Hoe maakt de gemeente de beslissing van de burgemeester en laat ze ondertekenen?

 

Vooraleer u de beslissing kunt versturen naar Wonen in Vlaanderen moet VLOK de beslissing en de beslissingsdocumenten bevatten.  U hebt twee mogelijkheden:

  1. Ofwel maakt u de beslissingdocumenten aan in VLOK (enkel voor beslissingen met een datum in de toekomst) en laat ze ondertekenen door de burgemeester en de algemeen directeur via de digitale of manuele ondertekenflow.

  2. Ofwel voert u de beslissingsdocumenten die u buiten VLOK heeft aangemaakt in in VLOK (enkel voor beslissingen met een datum in het verleden).

Datum beslissing = standaard datum tweede ondertekening indien digitaal ondertekend in VLOK.  De gemeenten kan afwijken van deze datum door zelf een datum op te geven in de beslissing. Ook een datum van een vermelde zitting in de beslissing, geldt als datum beslissing.

Wat als in VLOK de verkeerde standaard datum staat?

  • De dossierbeheerder gemeente kan een eventuele verkeerde datum in VLOK nog corrigeren op het moment dat u de beslissing doorstuurt naar Wonen-Vlaanderen. 

  • De dossierbeheerder Wonen-Vlaanderen kan de datum nog corrigeren bij valideren.

Rollen en rechten: vanaf wanneer kunt u een beslissing aanmaken of invoeren?

De dossierbeheerder (gemeente) kan een beslissing burgemeester aanmaken of invoeren in een procedure OO die nog niet is afgewezen, stopgezet of afgesloten indien de procedure:

  • ofwel minstens 1 verstuurd advies bevat
  • ofwel een getekend onderzoek van de gemeente bevat

De actie is niet mogelijk in de waarschuwingsprocedure.

Wat met beslissingen aangemaakt buiten VLOK?

Als de beslissing is gemaakt door een gemeente die VLOK niet gebruikt kan Wonen in Vlaanderen:

Een gemeente die VLOK wel gebruikt en de beslissing toch aanmaakt buiten VLOK:

  • Start een procedure OO op basis van een verzoek

  • Zie Hoe registreert de gemeente het verzoek tot opstart procedure OO?

  • Doorloop de wizzard ‘Beslissing burgemeester maken’. Als u een datum in het verleden ingeeft, maakt VLOK zelf geen documenten aan en slaat VLOK de stap 4 (manier van ondertekenen) over. U kunt zelf in de laatste stap 5 voor elke beslissing een afzonderlijk document opladen.   

Hoe weet de gemeente wanneer ze een advies voor de procedure hebben ontvangen?

Na het versturen door Wonen in Vlaanderen krijgt de gemeente een taak 11 verwerk advies op de Koppelingspictogram voor conceptenwerklijst.

Stappen voor het aanmaken van de beslissing burgemeester

Navigeer naar de hoofdprocedure (Pand Elk bebouwd onroerend goed dat zowel het hoofdgebouw als de bijgebouwen omvat (= gebouwen die als 1 geheel beschouwd kunnen worden), met uitzondering van bedrijfsruimten. Een pand kan één of meerdere zelfstandige en/of niet-zelfstandige entiteiten bevatten met of zonder woonfunctie. > Procedures (OO) > Detail), eventueel via het detail van taak 11 verwerk advies op uw Koppelingspictogram voor conceptenwerklijst

Klik op de actie Beslissing burgemeester maken via   in de hoofdprocedure. VLOK opent een wizzard  met vier stappen.

