. 

   • U kunt digitaal ondertekenen zelfs als uw organisatie de Vlaamse handtekenmap niet gebruikt.

   • Als u geen account heeft, hoeft u niet aan te melden.

   • Zie Praktisch: Digitaal ondertekenen voor meer uitleg en bijkomende info over te installeren software.

3. Klik op het gele ondertekenveld. Dit veld vervangt het VLOK-handtekenveld.
   

4. Doorloop de ondertekenflow van de Vlaamse handtekenmap.  

   

5. Het digitaal ondertekenen via een e-ID of itsme is de sterkste vorm van elektronisch ondertekenen en heeft de status van een gekwalificeerde elektronische handtekening.
   

Hoe wijs ik de ondertekening van een document af in de Vlaamse handtekenmap?

Als u het document niet wenst te onderteken, kunt u afwijzen:

1. Klik op Afwijzen in het menu rechtsboven.
   
   

2. Geef een reden op en klik op Nu afwijzen.
   

De handtekenmap verwijdert het ondertekenveld, u kunt niet langer ondertekenen en VLOK wijzigt de status van het document na syncing naar Handtekening geweigerd.

Hoe haal ik getekende documenten op bij de Vlaamse handtekenmap (syncen)?

VLOK synct elk kwartier automatisch de status van de documenten met de status in de handtekenmap. Zie SynchronisatieDocumentenHandtekenmapTask

U kunt de status van de documenten in de Vlaamse handtekenmap ook manueel syncen als volgt:

Open de documentmodule via Documenten overzicht in  .  

1. Selecteer de gewenste documenten en klik op de actie Synchroniseren met de Vlaamse handtekenmap via Acties op documenten
   
   Ondertekenbundels synchroniseert VLOK enkel indien alle documenten van de bundel dezelfde status hebben.  
   
2. VLOK haalt de documenten op uit de handtekenmap en controleert de status:
   

Gevolgen van syncen VLOK met de handtekenmap

• VLOK wijzigt de status van de ondertekende documenten naar Ondertekend en vervangt het document in VLOK door het ondertekende document.

• VLOK wijzigt de status van de afgewezen documenten naar Handtekening geweigerd

Hoe annuleer ik te ondertekenen documenten verstuurd naar de Vlaamse handtekenmap?

Als u een document verkeerdelijk heeft verstuurd of de ondertekenaar wijst de ondertekening af, kunt u de verstuurde documenten annuleren waarna u ze opnieuw kunt bewerken / versturen.

Open de documentmodule via Documenten overzicht in  .  

1. Selecteer de gewenste documenten en klik op de actie Documenten annuleren in de Vlaamse handtekenmap via Acties op documenten
   
   
2. VLOK haalt de documenten op uit de handtekenmap en controleert de status. 

   

   • U kunt enkel documenten annuleren met VLOK status Handtekenmap en Handtekening geweigerd
   • Als u documenten annuleert die ondertussen al ondertekend zouden zijn in de handtekenmap, informeert u de ondertekenaar dat u annuleert.
   • Ondertekenbundels kunt u enkel in hun geheel annuleren dit wil zeggen dat als u 1 document uit een bundel selecteert en annuleert, u tegelijkertijd automatisch alle andere documenten van die bundel annuleert.

Gevolgen van het annuleren van verstuurde documenten

• VLOK wijzigt de status van de geannuleerde documenten naar In opmaak zodat u het document opnieuw kan bewerken en versturen.

• De gevraagde ondertekenaars zijn op de hoogte via een automatische informatiemail: