Hoe maakt u een advies, beoordeelt het en verstuurt u naar de gemeente en aanvrager bezwaar CA?

De dossierbehandelaar van Wonen in Vlaanderen maakt de adviezen klaar voor de gewestelijk ambtenaar (GA). Deze adviezen zijn gebaseerd op een onderzoek in opdracht van Wonen in Vlaanderen dat gekoppeld is in de hoofdprocedure.

• Hoe maakt u een advies, beoordeelt het en verstuurt u naar de gemeente en aanvrager bezwaar CA?
  • Hoe weet Wonen in Vlaanderen wanneer een advies gevraagd is?
  • Hoe koppel ik de correcte entiteiten in de procedure?
  • Op welk onderzoek is het advies gebaseerd?
  • Stappen voor het aanmaken van een advies en het versturen ter beoordeling naar de gewestelijk ambtenaar (dossierbeheerder)
  • Stappen voor het beoordelen van het advies en het versturen naar het lokaal bestuur (gewestelijk ambtenaar)
  • Flowschema procedure OO (Wonen in Vlaanderen)
    • Opstart procedure na ontvangst adviesvraag gemeente
    • Opstart op eigen initiatief na een eerder onderzoek
  • Oude flow om een advies op te maken en ondertekenen (<27/11/23)

Hoe weet Wonen in Vlaanderen wanneer een advies gevraagd is?

Wonen in Vlaanderen krijgt taak 6 verwerk adviesvraag op twee mogelijke manieren:

1. Indien de gemeente VLOK gebruikt, krijgt Wonen in Vlaanderen de adviesvraag via een actie in VLOK van de gemeente.  Zie Hoe vraagt de gemeente advies aan Wonen in Vlaanderen?

2. Als de gemeente VLOK niet gebruikt, krijgt Wonen in Vlaanderen de adviesvraag binnen via mail of per brief.  Wonen in Vlaanderen start de procedure OO via de adviesvraag. 

Zie De werklijst bekijken en beheren

Hoe koppel ik de correcte entiteiten in de procedure?

Dit kan nodig zijn indien u bij de aanvraag foutieve entiteiten Een entiteit is een deel van een pand. Er zijn 3 entiteitstypes: niet-woonfunctie (NWF), een niet-zelfstandige woning (NZW) en een zelfstandige woning (ZW). Zie voor uitgebreide definitie' Hoe voeg ik een nieuwe entiteit toe?' hebt gekoppeld.

Zie Hoe beheer ik de gekoppelde entiteiten in een hoofdprocedure?

Op welk onderzoek is het advies gebaseerd?

De dossierbeheerder woningkwaliteit (Wonen)  kan:

• een onderzoek Administratieve procedure vragen aan een woningcontroleur (Wonen) 

Zie Hoe vraag ik een conformiteitsonderzoek aan?

• een bestaand onderzoek koppelen.

Zie Hoe (ont)koppel ik een bestaand onderzoek in een procedure?

• Als u bij het aanmaken van het advies merkt dat er iets niet klopt in het onderzoek kunt u het onderzoek (laten) heropenen.

Zie Hoe heropen ik een onderzoek?

Stappen voor het aanmaken van een advies en het versturen ter beoordeling naar de gewestelijk ambtenaar (dossierbeheerder)

Indien er een getekend onderzoek in opdracht van Wonen in Vlaanderen aanwezig is in de hoofdprocedure met status gestart, kan de dossierbeheerder (Wonen) adviezen maken en ter beoordeling sturen naar de gewestelijk ambtenaar:

1. Navigeer naar de hoofdprocedure  via het detail van taak 6 verwerk adviesvraag op uw werklijst of navigeer naar de hoofdprocedure die u zelf heeft opgestart via eigen initiatief na een eerder onderzoek.

2. Klik op de actie Advies OO maken via   in de hoofdprocedure (Pand Elk bebouwd onroerend goed dat zowel het hoofdgebouw als de bijgebouwen omvat (= gebouwen die als 1 geheel beschouwd kunnen worden), met uitzondering van bedrijfsruimten. Een pand kan één of meerdere zelfstandige en/of niet-zelfstandige entiteiten bevatten met of zonder woonfunctie. > Procedures (OO) > Detail) en doorloop de wizard met volgende drie stappen:

1. Selecteer het onderzoek als basis voor het advies. U ziet een lijst met alle getekende, gekoppelde onderzoeken in de procedure.

2. Geef per entiteit aan welke adviezen u wilt maken. VLOK stelt enkel adviezen voor in deelprocedures waarvan de status niet gelijk is aan Hersteld, CA Wie een woning in Vlaanderen verhuurt, moet ervoor zorgen dat deze volledig in orde is en voldoet aan bepaalde normen. Het conformiteitsattest (CA) is een officieel document dat de gemeente aflevert en dat aantoont dat uw woning aan de woningkwaliteitsnormen voldoet. In sommige gevallen kan ook Wonen in Vlaanderen een conformiteitsattest afleveren. Om na te gaan of een woning conform, veilig en gezond is, voert een woningcontroleur van de gemeente of van Wonen in Vlaanderen een conformiteitsonderzoek uit. Hij controleert de woning aan de hand van een technisch verslag.De woning krijgt een conformiteitsattest als ze niet ongeschikt of onbewoonbaar is en voldoende rookmelders heeft. verstuurd, CA te maken, CA toe te kennen of CA manueel te ondertekenen.

   Sinds 27/11/23 kunt u alle adviezen tegelijk selecteren via de Snel selecteren knop.
   

   Sinds de release van 7/3/24 kunt u ook adviezen maken voor geherkwalificeerde/herbestemde entiteiten die niet zijn opgenomen in het onderzoek:
   

   U kunt onderstaande adviezen selecteren voorzover de entiteit nog geen advies van dat type bevat:

   • Het advies ‘Voldoet’ (VOL Voldoet. Dit is een mogelijk resultaat voor een entiteit in een onderzoek, advies of beslissing van de burgemeester.), ‘ongeschikt’ (OG Ongeschikt. Dit is een mogelijk resultaat voor een entiteit in een onderzoek, advies of beslissing van de burgemeester.), ‘Onbewoonbaar’ (OB Onbewoonbaar. Dit is een mogelijk resultaat voor een entiteit in een onderzoek, advies of beslissing van de burgemeester.) wordt bepaald op basis van het gekozen onderzoek.

     Afkorting	Omschrijving	voorwaarden in het onderzoek?
     VOL	Voldoet	+toegang +niet onbewoonbaar +niet ongeschikt
     OG	Ongeschikt	+ongeschikt +niet onbewoonbaar
     OG/OB Ongeschikt en onbewoonbaar. Dit is een mogelijk resultaat voor een entiteit in een onderzoek, advies of beslissing van de burgemeester.	Ongeschikt en onbewoonbaar	+ongeschikt +onbewoonbaar
     GADV Geen advies mogelijk.	Geen advies mogelijk	+geen toegang +geen aanduiding ongeschikt +geen aanduiding onbewoonbaar

   • De dossierbehandelaar kan nog aanduiden of er een extra advies overbewoning moet worden gemaakt en of er snelherstel in het advies moet worden opgenomen.

   • Een advies overbewoond kan alleen als de optie ‘overbewoond’ is aangeduid bij de entiteit in het onderzoek.

   • Snelherstel kan enkel worden geadviseerd als er gebreken zijn waarbij snelherstel is aangeduid voor het pand, de entiteit of GR gemeenschappelijke ruimte.

3. Vul de datum advies in en selecteer de gewestelijk ambtenaar en klik op Voltooien.

   • de datum moet liggen tussen de dag van vandaag en binnen 2 weken

Gevolgen:

VLOK maakt:

• per entiteit een deelprocedure  met status:

  • Advies in opmaak, indien de waarschuwingsprocedure niet meer mogelijk is

  • Advies als verzoek in opmaak in een procedure opgestart via eigen initiatief na eerder onderzoek voor alle onderzoeken behalve reden Conformiteitsattest Wie een woning in Vlaanderen verhuurt, moet ervoor zorgen dat deze volledig in orde is en voldoet aan bepaalde normen. Het conformiteitsattest (CA) is een officieel document dat de gemeente aflevert en dat aantoont dat uw woning aan de woningkwaliteitsnormen voldoet. In sommige gevallen kan ook Wonen in Vlaanderen een conformiteitsattest afleveren. Om na te gaan of een woning conform, veilig en gezond is, voert een woningcontroleur van de gemeente of van Wonen in Vlaanderen een conformiteitsonderzoek uit. Hij controleert de woning aan de hand van een technisch verslag.De woning krijgt een conformiteitsattest als ze niet ongeschikt of onbewoonbaar is en voldoende rookmelders heeft. - hercontrole.  De reden is dat de gewestelijk ambtenaar bij het ondertekenen zelf nog kan kiezen of de waarschuwingsprocedure mogelijk kan zijn of niet.