  1. Selecteer de entiteiten Een entiteit is een deel van een pand. Er zijn 3 entiteitstypes: niet-woonfunctie (NWF), een niet-zelfstandige woning (NZW) en een zelfstandige woning (ZW). Zie voor uitegebreide definitie' Hoe voeg ik een nieuwe entiteit toe?' waarvoor u een beslissing wilt nemen. VLOK toont een lijst met alle entiteiten uit het advies of het onderzoek waarvoor nog geen beslissing van het type voldoet, ongeschikt en/of onbewoonbaar bestaat in de procedure en waarvan de status deelprocedure niet gelijk is aan Hersteld, CA Wie een woning in Vlaanderen verhuurt, moet ervoor zorgen dat deze volledig in orde is en voldoet aan bepaalde normen.Het conformiteitsattest is een officieel document dat de gemeente aflevert en dat aantoont dat uw woning aan de woningkwaliteitsnormen voldoet. In sommige gevallen kan ook Wonen-Vlaanderen een conformiteitsattest afleveren. Om na te gaan of een woning conform, veilig en gezond is, voert een woningcontroleur van de gemeente of van Wonen-Vlaanderen een conformiteitsonderzoek uit. Hij controleert de woning aan de hand van een technisch verslag.De woning krijgt een conformiteitsattest als ze niet ongeschikt of onbewoonbaar is en voldoende rookmelders heeft. verstuurd, CA te maken, CA toe te kennen of CA manueel te ondertekenen..

  2. Voor elke entiteit ziet u de resultaten van deze entiteit uit het onderzoek en/of advies. 

  3. Vul de standaard parameters in voor de beslissing(en). U kunt deze parameters per individuele beslissing nog wijzigen in stap 3.

    • Datum beslissing:

      • Als de datum in de toekomst ligt, maakt VLOK zelf de beslissingsdocumenten aan. VLOK zal op het moment van ondertekenen de datum invullen van de laatste (tweede) ondertekening.

      • Als u een datum in het verleden ingeeft, maakt VLOK zelf geen documenten aan en slaat VLOK de stap 4 (manier van ondertekenen) over. U kunt zelf in de laatste stap 5 voor elke beslissing een afzonderlijk document opladen. 

        Datum beslissing = standaard datum tweede ondertekening indien digitaal ondertekend in VLOK.  De gemeenten kan afwijken van deze datum door zelf een datum op te geven in de beslissing. Ook een datum van een vermelde zitting in de beslissing, geldt als datum beslissing.

        Wat als in VLOK de verkeerde standaard datum staat?

        • De dossierbeheerder gemeente kan een eventuele verkeerde datum in VLOK nog corrigeren op het moment dat u de beslissing doorstuurt naar Wonen-Vlaanderen. 

        • De dossierbeheerder Wonen-Vlaanderen kan de datum nog corrigeren bij valideren.

  4. Kies de correcte opties en vul de ontbrekende informatie aan voor iedere geselecteerde entiteit. U navigeert tussen de verschillende entiteiten via en    

  5. VLOK stelt de documenten samen met tekstfragmenten gebaseerd op de gekozen parameters.

  1. Deze stap is enkel beschikbaar bij een datum beslissing in de toekomst. Kies de gewenste ondertekenflow door de burgemeester en algemeen directeur:

    • de digitale flow via de documentenmodule in VLOK

    • de manuele flow

    VLOK zal afhankelijk van de keuze al dan niet digitale handtekeningvelden toevoegen.

  2. Deze stap is enkel beschikbaar bij een datum beslissing in het verleden. Per entiteit kunt u één beslissingsdocument opladen. Klik op , selecteer de beslissing in .pdf en klik op Voltooien.

  3. U kunt enkel de beslissingen versturen naar Wonen in Vlaanderen indien er een beslissingsdocument is aan gekoppeld. Indien u het document niet oplaadt in stap 5 kan dit later nog via de documentmodule vanop de beslissing zelf. Zie Koppelingspictogram voor conceptenDocumenten aanmaken of opladen

Zie verder voor de validaties en mogelijke foutmeldingen bij het doorlopen van de wizard.

 

Als VLOK een mogelijke fout detecteert (te vroege of te zware) beslissing zal VLOK u informeren over de mogelijke fouten en vragen of u alsnog de beslissingen wilt maken. Zie extra controles.

Hoe kan ik de beslissing opnieuw aanmaken als er iets mis loopt?

U kunt de actie Beslissing burgemeester maken opnieuw uitvoeren.

Zolang beslissingen niet verstuurd zijn, kunt u ze verwijderen via het verwijderkruisje.  VLOK verwijdert alle documenten en de beslissing zelf.

Automatische gevolgen

Beslissingen met datum in de toekomst

  1. VLOK maakt volgende metadata:

    • per entiteit een deelprocedure met status Beslissing in opmaak.

    • per geselecteerde beslissing een procedurestap beslissing met status In opmaak die alle opgegeven parameters bevat voor.