• per geselecteerd advies een procedurestap advies  met:

  • status In opmaak

  • soort advies Advies als verzoek of Advies afhankelijk of de waarschuwingsprocedure nog mogelijk is of niet.

  Voor overbewoning (OVB Overbewoond. Dit is een mogelijk resultaat voor een entiteit in een onderzoek, advies of beslissing van de burgemeester) maakt VLOK een afzonderlijk advies.

• documenten gekoppeld aan het advies met status In opmaak:

  • VLOK maakt automatisch DT023 advies GA voor adviezen OG, OB, OG/OB of OVB

  • Indien het advies gaat over een woning die voldoet of indien geen advies mogelijk, maakt VLOK DT024 brief bij advies.

3. Na een herindeling Als de structuur van een pand of de entiteiten wijzigt op het terrein, kunt u deze structuurwijziging ingeven in VLOK. Er zijn twee soorten herindelingen: 1. Herkwalificatie: indien de nieuwe entiteiten minstens een zelfstandige of niet zelfstandige woning bevatten 2. Herbestemming: indien de nieuwe goederen enkel een niet woonfunctie en of gemeenschappelijke ruimtes betreffen en dus geen woning. De manier van herindelen is voor beiden dezelfde, enkel de gevolgen verschillen. kunt u manueel een DT042 brief advies na herindeling aanmaken via het detail van het advies (Entiteit > Procedures > Advies detail).  Dit document ondertekent u zelf via de documentmodule.
4. Bekijk de documenten via overzicht Documenten overzicht via   en wijzig naar wens.

Tip - Open het documentenoverzicht vanop de hoofdprocedure  via als u alle documenten van de verschillende adviezen samen wilt bekijken.

5. Klik op de actie Advies ter beoordeling naar GA via   in de hoofdprocedure (Pand > Procedures (OO) > Detail) .

De actie is zichtbaar van zodra er minstens één procedurestap advies met status In opmaak is en waarvan de gekoppelde documenten DT023 en DT024 status In opmaak, Ter ondertekening of Getekend hebben.

U ziet een lijst met alle procedurestap adviezen met status In opmaak.

Sinds 27/11/23 kunt u niet langer selecteren welke adviezen u wil laten beoordelen. U verstuurt ze allemaal tegelijkertijd:



Gevolgen:

VLOK zet per geselecteerde advies:

• de status van de deelprocedure  op Advies ter beoordeling of Advies als verzoek ter beoordeling

• de status van de procedurestap advies  op  Ter beoordeling

• de status van de gekoppelde documenten DT023 en DT024 blijft In opmaak.

VLOK maakt en sluit af op de werklijst:

• taak 476 beoordeel advies of taak 475 beoordeel advies als verzoek toegekend aan de gewestelijk ambtenaar

• taak 6 verwerk adviesvraag indien open en gekoppeld aan de huidige procedure

Als de gewestelijk ambtenaar het advies weigert, moet u opnieuw de adviezen aanmaken nadat de woningcontroleur het heropende onderzoek heeft aangepast. VLOK verwittigt u via taak 66 verwerk heropend onderzoek of taak 136 verwerk heropend onderzoek WI De Vlaamse Wooninspectie is onderdeel van de dienst Handhaving van het agentschap Wonen in Vlaanderen. De Vlaamse wooninspectie zorgt voor de strafrechtelijke handhaving van de woningkwaliteit. Zij treedt op tegen het verhuren van woningen met ernstige kwaliteitsproblemen, rekening houdend met vastgestelde prioriteiten..

Stappen voor het beoordelen van het advies en het versturen naar het lokaal bestuur (gewestelijk ambtenaar)

Van zodra er minstens 1 advies aanwezig is met status 'Ter beoordeling', kan de gewestelijk ambtenaar adviezen weigeren of aanvaarden en versturen.

1. Navigeer naar de hoofdprocedure  via het detail van taak 475 of 476 beoordeel advies (als verzoek) op uw werklijst .

2. Klik op de actie Advies beoordelen via   in de hoofdprocedure (Pand > Procedures (OO) > Detail)
   

   U kunt per advies een samenvatting van de gebreken van de entiteit en eventueel de gemeenschappelijke ruimte bekijken in een afzonderlijke tab.