    Voor overbewoning (OVB Overbewoond. Dit is een mogelijk resultaat voor een entiteit in een onderzoek, advies of beslissing van de burgemeester) maakt VLOK een afzonderlijke beslissing.

  2. VLOK sluit taken af op de werklijst:

    • VLOK sluit af taak 13 termijn reacties

  3. Bij een datum beslissing in de toekomst maakt VLOK volgende automatisch documenten al dan niet met digitale handtekeningvelden afhankelijk van de gekozen ondertekenflow:

  4. U kunt de documenten bekijken en aanpassen via het documentenoverzicht via   vanop:

    • ofwel de hoofdprocedure voor een overzicht van alle beslissingen

    • ofwel het detail van de beslissing in de deelprocedure door te klikken op de status van de deelprocedure Beslissing in opmaak en de referte van de beslissing.

Beslissingen met datum in het verleden

VLOK laadt DT034 op en zet de status:

  • van de beslissing = Te versturen
  • van de deelprocedure = Beslissing te versturen

Manueel extra documenten aanmaken en/of opladen

U kunt zelf nog volgende documenten aanmaken en opladen vanop het detail beslissing:

  1. Maak de gewenste documenten aan via

    DT035 melding beslissing burg

    DT037 besluit tot verzegeling

    DT044 melding uitstel

    DT097 opheffingsbesluit OO

    DT101 melding opheffing OO

    • Kies het correcte sjabloon afhankelijk van het type beslissing en de manier van ondertekenen:

      • manueel (bv. Besluit ongeschiktheid - manueel ondertekenen)

      • digitaal in VLOK (bv. Besluit ongeschiktheid - met handtekeningveld)

    • Wijzig naar wens

    • Zie Hoe maak ik een nieuwe document aan?

  1. Laad eventueel bijkomende documenten op via

  2. Indien u de besluiten aanmaakt in een andere applicatie kunt ze opladen in VLOK.

DT035 melding beslissing burg

DT036 besluit herhuisvesting

DT037 besluit tot verzegeling

DT038 ontruimingsbesluit

DT044 melding uitstel

DT097 opheffingsbesluit OO

DT101 melding opheffing OO

DT138 bewijs aangetekend schrijven

Volgende documenten kunt u enkel opladen en niet aanmaken in VLOK:

DT036 besluit herhuisvesting

DT038 ontruimingsbesluit

DT138 bewijs aangetekend schrijven

Stappen om de documenten te laten ondertekenen door de burgemeester en de algemeen directeur:

Deze stappen zijn enkel nodig indien u de documenten hebt aangemaakt in VLOK, dus met een datum beslissing in de toekomst.

  1. Manueel

  2. Zie voor meer info Manuele ondertekenflow

    Na aanmaak via de wizard zet VLOK de status van de documenten In opmaak zodat u ze nog kunt aanpassen naar wens. Nadat ze zijn aangepast, maakt u ze klaar voor manuele ondertekening.  Wijzigingen zijn dan niet meer mogelijk tenzij u de beslissing verwijdert via de X en de wizard opnieuw doorloopt.

    • Open het documentenoverzicht via vanop de hoofdprocedure

    • Selecteer de gewenste documenten en klik op de actie Documenten klaarmaken voor manuele ondertekening in de Acties op documenten.

      • VLOK verwijdert het watermerk ontwerp

      • VLOK zet de status van het document op Ter manuele ondertekening

    • U kunt ze onmiddellijk afdrukken of downloaden als pdf om ze manueel of via de eigen applicatie te laten ondertekenen

    • Vervang het bestaande document in VLOK door het ondertekende document. Zie Hoe vervang ik een bestaand document?

  3. Digitaal in VLOK

  4. Zie voor meer info Digitale ondertekenflow

    • Klik op de actie Beslissing ter digitale ondertekening naar burgemeester via vanop de hoofdprocedure .

    • De actie is enkel zichtbaar indien er minstens één beslissing is gekoppeld met status In opmaak of Ter ondertekening met minstens één document van type DT034/DT043/DT044 met status In opmaak of Ter ondertekening.  Voor de release van 12/2018 moesten alle gekoppelde documenten status In opmaak of Ter ondertekening hebben.

      De burgemeester en algemeen directeur krijgen een taak 110 en 140 onderteken document om de documenten te ondertekenen.  Om het probleem op te lossen dat iemand tekent op een andere datum dan op het document is weergegven, zal VLOK vanaf de release 03/2019 de deadline van de taak aanpassen naar de datum van het document.  Zo weet de ondertekenaar op basis van de deadline van de taak wanneer hij het document best ondertekent. 

      Indien u de kennisgevingen (DT035) tegelijkertijd ter ondertekening wil voorleggen, maakt u deze kennisgevingen eerst aan vooraleer te versturen. Zie Stappen kennisgeving betrokkenen

    • Gevolgen:

    • VLOK zet per beslissing die u voorlegt ter ondertekening:

      • de status van de deelprocedure op Beslissing ter ondertekening.

      • de status van de procedurestap beslissing op  Ter ondertekening

      • de status van de gekoppelde documenten op Ter ondertekening.

      VLOK maakt volgende taak op de Koppelingspictogram voor conceptenwerklijst:

      • taak 110 en 140 onderteken document toegekend aan de burgemeester en algemeen directeur en koppelt alle te ondertekenen documenten.

Als de burgemeester of algemeen directeur de beslissing weigert te ondertekenen, moet u opnieuw de beslissingen aanmaken en kunt u eventueel het onderzoek heropenen.

Validaties in de wizard aanmaken beslissing

Nr.

Melding

Controle

1

Kies de entiteiten waarvoor u een beslissing wilt maken.

Geen entiteiten gekozen

2

Entiteit <referte>: Vul in tot wanneer u uitstel verleent.

Datum uitstel is leeg Beslissing = uitstel…

3

Entiteit <referte>: De datum voor het uitstel moet later dan de datum beslissing liggen.

Datum uitstel <= datum beslissing

4

Entiteit <referte>: Vul de reden in waarom u geen beslissing neemt.

Reden is leeg Beslissing = beslissing andere

5

Entiteit <referte>: Vul de datum beslissing in.

Datum beslissing = leeg

6

Entiteit <referte>: Datum beslissing moet na de datum adviesvraag liggen

Datum beslissing <= adviesvraag

7

Entiteit <referte>: Datum beslissing moet na de datum van het onderzoek liggen

Datum beslissing <= datum onderzoek en onderzoek als basis voor beslissing

8

Entiteit <referte>: Datum beslissing kan niet voor de datum advies liggen

Datum beslissing < datum advies

9

Entiteit <referte>: Vul de beslissing in voor de entiteit.

+ beslissing is leeg

10

Entiteit <referte>: Datum kennisgeving advies en/of onderzoek mag niet in de toekomst liggen

Datum kennisgeving advies > nu

11

Entiteit <referte>: Datum kennisgeving advies en/of onderzoek moet voor de datum beslissing liggen

Datum kennisgeving advies >= datum beslissing

12

Entiteit <referte>: Vul in wanneer de bewoning moet stopgezet zijn

Datum stopzetting bewoning leeg en optie aangevinkt

13

Entiteit <referte>: De datum stopzetting bewoning moet later dan de datum beslissing liggen.

Datum stopzetting <= datum beslissing

14

Entiteit <referte>: Vul de termijn in voor het snelherstel.

Termijn snelherstel leeg en optie aangevinkt

15

Entiteit <referte>: De termijn voor het snelherstel mag maximum 15 dagen zijn.

Termijn snelherstel > 15 dagen

16

Entiteit <referte>: Extra aanduiding overbewoning kan enkel samen met de beslissing ongeschikt, ongeschikt en onbewoonbaar of voldoet.

Extra aanduiding OVB samen met ander beslissing dan OG,OG/OB,VOL

17

Entiteit <referte>: Snelherstel is enkel mogelijk bij beslissing ongeschikt en onbewoonbaar.

Snelherstel aangeduid samen met andere beslissing dan OG/OB

18

Entiteit <referte>: Herhuisvesting is enkel mogelijk bij beslissing ongeschikt en onbewoonbaar.

Herhuisvesting aangeduid samen met andere beslissing dan OG/OB

19

Entiteit <referte>: Recuperatie herhuisvestingskosten enkel mogelijk indien in herhuisvesting is aangeduid.