   Kies één van de volgende drie mogelijkheden:

1. Advies weigeren
   

   • VLOK maakt volgende heropentaken voor de woningcontroleur zodat hij het onderzoek kan heropenen en aanpassen:

     • taak 135 heropen onderzoek WI indien reden is gerechtelijke procedure

     • taak 65 heropen onderzoek voor onderzoeken in opdracht van Wonen in Vlaanderen

     VLOK maakt taak 194 onderzoek gerechtelijke procedure heropend toegekend aan de gebruiker van WI die is gekoppeld aan het PV om WI te informeren.

   • VLOK verwijdert alle documenten van type DT023, DT024 en DT042 gekoppeld aan de adviezen.

   • VLOK trekt alle adviezen in op basis van hetzelfde onderzoek en geeft ze de status Advies ingetrokken of Advies als verzoek ingetrokken.

   • VLOK sluit de taken:

     • taak 476 beoordeel advies

     • taak 475 beoordeel advies als verzoek

   • Weigeren is niet meer mogelijk indien er reeds een advies is verstuurd

   Na het ondertekenen van het heropend onderzoek verwittigt VLOK de dossierbeheerder via taak 66 verwerk heropend onderzoek of taak 136 verwerk heropend onderzoek WI zodat ze het advies opnieuw kunnen aanmaken.

2. Advies aanvaarden

   

   

   • VLOK ondertekent automatisch DT023, DT024 en DT042 met de gegevens van de gewestelijk ambtenaar

   • In de procedure OO op initiatief GA of WI geldt de datum van ondertekening als datum advies, datum verzoek en start procedure.  De datum beroep mogelijk is datum advies + 3 maanden

   • VLOK maakt per advies OG, OG/OB en OVB het nieuwe DT603 bijlage bij advies met een oplijsting van de nuttige info.

   • VLOK verstuurt automatisch de adviezen naar de gemeente en wijzigt de status advies naar 'Verstuurd' en deelprocedure naar 'Advies (als verzoek) verstuurd'.

   • VLOK maakt volgende taken en sluit af op de werklijst:

     • Indien de gemeente VLOK niet gebruikt, verstuurt VLOK via e-mail alle adviezen, bijlage bij advies (DT603), technische verslagen, begeleidende brieven (DT024), brief bij herinderling (DT042)

     • toegekend aan dossierbeheerder (gemeente)

       • taak 1 termijn burgemeester

       • taak 11 verwerk advies indien advies niet als verzoek

       • taak 2 verwerk verzoek OO, enkel indien advies als verzoek en de waarschuwingsprocedure nog mogelijk

     • toegekend aan de dossierbeheerder (wonen)

       • taak 14 termijn beroep stilzitten

       • nieuwe taak 477 stuur afschrift advies naar aanvrager om de bewoner te informeren die bezwaar heeft ingediend tegen het conformiteitsattest in de waarschuwingsprocedure via 'DT611 kennisgeving advies na CA bezwaar'.  Deze taak enkel bij reden onderzoek = Conformiteitsattest - hercontrole.

     • afsluiten volgende taken indien in alle deelprocedures een advies is verstuurd, een beslissing aanwezig is of de entiteit conform is in de waarschuwingsprocedure

       • 5 termijn advies

       • 6 verwerk adviesvraag

       • 8 verwerk adm. ond.

       • 23 termijn advies

       • 34 verwerk gerechtelijke procedure

       • 66 verwerk heropend onderzoek

       • 136 verwerk heropend onderzoek WI

       • 154 verwerk adviesvraag teruggave WI

       • 475 beoordeel advies als verzoek

       • 476 beoordeel advies

   • VLOK update de eventuele deelprocedure CA waar het onderzoek = Conformiteitsattest - hercontrole is gekoppeld:

     • status = Advies verstuurd

     • resultaat bezwaar = OG of OG/OB

     • datum beslissing = datum advies

Flowschema procedure OO (Wonen in Vlaanderen)

Sinds de optimalisaties wegens de wijzigingen middellange termijn decreet (27/11/23) tonen volgende schema's de volledige flow. Klik op de thumbnail om te vergroten of download het volledige schema:

Opstart procedure na ontvangst adviesvraag gemeente







Opstart op eigen initiatief na een eerder onderzoek