Huisvestingskosten ingevuld en herhuisvesting niet aangeduid.

20

Entiteit <referte>: Duid de gebreken aan die voor snelherstel in aanmerking komen.

Snelherstel aangeduid en tekstvak gebreken is leeg

21

Entiteit <referte>: U kan de werken enkel op kosten van de eigenaar laten uitvoeren indien snelherstel is aangeduid.

Werken op kosten eigenaar aangeduid en snelherstel niet aangeduid

22

Entiteit <referte>: U kan niet het snelherstel en sloop of herbestemming Als de structuur van een pand of de entiteiten wijzigt op het terrein, kunt u deze structuurwijziging ingeven in VLOK. Een herbestemming is een herindeling waarbij de nieuwe goederen enkel een niet woonfunctie en of gemeenschappelijke ruimtes betreffen. Dus geen woning. samen opleggen

Snelherstel en sloop/herbestemming aangeduid

23

Duid aan of de besluiten manueel of digitaal worden ondertekend.

Datum beslissing in de toekomst en geen aanduiding ondertekening

24

Entiteit <referte>: Deze beslissing is al gemaakt maar nog niet verstuurd. Laad en vervang indien gewenst het gekoppelde  document en verstuur naar Wonen in Vlaanderen.

Er is al dezelfde type beslissing voor dezelfde datum voor dezelfde entiteit met status = 'In opmaak', 'Ter ondertekening' of 'Te versturen'.

25

Entiteit <referte>: Er is al een MB dat deze beslissing vervangt. U kan deze beslissing niet meer opnieuw maken.

Er is al eenzelfde type beslissing voor dezelfde datum voor dezelfde entiteit met status ‘MbIndeplaatsgekomen’.

26

Entiteit <referte>: Deze beslissing is al gemaakt. U kan deze niet opnieuw maken.

Er is al eenzelfde type beslissing voor dezelfde datum voor dezelfde entiteit met status ‘Geldig’ of ‘Verstuurd’

27

Entiteit <referte>: U kan enkel sloop of herbestemming opleggen bij een beslissing ongeschikt of ongeschikt en onbewoonbaar.

Sloop/herbestemming aangeduid en beslissing <> Ongeschikt of Ongeschikt en onbewoonbaar

Controle mogelijke te vroege of te zware beslissing

Nr.

Melding

Controle

1

Entiteit <referte>: De beslissing mag niet zwaarder zijn dan het advies voor een gemeente die niet ontvoogd is.

+advies verstuurd door Wonen +advies OG +gemeente niet ontvoogd +beslissing OG/OB

2

Entiteit <referte>: De beslissing mag niet zwaarder zijn dan het advies voor een gemeente die niet ontvoogd is.

+advies verstuurd door Wonen +advies VOL/GADV +gemeente niet ontvoogd +beslissing OG of OG/OB

3

Entiteit <referte>: De beslissing mag niet zwaarder zijn dan de resultaten van het onderzoek.

+geen advies verstuurd door Wonen of advies = GADV of datum onderzoek recenter dan advies +onderzoek OG +beslissing OG/OB

4

Entiteit <referte>: De beslissing mag niet zwaarder zijn dan de resultaten van het onderzoek.

+geen advies verstuurd door Wonen of advies = GADV of datum onderzoek recenter dan advies +onderzoek VOL +beslissing OG of OG/OB

5

Entiteit <referte>: De beslissing overbewoning kan niet worden genomen als in het onderzoek de overbewoning niet werd aangeduid.

+geen advies verstuurd door Wonen of advies = GADV of datum onderzoek recenter dan advies +onderzoek OG, OG/OB of VOL +beslissing OG/OVB, OG/OB/OVB, OVB

6

Entiteit <referte>: De beslissing overbewoning kan niet worden genomen als er geen advies voor overbewoning is gegeven.

+ advies verstuurd door Wonen + advies OG, OG/OB, VOL + gemeente niet ontvoogd + beslissing OG/OVB, OG/OB/OVB, OVB

7

Entiteit <referte>: U kan pas een beslissing nemen op basis van het eigen onderzoek na 75 dagen na de adviesvraag.

+ Gemeente is niet ontvoogd + advies = GADV of geen advies verstuurd door Wonen + datum beslissing < datum adviesvraag + 75 d